UCHWAŁA NR 15/2011 ZARZĄDU ZWIĄZKU GMIN GÓR ŚWIĘTOKRZYSKICH W BODZENTYNIE Z DNIA 28 GRUDNIA 2011 R. w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie. Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku, Nr 142, poz. 1591 ze zm. ) uchwala się, co następuje: 1 Wprowadza się Regulamin Organizacyjny Biura Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej uchwały. Wykonanie uchwały powierza się Przewodniczącemu Zarządu Związku. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. 2 3
Załącznik nr 1 do uchwały nr 15/2011 Zarządu ZGGŚ z dnia 28 grudnia 2011 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA ZWIĄZKU GMIN GÓR ŚWIĘTOKRZYSKICH W BODZENTYNIE ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin Organizacyjny Biura Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie zwany dalej Regulaminem określa organizację oraz zasady funkcjonowania Biura Związku Gmin w Bodzentynie. 2. Ilekrod w regulaminie jest mowa o: 1) Związku należy przez to rozumied Związek Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie, skrót ZGGŚ. 2) Biurze należy przez to rozumied Biuro ZGGŚ. 3) Zarządzie należy przez to rozumied Zarząd ZGGŚ. 4) Przewodniczącym Zarządu należy przez to rozumied Przewodniczącego Zarządu ZGGŚ. 5) Skarbniku należy przez to rozumied Głównego Księgowego ZGGŚ. 6) Pracownikach należy przez to rozumied pracowników zatrudnionych w Biurze ZGGŚ. 1. Zarząd wykonuje zadania Związku określone przepisami prawa przy pomocy Biura. 2. Biuro: 1) zapewnia pełną obsługę finansowo-księgową, administracyjną i techniczną działao organów Związku, 2) jest odpowiedzialne za prawidłowe kontakty pomiędzy Zarządem a należącymi do Związku gminami, 3) informuje o działaniach podejmowanych przez Związek, 2 4) prowadzi działalnośd promocyjną Związku. 3. Siedzibą Biura Związku jest miasto Bodzentyn.
3 Czas pracy Biura: 1. Biuro Związku pracuje w następujących dniach i godzinach: Poniedziałek - 7:15 16:15 Wtorek Piątek - 7:15 15:00 ROZDZIAŁ II KIEROWANIE PRACĄ BIURA 4 Funkcjonowanie Biura opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadao. 5 1. Nadzór nad Biurem sprawuje Zarząd ZGGŚ reprezentowany przez Przewodniczącego Zarządu. 2. Przewodniczący Zarządu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Biura. 3. Przewodniczący Zarządu organizuje pracę, wydaje zarządzenia o charakterze organizacyjno-porządkowym. 4. W przypadkach koniecznych Przewodniczący Zarządu jest upoważniony do zatrudniania pracowników na nowych stanowiskach określając zakres ich obowiązków. ROZDZIAŁ III STRUKTURA ORGANIZACYJNA BIURA ZARZĄDU 6 W strukturze organizacyjnej Biura funkcjonują samodzielne stanowiska pracy: 1) Skarbnik Związku, 2) Stanowisko ds. finansowych, 3) Stanowisko ds. administracyjnych, 4) Stanowisko ds. inwestycyjnych, 5) Stanowisko ds. obsługi biura. Schemat organizacyjny Biura Związku określa załącznik do regulaminu. 7
ROZDZIAŁ IV. PRACOWNICY ZWIĄZKU 8 Osoby zatrudnione w Biurze Związku na podstawie umowy o pracę są pracownikami samorządowymi. 9 Do zadao wspólnych pracowników zatrudnionych w Biurze Związku w szczególności należy: 1. Znajomośd przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego i prawa administracyjnego. 2. Bieżące aktualizowanie przepisów prawnych i wzajemne informowanie się o zmianach oraz zaznajamianie się z orzecznictwem. 3. Umiejętnośd właściwego kontaktowania się z administracją samorządową i rządową. 4. Umiejętnośd uzyskiwania wykładni prawa w sprawcach wątpliwych lub nierozstrzygniętych normą prawną zarówno od radcy prawnego jak i specjalistycznych organów administracji rządowej. 5. Analizowanie wydatkowanych środków i prawidłowe gospodarowanie przydzielonymi środkami publicznymi. 6. Sygnalizowanie bezpośredniemu przełożonemu lub Zarządowi stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie działania administracji. 7. Opracowywanie projektów uchwał i wykonywanie uchwał Zgromadzenia i Zarządu. 8. Planowanie zadao rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonego zakresu spraw. 9. Przestrzeganie przy wydatkowaniu środków publicznych przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz o finansach publicznych. 10. Przestrzeganie tajemnicy w zakresie informacji niejawnych oraz danych osobowych. 10 Do zadao i kompetencji Skarbnika należy w szczególności. 1. Organizowanie, sporządzanie, przyjmowanie obiegu dokumentów w sposób zapewniający: - właściwy przebieg operacji gospodarczych placówki, - ochronę mienia będącego w zarządzie Związku, - sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadao oraz sprawozdawczości finansowej 2. Bieżące i prawidłowe prowadzenie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: - terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
- ochronę mienia będącego w zarządzie jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie, - prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeo finansowych, - nadzorowanie prac z zakresu rachunkowości, - sporządzanie list wynagrodzeo pracowników Biura Związku oraz list wypłat z tytułu umów o dzieło i zlecenia, - pobór, rozliczenie i sporządzanie deklaracji rozliczeniowych zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeo społecznych i przepisami podatkowymi, - ustalenie uprawnieo i naliczanie zasiłków chorobowych, macierzyoskich, rodzinnych i wychowawczych, - prowadzenie postępowania egzekucyjnego z wynagrodzeo o pracę, - rozliczanie delegacji krajowych 3. Prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodne z obowiązującymi przepisami polegające na: - wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki i innymi będącymi w dyspozycji jednostki, - zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Związek, - przestrzeganiu zasad rozliczeo pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, - zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeo spornych oraz spłaty zobowiązao. 4. Analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki. 5. Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej: - wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmiana, - następnej kontroli operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowao. 6. Nadzór nad opracowaniem projektu planu finansowego Związku w oparciu o układ wykonawczy budżetu oraz opracowanie projektu wniosków budżetowych określających środki niezbędne do funkcjonowania. 7. Występowanie do kierownika jednostki z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnieo, które nie leżą w zakresie działao głównego księgowego. 8. Odpowiedzialnośd za opracowywanie sprawozdao finansowych z wykonania budżetu i ich analiza. 9. Sporządzanie i rozliczanie wniosków aplikacyjnych do funduszy pomocowych Unii Europejskiej. 10. Bieżące zapoznawanie się z aktualnymi przepisami. 11. Przestrzeganie zasad tajemnicy paostwowej i służbowej.
12. Przestrzeganie zasad bhp i p.poż. 13. Wykonywanie innych zadao zleconych przez Przewodniczącego Zarządu. 11 Zakres obowiązków na stanowisku ds. inwestycji: 1. Programowanie i planowanie inwestycji infrastruktury technicznej i budowlanej na terenie Związku Gmin Gór Świętokrzyskich poprzez działania własne i podmiotów gospodarczych właściwych dla poszczególnych branż. 2. Zapewnienie ideowych rozwiązao projektowych infrastruktury technicznej i budowlanej na terenie Związku Gmin Gór Świętokrzyskich 3. Koordynacja wszystkich inwestycji prowadzonych przez Związek Gmin Gór Świętokrzyskich poprzez: a) opracowanie zbiorczych planów inwestycyjnych na dany rok na podstawie propozycji złożonych przez poszczególne gminy wchodzące w skład Związku, b) wnioskowanie priorytetów inwestycyjnych, c) przygotowanie i realizacja inwestycji zgłoszonych przez gminy będące członkami Związku z zapewnieniem przez nie środków finansowych, d) przygotowanie i realizacja zadao polegających na tworzeniu nowych obiektów, e) przygotowanie i realizacja zadao polegających na modernizacji i kapitalnych remontach obiektów już istniejących, gdzie sposoby przygotowania i realizacji robót są analogiczne jak dla przyjętych inwestycji, f) opisywanie i zatwierdzanie faktur do zapłaty dotyczących zakresu działania Związku, g) współpraca z innymi gminami w zakresie realizacji zadao Związku, h) przygotowanie materiałów do konstrukcji budżetu na dany rok, i) przekazywanie użytkownikom majątku powstałego w wyniku realizacji inwestycji protokołem OT (PT), j) gromadzenie i ewidencja dokumentacji inwestycji realizowanych w poszczególnych gminach, k) udział w opracowaniu informacji, sprawozdao i rozliczeo dotyczących inwestycji Związku, l) przygotowanie przetargów zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych, ł) przygotowanie projektów umów na projektowanie, nadzorowanie i wykonanie robót budowlanych, m) udział w pracach komisji konkursowych wybierających osoby lub podmioty przygotowujące, projektujące i nadzorujące inwestycje, n) udział w pracach komisji przetargowych wybierających osoby lub podmioty wykonujące inwestycje, o) współpraca z innymi inwestorami i inwestorami zastępczymi,
p) nadzór nad inwestorami i inwestorami zastępczymi, r) współpraca z osobami i podmiotami przygotowującymi, projektującymi, nadzorującymi i realizującymi inwestycje, s) nadzór nad wszystkimi etapami realizacji oraz nad osobami i podmiotami w zakresie ich czynności, 4. Przy realizacji w/w zadao należy przestrzegad przepisów prawa o zamówieniach publicznych. 5. Koordynowanie realizacji ustawy o zamówieniach publicznych. 6. Przestrzeganie przepisów BHP i p.poż. na zajmowanym stanowisku. 7. Przestrzeganie obowiązków pracowniczych określonych w Kodeksie Pracy. 8. Wykonywanie wszelkich innych zleconych czynności przez Zarząd Związku nie wymienionych w niniejszym zakresie, 9. Przygotowanie i wprowadzanie materiałów do BIP. 12 Zakres obowiązków na stanowisku ds. finansowych: 1. Pomoc w pracach dotyczących księgowości Związku: - opracowanie projektu budżetu Związku oraz jego zmian w ciągu roku z wymaganym stopniem szczegółowości, - prowadzenie ewidencji dochodów i wydatków wg kierunków finansowania, - prowadzenie księgowości syntetycznej zgodnie z wymogami ministra właściwego ds. finansów publicznych, - opracowywanie sprawozdawczości w wykonania dochodów i wydatków budżetowych na potrzeby RIO, Zarządu i Zgromadzenia Związku, - prowadzenie obsługi finansowo-księgowej rachunków inwestycyjnych Związku, - prowadzenie ewidencji mienia Związku. 2. Przestrzeganie przepisów BHP i P.poż. 3. Przestrzeganie ustawy o dostępie do informacji niejawnych. 4. Przestrzeganie obowiązków pracowniczych określonych w art. 100 Kodeksu Pracy. 5. Współdziałanie z regionalną Izbą Obrachunkową. 6. Zastępowanie Skarbnika w czasie jego nieobecności. 7. Wykonywanie wszelkich czynności zleconych przez Przewodniczącego Zarządu Związku nie wymienionych w niniejszym zakresie. 13 Zakres obowiązków na stanowisku ds. administracyjnych: 1. Obsługa techniczno-biurowa Zgromadzenia, komisji stałych i doraźnych. 2. Prowadzenie zbioru i rejestru uchwał Zgromadzenie i Zarządu Związku.
3. Prowadzenie rejestru wniosków komisji i nadzór nad ich wykonaniem. 4. Publikowanie uchwał Zgromadzenie i Zarządu Związku. 5. Sporządzanie protokołów z obrad Zgromadzenie i Zarządu i przesyłanie uchwał do Wojewody Świętokrzyskiego oraz Regionalnej Izby Obrachunkowej. 6. Terminowe przesyłanie odpowiedniej ilości materiałów dla członków Zgromadzenia i Zarządu. 7. Organizowanie, przygotowanie posiedzeo Zgromadzenia, Zarządu i komisji Związku. 8. Sporządzanie informacji i realizacji uchwał Zgromadzenia i Zarządu Związku. 9. Załatwianie spraw pieczęci Związku i pracowników. 10. Obsługa narad i spotkao zwołanych przez Przewodniczącego Zarządu i Zgromadzenia. 11. Prowadzenia zaopatrzenia materiałowo-technicznego na cele administracyjne. 12. Opracowanie, prowadzenie i aktualizacja dokumentacji organizacyjnej Związku, tj. Statutu Związku, Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy. 13. Prowadzenie księgi kontroli zewnętrznej, gromadzenie protokołów kontroli. 14. Gospodarowanie drukami oraz formularzami. 15. Zarządzanie samochodem będącym własnością Związku lub przekazanym w użyczenie Związku. 16. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz kontrola przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji. 14 Zakres obowiązków na stanowisku ds. obsługi biura: 1. Przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek. 2. Prowadzenie ewidencji wpływu i wysyłania pism, telefaksów, telegramów, itp. oraz ich doręczanie. 3. Udzielanie informacji interesantom. 4. Przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych. 5. Prowadzenie archiwum i spraw związanych z archiwizacją dokumentów. 6. Doręczanie korespondencji wychodzącej w Biura Związku poprzez pocztę lub gooca. ROZDZIAŁ V. POSTANOWIENIA KOOCOWE 13 Odpowiedzialnym za egzekwowanie, przestrzeganie przez pracowników postanowieo regulaminu jest Przewodniczący Zarządu.
14 W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące. Zmiana postanowieo regulaminu może nastąpid w trybie właściwym dla jego uchwalenia. 15 Załącznik Regulaminu Organizacyjnego Biura Zarządu Związku Gmin Gór Świętokrzyskich w Bodzentynie. Zarząd Związku Gmin Gór Świętokrzyskich Zastępca Przewodniczącego Zarządu Przewodniczący Zarządu Członek Zarządu Skarbnik Związku Stanowisko ds. finansowych Stanowisko ds. administracyjnych Stanowisko ds. inwestycyjnych Stanowisko ds. obsługi biura