1
Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 oraz z budżetu Samorządu Województwa Dolnośląskiego Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Wrocław, 2 lutego 2009 r.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się do: 1. systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu oraz niezwłocznego informowania IZ RPO WD o zaistniałych nieprawidłowościach lub problemach w realizacji projektu albo o zamiarze zaprzestania realizacji projektu; 2. pomiaru wartości wskaźników produktu i rezultatu osiągniętych dzięki realizacji projektu, zgodnie ze wskaźnikami zamieszczonymi we wniosku o dofinansowanie oraz w załączniku do umowy; 3. złożenia do IZ RPO WD, niezwłocznie po zakończeniu finansowym realizacji projektu, pisemnej deklaracji odnośnie stworzonych nowych miejsc pracy; 3
4. przygotowywania i przekazywania do IZ RPO WD prawidłowo wypełnionych części sprawozdawczych z realizacji projektu w ramach wniosków o płatność, zgodnie z obowiązującymi wzorami, terminami, przepisami oraz wytycznymi krajowymi i IZ RPO WD w tym zakresie; 5. udostępniania i przekazywania do IZ RPO WD wszelkich dokumentów, danych, informacji i wyjaśnień dotyczących realizacji projektu, w tym także na potrzeby ewaluacji programu, których IZ RPO WD zażąda w trakcie realizacji projektu. 4
OBOWIĄZEK SPRAWOZDAWCZY W okresie programowania 2007-2013 wyeliminowano obowiązek składania przez beneficjentów odrębnych sprawozdań z realizacji projektów. Funkcję sprawozdawczą pełni część wniosku o płatność. 5
Beneficjent na podstawie podpisanej umowy, dotyczącej dofinansowania projektu, jest zobligowany do składania wniosków o płatność nie rzadziej niż co trzy miesiące: od daty podpisania umowy (dla pierwszego wniosku o płatność); od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność (dla kolejnych wniosków o płatność). 6
Brak poniesionych wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu (wypełnioną częścią sprawozdawczą). 7
14. POSTĘP RZECZOWO-FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU 8
Zadania/etapy *** załoŝone w umowie /Zobowiązaniu/decyzji o dofinansowanie projektu Stan realizacji Wydatki przypisane zadaniom/etapom*** zgodnie z aktualną treścią umowy/zobowiązania/decyzji o dofinansowanie projektu Wydatki od początku realizacji projektu % realizacji ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne 1 2 3 4 5 6 7=(6/4)*100 Numer i nazwa zadania/etapu *** 0,00 Numer i nazwa zadania/etapu *** 0,00 Promocja OGÓŁEM (w PLN) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 W tym wydatki poniesione na zakup gruntów 0,00 Wydatki poniesione na mieszkalnictwo 0,00 Wydatki związane z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo W tym cross-financing 0,00 0,00 9
Kolumna 1 - należy podać numer i nazwę kategorii wydatku wykazanej w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu, stanowiącym załącznik do umowy/zobowiązania/decyzji o dofinansowanie projektu. Beneficjent zobowiązany jest do wykazania w każdym wniosku o płatność wszystkich kategorii wydatków bez względu na stopień ich realizacji. Kolumna 2 należy zamieścić krótki, hasłowy opis prezentujący stan realizacji poszczególnych kategorii wydatków projektu, np.: faza wstępna, realizacja, faza zaawansowana, zadanie zakończone itp. Kolumna 3 i 4 - należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualną umową/zobowiązaniem/decyzją o dofinansowanie projektu powinny być poniesione w ramach poszczególnych kategorii wydatków. 10
Kolumna 5 i 6 - należy przedstawić odpowiednio wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu (powinny być wypełnione także wówczas, gdy pozycje 8-13 wniosku są niewypełnione). Kolumna 7 - należy przedstawić procentową relację wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. Jeżeli kategoria wydatku opiewa w całości na wydatki niekwalifikowalne, należy wpisać nie dotyczy. W odpowiednich wierszach należy wskazać wydatki poniesione na zakup gruntów oraz mieszkalnictwo, o których mowa w załączniku III do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. W przypadku, gdy projekt nie obejmuje wydatków poniesionych na zakup gruntów, wydatków poniesionych na mieszkalnictwo i/lub wydatków związanych z mechanizmem cross-financing w odpowiednich wierszach kolumn 3 7 należy wpisać 0,00 (zero). 11
15. PLANOWANY PRZEBIEG RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOśENIA KOLEJNEGO WNIOSKU 12
Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy, jakie beneficjent planuje podjąć w ramach poszczególnych kategorii wydatków (wykazanych w kolumnie 1 poz. 14) do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. W przypadku, gdy beneficjent nie planuje przeprowadzenia czynności w ramach wszystkich kategorii wydatków przypisanych do projektu, należy zawrzeć opis dotyczący tych kategorii wydatków, w ramach których zamierza podjąć zadania/etapy/działania. Jeżeli beneficjent nie planuje podjęcia żadnych czynności do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność, należy zawrzeć taką informację wraz z podaniem przyczyny. 13
16. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU 14
Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika Wartość wskaźnika osiągnięta od złoŝenia poprzedniego wniosku o płatność przez beneficjenta Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu Stopień realizacji wskaźnika (%) 1 2 3 4 5 6 7=(6/4)*100 Wskaźniki produktu 0,00 0,00 15
Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniania dla każdego wniosku o płatność. Kolumna 1 - należy wykazać wszystkie wskaźniki produktu przypisane do projektu (ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu oraz w umowie/zobowiązaniu/decyzji o dofinansowanie projektu), w ramach którego składany jest wniosek o płatność. 16
Kolumna 2- należy wpisać jednostkę miary, w której mierzy się dany wskaźnik. Kolumna 3 - wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu. Wartość ta jest równazeru( 0,00 ). 17
Kolumna 4 - wartość, jaką beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku realizacji (wdrożenia) projektu. Wartość ta musi być zgodna z wartością docelową określoną we wniosku o dofinansowanie projektu oraz w umowie/zobowiązaniu/decyzji o dofinansowanie projektu. 18
Kolumna 5 i 6 - określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym oraz od początku realizacji projektu. Kolumna 7 wartość obliczana jest na podstawie formuły zawartej w kolumnie 7 tabeli 16a. 19
Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika Wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu Stopień realizacji wskaźnika (%) 1 2 3 4 5 6=((5-3)/(4-3))*100 Wskaźniki rezultatu 0,00 0,00 0,00 0,00 20
Tabela dotycząca wskaźników rezultatu powinna być wypełniania przede wszystkim dla wniosku o płatność końcową (w tym wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową). 21
Kolumna 1 - należy wykazać wszystkie wskaźniki rezultatu przypisane do projektu (ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu oraz w umowie/zobowiązaniu/decyzji o dofinansowanie projektu), w ramach którego składany jest wniosek o płatność. Uwaga! Beneficjent jest zobligowany wykazać wskaźnik rezultatu dotyczący utworzonych miejsc pracy, nawet jeżeli jego zakładana wartość docelowa wynosi 0,00 (obowiązkowy monitoring). Kolumna 2 - należy wpisać jednostkę miary, w której mierzy się dany wskaźnik. 22
Kolumna 3- wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu. Wartość ta jest równazeru( 0,00 ). Kolumna 4- wartość, jaką beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku realizacji (wdrożenia) projektu. Wartość ta musi być zgodna z wartością docelową określoną we wniosku o dofinansowanie projektu oraz w załączniku do umowy/zobowiązania/decyzji o dofinansowanie projektu. 23
Kolumna 5 - określa rzeczywiście osiągnięte efekty w wyniku zrealizowanego projektu. Beneficjent we wniosku o płatność końcową (w tym wniosku o płatność składanym przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową) w kolumnie 5 wpisuje wartość, jaka została osiągnięta w momencie zakończenia realizacji projektu bądź będzie w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie - w zależności od specyfiki wskaźnika (jednak okres ten nie może być dłuższy niż 1 rok, z wyjątkiem horyzontalnych wskaźników kluczowych, służących do pomiaru liczby nowoutworzonych miejsc pracy, lub inny przedział czasowy określony przez IZ RPO WD dla danego rodzaju wskaźnika). 24
Kolumna 6 - stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuły zawartej w kolumnie 6 tabeli 16b; w przypadku określenia jednostki miary wskaźnika rezultatu jako %, należy podać jednocześnie wartość zmiany wyrażoną w liczbach bezwzględnych, w celu umożliwienia oceny stopnia osiągnięcia zakładanych wskaźników (w przypadku wartości bezwzględnych wypełnia się wówczas kolumnę 6). 25
17. INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW NAPOTKANYCH W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU, ZADAŃ PLANOWANYCH, A NIEZREALIZOWANYCH W OKRESIE OBJĘTYM WNIOSKIEM, ORAZ PRZYCZYN EWENTUALNEGO NIEOSIĄGNIĘCIA ZAKŁADANEGO W PROJEKCIE POZIOMU WSKAŹNIKÓW 26
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie (należy odnieść się do pkt 15 poprzedniego wniosku o płatność), wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W przypadku braku problemów w trakcie realizacji projektu należy w tej pozycji zawrzeć taką informację (np. poprzez adnotację brak problemów, nie stwierdzono problemów itp.). 27
Dodatkowo w poz. 17 należy podać (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola), czy w okresie objętym bieżącym wnioskiem o płatność beneficjent zidentyfikował potencjalne problemy i utrudnienia, które mogą się pojawić w bliższej i dalszej perspektywie czasowej, w związku z realizacją projektu i które to mogą znacząco wpłynąć na jego realizację. W przypadku zidentyfikowania potencjalnych problemów/utrudnień, tj. zaznaczenia pola Tak, należy je wymienić oraz krótko opisać środki zaradcze, jakie beneficjent zamierza powziąć w celu ich eliminacji. 28
W przypadku wniosku o płatność końcową (w tym wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez państwową jednostką budżetową) należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. 29
W przypadku, gdy beneficjent ze względu na specyfikę wskaźnika rezultatu niejestwstaniegowykazaćwewnioskuopłatnośćkońcową(w tym wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową), powinien wskazać ten fakt w powyższym komentarzu, z podaniem okresu czasu, w jakim ten wskaźnik będzie osiągnięty. 30
18. HARMONOGRAM WYDATKÓW NA KOLEJNE KWARTAŁY 31
Okres (rok, kwartał) rok kwartał I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał Planowane wydatki kwalifikowalne Należy przedstawić informację (w PLN) o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Dane powinny być spójne z aktualnym harmonogramem płatności, który został złożony w IZ RPO WD. 32
UWAGA dane przedstawione w poz. 18 powinny umożliwić sporządzenie prognoz dla całego Programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje przedstawione przez beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. Np. w sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego roku, przez beneficjenta powinny zostać wypełnione wiersze od II kwartał danego roku do I kwartał kolejnego roku włącznie. Pozostałe pola powinny zostać niewypełnione. 33
W przypadku wniosku o płatność końcową (w tym wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową)- pozycji nie wypełnia się. 34
19. INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z ZASADAMI POLITYK WSPÓLNOTOWYCH 35
Czy w okresie objętym wnioskiem o płatność, projekt był realizowany zgodnie z zasadami polityk horyzontalnych Wspólnoty: Równych szans Tak Nie Projekt ma neutralny wpływ Społeczeństwa informacyjnego Tak Nie Projekt ma neutralny wpływ Ochrony środowiska i zrównowaŝonego rozwoju Tak Nie Projekt ma neutralny wpływ Ochrony konkurencji i zamówień publicznych Tak Nie Projekt ma neutralny wpływ 36
Poprzez zaznaczenie pola Tak, Nie lub Projekt ma neutralny wpływ należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk horyzontalnych Wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie/zobowiązaniu/decyzji o dofinansowanie projektu. Pole Projekt ma neutralny wpływ należy zaznaczyć wyłącznie w przypadku, gdy projekt nie wpływa pozytywnie lub negatywnie na daną politykę horyzontalną Wspólnoty. W przypadku niewystąpienia uchybień/nieprawidłowości w omawianym zakresie, wskazane odpowiedzi powinny być identyczne z informacjami, które beneficjent podał we wniosku o dofinansowanie projektu. 37
UWAGA: Jeżeli w okresie objętym wnioskiem o płatność nie była przestrzegana którakolwiek z horyzontalnych polityk Wspólnoty (tj. wskazano co najmniej raz odpowiedź Nie ), oznacza to, że cały projekt nie jest realizowany zgodnie z zasadami polityk horyzontalnych Wspólnoty. W takim przypadku należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. Jeżeli działania naprawcze nie były możliwe do podjęcia, należy wyjaśnić przyczynę ich zaniechania. Opis powinien uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych, jeżeli projekt podlegał kontroli/audytowi. 38
W przypadku stwierdzenia braków formalnych bądź merytorycznych w przekazanej do IZ RPO WD części sprawozdawczej z realizacji Projektu w ramach wniosku o płatność, beneficjent zobowiązuje się do ponownego złożenia wniosku o płatność wraz z prawidłowo wypełnioną częścią sprawozdawczą z realizacji Projektu oraz załącznikami(np. kopiami faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej), w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WD. 39
Dziękuję za uwagę Wydział Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Dział Monitorowania Priorytetów RPO Jarosław Odachowski Telefon: (071)776 93 94 e-mail: jaroslaw.odachowski@umwd.pl Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Wybrzeże Słowackiego 12-14 50-411 Wrocław www.rpo.dolnyslask.pl Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 oraz z budżetu Samorządu Województwa Dolnośląskiego 40
41