2014-07-21 11:42:44 Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy - Jak współpracować z nowymi klientami, żeby nie zbankrutować! Cz. 2 AUTOR: Artykuł Redakcyjny W poprzedniej części przedstawionych zostało pięć zasad, które mają pomóc w weryfikacji potencjalnych klientów pod kątem ich wypłacalności i rzetelności w płatnościach. Następna część poradnika to kolejnych siedem zasad, którymi powinien kierować się przedsiębiorca zanim podejmie współpracę z nowymi klientami. Zasada numer 6: Czytaj i sporządzaj umowy Jeżeli jesteś dostawcą, a odbiorca żąda podpisania umowy o dostawie lub o roboty, przeczytaj te umowy starannie i bez pośpiechu. Poproś odbiorcę o udostępnienie egzemplarza umowy. Zwróć baczną uwagę na warunki ogólne, zastrzeżenia i wyłączenia. W razie wątpliwości pytaj i jeżeli wyjaśnienia interpretują umowę, żądaj tych wyjaśnień na piśmie (np. w formie notatki podpisanej przez kontrahenta). Uwzględnij wymogi dotyczące dokumentacji i natychmiast po zawarciu umowy tak dostosuj swoje systemy sprzedaży (procedury w firmie i oprogramowanie), aby wymogi formalne były wypełniane automatycznie. Jeżeli umowy odbiorcy nie zawierają postanowień, które wydają Ci się ważne i które stosujesz we własnych umowach, żądaj ich wprowadzenia. Monitoruj bardzo uważnie pierwsze dostawy i upewniaj się, że wypełniają wymagania ustanowione w umowie. Jeżeli odbiorca nie stosuje własnych umów (w przypadku mniejszych odbiorców tak bywa najczęściej), podpisz z nim umowę według Twojego wzoru. Zasada numer 7: Potwierdzaj dostawę i jej jakość Nie ma znaczenia, czy świadczysz usługi, czy sprzedajesz towary. Zawsze niezwłocznie lub wkrótce po dostawie powinieneś dysponować kompletem dokumentów, które umożliwią Ci skuteczne dochodzenie roszczenia. Do podstawowych dokumentów należą:
a) faktura dokumentująca sprzedaż i określająca termin płatności fakt jej otrzymania powinien zostać poświadczony datą i podpisem osoby upoważnionej do tego w odrębnych umowach; przepisy rozporządzenia w sprawie podatku od towarów i usług nie wymagają podpisu na fakturze osoby upoważnionej do jej odbioru jednak rutynowo powinieneś takiego podpisu żądać, b) protokół odebrania towaru (odbioru wykonanej usługi lub dzieła), specyfikujący ilość i wartość oraz stwierdzający brak wad, oznaczony datą i podpisem osoby upoważnionej do odbioru. Możesz stosować również inne dokumenty, które mogą pomóc w późniejszym dochodzeniu roszczeń, np. rutynowe potwierdzenie wartości salda rozliczeń, które zmienia się po każdej dostawie. Zwróć uwagę, że dostawcy masowi (telefonia, gazownie, woda) na każdej fakturze uwidaczniają saldo rozliczeń bieżących. Ma to dwojakie znaczenie pomocne jest dla celów dowodowych i wywiera presję na odbiorcę, któremu przy każdej dostawie uzmysławia się fakt pozostawania w zwłoce. Zasada numer 8: Określ maksymalny limit zadłużenia dla każdego odbiorcy Schemat działania oszustów, którzy wyłudzają towary (lub usługi co się często zdarza np. na rynku usług budowlanych), jest następujący: przeprowadzają kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt transakcji o niewielkich wartościach, płacąc zawsze w terminie lub z niewielkim opóźnieniem. Po wzbudzeniu zaufania u dostawcy zamawiają jednorazowo dużo większą dostawę lub ich serię i znikają bezpowrotnie. To działanie umyślne. Ale spotkasz się zapewne również z działaniem nieumyślnym, które dla Ciebie oznacza ten sam skutek. Twój kontrahent, z którym handlujesz już kilka lat, wpada w kłopoty. Na początku są one nieznaczne, opóźnienia są niewielkie, potem rosną. Rosną też kwoty zadłużenia. Mimo to masz ochotę pozwolić na wzrost zadłużenia, zakładając, że odbiorca Cię nie oszuka znasz go przecież już tyle czasu i zawsze regulował zobowiązania, nawet jeśli oznaczało to dla niego spore wyrzeczenia. Ten sposób rozumowania jest błędny. Przychodzi bowiem moment, w którym odbiorca po prostu nie jest w stanie uregulować zobowiązań. Stał się bowiem bankrutem. Oznacza to kłopoty nie tylko dla niego, ale również dla jego dostawców, i historia dotychczasowej współpracy nie ma tu znaczenia. Jego pozostałym majątkiem zaczynają rządzić twarde zasady, określone w przepisach prawa. Jeżeli zastosujesz procedurę automatyczną określenie limitu maksymalnego zadłużenia dla konkretnego odbiorcy, unikniesz większych kłopotów wynikających zarówno z działania oszustów, jak i pecha Twoich odbiorców. Kontrolowanie stanu zadłużenia jest technicznie dość proste na rynku dostępne są niedrogie programy do obsługi sprzedaży, obsługujące funkcję monitorowania wielkości zadłużenia. Kiedy limit zadłużenia zostanie osiągnięty, taki program nie pozwoli wystawić faktury. W ten sposób możesz zabezpieczyć się również przed skutkami lekkomyślności Twoich pracowników.
W przypadku świadczenia usług również potrzebne jest monitorowanie wielkości zadłużenia, i w razie potrzeby żądanie zaliczki na poczet następnych robót. Wartość limitu zadłużenia powinna zostać określona w umowach, które stosujesz. Powinna być od samego początku współpracy znana odbiorcy pozwala to uniknąć napięć i kontrowersji w przyszłości. Zasada numer 9: Czujność i szybkość reakcji W Twojej firmie powinna obowiązywać zasada brak wpłaty w terminie powoduje natychmiastową reakcję. Jeżeli w Twoim banku ostatnie operację księgują o godzinie 15:00, i do tej pory nie ma środków na koncie, dzwoń jeszcze tego samego dnia. Przy pierwszym kontakcie uświadom rozmówcy, jak ważna jest dla Ciebie terminowa zapłata i jak ważna jest możliwość kontynuowania współpracy bez konieczności ograniczenia stosowania odroczonych terminów płatności. Uprzedź rozmówcę, że ponieważ zapłata jest tak ważna, jutro znowu zadzwonisz, żeby dowiedzieć się, czy przelew został zrealizowany. Jeżeli w trakcie rozmowy rozmówca zaproponuje kolejną datę zapłaty, wynegocjuj nowy, dostosowany do Twoich oczekiwań termin i poproś o przesłanie zobowiązania zapłaty na piśmie listem priorytetowym poleconym to pomoże Ci w przyszłości odzyskać zobowiązanie w procesie twardej windykacji. Zasada numer 10: Dokumentuj swoje żądania Po każdej rozmowie telefonicznej powinien pozostać ślad w postaci sporządzonej notatki. To pozwala prześledzić w razie potrzeby czynności windykacyjne, wykonywane przez pracowników (nie zawsze przedsiębiorca, nawet w małej firmie, może to robić osobiście). Może się okazać, że same rozmowy telefoniczne nie wystarczą. Należy je wtedy poprzeć wezwaniami do zapłaty. Pierwsze wezwanie może mieć treść uprzejmego przypomnienia o konieczności zapłaty, następne powinno zawierać już ostrzeżenie o możliwości dochodzenia roszczenia na drodze sądowej, trzecie to już ostateczne, przedprocesowe wezwanie do dobrowolnego spełnienia świadczenia. Wezwanie należy wysyłać listem poleconym za zwrotnym poleceniem odbioru to pomoże w przyszłości przy windykacji należności metodami twardymi. To samo dotyczy wszelkiej korespondencji zmierzającej do odzyskania należności, w tym propozycji spłat, zwrotu towaru itp. Zasada numer 11: Naliczaj odsetki za zwłokę
W przypadku kontrahentów, którzy mają zwyczaj zalegać z zapłatą, skuteczne może się okazać regularne naliczanie odsetek za zwłokę. Wiedząc, że w przypadku opóźnienia nieuchronnie pojawi się nota odsetkowa, kontrahenci chętniej będą płacić. Podpisując umowę o dostawę, staraj się określić wysokość odsetek w ten sposób, aby były one wyższe od odsetek ustawowych i kosztu kredytu bankowego. Rozsądną wielkością odsetek wydaje się oprocentowanie w wysokości 0,1% dziennie. Takie odsetki nie zostaną zakwestionowane na drodze sądowej jako ustalone w nadmiernej wysokości, a stanowią już realny koszt dla dłużnika 36,5% w stosunku rocznym. W przypadku, kiedy kwestii odsetek za zwłokę nie uregulowałeś w sposób umowny obowiązują odsetki ustawowe, w wysokości określonej w ostatnim aktualnym rozporządzeniu. Istnieje wiele programów pozwalających na automatyzację procesu wystawiania not odsetkowych, wezwań do zapłaty i na wyliczanie odsetek od konkretnej dostawy. Pomocne mogą być również kalkulatory znajdujące się na różnych witrynach internetowych. Należy jednak traktować je z ograniczonym zaufaniem i sprawdzać od czasu do czasu poprawność wyliczeń. Zasada numer 12: Korzystaj z ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych Dzięki tej ustawie przedsiębiorcy mają możliwość poinformowania innych przedsiębiorców o nierzetelności swoich kontrahentów. Oczywiście informowanie nie polega na ogłaszaniu informacji w prasie czy Internecie. Jest dość sformalizowane, jednak sama ewentualność ujawnienia informacji o nierzetelności może skłonić dłużnika do uregulowania długu. Udostępnianie informacji następuje za pośrednictwem biur informacji gospodarczej, które są organizacjami komercyjnymi. Ustawa stawia poważne wymagania przed firmami, które chcą prowadzić biura informacji gospodarczej (między innymi kapitałowe biuro może zostać utworzone wyłącznie w formie spółki akcyjnej, o kapitale zakładowym nie mniejszym niż 4 000 000 złotych). Funkcjonuje obecnie kilka dużych, konkurujących ze sobą biur informacji gospodarczej. Konkurencja, jak wiadomo, sprzyja obniżaniu cen, i biura oferują swoim klientom różnego rodzaju promocje i abonamenty. Stałe korzystanie z usług biura nie jest więc bardzo poważnym wydatkiem szczególnie biorąc pod uwagę, że informacja, umieszczana na dokumentach sprzedaży, mówiąca, iż nasza firma współpracuje z biurem informacji, może zdecydowanie poprawić dyscyplinę płatniczą naszych partnerów handlowych. Ustawa określa pewne ograniczenia i warunki, dotyczące przekazywania informacji gospodarczych do biura. Są one większe w przypadku informacji dotyczących konsumentów (osób, których zobowiązania nie powstały w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą) i to jest zrozumiałe.
Chodzi o unikanie sytuacji, w której ktoś niesłusznie znalazłby się w wykazie nierzetelnych kontrahentów. Przed rozpoczęciem przekazywania informacji należy zawrzeć z biurem umowę umowa musi być sporządzona w formie pisemnej. Ponad 60% dłużników reguluje swoje należności w obawie przed umieszczeniem w rejestrze dłużników. Kolejne części poradnika Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy": 1) Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy - Miękkie zarządzanie należnościami 2) Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy - Jak współpracować z nowymi klientami, żeby nie zbankrutować? cz. 1 4) Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy - Przedawnienia, czyli jak nie przespać ostatniej chwili dochodzenia należności 5) Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy - Audyt windykacyjny, monitoring wierzytelności - charakterystyka działań, wpływ na bezpieczeństwo transakcji 6) Monitoring wierzytelności - radykalna poprawa bezpieczeństwa firmy - przedstawienie wyników badań AUTOR: Artykuł Redakcyjny Komentarze