Wojewoda Dolnośląski Aleksander Marek Skorupa Wrocław, dnia 16 września 2013 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Wojewoda Dolnośląski Aleksander Marek Skorupa Wrocław, dnia 16 września 2013 r. NK-KE.431.9.2013.KS Pan Ignacy Miecznikowski Wójt Gminy Cieszków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 9 i 15 lipca 2013 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 8 lipca 2013 r. nr 7-10 (sygn. NK- KE.0030.7.2013.KS, NK-KE.0030.8.2013.KS, NK-KE.0030.9.2013.KS oraz NK- KE.0030.10.2013.KS) zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Krzysztof Sośniak inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Tomasz Woch inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), przeprowadził w Urzędzie Gminy Cieszków (zwanym dalej Urzędem), z siedzibą w Cieszkowie, ul. Grunwaldzka 41, 56-330 Cieszków kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej 1

z.i.i.n.), - organizacji wyborów ławników do sądów rejonowych okręgowych na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 427), - wydawaniu, odmowie wydania, cofnięciu lub zmianie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie wskazanym w ustawie z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2012 r., poz. 391 z późn. zm., zwanej dalej ustawą u.c.p.g.), tj. opróżniania zbiorników bezodpływowych i transporcie nieczystości ciekłych, ochrony przed bezdomnymi zwierzętami oraz prowadzenia schronisk dla zwierząt, a także spalarni lub grzebowisk zwłok zwierzęcych i ich części, - wydawaniu, odmowie wydania, cofnięciu lub zmianie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie wskazanym przez ustawę z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r., Nr 123, poz. 858 z późn. zm., zwanej dalej ustawą z.z.w.z.o.ś.), tj. zbiorowego zaopatrzenia w wodę oraz zbiorowego odprowadzania ścieków. Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 28 czerwca 2013 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2013 r. nr NK-KE.430.1.2013.MW. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. odmowy wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 5. odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów prowadzonych na podstawie art. 44h lub art. 44i ust. 5u.e.l.d.o., 6. terminowości prowadzenia spraw w zakresie odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów prowadzonych na podstawie art. 44h lub art. 44i ust. 5u.e.l.d.o. 7. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 2

3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych w zakresie dowodów osobistych, 5. terminowości wydawania decyzji w sprawie unieważnienia dowodu osobistego na podstawie art. 43 ust. 4 u.e.l.d.o. lub odmowy wydania dowodu osobistego z żądanymi danymi na podstawie art. 37 ust. 1 i 2 u.e.l.d.o., III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych o transkrypcję/odtworzenie/ sprostowanie/uzupełnienie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą 2. sporządzania aktów stanu cywilnego na podstawie decyzji administracyjnych oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe, 3. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych zmierzających do wydania lub odmowy wydania decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska, V. ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych przy organizowaniu wyborów ławników do sądów rejonowych i okręgowych, tj. sposobu postępowania z dokumentami złożonymi radzie gminy przy zgłaszaniu kandydatów na ławników oraz sprawdzenia zgodności wzoru karty zgłoszenia z aktem wykonawczym do ustawy, VI. ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w zakresie wydawania, odmowy wydania, zmiany lub cofnięcia zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wskazanym w ww. ustawie. Okres objęty kontrolą: - dla punktu od I-IV: od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia kontroli, - dla punktu nr V: od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli, - dla punktu kontroli nr VI: od 1 stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Ignacy Miecznikowski Wójt Gminy Cieszków, który piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W toku kontroli osobami udzielającymi wyjaśnień byli: - Pani Emilia Płóciennik zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Cieszkowie, inspektor ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych i spraw wojskowych w punktach I-IV; - Pani Mariola Krawiec inspektor ds. obsługi Rady Gminy w punkcie V, - Pan Zugmunt Hutta inspektor ds. wodociągów, gospodarki komunalnej i ochrony środowiska w punkcie VI. [Dowód: akta kontroli str. 298-299, 440-454, 534-535, 554, 565, 577-580, 608-609] Realizację przez Wójta Gminy Cieszków zadań zakresu administracji rządowej należy ocenić: 3

I. negatywnie w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z uchybieniami w zakresie dowodów osobistych III. negatywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z uchybieniami w zakresie organizacji wyborów ławników do sądów powszechnych VI. negatywnie w zakresie utrzymania czystości i porządku w gminach. I. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych: Kontroli poddano 15 spraw dotyczących zaświadczeń wydanych w kontrolowanym okresie (10 z 2013 r. oraz 5 z 2012 r.) z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Stwierdzono, że zaświadczenia zostały wydane na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej. Sprawa o nr SO.5345.6.22.2013 dotyczy udostępniania danych z ewidencji ludności pomimo, iż w treści odpowiedzi organu na wniosek wskazano, iż: Urząd Gminy w Cieszkowie zaświadcza, że. Zaświadczenia nr: SO.5345.6.23.2013 oraz SO.5345.6.21.2013 zostały wydane, choć należało wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia na podstawie art. 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 267), zwanym dalej Kpa. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Natomiast każde inne żądanie dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych innych osób, których dane nie dotyczą powinno być rozpatrywane w oparciu o przepisy art. 44h u.e.l.d.o. Zatem w sytuacji, gdy podmiot wnioskuje o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosownego pełnomocnictwa należy odmówić wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 Kpa. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, że chciał zakończyć sprawę, zamiast wzywać do uzupełnienia braków. Dodał także, iż między urzędami powinna być dobra współpraca. W tym miejscu kontroler zauważa, że w sprawie nr SO.5345.6.23.2013 oraz nr SO.5345.6.21.2013 wnioski pochodziły od osób fizycznych, zatem wyjaśniania nie zostały uwzględnione. [Dowód: akta kontroli str. 103-104, 107-108, 442] W aktach większości (10) poddanych analizie spraw nie było egzemplarza zaświadczenia wydanego wnioskodawcy, co stanowi naruszenie 60 ust. 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Z tego względu nie było możliwe zweryfikowanie, czy zaświadczenia te zostały wydane zgodnie z żądaniem podmiotu wnioskującego. Natomiast w aktach dot. zaświadczeń nr: SO.5345.6.24.2013 oraz 4

SO.5345.6.20.2013 znajdowały się egzemplarze zaświadczeń wydanych wnioskodawcom. Na tej podstawie stwierdzono, iż zakres danych zawartych w zaświadczeniach nie jest zgodny z żądaniem podmiotu wnioskującego. We wniosku dot. sprawy nr SO.5345.6.24.2013 wnioskodawczyni wniosła o wydanie zaświadczenia o swoim zameldowaniu ( pełne dane ), natomiast w zaświadczeniu wskazano ponad żądane dane o zameldowaniu: drugie imię, nazwisko rodowe, nr PESEL, imię ojca, datę i miejsce urodzenia. W zaświadczeniu dot. spawy nr SO.5345.6.20.2013 wnioskodawca wniósł o wydanie zaświadczenia o Jego zameldowaniu, natomiast w zaświadczeniu wskazano ponad żądane dane: nazwisko rodowe, nr PESEL, imię ojca, datę i miejsce urodzenia, serię i numer oraz datę ważności i organ wydający dowód osobisty. W obu ww. sprawach zaświadczenia zostały wydane osobom posiadającym uprawnienia w ich otrzymaniu (zaświadczenia zawierały dane dotyczące wnioskodawców). W toku kontroli pracownik wyjaśnił, że nie posiadał wiedzy dotyczącej obowiązku przechowywania egzemplarza zaświadczenia w aktach sprawy. Natomiast fakt wybiórczego przechowywania zaświadczeń w niektórych sprawach uzasadnił konkretną sytuacją dotyczącą konkretnych ludzi. Wyjaśnienia nie zostały uwzględnione. [Dowód: akta kontroli str.: 100-101, 109-113, 442] Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt b ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 z późn. zm.) opłacie skarbowej podlega w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej wydanie na wniosek zaświadczenia. W części II załącznika do ww. ustawy, w poz. 2 wskazano, iż stawka opłaty skarbowej za zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wynosi 17 zł. Na podstawie kontrolowanych spraw stwierdzono, iż organ sprawdza obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Wnioskodawcy dołączają do wniosku dowód uiszczenia opłaty skarbowej, bądź na wniosku znajduje się adnotacja, iż zaświadczenie w danej sprawie nie podlega opłacie. W tym miejscu na marginesie należy zauważyć, że wskazywana przez podmiot kontrolowany podstawa prawna często nie jest prawidłowa, a publikator Dziennika Ustaw nie jest aktualny, np.: - wniosek Roberta Kołodzieja z dnia 5.04.2013 r.: wnioskodawca uzasadnił potrzebę uzyskania zaświadczenia koniecznością przedłożenia dokumentu w wydziale komunikacji. Na wniosku znajduje się adnotacja o zwolnieniu wnioskodawcy z opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt f ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225 poz. 1635). Natomiast zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 1f ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 z późn. zm.) wydanie zaświadczenia nie podlega opłacie skarbowej w sprawach zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę; - wniosek nr SO.5345.6.23.2013: wnioskodawca uzasadnił potrzebę uzyskania zaświadczenia koniecznością przedłożenia dokumentu w sądzie. Na zaświadczeniu odnotowano, iż nie podlega ono opłacie skarbowej zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1g ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 225 poz. 1635). Natomiast zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1g ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 z późn. zm.) wydanie zaświadczenia nie podlega opłacie skarbowej w sprawach nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia; 5

- wniosek Agnieszki Drozd z dnia 13.12.2012 r.: wnioskodawczyni uzasadniła potrzebę uzyskania zaświadczenia w celu uzyskania rodzinnego niemieckiego. Na wniosku odnotowano, iż dokument podlega zwolnieniu od opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt b ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. Nr 225, poz. 1635). Natomiast art. 2 ust. 1 pkt 1b ustawy o opłacie skarbowej (tekst. jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 stanowi, iż wydanie zaświadczenia nie podlega opłacie skarbowej w sprawach ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, ulg określonych w przepisach szczególnych dla żołnierzy niezawodowych i osób odbywających służbę zastępczą oraz ich rodzin, a także uprawnień dla osób niepełnosprawnych i osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów. W toku kontroli pracownik wyjaśnił, że nie doczytał zmiany przepisów ustawy o opłacie skarbowej. Natomiast wskazywana błędna podstawa prawna wskazująca, że zaświadczenie w danej sprawie nie podlega opłacie skarbowej wynika w większości przypadków z chęci pomocy wnioskodawcom lub z popełnienia błędu. Wyjaśnienia nie zostały uwzględnione. [Dowód: akta kontroli str.: 94, 96, 107-108, 442] Ponadto stwierdzono, że zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wydawane wnioskodawcom nie są podpisywane przez osobę reprezentującą organ gminy lecz przez pracownika inspektora ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz spraw wojskowych. Na wydanych zaświadczeniach widnieje także pieczęć Urzędu Gminy Cieszków. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. zaświadczenie wydaje organ prowadzący zbiór meldunkowy oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W tej kwestii pracownik oświadczył, że uważał, iż może samodzielnie podpisywać zaświadczenia w celu szybkiego załatwienia sprawy. W toku kontroli ustalono, iż pracownik posiada dwa zakresy obowiązków i uprawnień oba wydane w dniu 17 marca 2004 r. i podpisane przez pracownika w dniu 31 marca 2004 r. jeden dotyczy stanowiska inspektora ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych i spraw wojskowych, pełnomocnika ds. profilaktycznego rozwiązywania problemów alkoholowych. Natomiast drugi dotyczy stanowiska nieetatowego zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Ponadto pracownik posiada także upoważnienie Wójta Gminy Cieszków z dnia 9 listopada 2010 r. Niemniej jednak żaden z ww. dokumentów nie upoważnia pracownika do wydawania przedmiotowych zaświadczeń w imieniu Wójta Gminy Cieszków (jako organu prowadzącego zbiór meldunkowy oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych dla mieszkańców Gminy Cieszków), zatem wyjaśnienia nie zostały uwzględnione. [Dowód: akta kontroli str.: 100-101, 103-104, 107-111, 442, 447-451] W toku kontroli ustalono, iż w okresie objętym kontrolą Wójt Gminy Cieszków nie odmówił wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. [Dowód: akta kontroli str.: 25] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń 6

z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić negatywnie. W aktach 10 na 15 poddanych kontroli spraw nie było egzemplarzy zaświadczeń, toteż nie było możliwości pełnej weryfikacji, czy sprawa została prawidłowo załatwiona, 2 wnioski zostały rozpatrzone w niewłaściwym trybie, jeden wniosek dotyczył udostępnienia danych, a pozostałe 2 sprawy zostały ocenione negatywnie. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych: Zgodnie z art. 217 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Z uwagi na fakt, iż w 10 na 15 poddanych kontroli aktach spraw nie pozostawiono egzemplarza zaświadczeń kontroler nie miał możliwości weryfikacji terminowości wydawania zaświadczeń we wszystkich kontrolowanych sprawach. W 5 przypadkach stwierdzono, że zaświadczenia wydawane są w terminie zgodnym z art. 217 3 Kpa. W sprawie nr SO.5345.6.20.2013 stwierdzono, iż na zaświadczeniu widnieje data: 20 maja 2013 r., podczas, gdy z pieczęci wpływu pisma do organu wynika, że wniosek o wydanie zaświadczenia wpłynął do Urzędu w dniu 21 maja 2013 r. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż jest to skutek obowiązującego w urzędzie obiegu dokumentów: osoba składa wniosek bezpośrednio na stanowisku ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych i spraw wojskowych, gdzie bezpośrednio otrzymuje zaświadczenie. Po załatwieniu sprawy pracownik zanosi wniosek do sekretariatu, gdzie jest on rejestrowany. Jeśli sytuacja ma miejsce pod koniec godzin otwarcia urzędu, to pismo rejestrowane jest w systemie obiegu dokumentów przez sekretarkę dopiero następnego dnia. [Dowód: akta kontroli str.: 91-111, 441] Wobec powyższego terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Kontroli poddano 15 spraw dotyczących udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych w kontrolowanym okresie (tj. 5 spraw z 2012 r. oraz 10 spraw z 2013 r.) oraz sprawę nr SO.5345.6.22.2013 (przechowywaną w teczce dot. wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych). Stwierdzono, że dane jednostkowe z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych zostały udostępnione na pisemne wnioski zainteresowanych podmiotów. W 11 sprawach wnioski o udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych spełniały wszystkie wymogi formalne. Natomiast w pozostałych 5 przypadkach złożone wnioski 7

nie spełniały wszystkich wymogów formalnych nie zostały złożone na obowiązującym wzorze wniosku: - sprawa nr SO.5345.51.2012 wniosek złożony na nieobowiązującym wzorze wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, - sprawy nr SO.5345.54.2012, SO.5345.32.2013, SO.5345.24.2013 wnioski złożone na formularzu wniosku o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych, wydanym uprzednio na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych, - sprawa nr SO.5345.6.22.2013 wniosek złożony w formie pisma. Zgodnie z art. 44h ust. 3 u.e.l.d.o. dane jednostkowe ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Obowiązujący wzór wniosku o udostępnienie danych z ww. zbiorów określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. nr 214 z 2008 r. poz. 1353 z późn. zm.). W przypadku, gdy złożony wniosek o udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych nie spełnia wszystkich wymogów formalnych określonych w przepisach prawa materialnego organ gminy zobowiązany jest do wezwania wnioskodawcy do ich uzupełnienia, na podstawie art. 64 2 Kpa, z pouczeniem, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia doręczenia spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Podanie obarczone brakami formalnymi nie wywołuje skutku prawnego, a tym samym nie może powodować merytorycznego rozpatrzenia przez organ administracji publicznej. W przedmiotowej sprawie, pomimo braków formalnych podania organ gminy nie podjął czynności, o których mowa w art. 64 2 Kpa. Natomiast rozpoznał merytorycznie wniosek i udostępnił wnioskodawcy dane. W toku kontroli pracownik wyjaśnił, iż nie egzekwował od wnioskodawców obowiązku składania wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych na obowiązującym wzorze wniosku, gdyż chciał w ten sposób zmniejszyć koszty ponoszone przez gminę na wysyłaniu korespondencji. W tym miejscu należy wyjaśnić, iż wzór wniosku o udostępnienie danych z ww. zbiorów został określony przez ustawodawcę i tym samym stanowi element niezbędny wniosku, którego brak uniemożliwia wywołanie skutku prawnego merytorycznego rozpatrzenia podania. Zatem brak wniosku złożonego na odpowiednim wzorze należy bezwzględnie egzekwować poprzez wzywanie wnioskodawcy na podstawie art. 64 2 Kpa do jego uzupełnienia w terminie 7 dni z pouczeniem, że niesunięcie braku podania w ustawowym terminie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Z tego względu wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. [Dowód: akta kontroli str.: 75-76, 83-87, 119-126, 136-138, 442-443] Zgodnie z art. 44h ust. 1 pkt. 4 u.e.l.d.o. dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań państwowym i komunalnym jednostkom 8

organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach. W sprawie nr SO.5345.50.2012 wnioskodawca (Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie) jako uzasadnienie potrzeby uzyskania danych wskazał: postępowanie administracyjne dotyczące odpłatności rodzica biologicznego za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej. Należy stwierdzić, iż art. 79 ustawy o pomocy społecznej, który określał warunki odpłatności za pobyt dziecka w rodzinie zastępczej przez rodzica biologicznego został uchylony na mocy art. 218 pkt 16 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2011 r. Nr 149, poz. 887) z dniem 1 stycznia 2012 r. Organ gminy nie podjął żadnych czynności wyjaśniających w tej sprawie, np. nie wezwał wnioskodawcy do złożenia wyjaśnień (na podstawie art. 50 1 Kpa). Pomimo tego organ gminy udostępnił dane, co stanowi naruszenie art. 7 i 50 1 Kpa oraz art. 44h ust. 1 pkt 4 u.e.l.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: 88-90] W sprawie nr SO.5345.53.2012 wnioskodawca (Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej we Wrocławiu) w uzasadnieniu wniosku wskazał art. 105 ustawy o pomocy społecznej i jej nieaktualny publikator Dz. U. z 2004 r. Nr 64 poz. 594 oraz postępowanie w sprawie przyznania pomocy. Zgodnie z art. 105 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175 poz. 1362 z późn. zm. obowiązujący w dniu wpływu wniosku do Urzędu Gminy Cieszków) sądy, organy i jednostki organizacyjne są obowiązane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni, udostępnić lub udzielić na wniosek pracownika socjalnego odpowiednich informacji, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia o przyznaniu lub wysokości świadczeń z pomocy społecznej. Wnioskodawca nie wskazał jednak przepisów na podstawie których realizuje zadania publiczne i nie wykazał, iż żądane dane są mu niezbędne do ich realizacji. Pomimo niejasności organ gminy udostępnił dane, co stanowi naruszenie art. 7 i 50 1 Kpa oraz art. 44h ust. 1 pkt 4 u.e.l.d.o. [Dowód: akta kontroli str.:77-80] W aktach wszystkich spraw znajdowały się egzemplarze odpowiedzi udzielonych wnioskodawcom na ich podania o udostępnienie danych. Na tej podstawie stwierdzono, iż odpowiedzi na wniosek udzielano w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi, co jest zgodne z art. 44h ust. 3 u.e.l.d.o. W większości przypadków odpowiedź organu gminy przesyłana była w formie wydruku papierowego z systemu informatycznego ewidencji ludności (PU-Ewid firmy Technika) podpisanego przez Wójta Gminy Cieszków za pismem przewodnim, które przygotowywał i podpisywał pracownik. Stwierdzono również, że w 13 na 15 poddanych kontroli spraw dane zostały udostępniane w zakresie szerszym, aniżeli żądał wnoszący podanie. Najczęściej organ gminy udostępniał ponad żądane dane: daty, np. zameldowania, wymeldowania, ważności dowodu osobistego, choć wnioskodawcy nie wnosili o ich wskazywanie. Pracownik udzielając wyjaśnień wskazał, iż chciał w ten sposób kompleksowo załatwić sprawę i udostępnić pełne dane. Było to także spowodowane, zdaniem pracownika, Jego zmęczeniem, bądź popełnieniem błędu. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż takie działanie jest sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa. Dane udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 44h ust. 3 u.e.l.d.o.). Dane udostępnia się, jeżeli są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań wnioskodawcy (art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o.), bądź 9

jeżeli podmiot wnioskujący wykaże interes prawny w ich uzyskaniu (art.44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o.). Jeżeli zatem wnioskodawca nie żąda określonych danych, to nieprawidłowym jest samowolne rozszerzanie przez organ udostępniający żądania wnioskodawcy. Organ administracji publicznej nie jest uprawniony, aby kreować i zmieniać zakres żądania wnioskodawcy, gdyż jest to prawo strony. Z tych względów wyjaśniani pracownika nie zasługują na uwzględnienie. [Dowód: akta kontroli str.: 75-90, 114-147, 443] Zgodnie z art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o. dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. W sprawach nr: SO.5345.52.2012, SO.5345.54.2012, SO.5345.38.2013 stwierdzono, iż odpowiedź na wniosek o udostępnienie danych została udzielona bezpośrednio przez pracownika inspektora ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych i spraw wojskowych, a nie przez osobę reprezentującą organ gminy. W toku kontroli ustalono, iż pracownik nie posiada upoważnienia Wójta Gminy Cieszków do udostępniania danych z przedmiotowych zbiorów. Powyższe stanowi naruszenie art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o. Pracownik złożył w tej kwestii wyjaśnienia iż nie traktował tego jak udostępnienie danych, lecz jedynie jako pismo przewodnie. [Dowód: akta kontroli str.: 75-76, 81-82, 146-147, 442-443] Przepis art. 44 h ust. 9 u.e.l.d.o. stanowi, iż udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych następuje: 1) dla podmiotów, o których mowa w ust. 1 - nieodpłatnie; 2) dla podmiotów, o których mowa w ust. 2 - odpłatnie, po dołączeniu dowodu opłaty do wniosku o udostępnienie danych. Zgodnie z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. nr 207 z 2008 r., poz. 1298) opłata za udostępnienie jednostkowych danych wynosi 31 zł. W toku analizy dokumentów kontroli stwierdzono, iż 15 pośród wszystkich poddanych kontroli spraw dotyczących udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych pochodziło od podmiotów, o których mowa w art. 44h ust. 1 u.e.l.d.o., zatem organ gminy prawidłowo nie pobierał opłaty za udostępnienie danych. Natomiast jeden wniosek (sprawa nr SO.5345.24.2013) pochodził od osoby fizycznej, zatem wnioskodawca zobowiązany był do dokonania opłaty za udostępnienie jednostkowych danych oraz dołączenia do wniosku dowodu opłaty. W analizowanej sprawie wnioskodawca dołączył dowód uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł tytułem wydania zaświadczenia. W tym miejscu należy zauważyć, iż dokonanie czynności urzędowej nie podlega opłacie skarbowej, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów czynność ta podlega innym opłatom o charakterze publicznoprawnym lub jest od tej opłaty zwolniona (art. 3 ustawy o opłacie skarbowej). Organ gminy nie podjął żadnych czynności wyjaśniających w tej kwestii nie poinformował wnioskodawcy o obowiązujących przepisach, do czego zobowiązany był na mocy art. 7, 8 oraz 9 Kpa oraz nie wezwał wnioskodawcy do uzupełnienia braku formalnego podania, tj. obowiązku dołączenia do wniosku dowodu opłaty za udostępnienie danych, co stanowi naruszenie art. 64 10

2 Kpa. Pomimo braków formalnych podania organ gminy rozpatrzył merytorycznie podanie i udostępnił dane. Ponadto w przedmiotowej sprawie organ gminy nie podjął się wyjaśnienia kwestii uzasadnienia żądania. W swoim podaniu wnioskodawca podał, iż dane są potrzebne do postępowania spadkowego (wyjaśniającego) po Józefie i Jadwidze Hołobyn byłych właścicielach zabudowanej działki nr 13/1 położonej we wsi Góry, gmina Cieszków, po których dziedziczy. Do wniosku załączone zostały kopie dokumentów: postanowienia Sądu Rejonowego w Trzebnicy oraz Sądu Rejonowego w Oleśnicy, na mocy których wnioskodawca nabył spadek. Wnioskodawca nie dołączył jednak żadnych dokumentów świadczących, iż w okresie złożenia w Urzędzie Gminy Cieszków wniosku o udostępnienie danych toczy się jakiekolwiek postępowanie spadkowe (wyjaśniające), na które powoływał się w uzasadnieniu wniosku. Zgodnie z art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o. dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów są udostępniane osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą w tym interes prawny. Pojęcie interesu prawnego nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa. W doktrynie ugruntował się pogląd, iż pojęcie to oznacza interes oparty na prawie lub chroniony przez prawo. Szczególną cechą interesu prawnego jest jego realność. Interes ten musi rzeczywiście istnieć w dacie stosowania danych norm prawa administracyjnego, nie może to być interes tylko przewidywany w przyszłości ani hipotetyczny (vide: wyrok NSA w Warszawie z dnia 19 marca 2002 roku, sygn. akt IV SA 1132/00, wyrok WSA w Krakowie z dnia 14 stycznia 2008 r., sygn. akt III SA/Kr 945/07). W przedmiotowej sprawie nie zostały spełnione przesłanki świadczące o wykazaniu interesu prawnego, tym samym organ nieprawidłowo udostępnił dane, co stanowi naruszenie art. 44 h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: 119-126] W toku kontroli ustalono, iż w okresie objętym kontrolą Wójt Gminy Cieszków nie odmówił na podstawie art. 44h lub art. 44i ust. 5u.e.l.d.o udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. [Dowód: akta kontroli str.: 25] Mając na uwadze przedstawione powyżej ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. Celem kontroli w ww. zakresie była ocena przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz prawidłowość prowadzenia postępowań administracyjnych pod względem zgodności z ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm. ) w przedmiocie: 11

- wymeldowania z miejsca pobytu stałego i/lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące, prowadzonych na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, - zameldowania na pobyt stały lub pobyt czasowy, prowadzonych na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, - anulowania czynności materialno-technicznej zameldowania, prowadzonych na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Emilię Płóciennik - inspektora do spraw ewidencji ludności, dowodów osobistych i spraw wojskowych. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegały wszystkie postępowania administracyjne prowadzone w okresie objętym kontrolą (nr decyzji), tj.: - SO.5343.6.1.2011, SO.5343.1.1.2012, SO.5343.1.2.2012, SO.5343.1.3.2012, SO.5343.1.1.2013. W wymienionych powyżej sprawach wydano 5 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. [Dowód: akta kontroli str.: 301-303] Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: W sprawie nr SO.5343.6.1.2011 wniosek wpłynął do organu w dniu 26.10.2011 r., Na podstawie art. 61 1 k.p.a. organ wszczął postępowanie administracyjne i zawiadomieniem z dnia 27.10.2011 r. poinformował o tym strony. Oba zawiadomienia kierowane do stron zostały odebrane przez Jolantę Anisiewicz. Także pismo z dnia 22.11.2011 r. skierowane do Dominika Sworowskiego wzywające do złożenia wyjaśnień w sprawie zostało odebrane przez Jego matkę - Jolantę Anisiewicz. Mając na uwadze zapis art. 43 k.p.a., iż w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi należałoby przyjąć, że w przedmiotowej sprawie miało miejsce doręczenie zastępcze. Jednakże z akt przedmiotowej sprawy nie wynika, że Dominik Sworowski od chwili wszczęcia miał wiedzę o toczącym się postępowaniu. Wiesław Anisiewicz (ojczym i wnioskodawca) zeznając do protokołu w dniu 08.11.2011 r. oświadczył, że Jego pasierb nie zamieszkuje w lokalu od około 4 lat. Natomiast wezwana do złożenia wyjaśnień Jolanta Anisiewicz pomimo odebrania korespondencji nie zgłosiła się i nie złożyła wyjaśnień w sprawie. Zatem w przedmiotowej sytuacji organ powinien poddać w wątpliwość, czy korespondencja dotarła do adresata i podjąć czynności wyjaśniające tę kwestię. W przypadku ustalenia przez organ, że Dominik Sworowski nie otrzymał skierowanej do niego korespondencji, należałoby w myśl art. 34 Kpa wystąpić do sądu o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. Wprawdzie z art. 43 Kpa nie wynika, że domownik ma złożyć oświadczenie, że zobowiązuje się do oddania przesyłki adresatowi, jednakże przepisy regulujące doręczenia zastępcze - jako wyjątki od zasady - powinny być rozumiane wąsko. Domownikiem w rozumieniu art. 43 Kpa jest osoba, która pozostaje z adresatem pisma we wspólnym gospodarstwie domowym, czyli taka, dla której mieszkanie adresata jest ich aktualnym centrum życiowej działalności, ośrodkiem osobistych i majątkowych interesów. (post. NSA w Warszawie z dnia 07.12.2011r. sygn. akt. II GSK 2247/11). Z akt sprawy wynika, że Dominik Sworowski nie zamieszkiwał wspólnie z ojczymem i matką, ponieważ 12

po ślubie wyprowadził się do żony. Również korespondencja wysłana na adres zamieszkiwania żony Dominika Sworowskiego powróciła do organu z adnotacją adresat wyprowadził się. Dlatego mając na uwadze art. 10 1 Kpa organ był obowiązany zapewnić stronie czynny udział w każdym stadium postępowania, tj. od chwili jego wszczęcia. W trakcie postępowania, na podstawie art. 50 Kpa organ wzywał świadków do złożenia wyjaśnień w sprawie. Jednakże nie informował stron o przeprowadzeniu takiego dowodu. Zatem naruszony został art. 79 Kpa stanowiący, że strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem. Strona ma prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu, może zadawać pytania świadkom, biegłym i stronom oraz składać wyjaśnienia. Zgodnie z prezentowanym stanowiskiem judykatury naruszenie art. 79 Kpa polegające na odebraniu stronie możliwości zweryfikowania dowodu, podważa uznanie tego dowodu przez organ za wiarygodny i powoduje ocenę postępowania dowodowego organu jako arbitralnego. Ponadto naruszenia art. 79 1 Kpa nie konwaliduje ewentualne, późniejsze zapoznanie strony z treścią protokołu przesłuchania świadków, bez zapewnienia stronie udziału w tej czynności procesowej. Taki dowód należy powtórzyć (wyrok II SA/Bk 628/11 z dnia 24.11.2011 r., wyrok NSA w Warszawie II OSK 981/10 z dnia 07.06.2011 r.). Zawiadomieniem z dnia 28.11.2011r., na podstawie art. 36 Kpa organ poinformował strony postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie. Podano przyczyny i wyznaczono nowy termin załatwienia sprawy do dnia 29.02.2012 r. Postępowanie zakończyło się w dniu 28.03.2012 r. wydaniem decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Zatem wskazany stronom termin zakończenia postępowania nie został dochowany. Tym samym organ naruszył art. 36 Kpa. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji były prawidłowe. [Dowód: akta kontroli str.: 238-297] W sprawie nr SO.5343.1.1.2012 w dniu 03.01.2012 r. do organu wpłynął niekompletny wniosek. Pismem z dnia 05.01.2012 r. na podstawie art. 64 2 Kpa strona została wezwana do uzupełnienia braków formalnych wniosku, tj. o dołączenie tytułu prawnego do lokalu. W aktach sprawy brak było zwrotnego potwierdzenia odbioru wezwania przez stronę. Z tego względu nie było możliwe obiektywne stwierdzenie, iż strona uzupełniła wniosek w terminie określonym w wezwaniu. W trakcie prowadzonego postępowania administracyjnego organ podejmował czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. Jednakże jak w sprawie opisanej wyżej organ naruszył art. 79 Kpa, tj. nie zagwarantował stronom czynnego udziału w postępowaniu w zakresie dowodów określonych przez ww. przepis, czym naruszył zasadę określoną w art. 10 Kpa. Pismem z dnia 06.02.2012 r. organ na podstawie art. 36 Kpa poinformował strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, podał przyczyny zwłoki i wyznaczył nowy termin do jej załatwienia na dzień 31.03.2012 r. Postępowanie zakończyło się w dniu 30.03.2012 r. wydaniem decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji były prawidłowe. W sprawie nr SO.5343.1.2.2012 wniosek wpłynął do organu w dniu 23.10.2012 r. Pismem z dnia 24.10.2012 r., podstawie art. 64 2 Kpa organ wezwał stronę do uzupełnienia braków formalnych wniosku, tj. dołączenia aktu notarialnego potwierdzającego tytuł prawny 13

do lokalu oraz uiszczenia opłaty skarbowej. Braki formalne zostały uzupełnione w dniu 30.10.2012 r. Z dołączonych do wniosku dokumentów wynika, że nieruchomość z której miało nastąpić wymeldowanie posiada dwóch współwłaścicieli. O wszczęcie postępowania wnioskował tylko jeden z nich. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania organ wystosował do wnioskodawcy i osoby, która miała być wymeldowana z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadana wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość posiada dwóch współwłaścicieli, organ nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Cechami interesu prawnego, o którym mowa w art. 28 Kpa jest to, że jest on indywidualny, konkretny, aktualny, sprawdzalny obiektywnie, jego istnienie znajduje potwierdzenie w okolicznościach faktycznych, będących przesłankami zastosowania przepisu prawa materialnego. Postępowanie administracyjne dotyczy interesu prawnego konkretnej osoby wówczas, gdy w tym postępowaniu wydaje się decyzję, która rozstrzyga o prawach i obowiązkach tej osoby lub rozstrzygnięcie o prawach i obowiązkach innego podmiotu wpływa na prawa i obowiązki tej osoby (por. wyrok IV SA/Wa 1868/12 z dnia 28.12.2012 r.). Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art. 61 4 Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego ma umożliwić stronom realizację uprawnień procesowych określonych przepisami Kpa poprzez podejmowanie przez nie czynności procesowych mających wpływ na ustalenie stanu faktycznego i prawnego sprawy administracyjnej. Z tego też względu nie jest istotna forma tego powiadomienia, lecz sam fakt, czy strony zostały zawiadomione o wszczęciu postępowania administracyjnego Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkuje jego wznowieniem na podstawie art. 145 1 pkt 4 Kpa strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu. Wymienione postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu 28.12.2012 r. decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji były prawidłowe. [Dowód: akta kontroli str.: 199-237] W wyniku kontroli ustalono, iż w przypadku postępowań nr: SO.5343.1.3.2012 oraz SO.5343.7.1.2013 również nie ustalono właściwie wszystkich stron postępowania. [Dowód: akta kontroli str.: 148-198, 301] W sprawie nr SO.5343.1.3.2012, gdzie koniecznym było zapewnienie stronie czynnego udziału w postępowaniu, organ prawidłowo wystąpił do sądu o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej, zgodnie z art. 34 Kpa. [Dowód: akta kontroli str.: 190] Na podkreślenie zasługuje fakt, że postępowania są wszczynane bez zbędnej zwłoki, w myśl art. 61 3 Kpa stanowiącego, że datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. 14

Odnosząc się do kwestii terminowości załatwiania spraw należy wskazać, iż nie wszystkie skontrolowane sprawy były załatwione w terminie określonym w art. 35 Kpa. Jednakże na aprobatę zasługuje fakt, iż organ administracji w każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w ww. przepisem powiadamiał strony o przyczynach zwłoki, wskazując nowy termin zakończenia postępowania (choć nie zawsze termin ten był dochowany). W 2 sprawach (nr SO.5343.1.1.2012 oraz SO.5343.6.1.2011), w których organ prawidłowo ustalił wszystkie strony postępowania poszanowana została zasada wynikająca z art. 10 Kpa, tj. strony postępowania zawiadamiane były o zakończeniu postępowania i możliwości zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji w sprawie. Ponadto stwierdzono, iż wszystkie poddane sprawdzeniu decyzje zawierały wszystkie niezbędne elementy określone w art. 107 Kpa. Na marginesie należy jednak zauważyć, iż wskazywana podstawa prawa procesowego - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego nie zawierała numeru i pozycji publikatora. [Dowód: akta kontroli str.: 192-194,233-235, 292-294, 301] W toku kontroli przyjęto ustne wyjaśnienia od pracownika prowadzącego postępowania meldunkowe w kwestii dotyczącej ustalania stron postępowania. Na pytanie kontrolera dlaczego niewłaściwie ustalono strony we wskazanych postępowaniach, osoba udzielająca wyjaśnień podała, że przyczyna naruszenia przepisów wynikała z błędnej interpretacji tych przepisów. [Dowód: akta kontroli str.: 298-299] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie przez Wójta Gminy Cieszków decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono negatywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy Cieszków zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono negatywnie. II. DOWODY OSOBISTE Wydawanie dowodów osobistych Kontroli poddano 30 kopert dowodowych. Na tej podstawie stwierdzono, iż: 1. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z 5 ust. 1 r.d.o., a w przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia w kopertach dowodowych znajdują się uzasadnione wnioski rodziców (zgodnie z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o.): wyjątek AWL 151688 dowód wydany dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia; pierwszego dnia kontroli (9.07.2013 r.) w aktach sprawy znajdował się uzasadniony wniosek podpisany jedynie przez matkę dziecka, natomiast drugiego dnia kontroli (15.07.2013 r.), po ponownym sprawdzeniu koperty dowodowej okazało się, że na uzasadnionym 15

wniosku znajduje się również podpis ojca małoletniej. Udzielone przez pracownika wyjaśnienia wskazują, iż dowód osobisty został wydany dla wnuka Pani sprzątającej pracownicy Urzędu Gminy Cieszków. Pomiędzy 9.07.2013, a 15.07.2013 r. ojciec dziecka zgłosił się do UG Cieszków i złożył brakujący podpis; [Dowód: akta kontroli str.: 320-324, 437, 444] 2. Wnioski o wydanie dowodu osobistego są podpisywane przez wnioskodawców, zgodnie z 6 ust. 1 i 2 r.d.o., wyjątki: AVU 324776, AVU 024775 dowody wydane dla osób małoletnich, które ukończyły 13. rok życia; na wnioskach w ramce podpisu widnieją podpisy posiadaczy dokumentów, natomiast obok ramek podpisu brak podpisów rodziców (opiekunów prawnych), które znajdują się na dodatkowych kartkach uzasadnionych wnioskach rodziców (opiekunów prawnych). Zgodnie z 6 ust. 2 r.d.o. wniosek o wydanie dowodu osobistego osobie małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, niemającej obowiązku posiadania dowodu osobistego, podpisuje składający wniosek rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd oraz małoletni. Małoletni składa swój podpis w miejscu przeznaczonym na podpis, a rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd podpisuje wniosek obok tego miejsca. W opisanych przypadkach naruszony został ww. przepis. Jednak z uwagi na fakt, iż rodzic (opiekun prawny) dziecka był obecny przy składaniu wniosku (złożył na osobnej kartce uzasadnienie do wniosku) powyższe naruszenie należy uznać za uchybienie, które nie ma wpływu na załatwienie sprawy. [Dowód: akta kontroli str.: 345-348] 3. W przypadku przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia przyjmowany jest uzasadniony wniosek rodzica na osobnej kartce. Zgodnie z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. osoba będąca obywatelem polskim ma prawo otrzymać dowód osobisty od ukończenia 13. roku życia. W takiej sytuacji wniosek o wydanie dowodu osobistego składa jeden z rodziców lub opiekun ustanowiony przez sąd w obecności małoletniego, przy czym małoletni składa swój podpis w ramce podpisu, a rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd podpisuje wniosek obok tego miejsca ( 5 ust. 1 pkt. 2 oraz ust. 2 r.d.o. w związku z 6 ust. 2 r.d.o.). Nie ma zatem obowiązku składania dodatkowego, uzasadnionego wniosku (w przeciwieństwie do sytuacji, gdy dowód ma zostać wydany dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia), jak to miało miejsce w przypadkach: AWD 847044, AVU 324776, AVU 024775, AVE 377828, AUZ 037067. W wskazanych powyżej sprawach został naruszony 6 ust. 2 r.d.o. Jednak mając na uwadze, iż rodzice (opiekun prawny) małoletnich był obecny przy składaniu wniosku (złożył na osobnej kartce uzasadnienie do wniosku) powyższe naruszenie należy uznać za uchybienie, które nie ma wpływu na załatwienie sprawy. [Dowód: akta kontroli str.: 331-352, 437] 4. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego wnioskodawcy dołączają dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 r.d.o., a w przypadku, gdy akt stanu cywilnego wnioskodawcy znajduje się już w dokumentacji dowodowej, bądź został on sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dokumentu tożsamości podmiot wnioskujący nie dołącza tych dokumentów ponownie lub w ogóle (w zależności od sytuacji), zgodnie z 7 ust. 5 i 6 r.d.o.; 16

wyjątek: AWL 550089 dowód wydany z powodu utraty poprzedniego dokumentu, w kopercie dowodowej stwierdzono brak odpisu skróconego aktu małżeństwa, zamiast tego znajdowała się jego kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Cieszkowie wraz z adnotacja, że oryginał znajduje się w teczce nr 2723. W toku kontroli pracownik oświadczył, że oryginał odpisu aktu małżeństwa znajduje się w kopercie dowodowej żony wnioskodawcy, podczas składania wniosku wnioskodawca zobowiązał się do dostarczenia brakującego dokumentu, jednak tego nie uczynił. Wobec powyższego pracownik dołączył do akt ww. kserokopię. Pracownik zobowiązał się do podjęcia działań mających na celu uzupełnienie brakującego dokumentu w kopercie dowodowej. W opisanej sytuacji został naruszony 7 ust. 1 pkt 4 r.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: 413-418, 444] 5. Na wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych, a w przypadku, gdy wnioskodawcy nie mają obowiązku dołączania do wniosku odpisu skróconego aktu stanu cywilnego znajdują się również potwierdzenia zgodności danych zawartych we wnioskach z danymi zawartymi w aktach stanu cywilnego, dokonane przez zastępcę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Cieszkowie, zgodnie z 8 w związku z 7 ust. 5, 6 i 7 r.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: 437-439] 6. W przypadku wymiany dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości przyjmowane jest zawiadomienie o utracie, które przechowywane jest w kopercie dowodowej, zgodnie z 26 ust. 3 r.d.o. w związku z art. 42 ust. 1 u.e.l.d.o. oraz 24 ust. 4 r.d.o. Podczas pierwszego dnia kontroli stwierdzono w 4 przypadkach (AWL 550090, AWL 550089, AWB 209202 oraz AWR 800131), iż dowody osobiste zostały wydane z powodu utraty, jednak w kopertach dowodowych nie było zawiadomień o utracie. Pracownik wyjaśnił, że ww. zawiadomienia przechowuje w osobnym segregatorze i zobowiązał się do ich przeniesienia do właściwych kopert dowodowych. Podczas drugiego dnia kontroli dokonano ponownej weryfikacji zawartości ww. kopert dowodowych i stwierdzono, że znajdują się w nich zgłoszenia utraty dowodów osobistych. [Dowód: akta kontroli str.: 403-407, 408-412, 413-418, 419-424, 445, 439] 7. W kopertach dowodowych znajdują się części B formularza, o którym mowa w 9 r.d.o., na których wnioskodawcy kwitują odbiór dowodu osobistego poprzez wpisanie daty oraz złożenie podpisu (zgodnie z 17 ust. 1 i 2 r.d.o.). Stwierdzono jednak, iż części B formularzy, o których mowa w 9 r.d.o. nie są wydawane wnioskodawcom (nie były one oderwane od części A formularza). Pracownik wyjaśnił, iż wnioskodawcy często nie chcą odcinka B w obawie, że go zagubią. Pouczono pracownika, iż część B formularza stanowi dla wnioskodawcy potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego i zgodnie z dyspozycją 11 ust. 2 r.d.o. część B formularza otrzymuje wnioskodawca, a przy odbiorze spersonalizowanego dowodu osobistego osoba odbierająca dokument tożsamości zwraca wystawcy dowodu osobistego część B formularza (zgodnie z 16 ust. 1 r.d.o.). [Dowód: akta kontroli str.: 437-439] 17