Zarządzenie nr 25 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2019 r. w sprawie realizacji projektu w ramach Programu Welcome to Poland pt. UŚ accessible Ułatwienie nawigacji na Uniwersytecie Śląskim dla cudzoziemców, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy Welcome to Poland. Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr PPI/WTP/2018/1/00045/U/001 zawartą w dniu 4 grudnia 2018 r. pomiędzy Narodową Agencją Wymiany Akademickiej, a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm., oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm. i zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 Strona 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji projektu nr PPI/WLC/2018/1/00045 w ramach Programu Welcome to Poland pt. UŚ accessible Ułatwienie nawigacji na Uniwersytecie Śląskim dla cudzoziemców, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. www.us.edu.pl 32 359 2183
Strona2 3. Nadrzędnym dokumentem jest umowa nr PPI/WTP/2018/1/00045/U/001 z dnia 4 grudnia 2018 r. wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Narodową Agencją Wymiany Akademickiej, a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach zwana w dalszej części zarządzenia umową. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) powszechnie obowiązującymi przepisami prawa; 2) umową o dofinansowanie Projektu; 3) wnioskiem o dofinansowanie złożonym w procedurze naboru do Programu w systemie teleinformatycznym Agencji, zwany dalej Wnioskiem ; 4) regulaminem Programu Welcome to Poland, obowiązującym na dzień zawarcia umowy, zwany dalej Regulaminem konkursu ; 5) zarządzeniem nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 6) zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn.zm.; 7) pismem okólnym nr 1 Prorektora ds. Badań Naukowych Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie zobowiązań kierowników projektów oraz kierowników jednostek realizujących projekty współfinansowane ze środków krajowych i międzynarodowych na lata 2014 2020; 8) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach z późn. zm.; 9) zarządzeniem nr 24 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.;
Strona3 10) przepisami zarządzenia nr 7 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 stycznia 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 11) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 5 listopada 2018 r. do dnia 31 października 2020 r. Zespół Nadzorujący realizację projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Kształcenia i Studentów; 4 3) Prorektor ds. Współpracy Międzynarodowej i Krajowej; 4) Kanclerz; 5) Kwestor. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Zarządzającego Projektem, o którym mowa w 5 i 6, w zakresie realizacji projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu oraz założenia wniosku o dofinansowanie, Koordynator/ka Projektu. 6
Strona4 Do zadań Koordynatora/ki Projektu należy w szczególności: a) zarządzanie realizacją projektu i podejmowanie wiążących decyzji związanych z projektem; b) obsługa administracyjna projektu w ścisłej współpracy z administracją ogólnouczelnianą, c) monitorowanie zgodności realizacji projektu z aktualnie obowiązującymi przepisami; d) planowanie, nadzorowanie, monitoring, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i rezultatami/produktami; e) podejmowanie działań zarządczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub zagrożeń, zwłaszcza w aspekcie nieosiągalności rezultatów/produktów lub niezgodności z harmonogramem; f) nadzór nad zgodnością realizacji projektu z aktualnie obowiązującymi przepisami; g) kontrola budżetu projektu; h) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach projektu; i) przygotowanie pisemnych wniosków o zmiany w Umowie, po konsultacji z Działem Projektów; j) opracowywanie dokumentacji merytorycznej, związanej z realizacją projektu (m.in. regulaminów i formularzy); k) nadzór oraz organizacja rekrutacji, m.in. zachowaniem i przestrzeganiem zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym zasady dostępności dla osób z niepełnosprawnościami; l) odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych uczestników projektu; m) nadzór oraz organizacja działań promocyjnych projektu, działaniami z zakresu monitoringu i ewaluacji zgodnie z 13, 14 Umowy oraz pkt. 7, 10 Regulaminu; n) wnioskowanie o wynagrodzenie dla osób, które wykonują działania zaplanowane we wniosku o dofinansowanie (dodatki do wynagrodzeń, umowy cywilno-prawne); o) wykonywanie zestawień dla potrzeb projektu oraz prowadzenie sprawozdawczości finansowej; p) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji usług w ramach projektu; q) zatwierdzanie dokumentacji projektowej, w tym dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach projektu; r) nadzór oraz opracowanie raportu częściowego oraz raportu końcowego z przebiegu realizacji Projektu zgodnie z 7 Umowy oraz pkt. 6 Regulaminu;
Strona5 s) nadzór nad monitoringiem rezultatów/produktów wymaganych do osiągnięcia w ramach projektu; t) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów oraz Prorektora ds. współpracy międzynarodowej i krajowej o problemach/zagrożeniach w realizacji projektu; u) prowadzenie, gromadzenie, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektu, zgodnie z umową, Regulaminem konkursu i obowiązującymi wewnętrznymi uregulowaniami Uniwersytetu Śląskiego; v) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej; w) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów opiekunowi projektu z Działu Projektów, Kierownikowi Działu Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi. x) przekazywanie do NAWY oryginałów dokumentów uczestników Projektu: tj. Oświadczenie uczestnika projektu oraz Minimalny zakres danych osobowych uczestnika projektu. 7 W celu prawidłowej realizacji projektu, Koordynator/ka Projektu ściśle współpracuje z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektu jest, który jest zobowiązany do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w projekcie oraz inne regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań projektu, przygotowuje Koordynator/ka Projektu w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze na wniosek Koordynatora/ki Projektu zatwierdza Rektor w drodze zarządzenia. V. Zasady wynagradzania w projekcie
Strona6 10 1. Zaangażowanie i wynagrodzenie osób w projekcie, zgodnie z pkt. 5.3. Regulaminu Konkursu dot. wdrażania wymiany stypendialnej w Uniwersytecie Śląskim i jest kosztem kwalifikowalnym podlegającym sprawozdaniu wg rzeczywiście poniesionych wydatków. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób następuje zgodnie z: 1) przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668, z późn. zm.); 2) przepisami ustawy z dnia 3 lipca 2018 roku Przepisy wprowadzające ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1669, z późn. zm.); 3) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz. 917, z późn. zm.), 4) zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; 5) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1025, z późn. zm.); 6) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1986, z późn. zm.), 7) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm. 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku oraz limitu 30% kosztów Projektu określonego w Regulaminie i musi być zgodna z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi przepisami. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację projektu: 1) przyznanie dodatku specjalnego; 2) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac następuje na wniosek Koordynatora/ki Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11
Strona7 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, o których mowa w 2 pkt 9 i 10. 2. Zapotrzebowania na dostawy i usługi muszą być przygotowywane zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego. 3. Weryfikacja zapotrzebowania na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach projektu z budżetem projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu. 4. Dopuszcza się realizację własną usług i płatności gotówkowych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi UŚ, o których mowa w 2 pkt 9 i 10. 5. Nie dopuszcza się pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z projektem 12 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie przez okres 10 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu, zgodnie z pkt. 5.8 Regulaminu konkursu, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową, Regulaminie konkursu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, działania informacyjne i promocyjne oraz dokumenty i materiały dla uczestników projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych segregatorach i teczkach, oznaczonych znakiem Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny, barwami RP (w przypadku wersji w kolorze) oraz logotypem NAWA. X. Przetwarzanie danych osobowych 14 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu, o której mowa w 1 ust. 3. 2. Koordynator/ka Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi na uczelni, w szczególności z Polityką Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 153 Rektora UŚ z dnia 15 października 2018 r.
Strona8 XI. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w projekcie. 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 5 listopada 2018 r. REKTOR Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk