Zasady prowadzenia postępowania reklamacyjnego przez DSV Road Sp. z o.o. (zwane dalej Zasadami ) 1. Niniejsze Zasady określają tryb i warunki rozpatrywania przez DSV Road Sp. z o.o. (dalej DSV ) reklamacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług świadczonych przez DSV (dalej Usługi ) i wnoszonych przez podmioty, które nie są konsumentami w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. 2. Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi może wnieść jedynie osoba, która zleciła DSV wykonanie Usługi (dalej Klient ). Jeżeli reklamację wnosi inna osoba niż Klient, to osoba ta powinna dołączyć do wnoszonej reklamacji dowód przelewu praw lub pełnomocnictwo udzielone przez Klienta. 3. W przypadku stwierdzenia utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki odbiorca towaru powinien wnieść stosowne zastrzeżenia na dokumencie przewozowym oraz sporządzić w obecności kierowcy protokół szkody określający przyczynę szkody, stan opakowania i szacunkową wartość szkody oraz dokumentację zdjęciową potwierdzającą zapisy w protokole. Sporządzenie protokołu szkody nie jest jednoznaczne z wniesieniem reklamacji. 4. Roszczenia z tytułu nienależytego wykonania Usługi wygasają wskutek przyjęcia przesyłki przez odbiorcę bez zastrzeżeń, chyba że szkodę w przesyłce nie dającą się z zewnątrz zauważyć odbiorca stwierdził po przyjęciu przesyłki i w terminie 7 dni zażądał ustalenia jej stanu, pod warunkiem, że Klient udowodnił, że szkoda powstała w czasie między przyjęciem przesyłki do przewozu a jej wydaniem. 5. Wszelkie reklamacje związane z niewykonaniem Usługi, nienależytym Claims Rules at DSV Road Sp. z o.o. (hereinafter the Rules ) 1. These Rules sets out the procedure and conditions of handling claims at DSV Road Sp. z o.o. (hereinafter DSV ) relating to non-performance or improper performance of DSV services (hereinafter the Services ) which are brought by entities not being consumers as understood in the Polish Civil Code. 2. Claims for the non-performance or improper performance of Services may only be lodged by a person who has contracted such Services with DSV (hereinafter the Customer ). If a person other than the Customer files a claim, such person must enclose a proof of the transfer of rights or a power of attorney from the Customer to their claim. 3. If a loss, shortage or damage is found in the shipment, the consignee should state their objections, as appropriate, in the transport document and draw up a damage report in the presence of the driver, describing the cause of damage, the condition of the packaging and the estimated value of damage and accompanying photographs supporting the statements in the report. Executing a damage report is not synonymous with lodging a claim. 4. Any claims in respect of improper performance of Services shall expire once the consignee has accepted the shipment without objections unless damage to the shipment, which is not immediately visible on the outside, is found by the consignee after the shipment has been accepted and the consignee requested, within 7 days, that the damage condition be determined, provided that the Customer has proven that such damage occurred in the period between accepting the shipment for carriage and its delivery. 5. Any claims concerning non-performance of the Service, improper performance of the Service, Strona 1 z 5
wykonaniem Usługi, opóźnieniem, zagubieniem, uszkodzeniem lub ubytkiem przesyłki należy wnieść do DSV w formie pisemnej lub elektronicznej, niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia, lecz nie później niż w terminie określonym w pkt 8 niniejszych Zasad. W przypadku, gdy reklamacja wniesiona jest w formie elektronicznej, Klient na żądanie DSV jest zobowiązany przedłożyć w terminie 14 dni oryginał pisma reklamacyjnego oraz oryginały lub poświadczone kopie innych dokumentów wskazanych przez DSV. 6. Reklamacja może być wniesiona przy użyciu formularza reklamacyjnego załączonego do niniejszych Zasad. 7. Pismo reklamacyjne powinno zawierać: datę sporządzenia reklamacji, imię i nazwisko (nazwę) i adres do korespondencji (siedziby) osoby składającej reklamację, tytuł oraz uzasadnienie reklamacji, kwotę roszczenia (oddzielnie dla każdego dokumentu przewozowego), wykaz załączonych dokumentów, podpis osoby uprawnionej do wniesienia reklamacji. 8. Do reklamacji powinny być dołączone, odpowiednio do przedmiotu roszczenia: dokumenty potwierdzające zlecenie DSV wykonanie Usługi, kopia dokumentu przewozowego (w szczególności: dowód nadania towaru, list przewozowy), dokumenty związane z rodzajem i wysokością roszczenia (w szczególności: kopia faktury zakupu przedmiotu szkody lub faktura za naprawę i szczegółowy kosztorys naprawy, w przypadku, gdy naprawa została wykonana). protokół szkody lub inny dokument potwierdzający powstanie i zakres szkody, delay, loss of, damage to or shortage in a shipment shall be lodged to DSV in writing or electronically, immediately following the occurrence of such an event but no later than by the date determined in Section 8 of these Rules. For claims filed electronically, the Customer is obliged to provide, at DSV s request, the original copy of the letter of claim and original or certified copies of other documents specified by DSV within 14 days. 6. A claim may be lodged using the claims form enclosed to these Rules. 7. The letter of claim should include the following: date of claim; name and correspondence address (registered office) of the claimant; description of the claim; amount of the claim (separately for each transport document); list of enclosures; signature of the person authorised to lodge a claim. 8. The claim should be supported by following documents, appropriately to the subject of a claim: documents confirming the contracting of DSV to perform the Service; a copy of the transport document (especially: a proof of dispatch or a consignment note); documents confirming the amount of claim (especially: a copy of a purchase invoice of the subject of damage or an invoice for a repair and a detailed cost estimation of the repair if such a repair has been carried out); damage report or other Strona 2 z 5
informacja czy przesyłka była ubezpieczona cargo. 9. Klient zobowiązany jest złożyć do DSV reklamację z zachowaniem poniższych terminów: 9.1. w przypadku reklamacji z tytułu ubytku lub uszkodzenia towarunie później niż w terminie 30 dni od daty dostawy towaru, 9.2. w przypadku reklamacji z tytułu opóźnienia w wykonaniu Usługi : - w przypadku transportu międzynarodowego w terminie 21 dni od daty faktycznej dostawy towaru, - w przypadku transportu krajowego w terminie 2 miesięcy od daty faktycznej dostawy towaru. 9.3. w przypadku reklamacji z tytułu niewykonania Usługi w terminie 14 dni od dnia, w którym DSV miał rozpocząć wykonywanie Usługi, 9.4. w przypadku reklamacji z tytułu utraty towaru w terminie 45 dni od upływu terminu przewozu towaru. 10. Jeżeli wniesiona reklamacja nie spełnia warunków, o których mowa w punktach od 2 do7 niniejszych Zasad, DSV wezwie Klienta, aby usunął braki w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Jeżeli Klient nie usunie w tym terminie braków złożonej reklamacji, to DSV pozostawi reklamację bez rozpoznania. Wówczas za datę wniesienia reklamacji przez Klienta przyjmuje się datę otrzymania przez DSV uzupełnionej reklamacji. 11. W celu prawidłowego rozpatrzenia reklamacji, DSV może w każdym czasie zażądać przedstawienia innych dokumentów mogących mieć wpływ na rozpatrzenie reklamacji Klienta. Niedostarczenie kompletu document confirming the occurrence and extent of damage; information whether the shipment was covered by cargo insurance. 9. The Customer is obliged to lodge a claim to DSV within following time limits: 9.1. claims for shortage of or damage of the goods, not later than within 30 days from the time that the goods were placed at the disposal of the consignee 9.2. claims for delay in performance of Services: - in international transport, within 21 days from the time that the goods were placed at the disposal of the consignee; - in domestic transport: within 2 months from the time that the goods were placed at the disposal of the consignee 9.3. claims for non-performance of Services: within 14 days of the date on which DSV was supposed to commence the Services; 9.4. claims for loss of goods: from the 45 days after the expiry of the agreed time-limit 10. If the claim does not meet the requirements described in Sections 2 to 7 of these Rules, DSV shall request the Customer to remedy the deficiencies within 14 days of receipt of the notice. If the Customer fails to remedy those deficiencies within that time, the claim shall be left unprocessed Then the date of claim shall be the date of receipt by DSV of a corrected claim. 11. To handle claims properly, DSV may at any time request other documents which might affect the examination of the Customer s complaint. Failure to deliver a complete set of the required documents may be grounds for Strona 3 z 5
wymaganych dokumentów może być podstawą do odrzucenia roszczenia. 12. Reklamacje w formie pisemnej należy przesyłać na adres siedziby DSV. Reklamacje w formie elektronicznej należy przesyłać na adres e-mail spedytora odpowiedzialnego za realizację Usługi lub należy przesyłać bezpośrednio na adres Działu Zarządzania Ryzykiem i Bezpieczeństwem DSV, tj: insurance2@pl.dsv.com. Wniesienie reklamacji drogą elektroniczną oznacza zgodę reklamującego na porozumiewanie się z DSV drogą elektroniczną, w tym na otrzymywanie od DSV wezwań oraz odpowiedzi na reklamację drogą elektroniczną. 13. W przypadku zajścia zdarzenia będącego podstawą do wniesienia reklamacji należy zabezpieczyć przesyłkę do czasu ewentualnych oględzin rzeczoznawcy i nie podejmować żadnych działań zmierzających do utylizacji towaru bez uprzedniego uzgodnienia tych działań z DSV. 14. Reklamacje zgłoszone po terminie, o którym mowa w punkcie 9 niniejszych Zasad, reklamacje niekompletne lub reklamacje wniesione przez osobę nieuprawnioną traktuje się jak reklamacje niewniesione. 15. Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 30 dni od daty otrzymania przez DSV reklamacji spełniającej wymogi określone w niniejszych Zasadach, chyba że do rozpatrzenia reklamacji wymagane jest uzyskanie opinii rzeczoznawcy w takim przypadku DSV rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia otrzymania opinii rzeczoznawcy. 16. Niniejsze Zasady postępowania reklamacyjnego mają zastosowanie, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej. 17. Niniejsze Zasady zostały przygotowane w języku polskim i angielskim. W przypadku rozbieżności pomiędzy polską i angielską wersją językową, pierwszeństwo zastosowania ma polska wersja językowa. rejecting the claim. 12. Claims in written form shall be sent to the address of the registered office of DSV. Electronic claim shall be sent to the e-mail address of the forwarder responsible for completing the Services or shall be sent directly to the e-mail address of the Risk and Security Management Department,: insurance2@pl.dsv.com. By lodging a claim via e-mail the claimant agrees to communicate with DSV electronically, including receiving notices and responses to the claim from DSV by e-mail. 13. If an event providing grounds for making a complaint occurs, the shipment must be secured until an expert inspection, if any, and no actions intended to dispose of the goods may be taken without prior arrangement of such actions with DSV. 14. Any claim lodged after the date determined in Section 9 of these Rules, incomplete or filed by an unauthorised person shall be treated as not lodged. 15. Claims shall be considered within 30 days of receipt by DSV of a claim which meets the requirements set out in these Rules unless an expert opinion is required to handle the claim. In such a case, DSV shall consider the claim within 14 days of receipt of an expert opinion. 16. These Claims Rules applies unless otherwise provided in other binding laws. 17. These Rules were made in Polish and in English. In the event of any discrepancies between the Polish and the English version, the Polish version shall apply. Strona 4 z 5
18. Niniejsze Zasady obowiązują od dnia 1 kwietnia 2015 r. 18. These Rules shall come into full force and effect as of 1 April 2015. Piotr W. Krawiecki Prezes Zarządu DSV Road Sp. z o.o. Piotr W. Krawiecki CEO / President of the Management Board DSV Road Sp. z o. o. Strona 5 z 5