ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA NAPRAWĘ CZĘŚCI DO AUTOBUSÓW Na stronie internetowej Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o. (zwanych dalej MZA) publikowana jest baza danych w formie pliku programu Excel. Pliki zawierają przynajmniej następujące informacje Indeks - numer indeksu materiałowego wg Miejskich Zakładów Autobusowych Sp.z o.o. Katalog - numer katalogowy producenta autobusu lub towaru. Nazwa - nazwa towaru. JM - jednostka miary. Oferowana cena Zużycie w ostatnim kwartale (w bazach do składania ofert) Zużycie w ostatnim roku (w bazach do składania ofert) Wymagany okres gwarancji w miesiącach Wielkość partii do naprawy Czas naprawy jednej partii Nazwa pełna Opis Katalog zamienny Uwagi W niektórych pozycjach asortymentowych pola nazwa pełna, opis i katalog zamienny mogą być puste. Oferty na naprawy części autobusowych należy składać w oparciu o powyższą bazę zgodnie z zasadami podanymi poniżej. * na pozycje oznaczone gwiazdką wymagana jest autoryzacja lub inny dokument (np. umowa serwisowa) bądź certyfikat PIMOTU zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dn. 31.12.2002 w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2003r, Nr. 32, poz.262). W przypadku składania oferty na takie pozycje Wykonawca załączy jeden z w/w wymaganych dokumentów. Brak w/w dokumentów spowoduje nie przyjęcie oferty do bazy. Jeżeli w czasie obowiązywania bazy asortymentowo cenowej dokumenty utracą ważność Wykonawca zobowiązany jest do przysłania nowych, aktualnych dokumentów. ** w dodatkowej tabeli (na dole) wyszczególnione są pozycje, dla których wycena naprawy wykonywana jest w oparciu o kosztorys po demontażu i weryfikacji części. Jeżeli państwa firma wykonuje wymienione w tabeli naprawy prosimy o wpisanie w kolumnie "Oferowana cena " słowa "TAK". 1
Wymagane okresy gwarancji podane są w odpowiedniej kolumnie bazy i liczone są od daty zamontowania naprawionej części w pojeździe. Okres gwarancji nie może być jednak krótszy niż wymagany w tabeli do składania ofert powiększony o 6 miesięcy od daty dostawy. Za naprawiane części i zespoły Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność, a w szczególności za ich prawidłowe funkcjonowanie oraz prawidłowe funkcjonowanie zespołów, w których będą one zamontowane w sposób zgodny z przeznaczeniem i warunkami technicznymi. 1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie koszty powstałe w okresie gwarancji w przypadku zamontowania a następnie zdemontowania wadliwie wykonanej naprawy części w autobusie. 2. Zamawiający zgłasza roszczenia gwarancyjne Wykonawcy na piśmie. 3. Zobowiązania gwarancyjne będą realizowane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 4 dni od daty zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji. 4. Jeżeli wystąpi rozbieżność stanowisk Stron, co do rozmiaru wady lub stanu technicznego części objętej reklamacją, bądź co do prawidłowości usunięcia wady, Wykonawca na swój koszt jest zobowiązany zlecić wykonanie ekspertyzy niezależnej jednostce badawczej. 5. Reklamowana część powinna być przekazana do ekspertyzy niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia określenia przez Strony na piśmie rozbieżności stanowisk w sprawie reklamacji. 6. Nie przekazanie przez Wykonawcę reklamowanej części do ekspertyzy bądź jej niewykonanie Zamawiający uzna za uwzględnienie reklamacji przez Wykonawcę. 7. Wynik ekspertyzy Wykonawca przekazuje Zamawiającemu na piśmie. 8. Jeżeli w wyniku ekspertyzy reklamacja zostanie uznana za nieuzasadnioną, Zamawiający zwróci Wykonawcy koszty ekspertyzy w wysokości udokumentowanej fakturą jednostki badawczej. 9. Uznane reklamacje rekompensowane będą ponownym wykonaniem usługi lub zwrotem kosztów poniesionych przez Zamawiającego. Warunki dostawy: dostawa transportem Wykonawcy lub zleconym przez wykonawcę na jego koszt, do magazynów jednostek organizacyjnych Zamawiającego zlokalizowanych na terenie Warszawy w terminie realizacji 7 dni kalendarzowych w godz. 7 00-13 00. W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Wykonawcy, dopuszcza się możliwość przesunięcia terminu dostawy. Wniosek musi być złożony przed upływem terminu dostawy określonego w zamówieniu. 2
Do każdorazowej dostawy Wykonawca dołączy kopię zamówienia, którego dotyczy dostawa. Warunki płatności: zapłata przelewem w terminie 21 dni od dnia dostarczenia faktury, na konto podane w fakturze, pod warunkiem, że dostarczony towar jest zgodny z zamówieniem. Jako dzień dokonania zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia konta Zamawiającego. Kary umowne: Informujemy, że za nieterminowe dostawy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 1% wartości niezrealizowanej części dostawy netto za nie dostarczone w terminie naprawione zespoły, za każdy rozpoczęty kalendarzowy dzień zwłoki. W przypadku nie dostarczenia w terminie zamówionego towaru Zamawiający może zrezygnować z realizacji tego zamówienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, oraz wykluczyć ofertę Wykonawcy w przedmiotowej pozycji z bazy asortymentowo-cenowej na okres 12 miesięcy. ZASADY PRZYGOTOWYWANIA I PRZEKAZYWANIA OFERT Oferty należy składać w wersji elektronicznej w postaci plików Excel. Oferty można składać od chwili opublikowania nowej bazy danych do terminu wskazanego w poniższej tabeli. Każdy Wykonawca może złożyć nie więcej niż jedną ofertę. Zmiany w ofertach mogą być złożone jedynie przed upływem terminu składania ofert przez anulowanie poprzedniej oferty i złożenie nowej kompletnej oferty. W takiej sytuacji poprzednia oferta [wszystkie pozycje] zostanie anulowana zaś nowa zostanie wpisana. Nie ma możliwości przedłużenia okresu obowiązywania raz złożonej oferty na kolejny okres. Za każdym razem musi być złożona nowa oferta. Wersja elektroniczna musi być przygotowana w oparciu o szablon zamieszczony w internecie. Do szablonu nie wolno wprowadzać żadnych zmian czy uzupełnień. Plik stanowiący ofertę musi zawierać wszystkie pozycje asortymentowe także te na które nie została złożona oferta [nie została wpisana cena]. Wprowadzenie zmian spowoduje uznanie oferty za nieważną. Ceny należy podawać w kolumnie cena w kwotach netto za jednostkę miary wpisując je w odpowiednie rubryki. Jeśli jednostka miary nie jest podana przyjmuje się jednostkę miary obowiązującą w obrocie detalicznym. Ponadto oferta musi zawierać: Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej o wpisaniu przedsiębiorcy do tej ewidencji potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem oraz dokumenty określające uprawnienia przedstawicieli Wykonawcy do reprezentacji, jeśli nie wynikają one z wyżej wymienionych odpisów i zaświadczeń. Dokumenty te muszą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu złożenia oferty, 3
W przypadku, gdy Wykonawca spełnia warunki uprawniające Zamawiającego do dokonywania obniżenia miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Wykonawca załączy do oferty odpowiednie dokumenty. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień niezbędnych do wykonania określonych prac lub czynności oraz oświadczenie o zaakceptowaniu zasad składania ofert i realizacji zamówień opisanych na niniejszej stronie. Na stronie internetowej MZA znajduje się link do pliku Word zawierającego treść takiego oświadczenia. Oferowane produkty dostarczane do Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o. muszą posiadać trwałe oznakowanie producenta oraz muszą posiadać informację dotyczącą daty dostawy. W przypadku, gdy trwałe oznakowanie jest niemożliwe dopuszcza się możliwość znakowania (metkowania) znakiem dostawcy oraz datą dostawy. W ofercie lub załączniku do oferty musi się znaleźć powiadomienie o sposobie w/w oznakowania. Przy braku dokładnej informacji o oznakowaniu zawierającym opis miejsca, sposobu oraz symboli oznakowania oferta nie będzie rozpatrywana. Brak oznakowania dostarczanych materiałów lub części spowoduje odmowę przyjęcia ewentualnej dostawy. Przedmioty wyposażenia i części związane z bezpieczeństwem użytkowania pojazdu i ochroną środowiska zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2003 r. Nr 32, poz. 262 z późniejszymi zmianami) muszą posiadać świadectwa uprawniające do oznaczenia produktu jednym ze znaków, którymi oznacza się wskazane powyżej przedmioty zgodnie z 10 ust. 1 w/w rozporządzenia oraz innymi aktualnie obowiązującymi przepisami. Produkty objęte ww. wymaganiami muszą posiadać stosowne oznakowania. Produkty, które nie spełnią tego wymagania, nie będą przyjęte przez Zamawiającego. W szczególnych przypadkach Zamawiający może zażądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających posiadane homologacje i dopuszczenia (zgodnie z 10 ust. 1 rozporządzenia). Jeżeli w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania zamówienia Wykonawca nie poinformuje o niemożliwości jego realizacji lub zmieni cenę, będzie wykluczony w danej pozycji na okres 12 miesięcy. W przypadku nie dostarczenia w terminie naprawionego towaru Odbiorca może zrezygnować z realizacji tego zamówienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, oraz wykluczyć ofertę Wykonawcy w przedmiotowej pozycji na okres 12 miesięcy. Jeśli ilość pozycji asortymentowych w których wykonawca został wykluczony przekroczy 5% ilości wszystkich złożonych przez Wykonawcę ofert, wówczas Wykonawca zostanie wykluczony ze współpracy na okres 12 miesięcy. 4
Asortymentowo-cenowe bazy danych utworzone w oparciu o złożone oferty Wykonawców obowiązują przez okresy podane w tabeli na stronie Internetowej jako podstawa do tworzenia zamówień. W tych okresach bazy ofert są niezmienne. Ilości zamawianych towarów będą ustalone w oparciu o bieżące potrzeby zgłaszane przez komórki organizacyjne Spółki. UWAGA: Ilości podane w bazach w rubrykach zużycie w ostatnim kwartale i zużycie w ostatnim roku mają tylko charakter informacyjny. Zakupy pozycji nie wymienionych w bazach asortymentowo-cenowych będą realizowane indywidualnie dla każdej pozycji asortymentowej w oparciu o odrębne postępowania. Ofertę należy złożyć: - pocztą elektroniczną na adres LOGISTYKA@MZA.WAW.PL lub - na nośniku elektronicznym - w siedzibie Wydziału Logistyki Miejskich Zakładów Autobusowych Sp. z o.o., Oferta w wersji elektronicznej musi być złożona nie później niż do końca dnia, w którym upływa termin składania ofert. Dopuszcza się złożenie oferty w wersji papierowej jako potwierdzenie oferty w wersji elektronicznej. Złożenie tylko oferty w wersji papierowej zostanie potraktowane jako brak oferty. Jako datę złożenia oferty przyjmuje się datę skutecznego dostarczenia oferty do zamawiającego. 5