Zarządzenie nr 13/2015

ACK-DN-021-1-13/15 Zarządzenie nr 13/2015 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 20 lipca 2015 roku w sprawie udzielania w ACK Cyfronet AGH zamówień do których stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządzam co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania Zasady udzielania zamówień do których stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 z późn. zm.) załączone do niniejszego Zarządzenia. 2. Pracownikiem Działu Administracyjnego odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH, o którym mowa w 3 ust. 1 Zasad... jest, zgodnie z 2 ust. 1 Zarządzenia nr 18/2014 Dyrektora ACK Cyfronet AGH, mgr Monika Gólska Główny Specjalista ds. zamówień publicznych. 3. Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia tracą moc: 1. Zarządzenie nr 16/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 10 września 2007 roku w sprawie udzielania w ACK Cyfronet AGH zamówień do których stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 z późn. zm.). 2. Zarządzenie nr 3/2012 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 24 stycznia 2012 roku w sprawie zmiany Zasad przeprowadzania konkursów ofert na zamówienia do których stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 z późn. zm.) wprowadzonych Zarządzeniem nr 16/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 10.09.2007r. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH (-) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr

Zasady udzielania zamówień do których stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) (wprowadzone Zarządzeniem nr 13/2015 z dnia 20 lipca 2015r.) I. Postanowienia ogólne 1. Posiadane środki finansowe, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, winny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 2. Konkurs organizowany na podstawie niniejszych zasad nie jest konkursem w rozumieniu art. 110 i następnych ustawy Prawo zamówień publicznych. II. Procedury udzielania zamówień 3. Udzielenie zamówienia do którego stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych o jednorazowej wartości do 2 000 zł bez podatku od towarów i usług wymaga sporządzenia przez Kierownika Działu Sieci ACK Cyfronet AGH: 1. notatki służbowej wniosku o udzielenie zamówienia z uwzględnieniem 5., przy czym rozeznanie rynku może być wykonane wyłącznie w oparciu wiedzę zamawiającego lub informacje pochodzące z Internetu, 2. zamówienia. 4. Udzielenie zamówienia do którego stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych o jednorazowej wartości powyżej 2 000 zł bez podatku od towarów i usług, a niższej od kwoty 130 000 zł bez podatku od towarów i usług wymaga sporządzenia przez Kierownika Działu Sieci ACK Cyfronet AGH notatki służbowej wniosku o udzielenie zamówienia z uwzględnieniem 5., na podstawie którego osoba odpowiedzialna za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH przygotowuje umowę (lub zamówienie, które musi zostać potwierdzone przez Wykonawcę). 5. Notatka służbowa wniosek o udzielenie zamówienia powinien zawierać w szczególności: 1. określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, 2. inne wymagania dotyczące zamówienia (np. termin lub sposób wykonania), 3. szacunkową wartość zamówienia, 4. uzasadnienie potrzeby udzielenia zamówienia, 5. rozeznanie rynku (nazwę wykonawcy, oferowane kwoty i warunki realizacji zamówienia oferty wykonawców stają się załącznikiem do notatki), 6. wskazanie wykonawcy oferującego najkorzystniejszą ofertę z podaniem jej ceny i uzasadnienia wyboru. 6. 1. Rozeznanie rynku, o którym mowa w 5. pkt. 5, polega na wystąpieniu do co najmniej trzech wykonawców z prośbą o złożenie oferty.

2. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor ACK Cyfronet AGH może wyrazić zgodę na wystąpienie z prośbą o złożenie oferty tylko do dwóch albo jednego wykonawcy. 3. Oferty, o których mowa w ust. 1 mogą być złożone pisemnie lub przesłane drogą elektroniczną. Oferty powinny wskazywać nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, cenę oraz warunki wykonania zamówienia. 4. Oceny złożonych ofert dokonuje Kierownik Działu Sieci ACK Cyfronet AGH lub osoba przez niego upoważniona. 7. 1. Notatka służbowa wniosek o udzielenie zamówienia, o którym mowa w 5., po adnotacji osoby odpowiedzialnej za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH w zakresie zgodności udzielenia zamówienia w trybie art. 4 ust. 10 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz po potwierdzeniu przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych posiadania środków finansowych lub ujęcia ich w planie finansowym podlega akceptacji przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH lub osobę przez niego upoważnioną. 2. Zaakceptowana notatka, o której mowa w ust. 1 jest podstawą sporządzenia zamówienia lub umowy o udzielenie zamówienia. 8. Notatka służbowa wniosek o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami oraz kopią zamówienia lub umową są archiwizowane w Dziale Administracyjnym przez osobę odpowiedzialną za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 9. Udzielenie zamówienia do którego stosuje się art. 4 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych o jednorazowej wartości powyżej 130 000 zł bez podatku od towarów i usług wymaga przeprowadzenia konkursu, o którym mowa w 10 i następnych niniejszych Zasad. III. Przeprowadzenie konkursu 10. 1. Procedurę konkursu realizują pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH, w porozumieniu z osobą lub osobami odpowiedzialnymi merytorycznie za udzielenie zamówienia. 2. Kompletną dokumentację przeprowadzonego konkursu, w szczególności obejmującą oferty oraz protokoły z posiedzeń komisji przechowuje się w Dziale Administracyjnym. 11. Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH na podstawie informacji i załączników do wniosku otrzymanych od wnioskodawcy spisują wniosek i przedstawiają go do akceptacji Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 12. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszych zasad.

IV. Ogłoszenie konkursu 13. 1. Konkurs ogłasza się poprzez przekazanie zaproszeń do złożenia ofert wstępnych do wskazanych przez wnioskodawcę wykonawców. 2. Załącznikiem do zaproszenia jest specyfikacja warunków konkursu. 14. Przekazanie zaproszeń następuje po zaakceptowaniu wniosku przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. V. Specyfikacja warunków konkursu 15. Specyfikacja warunków konkursu jest podstawowym dokumentem określającym w szczególności przedmiot zamówienia oraz zasady przeprowadzenia konkursu. 16. Specyfikacja warunków konkursu w szczególności powinna zawierać: a) nazwę i adres zamawiającego, b) opis przedmiotu zamówienia, c) termin wykonania zamówienia, d) opis warunków udziału w konkursie, e) wykaz dokumentów lub oświadczeń, jakie mają być dołączone do oferty, f) wymagania dotyczące wadium, g) termin związania ofertą, h) opis sposobu złożenia oferty, i) miejsce oraz termin składania ofert, j) sposób oraz kryteria oceny ofert, k) projekt umowy. VI. Oferty 17. Każdy zaproszony wykonawca może złożyć jedną ofertę wstępną. 18. 1. Wykonawca składa ofertę, zarówno wstępną, jak i ostateczną, na własny koszt i ryzyko. 2. Wykonawcom nie przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w konkursie. 19. Termin i miejsce składania ofert określa specyfikacja warunków konkursu. 20. Zmiana oferty może być dokonywana wyłącznie przed upływem terminu składania ofert. 21. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty bez podania przyczyny.

22. Zamawiający nie jest zobligowany do ujawniania innym wykonawcom treści ofert złożonych w konkursie. VII. Ocena ofert. Wybór oferty najkorzystniejszej 23. 1. Oceny ofert dokonuje komisja powołana przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 2. Zasady powoływania i trybu pracy komisji określone są w rozdziale VIII niniejszych zasad. 3. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor ACK Cyfronet AGH może odstąpić od powoływania komisji. Zadania komisji wykonują w takim przypadku osoby odpowiedzialne formalnie i merytorycznie za przeprowadzenie konkursu wskazane we wniosku, o którym mowa w 12. Postanowienia rozdziału VIII stosuje się odpowiednio. 24. 1. Po dokonaniu oceny ofert wstępnych Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą lub zaprosić wybranych wykonawców do negocjacji. 2. Ofertą najkorzystniejszą jest oferta przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji warunków konkursu (cena, asortyment, termin realizacji, długość okresu gwarancji itp.). 25. 1. Po przeprowadzeniu negocjacji Zamawiający zaprasza wybranych wykonawców do złożenia ofert ostatecznych. 2. W wyniku oceny ofert ostatecznych Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą. 26. 1. W przypadku braku możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej z powodu złożenia przez większą liczbę wykonawców ofert z tą samą ceną zamawiający może dowolnie wybrać ofertę najkorzystniejszą lub może wezwać wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w wyznaczonym przez zamawiającego terminie. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnej oferty bez podania przyczyny. 27. Wybór oferty najkorzystniejszej dla swej ważności wymaga akceptacji Dyrektora ACK Cyfronet AGH. VIII. Komisja 28. Komisja jest powoływana do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w konkursie oraz do badania i oceny ofert. 29. 1. Komisja składa się z co najmniej trzech osób. 2. Członków komisji powołuje i odwołuje Zarządzeniem Dyrektor ACK Cyfronet AGH. 3. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji wyznaczony przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH.

30. 1. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków, w tym w obecności przewodniczącego. 2. Jeżeli na posiedzeniu komisji nie ma wymaganego kworum, posiedzenie odracza się. 3. Jeżeli w trakcie głosowania zapadnie równa liczba głosów, decyduje głos przewodniczącego. 4. Bezpośrednio po głosowaniu każdy z członków komisji może napisać zdanie odrębne i załączyć je do protokołu. 31. W razie niemożności uczestniczenia w posiedzeniu komisji członek komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić przewodniczącego komisji o swojej nieobecności, podając przyczyny nieobecności. 32. Do zadań komisji należy: a) dokonanie otwarcia ofert w trybie i terminie określonym w specyfikacji warunków konkursu, b) dokonanie oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w konkursie, c) ocena ofert, d) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej albo wniosku o unieważnienie konkursu i przedstawienie ich celem zatwierdzenia przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 33. Obowiązkiem przewodniczącego komisji jest takie prowadzenie konkursu, które umożliwi jego zakończenie w możliwie najkrótszym terminie. 34. 1. Sekretarz sporządza pisemny protokół dokumentujący prace komisji oraz zawierający propozycję rozstrzygnięcia konkursu. 2. Protokół po podpisaniu przez członków komisji, podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 35. 1. Członkowie komisji są zobowiązani wykonywać swoje obowiązki w dobrej wierze, z zachowaniem bezstronności i najwyższej staranności oraz poufności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem. 2. Przez cały czas trwania pracy w komisji jej członkowie powinni ograniczać swoje kontakty z wykonawcami do kontaktów niezbędnych wynikających z powierzonych im obowiązków. 36. Każdy członek komisji bierze odpowiedzialność za swoje działania w zakresie w jakim zostały mu powierzone obowiązki członka komisji, w szczególności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa i interesem ACK Cyfronet AGH. 37. Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania, kończy zaś z chwilą zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę lub z chwilą unieważnienia konkursu.

IX. Umowa 38. Po przeprowadzeniu konkursu z wybranym wykonawcą zawiera się umowę, której projekt stanowi załącznik do specyfikacji warunków konkursu. 39. Projekt umowy przygotowują pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH w porozumieniu z wnioskodawcą. X. Unieważnienie konkursu 40. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. XI. Postanowienia końcowe 41. Na żadnym etapie konkursu wykonawcom nie przysługują środki odwoławcze.

Załącznik nr 1 do Zasad udzielania zamówień... wprowadzonych Zarządzeniem nr 13/2015 Dyrektora ACK Cyfronet AGH... (Piecz firmowa) ACK-DA-ZP-...-.../. Kraków, dnia.... r. (Nr sprawy w Jednostce Organizacyjnej) (Data złoenia wniosku) WNIOSEK o przeprowadzenie konkursu ofert na zamówienie do którego stosuje się zapisy art. 4 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych 1) Nazwa konkursu: 2) Wartość szacunkowa zamówienia netto: PLN 3) Kwota brutto, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia określonego w pkt. 1: PLN 4) Źródło finansowania (Pozycja planu rzeczowo-finansowego, decyzja dotacji itp.): 5) Wnioskodawca: 6) (imię i nazwisko) (Wnioskodawca-podpis) 7) Potwierdzenie posiadania środków finansowych lub ujęcia ich w planie finansowym: (Dysponent rodków finansowych-podpis) 8) Proponowany skład Komisji oceniającej oferty: 1. przewodniczcy, 2. sekretarz, 3. członek, 4. członek. 9) Osoby odpowiedzialne merytorycznie: 10) Osoby odpowiedzialne formalnie: (Z-ca dyr. ds. finansowych-podpis) (Podpisy) (Podpisy)

11) Osoba/y dokonująca/e ustalenia wartości szacunkowej zamówienia: data:../.../... 12) Planowany termin realizacji zamówienia: (Podpisy) 13) Dekretacja Dyrektora Akceptuję wniosek do realizacji (Podpis) UWAGA: Wnioskodawca jest zobowiązany dołączyć do wniosku: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 2. Notatkę służbową potwierdzającą zasadność zastosowania zapisu art. 4 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych do udzielanego zamówienia. 3. Uzasadnienie wyboru firm, wraz z podaniem ich nazw i adresów, do których zostanie skierowane zaproszenie do udziału w konkursie. Zasady wyboru wykonawców powinny być zgodne z zapisami art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.