Strona1 Zarządzenie nr 130 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 września 2012 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Śląska Współpraca: Innowacje Dla Efektywnego Rozwoju - ŚWIDER w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, ze zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL.08.02.01-24-025/11-00 zawartą w dniu 11.07.2012 r. pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu pt.: Śląska Współpraca: Innowacje Dla Efektywnego Rozwoju - ŚWIDER, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest na mocy umowy o dofinansowanie projektu nr UDA- POKL.08.02.01-24-025/11-00 zawartej w dniu 11.07.2012 r. pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
Strona2 współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 1 września 2012 r. do dnia 31 sierpnia 2014 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach; 6) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu.
Strona3 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Projektu; 2) Asystent administracyjny; 3) Specjalista ds. promocji, rekrutacji i ewaluacji Projektu. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: 6 a) zarządzanie realizacją Projektu i podejmowanie wiążących decyzji związanych z Projektem, b) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie działań zaradczych w przypadku stwierdzenia przez osobę monitorującą nieprawidłowości lub zagrożeń w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), d) prawidłowa organizacja i kontrola jakości oraz terminowości realizowanych zadań, w tym organizacja i kontrola nad usługami zewnętrznymi, e) wnioskowanie o: zatrudnienie personelu w celu realizacji zadań Projektu, przyznanie dodatku uczelnianego, f) nadzór nad przygotowywaniem umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców / zleceniobiorców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych, g) ewidencjonowanie prowadzonej przez osoby zaangażowane do Projektu ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, h) akceptacja zapotrzebowań na usługi realizowane w ramach Projektu, i) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji usług w ramach Projektu, j) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, k) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, l) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, w tym dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.),
Strona4 m) nadzór nad przygotowaniem i realizacją promocji Projektu, n) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu, o) opieka merytoryczna nad sprawozdawczością części merytorycznej Projektu, p) opracowywanie/zatwierdzanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu (w tym: regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji Projektu), q) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu, r) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, s) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi; 2) Asystent administracyjny - do jego obowiązków należy obsługa administracyjna Projektu, w tym: a) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, b) organizacja poszczególnych zadań w Projekcie, w tym organizacja i kontrola nad usługami zewnętrznymi, c) czuwanie nad realizacją wypłat stypendiów, d) organizacja staży w ramach Projektu, e) przygotowywanie umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, f) przygotowywanie wniosków o dodatki uczelniane, g) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, h) przygotowywanie wniosków o płatność, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, i) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, j) sporządzanie Formularza PEFS, k) nadzór nad przygotowaniem, gromadzeniem i bieżącą weryfikacją dokumentacji dotyczącej pomocy publicznej/ pomocy de minimis, l) prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji Projektu, w tym ewidencji uczestników Projektu, m) opracowywanie korespondencji Koordynatora Projektu i prowadzenie jej ewidencji, n) monitoring i kontrola Projektu oraz niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Koordynatora Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu;
Strona5 3) Specjalista ds. promocji, rekrutacji i ewaluacji Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) przygotowanie działań promocyjnych Projektu, b) organizacja procesu rekrutacji uczestników Projektu, c) ciągły monitoring i ewaluacja Projektu, d) nadzór nad organizacją serwisu www Projektu, e) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Koordynatora Projektu. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach, którego władze zobowiązane są do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulaminy naboru i rekrutacji uczestników Projektu oraz inne regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu opracowuje Koordynator Projektu, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze na wniosek Koordynatora Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, ze zm); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, ze zm.).
Strona6 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 243, poz. 1447), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami Uniwersytetu; 4) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 5) przyznanie dodatku uczelnianego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Koordynator Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. VI. Zasady realizacji usług 11 1. Usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 60 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 czerwca 2012 r., ze zm. 2. Każde zapotrzebowanie na usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora Projektu.
Strona7 3. Weryfikacja zapotrzebowań na usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 7%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim, ze zm., każdorazowo po akceptacji wniosku o płatność przez Instytucję Pośredniczącą. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją Projektu/obowiązki informacyjne 13 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., ze zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach. 4. Dokumenty dotyczące realizacji Projektu, w tym materiały promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne dotyczące zadań realizowanych w ramach Projektu, winny być odpowiednio oznaczone, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Strona8 IX. Zakaz zbycia aktywów 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. X. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Koordynatorowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. XI. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, ze zm. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 września 2012 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś