Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządzam co następuje:

Transkrypt

1 ACK-DN /07 Zarządzenie nr 10/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 28 czerwca 2007 roku w sprawie stosowania w ACK Cyfronet AGH ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. nr 164, poz z dnia z późn. zm.). Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządzam co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania następujące Regulaminy, załączone do niniejszego Zarządzenia, określające zasady stosowania w ACK Cyfronet AGH ustawy Prawo zamówień publicznych: 1. Zasady i procedury postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH". 2. Regulamin powoływania oraz trybu pracy komisji przetargowej w ACK Cyfronet AGH. 3. Obieg dokumentów związanych z udzielaniem zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Pracownikiem Działu Administracyjnego odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH jest mgr Monika Gólska Specjalista ds. zamówień publicznych. 2. Pracownikami Działu Sieci Komputerowych wyznaczonymi do umieszczania na stronie internetowej zamawiającego informacji wymaganych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych są: mgr Ireneusz Hyra mgr inż. Krzysztof Ryba. 3. Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia tracą moc wszystkie wcześniej wydane w ACK Cyfronet AGH Zarządzenia, Regulaminy, Pisma dotyczące spraw zamówień publicznych, w tym trybu powoływania i pracy komisji przetargowych, a w szczególności traci moc Zarządzenie nr 1 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia r. określające: regulamin powoływania członków komisji przetargowej w ACK Cyfronet AGH oraz trybu jej pracy zakres czynności kierownika zamawiającego związanych z prowadzeniem postępowań o zamówienie publiczne powierzonych innym pracownikom. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH (-) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr

2 Zasady i procedury postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH (wprowadzone Zarządzeniem nr 10/2007 z dnia 28 czerwca 2007r.) Niniejsze zasady oparte zostały na przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (tekst jednolity Dz. U. nr 164, poz z dnia 14 września 2006r. z późn. zm.). Rozdział I Przepisy ogólne Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH winny być prowadzone zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi, w szczególności z: a) ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (tekst jednolity Dz. U. nr 164, poz z dnia 14 września 2006r. z późn. zm.) wraz z aktami wykonawczymi, b) ustawą o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (Dz. U. nr 249, poz z dnia 20 grudnia 2005r. z późn. zm.) c) ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17 grudnia 2004 r. (Dz. U. 14 poz. 114 z dnia 25 stycznia 2005r. z późn. zm.). 2. Zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych jest Akademickie Centrum Komputerowe Cyfronet Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie, które reprezentuje Dyrektor ACK Cyfronet AGH. 3. Posiadane środki finansowe, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, winny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów Niniejsze zasady oraz procedury zwane dalej zasadami stosuje się do zamówień publicznych tj. do umów odpłatnych, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, w całości lub w części finansowane ze środków publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. 3. Zamawiający zobowiązany jest do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia z należytą starannością. Zabronione jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy. Rozdział II Procedury zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Procedurę zamówienia realizują pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH, w porozumieniu z osobą lub osobami odpowiedzialnymi merytorycznie za udzielenie zamówienia. 2. Oceny ofert złożonych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dokonuje komisja przetargowa, a w przypadku jej nie powołania osoby odpowiedzialne 1

3 merytorycznie i formalnie za przeprowadzenie postępowania. Pisemna propozycja rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. Wzór Propozycji rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stanowi załącznik nr Ogłoszenia wymagane ustawą Prawo zamówień publicznych winny być niezwłocznie umieszczane na tablicy w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. 4. Wyznaczeni pracownicy Działu Sieci Komputerowych są zobowiązani do niezwłocznego umieszczania na stronie internetowej zamawiającego informacji wymaganych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, przesyłanych im przez Pracowników Działu Administracyjnego odpowiedzialnych za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Podstawowymi trybami udzielania zamówień publicznych są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Inne przewidziane w ustawie Prawo zamówień publicznych tryby udzielania zamówień publicznych mogą być stosowane po spełnieniu przesłanek wynikających z przepisów ustawy oraz po uzgodnieniu z pracownikami Działu Administracyjnego odpowiedzialnymi za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH. 2. Wszelkie czynności w postępowaniu o zamówienie publiczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro muszą być pisemnie udokumentowane. Rozdział III Stanowisko pracy ds. zamówień publicznych Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH pełnią zadania koordynujące dla wszystkich Działów w zakresie przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz doradztwa obejmującego stan aktualnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących zamówień publicznych. 2. Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH realizują zlecone przez Działy postępowania o udzielenie zamówienia. 3. Zakres prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania obejmuje: a) przygotowanie, na podstawie pisemnych informacji od Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania, wniosku o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z rejestracją sprawy oraz zarejestrowaniem postępowania w Rejestrze postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; wzór Wniosku o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stanowi załącznik nr 1, wzór Rejestru postępowań o udzielenie zamówienia publicznego stanowi załącznik nr 2, b) skompletowanie proponowanego składu komisji przetargowej do zatwierdzenia i powołania Zarządzeniem przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH, c) opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) na podstawie wniosku o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, opisu przedmiotu zamówienia oraz specyfikacji technicznej opracowanej przez wyznaczonych pracowników; opracowana SIWZ podlega pod względem merytorycznym akceptacji Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania oraz zatwierdzeniu przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH, 2

4 d) przesyłanie ogłoszeń wymaganych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i niniejszymi zasadami do opublikowania (Biuletyn Zamówień Publicznych UZP, Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, strona internetowa zamawiającego) oraz umieszczanie ogłoszeń na tablicy w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, e) przekazywanie do opublikowania na stronie internetowej zamawiającego innych dokumentów wymaganych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, f) obsługę formalno-prawną postępowania, w szczególności sporządzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaganego przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych według wzoru określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz skompletowanie wszystkich dokumentów niezbędnych do podpisania umowy z wykonawcą wybranym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego m. in. potwierdzenia zamówienia zgodnie z art. 83 ust. 1 pkt 26 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54 poz. 535 z dnia 5 kwietnia 2004r. z późn. zm.), g) przygotowanie odpowiedzi na pytania do SIWZ oraz na protesty złożone w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w części merytorycznej w uzgodnieniu z pracownikami odpowiedzialnymi merytorycznie za przeprowadzenie postępowania, h) przygotowanie zamówienia i umowy do podpisu przez upoważnionych przedstawicieli zamawiającego, i) przekazanie do Działu Ekonomiczno-Finansowego ACK Cyfronet AGH odpowiednio polecenia zwrotu wadium, obciążenia wykonawcy karami umownymi, zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 4. Użyte określenie Kierownik Działu obejmuje także Kierowników Zespołów i Kierowników grantów krajowych lub międzynarodowych Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH niezwłocznie po zatwierdzeniu planu rzeczowo-finansowego sporządzają roczny plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wzór Planu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego stanowi załącznik nr Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH sporządzają roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych i przesyłają je do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w terminie określonym ustawą Prawo zamówień publicznych. 7. W zakresie informacyjnym Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH są zobowiązani do: a) prowadzenia korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych i innymi instytucjami, w tym przesyłania ogłoszeń do Biuletynu Zamówień Publicznych UZP, Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, przesyłania sprawozdań itp., b) niezwłocznego przekazywania do zamieszczenia na stronie internetowej zamawiającego informacji wymaganych ustawą Prawo zamówień publicznych, c) niezwłocznego umieszczania ogłoszeń wymaganych ustawą Prawo zamówień publicznych na tablicy w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego. 3

5 8. Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH prowadzą, na podstawie wniosków o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składanych przez Kierowników Działów, Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro. Rozdział IV Obowiązki Kierowników Działów ACK Cyfronet AGH w zakresie udzielania zamówień publicznych 9. Do obowiązków Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy: 1. Uzyskanie zgody Dyrektora ACK Cyfronet AGH, lub osoby przez niego upoważnionej, na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego. 2. Określenie przedmiotu zamówienia. 3. Uzgodnienie z Zastępcą Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych źródła finansowania zamówienia. 4. Zgłoszenie kandydatów na członków komisji przetargowej oraz umożliwienie pracownikom powołanym do komisji przetargowych wykonywania zadań członka komisji przetargowej. 5. Niezwłoczne przekazanie pracownikom Działu Administracyjnego odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH pisemnych informacji niezbędnych do spisania wniosku o uruchomienie postępowania. 6. Opracowanie lub nadzór nad opracowaniem przez wyznaczonych pracowników części technicznej specyfikacji obejmującej: opis przedmiotu zamówienia, szacunkową wartość zamówienia, propozycje w zakresie wymagań stawianych wykonawcom, kryteria oceny ofert, termin realizacji zamówienia, a także przygotowywanie odpowiedzi na wpływające pytania do SIWZ, ocena merytoryczna złożonych ofert, analiza i propozycje rozstrzygnięć merytorycznych wpływających protestów. 7. Parafowanie SIWZ, zamówienia i umowy na realizację zadania będącego przedmiotem postępowania. 8. Nadzór nad realizacją zamówienia, w szczególności: a) ocena zgodności dostawy, wykonanej usługi lub zrealizowanej roboty budowlanej z zamówieniem oraz ofertą, b) nadzór nad realizacją umowy, c) zgłoszenie do pracowników Działu Administracyjnego odpowiedzialnych za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH informacji o niewłaściwym wykonaniu umowy (niewykonanie, wykonanie z nienależytą starannością, itp.), d) przekazanie pracownikom Działu Administracyjnego odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH protokołów potwierdzających realizację zamówienia, e) nadzór nad właściwym opisaniem faktur, f) podjęcie, w uzgodnieniu z pracownikami Działu Administracyjnego odpowiedzialnymi za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH, decyzji o zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 4

6 Rozdział V Komisja przetargowa Komisja przetargowa jest obligatoryjnie powoływana przy zamówieniach o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Komisja przetargowa może być także powoływana jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Komisja przetargowa składa się co najmniej z trzech osób. 4. Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania podaje, wraz z informacjami niezbędnymi do uruchomienia postępowania, imiona i nazwiska kandydatów na członków komisji przetargowej. 5. Komisja przetargowa jest powoływana i działa na podstawie Regulaminu powoływania oraz trybu pracy komisji przetargowej w ACK Cyfronet AGH. Rozdział VI Przepisy końcowe Za przestrzeganie i realizację zasad udzielania zamówień publicznych odpowiedzialni są w szczególności: pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH w zakresie prowadzenia powierzonych postępowań oraz Kierownicy Działów w zakresie spraw pozostających w ich kompetencjach. 2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiadają także inne osoby, w zakresie w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 12. Do spraw nieuregulowanych niniejszymi zasadami stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, Zarządzenie nr 10/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH oraz regulaminy wewnętrzne ACK Cyfronet AGH. 5

7 ... (Pieczęć firmowa) Załącznik nr 1 do Zasad i procedur postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH DRUK ACK ZP - 1 ACK-DA-ZP /. Kraków, dnia.... r. (Nr sprawy w Jednostce Organizacyjnej) (Data złożenia wniosku) WNIOSEK o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1) na (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w załączeniu): 2) CPV Wspólny Słownik Zamówień 3) Pozycja rejestru zamówień publicznych w ACK:.../ 4) Rodzaj zamówienia: 5) Proponowany tryb postępowania: Zamówienie jednorazowe Zamówienie okresowe Zamówienie udzielane w częściach 6) Zastosowany tryb postępowania: DOSTAWY USŁUGI ROBOTY BUDOWLANE 7) Wartość zamówienia netto określonego w pkt. 1:,- PLN 8) Wartość szacunkowa zamówienia netto dla zamówień okresowych łączna wartość w grupie (dostawy) lub kategorii (usługi) dla zamówień udzielanych w częściach łączna wartość części dla zamówień jednorazowych wartość zamówienia określona w pkt. 7 roboty budowlane wartość wynikająca z kosztorysu inwestorskiego, planowanych kosztów określonych w programie funkcjonalno-użytkowym,- PLN co stanowi ~,- EURO wg kursu EURO.. 9) Kwota brutto, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia określonego w pkt. 1,- PLN 10) Źródło finansowania (Pozycja planu rzeczowo-finansowego, decyzja dotacji itp.) 11) Wnioskodawca 12) (imię i nazwisko) (Wnioskodawca-podpis) (Dysponent środków finansowych-podpis)

8 13) Potwierdzenie posiadania środków finansowych lub ujęcia ich w planie finansowym: 14) Proponowany skład Komisji Przetargowej (Z-ca dyr. ds. finansowych-podpis) 1. - przewodniczący, odpowiedzialny za sprawy merytoryczne 2. - członek, odpowiedzialny za sprawy merytoryczne 3. - członek, odpowiedzialny za sprawy merytoryczne 4. - sekretarz, odpowiedzialny za sprawy formalne 5. - członek, odpowiedzialny za sprawy formalne (lub: nie powołano) 15) Osoby odpowiedzialne merytorycznie (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) 16) Osoby odpowiedzialne formalnie (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) 17) Osoba dokonująca ustalenia wartości szacunkowej zamówienia (imię i nazwisko) data:../.../... 18) Planowany termin realizacji zamówienia: (Podpisy) (Podpisy) (Podpis) 19) Dekretacja Dyrektora Akceptuję wniosek do realizacji (Podpis)

9 Załącznik nr 2 do Zasad i procedur postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH ACK CYFRONET AGH DRUK ACK ZP 2 REJESTR POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. Lp. Numer wniosku/ Wnioskodawca Data złożenia wniosku Przedmiot zamówienia Łączna wartość zamówienia Rodzaj postępowania Wybrany dostawca

10 Załącznik nr 3 do Zasad i procedur postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH ACK CYFRONET AGH DRUK ACK ZP 3 PLAN POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA ROK.. stan na dzień Lp. Kod CPV Przedmiot zamówienia Planowana łączna wartość zamówienia

11 Załącznik nr 4 do Zasad i procedur postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH DRUK ACK ZP 4a Propozycja rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w przypadku powoływania Komisji Przetargowej) Przedmiot postępowania:.... Nr sprawy: Nr w Rejestrze postępowań o udzielenie zamówienia publicznego:. Na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych Komisja Przetargowa w składzie: 1... Przewodniczący Komisji 2... Sekretarz Komisji 3... Członek Komisji 4... Członek Komisji 5... Członek Komisji po dokonaniu oceny.. ofert złożonych w ww. postępowaniu wnioskuje w dniu.. o:* 1. wykluczenie Wykonawcy: na podstawie art... ust. ustawy Prawo zamówień publicznych z powodu: odrzucenie oferty następującego Wykonawcy. na podstawie art... ust. ustawy Prawo zamówień publicznych z powodu: wybranie jako najkorzystniejszej oferty następującego Wykonawcy unieważnienie postępowania na podstawie art... ust.. ustawy Prawo zamówień publicznych z powodu. Protokół oceny ofert pod względem formalnym stanowi załącznik nr 1. Protokół oceny ofert pod względem merytorycznym stanowi załącznik nr 2. Podpisy członków Komisji Przetargowej: 1... Przewodniczący Komisji 2... Sekretarz Komisji 3... Członek Komisji 4... Członek Komisji 5... Członek Komisji Powyższą propozycję zatwierdzam.* Powyższej propozycji nie zatwierdzam, polecam ponowne wykonanie następujących czynności:.. * Kraków;.. Dyrektor ACK Cyfronet AGH * niepotrzebne skreślić

12 DRUK ACK ZP 4b Propozycja rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w przypadku niepowoływania Komisji Przetargowej) Przedmiot postępowania:.... Nr sprawy: Nr w Rejestrze postępowań o udzielenie zamówienia publicznego:. Po dokonaniu przez następujące osoby: 1... odpowiedzialna/y merytorycznie 2... odpowiedzialna/y merytorycznie 3... odpowiedzialna/y merytorycznie 4... odpowiedzialna formalnie 5... odpowiedzialna formalnie oceny.. ofert złożonych w ww. postępowaniu wnioskuje się w dniu.. o:* 1. wykluczenie Wykonawcy: na podstawie art... ust. ustawy Prawo zamówień publicznych z powodu: odrzucenie oferty następującego Wykonawcy. na podstawie art... ust. ustawy Prawo zamówień publicznych z powodu: wybranie jako najkorzystniejszej oferty następującego Wykonawcy unieważnienie postępowania na podstawie art... ust.. ustawy Prawo zamówień publicznych z powodu. Protokół oceny ofert pod względem formalnym stanowi załącznik nr 1. Protokół oceny ofert pod względem merytorycznym stanowi załącznik nr 2. Podpisy osób oceniających oferty: 1... odpowiedzialna/y merytorycznie 2... odpowiedzialna/y merytorycznie 3... odpowiedzialna/y merytorycznie 4... odpowiedzialna formalnie 5... odpowiedzialna formalnie Powyższą propozycję zatwierdzam.* Powyższej propozycji nie zatwierdzam, polecam ponowne wykonanie następujących czynności:.. * Kraków;.. Dyrektor ACK Cyfronet AGH * niepotrzebne skreślić

13 Regulamin powoływania oraz trybu pracy komisji przetargowej w ACK Cyfronet AGH (wprowadzony Zarządzeniem nr 10/2007 z dnia 28 czerwca 2007r.) Niniejszy Regulamin został oparty na przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (tekst jednolity Dz. U. nr 164 poz z dnia 14 września 2006r. z późn. zm.). Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. Komisja przetargowa jest powoływana do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert Komisję przetargową powołuje się do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych Dyrektor ACK Cyfronet AGH może powołać komisję przetargową Obowiązkiem członków komisji jest złożenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych ujawnią się w toku prac komisji. 3. Oświadczenia dołącza się do protokołu postępowania o udzielenie Zamówienia Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków, w tym w obecności przewodniczącego. 2. Jeżeli na posiedzeniu komisji nie ma wymaganego kworum, posiedzenie odracza się. 3. Jeżeli w trakcie głosowania zapadnie równa liczba głosów, decyduje głos przewodniczącego. 4. Bezpośrednio po głosowaniu każdy z członków komisji może napisać zdanie odrębne i załączyć je do protokołu. 1

14 Rozdział II. Tryb powoływania komisji przetargowej Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje Zarządzeniem Dyrektor ACK Cyfronet AGH. 2. Pracami komisji przetargowej kieruje przewodniczący komisji wyznaczony przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 3. Komisje przetargowe w ACK Cyfronet AGH są powoływane do przeprowadzenia określonego postępowania. Rozdział III. Członkowie komisji przetargowej 6. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób Członkami komisji nie mogą być osoby, które: a) ubiegają się o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem postępowania, b) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, d) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, e) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych Członkowie komisji będący pracownikami zamawiającego wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach komisji w ramach obowiązków służbowych. 2. Obowiązkiem przełożonego członka komisji jest umożliwienie członkowi komisji udziału w pracach komisji. 3. W razie niemożności uczestniczenia w posiedzeniu komisji członek komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić przewodniczącego komisji o swojej nieobecności, podając przyczyny nieobecności Dokumentację przetargową prowadzi sekretarz komisji pod nadzorem przewodniczącego komisji przetargowej. 2. Sekretarz komisji jest odpowiedzialny za poprawność przygotowywanych w toku postępowania dokumentów oraz za stronę formalno-prawną dokonywanych zamówień. 2

15 10. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga specjalistycznej wiedzy Dyrektor ACK Cyfronet AGH z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego komisji przetargowej może powołać biegłych. Rozdział IV. Zadania Komisji Przetargowej Do zadań komisji przetargowej należy: a) przestrzeganie zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasad wynikających z Zarządzenia nr 10/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH, b) w przypadku powierzenia jej przygotowania postępowania praca nad treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyjaśnień, uzupełnień oraz zmian dotyczących specyfikacji i przekazanie ich Dyrektorowi ACK Cyfronet AGH celem zatwierdzenia, c) dokonanie publicznego otwarcia ofert w trybie i terminie określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, d) dokonanie oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu i w uzasadnionych przypadkach przygotowanie wniosków do Dyrektora ACK Cyfronet AGH o wykluczenie wykonawców lub o odrzucenie ofert, e) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu, f) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej albo wniosku o unieważnienie postępowania i przedstawienie ich celem zatwierdzenia przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH, g) analiza wniesionych protestów i przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia protestów, h) analiza wniesionych odwołań oraz przygotowanie rekomendacji dotyczącej stanowiska zamawiającego Bezpośrednio przed otwarciem ofert przewodniczący lub sekretarz komisji podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 2. W części jawnej posiedzenia przewodniczący lub sekretarz komisji dokonuje otwarcia ofert i odczytania następujących informacji zawartych w ofertach: nazwa i adres oferenta, cena oferty, termin wykonania, okres gwarancji, warunki płatności, ewentualnie inne istotne elementy każdej z ofert Jeżeli nie zajdą okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania, komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji. 2. Jeżeli jest to uzasadnione przyjętymi kryteriami oceny ofert można odstąpić od indywidualnej oceny ofert. W takim przypadku komisja sporządza jedynie pisemne uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej. 3

16 3. Komisja przetargowa sporządza pisemną propozycję rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z propozycją wyboru najkorzystniejszej oferty, a w uzasadnionych przypadkach z propozycją wykluczenia wykonawców, odrzucenia ofert lub unieważnienia postępowania. Propozycja komisji podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. Wzór Propozycji rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stanowi załącznik nr 4 do Zasad i procedur postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ACK Cyfronet AGH. 14. Na podstawie decyzji Dyrektora ACK Cyfronet AGH komisja przetargowa może także brać udział w czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia. Rozdział V. Zadania Przewodniczącego Komisji Przetargowej Obowiązkiem przewodniczącego komisji jest takie prowadzenie postępowania, które umożliwi jego zakończenie w możliwie najkrótszym, dopuszczalnym przez przepisy prawa terminie. 2. W szczególności do zadań przewodniczącego komisji należy: a) przestrzeganie zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasad wynikających z Zarządzenia nr 10/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH, b) odebranie oświadczeń od członków komisji o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, c) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji i ich prowadzenie, d) podział prac pomiędzy członków komisji i nadzorowanie ich wykonania, e) wnioskowanie o powołanie biegłych (rzeczoznawców), f) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, g) nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, h) akceptacja dokumentów będących wynikiem pracy komisji przetargowej, i) niezwłoczne informowanie Dyrektora ACK Cyfronet AGH oraz Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania o wniesionych protestach, o proponowanych przez komisję rozstrzygnięciach protestów, o wniesionych odwołaniach oraz o rekomendacjach komisji dotyczących stanowiska zamawiającego w przedmiocie wniesionego odwołania, j) niezwłoczne informowanie Dyrektora ACK Cyfronet AGH o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Przewodniczący komisji wyłącza z jej prac członka, który: a) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w 7 ust. 1 niniejszego Regulaminu, b) nie złożył oświadczenia w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego komisji, c) złożył oświadczenie niezgodne z prawdą w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia, d) złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w 7 ust. 1 niniejszego Regulaminu, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały. 4

17 4. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje Dyrektorowi ACK Cyfronet AGH, który podejmuje decyzję o odwołaniu członka ze składu komisji i ewentualnym powołaniu w jego miejsce nowego członka komisji. Nowy członek komisji składa oświadczenie, o którym mowa w 3 ust. 1 i 2 niniejszego Regulaminu, w najkrótszym możliwym terminie. Rozdział VI. Postanowienia końcowe Pisemny protokół wg wzoru określonego w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 87 poz. 606 z dnia 24 maja 2006r.) dokumentujący całość postępowania, po podpisaniu przez członków komisji przetargowej, podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 2. W przypadku stwierdzenia nieważności czynności podjętej z naruszeniem prawa lub zasad ujętych w Zarządzeniu nr 10/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH, Dyrektor poleca komisji powtórzenie tej czynności Członkowie komisji są zobowiązani wykonywać swoje obowiązki w dobrej wierze, z zachowaniem bezstronności i najwyższej staranności oraz poufności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem. 2. Przez cały czas trwania pracy w komisji jej członkowie powinni ograniczać swoje kontakty z wykonawcami do kontaktów niezbędnych wynikających z powierzonych im obowiązków Każdy członek komisji bierze odpowiedzialność za swoje działania w zakresie w jakim zostały mu powierzone obowiązki członka komisji, w szczególności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa i interesem ACK Cyfronet AGH. 2. Opinie biegłych nie ograniczają odpowiedzialności członków komisji. 19. Komisja przetargowa rozpoczyna pracę z dniem powołania, kończy zaś z chwilą zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę lub z chwilą uprawomocnienia się decyzji o unieważnieniu postępowania. 20. Do spraw nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Zarządzenia nr 10/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH. 5

18 Obieg dokumentów związanych z udzielaniem zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH (wprowadzony Zarządzeniem nr 10/2007 z dnia 28 czerwca 2007r.) 1. Obieg dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych lub którego wartość nie przekracza kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, ale planuje się powołanie komisji przetargowej Wykaz czynności 1. Wniosek o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1.1. nadzoruje i odpowiada za ustalenie przedmiotu i wartości zamówienia 1.2. przekazuje na piśmie do pracowników Działu Administracyjnego odpowiedzialnych za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH informacje niezbędne do spisania wniosku oraz imiona i nazwiska kandydatów na członków komisji przetargowej 1.5. podpisuje wniosek potwierdzając zawarte w nim dane Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH 1.3. spisują wniosek na podstawie informacji przekazanych na piśmie przez Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1.4. rejestrują sprawę oraz postępowanie w Rejestrze zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH nadając numer zamówienia publicznego i potwierdzając prawidłowość wyboru trybu oraz procedury w zależności od wartości zamówienia Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH 1.6. potwierdza 1.7. posiadanie środków akceptuje wniosek do finansowych lub realizacji ujęcie ich w planie finansowym 1

19 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH 2. Powołanie komisji 2.1. powołuje komisję Zarządzeniem Dyrektora ACK Cyfronet AGH, wyznaczając przewodniczącego i sekretarza komisji 3. Informacja do Prezesa UZP 3.1. odpowiada za przygotowanie merytorycznego uzasadnienia zgłoszenia 3.2. przygotowują zgłoszenie 3.3. zatwierdza zgłoszenie 4. Specyfikacja (SIWZ) 4.1. jeśli komisja nie przygotowuje postępowania nadzoruje i odpowiada za: stworzenie opisu przedmiotu zamówienia oraz specyfikacji technicznej, określenie propozycji w zakresie wymagań stawianych wykonawcom oraz kryteriów oceny ofert, 4.2. jeśli komisja nie przygotowuje postępowania opracowują SIWZ na podstawie informacji uzyskanych od Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 4.4. po zatwierdzeniu SIWZ przez Dyrektora i ogłoszeniu postępowania wydają SIWZ wykonawcom na podstawie ich wniosków 4.5. w przetargu nieograniczonym w oznaczonym terminie przesyłają SIWZ do 4.1. i 4.2. w przypadku powierzenia przygotowania postępowania opracowuje SIWZ 4.3. zatwierdza SIWZ 2

20 Wykaz czynności 5. Ogłoszenie o postępowaniu 6. Udzielanie wyjaśnień do specyfikacji Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 6.1. odpowiada za opracowanie wyjaśnień do części merytorycznej SIWZ (jeśli komisja nie przygotowuje postępowania) Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH umieszczenia na stronie internetowej zamawiającego 5.1. przygotowują ogłoszenie i po zatwierdzeniu wniosku o uruchomienie postępowania oraz SIWZ przez Dyrektora: publikują ogłoszenie o postępowaniu na tablicy ogłoszeń, odpowiednio zamieszczają ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazują do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, przekazują treść ogłoszenia pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego 6.2. opracowują wyjaśnienia do części formalnej SIWZ(jeśli komisja nie przygotowuje postępowania) 6.3. przygotowują pisma zawierające wyjaśnienia do SIWZ rozsyłają je do wykonawców, którzy pobrali SIWZ, a w przypadku przetargów nieograniczonych Komisja przetargowa 6.1. i 6.2. w przypadku powierzenia przygotowania postępowania opracowuje wyjaśnienia Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH 3

21 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH przekazują wyjaśnienia pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego 7. Przyjmowanie wadium 7.1. informuje Pracowników Działu Administracyjnego odpowiedzialnych za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH o wpłynięciu wadium na konto 8. Ocena złożonych ofert 8.1. ocenia oferty 9. Wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty 9.1. wnioskuje o wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty 9.2. zatwierdza wniosek komisji 4

22 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH 10. Wybór oferty lub unieważnienie postępowania 11. Informacja o wyniku postępowania, wykluczeniu wykonawców i odrzuceniu ofert 12. Protesty (na każdym etapie postępowania) po zatwierdzeniu wniosków komisji przez Dyrektora: przygotowują i przesyłają pisma do wykonawców przygotowują i publikują ogłoszenie o wyniku postępowania na tablicy ogłoszeń przekazują treść ogłoszenia o wyniku postępowania pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego przygotowują pisma informujące o wniesieniu protestu i przekazują je wykonawcom wraz z kopią protestu, jeśli protest dotyczy ogłoszenia lub SIWZ pismo i kopię protestu przekazują także pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie formułuje wniosek rozpatruje protest i przygotowuje rozstrzygnięcie zatwierdza wniosek komisji zatwierdza rozstrzygnięcie i pismo 5

23 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH internetowej zamawiającego (jeśli SIWZ jest publikowana na tej stronie) formułują pismo zawierające rozstrzygnięcie przekazują rozstrzygnięcie protestu wykonawcy, który wniósł protest i wykonawcom, którzy przystąpili do postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu, a jeśli protest dotyczy ogłoszenia lub SIWZ przekazują rozstrzygnięcie protestu pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego (jeśli SIWZ jest publikowana na tej stronie) 13. Odwołania (na każdym etapie postępowania) przygotowują pisma informujące o wniesieniu odwołania i przekazują je wykonawcom wraz z kopią odwołania, jeśli odwołanie dotyczy ogłoszenia lub SIWZ pismo i kopię odwołania przekazują także pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego (jeśli SIWZ zapoznaje się z odwołaniem i przygotowuje rekomendacje dotyczace stanowiska zamawiającego zatwierdza pismo 6

24 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH jest publikowana na tej stronie) formułują pismo do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w odpowiedzi na wniesione odwołanie, z uwzględnieniem rekomendacji komisji przetargowej 14. Zamówienie i umowa przygotowują dokumenty i potwierdzają zgodność zamówienia i umowy z wybraną ofertą po zawarciu umowy umieszczają ogłoszenie o udzieleniu zamówienia odpowiednio w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazują do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich podpisuje umowę podpisuje umowę (uwaga: w przypadku umów o wartości powyżej zł umowę podpisuje także Kwestor AGH po wcześniejszej akceptacji Zespołu Radców Prawnych AGH lub Działu Zamówień Publicznych AGH) 15. Przyjmowanie zabezpieczenia należytego wykonania umowy informuje Pracowników Działu Administracyjnego odpowiedzialnych za sprawy zamówień 7

25 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Komisja przetargowa Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH publicznych w ACK Cyfronet AGH o wpłynięciu zabezpieczenia należytego wykonania umowy na konto 16. Zwrot wadium wniesionego w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy przygotowują wniosek do Działu Ekonomiczno-Finansowego o zwrot wadium wydaje polecenie zwrotu wadium 8

26 2. Obieg dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych 1. Wykaz czynności Wniosek o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 2. Specyfikacja (SIWZ) Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1.1. nadzoruje i odpowiada za ustalenie przedmiotu i wartości zamówienia 1.2. przekazuje na piśmie do pracowników Działu Administracyjnego odpowiedzialnych za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH informacje niezbędne do spisania wniosku 1.5. podpisuje wniosek potwierdzając zawarte w nim dane 2.1. nadzoruje i odpowiada za: stworzenie opisu przedmiotu zamówienia oraz specyfikacji technicznej, określenie propozycji w zakresie wymagań stawianych wykonawcom oraz kryteriów oceny ofert, Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH 1.3. spisują wniosek na podstawie informacji przekazanych na piśmie przez Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 1.4. rejestrują sprawę oraz postępowanie w Rejestrze zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH nadając numer zamówienia publicznego i potwierdzając prawidłowość wyboru trybu 2.2. opracowują SIWZ na podstawie informacji uzyskanych od Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 2.4. po zatwierdzeniu SIWZ przez Dyrektora i ogłoszeniu postępowania wydają SIWZ wykonawcom na podstawie ich wniosków Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych 1.6. potwierdza posiadanie środków finansowych lub ujęcie ich w planie finansowym Dyrektor ACK Cyfronet AGH 1.7. akceptuje wniosek do realizacji 2.3. zatwierdza SIWZ 9

27 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH 3. Ogłoszenie o postępowaniu 4. Udzielanie wyjaśnień do specyfikacji 4.1. odpowiada za opracowanie wyjaśnień do części merytorycznej SIWZ 2.5. w przetargu nieograniczonym w oznaczonym terminie przesyłają SIWZ do umieszczenia na stronie internetowej zamawiającego 3.1. przygotowują ogłoszenie i po zatwierdzeniu wniosku o uruchomienie postępowania oraz SIWZ przez Dyrektora: publikują ogłoszenie o postępowaniu na tablicy ogłoszeń, zamieszczają ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych, przekazują treść ogłoszenia pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego 4.2. opracowują wyjaśnienia do części formalnej SIWZ 4.3. przygotowują pisma zawierające wyjaśnienia do SIWZ rozsyłają je do wykonawców, którzy pobrali SIWZ, a w przypadku przetargów nieograniczonych 10

28 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH przekazują wyjaśnienia pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego 5. Ocena złożonych ofert 5.2. odpowiada za ocenienie ofert pod względem merytorycznym 5.1. oceniają oferty pod względem formalnym 6. Wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty 6.1. odpowiada za sformułowanie wniosku w przypadku merytorycznego uzasadnienia wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty 6.2. przygotowują wnioski o wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie ofert 6.3. zatwierdza wnioski 7. Wybór oferty lub unieważnienie postępowania 7.1. odpowiada za sformułowanie wniosku 7.2. przygotowują wniosek 7.3. zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty lub unieważnia postępowanie 8. Informacja o wyniku postępowania, wykluczeniu wykonawców i odrzuceniu ofert 8.1. po zatwierdzeniu wniosków przez Dyrektora: przygotowują i przesyłają pisma do wykonawców przygotowują i publikują ogłoszenie o wyniku postępowania na tablicy ogłoszeń 11

29 Wykaz czynności Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych Dyrektor ACK Cyfronet AGH przekazują treść ogłoszenia o wyniku postępowania pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego 9. Protesty (na każdym etapie postępowania) 9.2. jeżeli protest dotyczy części merytorycznej postępowania odpowiada za rozpatrzenie i przygotowanie rozstrzygnięcia 9.3. akceptuje rozstrzygnięcie 9.1. przygotowują pisma informujące o wniesieniu protestu i przekazują je wykonawcom wraz z kopią protestu, jeśli protest dotyczy ogłoszenia lub SIWZ pismo i kopię protestu przekazują także pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego (jeśli SIWZ jest publikowana na tej stronie) 9.4. jeżeli protest dotyczy części formalnej postępowania rozpatrują protest, przygotowują rozstrzygnięcie i formułują pismo 9.6. zatwierdza rozstrzygnięcie i pismo 9.5. jeżeli protest dotyczy części merytorycznej postępowania formułują pismo zawierające rozstrzygnięcie zaakceptowane przez Kierownika Działu wnioskującego o uruchomienie postępowania 12

30 10. Wykaz czynności Zamówienie i umowa Kierownik Działu wnioskujący o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stwierdza zgodność zamówienia i umowy z przedmiotem zamówienia i specyfikacją techniczną Pracownicy Działu Administracyjnego odpowiedzialni za sprawy zamówień publicznych w ACK Cyfronet AGH 9.7. przekazują rozstrzygnięcie protestu wykonawcy, który wniósł protest i wykonawcom, którzy przystąpili do postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu, a jeśli protest dotyczy ogłoszenia lub SIWZ przekazują rozstrzygnięcie protestu pracownikom odpowiedzialnym za umieszczanie informacji na stronie internetowej zamawiającego (jeśli SIWZ jest publikowana na tej stronie) przygotowują dokumenty i potwierdzają zgodność zamówienia i umowy z wybraną ofertą po zawarciu umowy umieszczają ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznofinansowych podpisuje umowę Dyrektor ACK Cyfronet AGH podpisuje umowę (uwaga: w przypadku umów o wartości powyżej zł umowę podpisuje także Kwestor AGH po wcześniejszej akceptacji Zespołu Radców Prawnych AGH lub Działu Zamówień Publicznych AGH) Uwaga: numeracja poszczególnych czynności odpowiada kolejności ich realizacji (np. czynność 1.4 poprzedza czynność 1.5 itd.) 13