Procedura wyboru dostawców w PKP Intercity S.A.

Procedura wyboru dostawców w PKP Intercity S.A.

1 Zakres stosowania Procedury Niniejszą Procedurę stosuje się do procesów zakupowych na dostawy, usługi i roboty budowlane będących zamówieniami sektorowymi w rozumieniu Ustawy PZP jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy PZP. Zakupy poniżej wskazanych wartości prowadzone są w oparciu o procedury zawarte w Procedury z zachowaniem zasad wyrażonych w punkcie 3 preambuły do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE. 2 Definicje i skróty użyte na potrzeby Procedury wyboru dostawców w PKP Intercity S.A. 1. Dni Robocze oznacza dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce. 2. Kupiec- osoba upoważniona w danym Postępowaniu do kontaktów z oferentami 3. PKP Intercity lub PKP IC PKP Intercity S.A. z siedzibą w Warszawie. 4. Postępowanie zakupowe lub Postępowanie proces zakupowy zmierzający do wyboru dostawcy lub usługodawcy. 5. Procedura- niniejszy dokument, dotyczący procesu wyboru dostawcy 6. RFI - zapytanie o informacje, postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych. Zapytanie o informację jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy lub w szacowaniu wartości zamówienia. 7. Roboty budowlane - wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c Ustawy PZP lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez PKP Intercity. 8. Zapytanie ofertowe - zapytanie o warunki zakupu towaru/ usług/ robót budowlanych skierowane do oferenta lub umieszczone na stronie www PKP IC. 2

3 Zasady ogólne dla wszystkich podstępowań objętych Procedurą 1. W trakcie postępowań komunikacja z oferentami (m.in. przekazanie Zapytania ofertowego, pytania i odpowiedzi, informacje o kolejnych etapach postępowania) odbywa się w formie elektronicznej lub pisemnej. 2. W przypadku konieczności udostępnienia oferentom informacji podlegających ochronie w PKP Intercity (m.in. stanowiących tajemnicę PKP Intercity, danych osobowych lub innych informacji podlegających ochronie na szczególnych zasadach w rozumieniu odrębnych wewnętrznych aktów organizacyjnych), Kupiec przekazuje do oferenta wzór umowy lub oświadczenia o zachowaniu poufności, zobowiązujący oferenta do zachowania w tajemnicy tych informacji. Za określenie, czy informacje udostępniane oferentom, niezbędne w Procesie zakupowym, podlegają ochronie w PKP Intercity, odpowiada Właściciel biznesowy. 3. Każde Postępowanie może być poprzedzone przeprowadzonym rozeznaniem rynku w oparciu o zapytanie o informacje (RFI). Decyzja o wysłaniu zapytania o informacje jest podejmowana nie później niż w momencie opracowywania założeń postępowania. 4. Postępowanie może być: 1) Jednoetapowe lub 2) Wieloetapowe. 4 Zapytanie ofertowe 1. Zapytanie ofertowe skierowane do oferentów będzie zawierać między innymi : 1) specyfikację przedmiotu Postępowania, 2) wymagania formalne, merytoryczne i handlowe, 3) Wzór/projekt umowy lub istotne warunki prawne i warunki realizacji (o ile zakup nie jest możliwy w oparciu o Zamówienie), 4) termin złożenia oferty, 5) wymagany maksymalny termin dostawy, 6) warunki płatności, 7) termin związania ofertą, 8) zasady składania ofert i przekazania hasła do części handlowej oferty ( w przypadku, jeśli oferta składana jest w formie elektronicznej), 9) zasady składania odwołań, 10) dane kontaktowe Kupca odpowiedzialnego za Postępowanie, 11) pytanie o listę podwykonawców (zawierającą nazwę podwykonawców) wraz z zakresem i wartością prac podzlecanych (jeżeli wymagane), 12) informację o potrzebie złożenia przez oferenta następujących oświadczeń o: a) braku wszczęcia postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, b) dokonaniu wizji lokalnej na obiekcie (jeżeli zakup dotyczy usług inwestycyjno remontowych, a przeprowadzenie wizji jest niezbędne do przeprowadzenia postępowania), c) akceptacji Ogólnych Warunków Zakupu (jeśli zastosowanie będzie miało Zamówienie) lub projektu Umowy, d) przyjęciu terminu związania ofertą, 3

e) numerze konta bankowego dla potrzeb kontroli danych przedstawianych na fakturach w przypadku współpracy z Oferentem, f) innych oświadczeń lub dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania lub potwierdzają spełnienie określonych wymagań przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane. 13) informację o możliwości wykluczenia oferenta z postępowania oraz listę przesłanek lub odwołanie do strony PKP IC, jeżeli zostały tam zamieszczone, 14) wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej (jeżeli są wymagane), 15) zastrzeżenie, iż PKP Intercity ma prawo: a) do nieodpowiadania na pytania Oferentów złożone po wyznaczonym terminie, b) zamknięcia Postępowania bez podania przyczyny, 16) wzór umowy lub oświadczenia o zachowaniu poufności, zobowiązującej oferenta do zachowania w tajemnicy tych informacji w przypadku konieczności udostępnienia oferentom informacji podlegających ochronie w PKP Intercity (m.in. stanowiących tajemnicę PKP Intercity, danych osobowych lub innych informacji podlegających ochronie na szczególnych zasadach w rozumieniu odrębnych wewnętrznych aktów organizacyjnych), 17) informację o wadium i formie jego wniesienia (jeżeli jest wymagane w oparciu o uzasadnienie biznesowe), 18) informację o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy i formie jego wniesienia (jeżeli jest wymagane w oparciu o uzasadnienie biznesowe), oraz, w przypadku Postępowania o wartości szacunkowej zakupu powyżej 250.000,00 PLN netto, ponadto: 19) kryteria i wagi oceny ofert wstępnych i ostatecznych, 20) planowaną liczbę etapów negocjacji. 2. Oferent ma możliwość składania pytań do zapytania ofertowego. 3. Wszystkie pytania i wszystkie odpowiedzi są przekazywane do wiadomości wszystkich oferentów, którzy biorą udział w Postępowaniu, bez wskazywania autora pytania. 4. Termin składania ofert może zostać wydłużony w przypadku zmiany wpływającej istotnie na przewidywany termin zawarcia umowy 5. W przypadku opisanym w ust. 3 powyżej, informowani są wszyscy potencjalnych oferentów. 5 Kryteria wyboru oferenta 1. Kryterium wyboru oferenta są warunki formalne, merytoryczne i handlowe, przy czym w warunkach handlowych musi być uwzględnione zawsze kryterium ceny. 2. Kryteria merytoryczne powinny być sformułowane w sposób umożliwiający ocenę kryterium spełnione/ niespełnione lub w sposób umożliwiający przyznanie punktacji w ramach oceny merytorycznej. 3. Kryteria oraz wagi ocen ofert wstępnych i ostatecznych nie mogą ulegać zmianom po przekazaniu zapytania ofertowego do potencjalnych oferentów. 6 4

Forma ofert 1. Oferent składa ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów części merytorycznej i części handlowej (w przypadku oferty elektronicznej część handlowa powinna być zabezpieczona hasłem, a w przypadku oferty papierowej część handlowa powinna znajdować się w odrębnej kopercie). 2. Oferta może być złożona w formie: 1) papierowej w zabezpieczonych kopertach lub 2) elektronicznej drogą e-mail skan podpisanych dokumentów 3. W sytuacji kiedy oferta została złożona w formie elektronicznej, Oferent przesyła hasło do części handlowej oferty niezwłocznie po terminie złożenia ofert wskazanym w Zapytaniu ofertowym. 7 Rodzaj i ocena ofert, negocjacje 1. W zależności od przyjętych zasad danego Postępowania zakupowego PKP Intercity może wymagać złożenia ofert: 1) wstępnych i/lub 2) ostatecznych. 2. Zebrane oferty wstępne są oceniane pod względem formalnym, merytorycznym i handlowym na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert wstępnych. 3. W pierwszym etapie oceniana jest część formalna i merytoryczna ofert na podstawie analizy ofert zgodnie z ustalonymi kryteriami. 4. Jeśli w ofercie złożonej przez danego oferenta występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Kupiec przekazuje informację oferentowi, o konieczności uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień do oferty w wyznaczonym terminie. W przypadku nieuzupełnienia przez oferenta oferty Zespół odrzuca ofertę. 5. Część handlowa ofert jest otwierana i oceniana zgodnie z ustalonymi kryteriami przez Kupca, po zakończeniu oceny formalnej i merytorycznej wszystkich ofert. Ocenie handlowej poddawane są tylko te oferty, które pozytywnie przejdą etap oceny formalnej i merytorycznej. 6. Na podstawie dokonanej oceny ofert wstępnych, zostaje określony lista oferentów dopuszczonych do negocjacji, którzy spełniają wszystkie kryteria formalne i merytoryczne oraz otrzymali najwyższą liczbę punktów, 7. Do negocjacji Kupiec zaprasza wszystkich oferentów, o których mowa w ust.6, wysyłając zaproszenie, o którym mowa w ust. 9. 8. Negocjacje mogą mieć formę elektroniczną, telefoniczną, mailową, aukcji elektronicznej lub bezpośrednich spotkań. 9. Zaproszenie powinno zawierać w szczególności następujące informacje: 1) miejsce, sposób i termin negocjacji, 2) klauzulę o możliwości zakończenia Postępowania zakupowego przez PKP Intercity bez dokonania wyboru oraz bez podania przyczyny, 3) wymóg przedstawienia przed rozpoczęciem negocjacji stosownych pełnomocnictw przez przedstawicieli oferenta (chyba, że umocowanie do działania w imieniu oferenta wynika bezpośrednio z treści odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego bądź innego rejestru) chyba, że stosowne pełnomocnictwa złożono razem z ofertą, 4) informację, że potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony PKP Intercity lub Spółek dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo, 5

5) informację, że ostateczna decyzja co do wyboru oferty najkorzystniejszej wymaga zgód korporacyjnych w PKP Intercity, 6) zastrzeżenie, że Umowa/Zamówienie zostanie zawarta z chwilą podpisania jej przez PKP Intercity i Oferenta 7) kryteria i wagi oceny ostatecznych Ofert. 10. Po przeprowadzeniu negocjacji handlowych, Kupiec uzyskuje potwierdzenie warunków w formie uzgodnionego przez Strony protokołu z negocjacji. Możliwe jest żądanie od Oferentów finalnej oferty, która musi zawierać wynegocjowane warunki. 11. Za finalne oferty uznaje się również wyniki e-aukcji, jeśli została zastosowana dla finalnego wyboru oferenta. 12. Do wyboru oferty ostatecznej brana jest pod uwagę ocena merytoryczna z ofert wstępnych oraz dokonywana jest ocena handlowa wg kryteriów oceny ofert ostatecznych. 13. Ocena handlowa ofert ostatecznych dokonywana jest przez Kupca na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert ostatecznych. 14. Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli oferent złożył ofertę niezgodną z wymaganiami zapytania ofertowego lub nie dostarczył odpowiednich oświadczeń i dokumentów określonych w zapytaniu ofertowym z uwzględnieniem ust. 4. 8 Wykluczenie oferenta 1. Z Postępowania zakupowego wyklucza się oferenta, jeżeli zachodzi jedna z poniższych przesłanek: 1) PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem, 2) oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym postępowaniem uchylił się od zawarcia z PKP IC umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, 3) oferent wyrządził szkodę PKP IC nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem, 4) w stosunku do oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. 2. Ofertę oferenta wykluczonego uważa się za odrzuconą. 3. Informacja o wykluczeniu oferenta i podstawach do wykluczenia powinna zostać przekazana do oferenta. Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli oferent złożył ofertę niezgodną z wymaganiami zapytania ofertowego lub nie dostarczył odpowiednich oświadczeń i dokumentów określonych w zapytaniu ofertowym. 9 Akceptacja wyboru dostawcy 1. Rezultatem Postępowania zakupowego jest wybór dostawcy lub dostawców 2. Kupiec po uzyskaniu ostatecznego zatwierdzenia informuje oferenta o wyborze jego oferty, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia zapisów Umowy z oferentem. 3. Kupiec informuje pozostałych oferentów o niewybraniu ich oferty niezwłocznie po zawarciu Umowy/Zamówienia 6

10 Aukcja elektroniczna 1. Aukcja elektroniczna jest jednym z narzędziem służącym do dokonania wyboru oferty w dowolnym trybie Postępowania zakupowego. 2. Aukcja Elektroniczna może być zastosowana na rożnych etapach Postępowania zakupowego, w szczególności do finalnego wyboru oferenta, wyboru preferowanego oferenta do ostatecznych negocjacji lub ewentualnie do wyłonienia krótkiej listy. 3. Zasady przeprowadzania aukcji elektronicznych reguluje Regulamin Aukcji Elektronicznych w PKP Intercity, który jest udostępniany potencjalnym oferentom do akceptacji niezwłocznie po podjęciu decyzji o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej w danym Postępowaniu. 1. Postepowanie może być zamknięte, jeśli: 11 Zamknięcie Postępowania 1) nie została złożona żadna oferta lub wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu albo wszyscy oferenci zostali wykluczeni z postępowania, 2) specyfikacja zawarta w zapytaniu ofertowym jest dyskryminująca dla części oferentów lub jest niekompletna na podstawie analizy informacji zwrotnych od oferentów, 3) jest to uzasadnione ze względu na interes PKP IC. 2. O zamknięciu postępowania, po decyzji zgodnie z ust 1 Kupiec informuje Oferentów, którzy złożyli oferty w postępowaniu lub potencjalnych oferentów, którym przekazano zapytanie ofertowe (w zależności od etapu postępowania). 7