UMOWA (Istotne postanowienia umowy) Załącznik nr 3 do SIWZ Nr Umowa zawarta w dniu... 2018 r. w Poznaniu pomiędzy: Województwem Wielkopolskim z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, reprezentowanym przez: Marka Beera Dyrektora Departamentu Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego a.. prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą, ul..., 00-000, wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP:., REGON: /do rejestru Przedsiębiorców KRS, zwanym dalej Wykonawcą, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr DR-III.7163.49.2018 przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U.2017 poz. 1579 ze zm.) wspólnie zwanymi dalej Stronami, o następującej treści: 1 1. Zamawiający oświadcza, iż planuje udział i organizację własnego stoiska wystawienniczego na Targach Smaki Regionów odbywających się w dniach 29 września - 1 października 2018 roku w Poznaniu na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich. 2. Zamawiający oświadcza, iż w związku z planowanym udziałem w Targach Smaki Regionów zawarł umowę najmu powierzchni wystawienniczej (stoisko WIELKOPOLSKA, pawilon 3A, o powierzchni podstawowej 350,00 m²). Plan stoiska stanowi załącznik do SOPZ. 3. Zamawiający mając na uwadze udział w Targach Smaki Regionów wyłonił zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawcę w celu kompleksowej organizacji stoiska Województwa Wielkopolskiego na Targach Smaki Regionów. 2 1. Przedmiotem niniejszej umowy (dalej jako Umowa ) jest kompleksowa organizacja stoiska Województwa Wielkopolskiego na Targach Smaki Regionów, na zasadzie umowy o dzieło, obejmująca następujące etapy zamówienia: a) zaprojektowanie stoiska (etap I), b) wykonanie stoiska (etap II), c) utrzymanie i obsługa techniczna stoiska (etap III), d) demontaż stoiska (etap IV). 2. Szczegółowy opis przedmiotu Umowy określa Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy oraz oferta Wykonawcy stanowiąca Załącznik nr 2 do Umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy zgodnie ze wszystkimi opisami i warunkami ujętymi w SOPZ, załącznikami do SOPZ, swoją ofertą, jak również postanowieniami Umowy wraz z jej załącznikami. 3 1. Wykonawca w ramach etapu I, zobowiązuje się do przygotowania projektu stoiska wystawienniczego, zgodnego ze złożoną do oferty wizualizacją stoiska, które będzie zorganizowane na powierzchni określonej w Załączniku nr 3 do Umowy, uwzględniając warunki techniczne i organizacyjne stoiska określone przez organizatora targów. 2. Projekt winien uwzględniać herb województwa (Załącznik nr 4 do SOPZ), napis Wielkopolska Region, logo Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska (Załącznik nr 3 do SOPZ). Projekt powinien spełniać warunki techniczne i organizacyjne stoiska określone w SOPZ. 3. Projekt stoiska winien uwzględniać: miejsce ekspozycyjne, zaplecze kuchenno-magazynowe, meeting room, punkt informacyjny określone w Załączniku nr 1 do Umowy - SOPZ. 4. Wykonawca w terminie do 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu projekt stoiska. Projekt powinien być sporządzony w wersji papierowej i elektronicznej, obejmować co najmniej siatkę trzech rzutów (z przodu, z boku, z góry), wizualizacje stoiska z opcją włączonego i wyłączonego oświetlenia (widok z przodu) oraz wymiary poszczególnych elementów. Stoisko ma mieć charakter otwarty. Zamawiający w terminie do 2 dni roboczych od daty dostarczenia przez Wykonawcę projektu stoiska wniesie uwagi lub zaakceptuje projekt. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszelkie uwagi Zamawiającego zgłoszone do projektu stoiska, w szczególności dot. ewentualnych rozbieżności pomiędzy elementami wizualizacji stoiska, za które Wykonawca otrzymał punkty w kryterium oceny ofert. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do wybranej wersji projektu stoiska, Wykonawca w terminie do 3 dni roboczych od zgłoszenia uwag przez Zamawiającego przedłoży Zamawiającemu ostateczny projekt stoiska, uwzględniający uwagi zgłoszone przez Zamawiającego. 5. Odbiór projektu stoiska nastąpi najpóźniej w terminie do 3 dni roboczych od dnia przedłożenia Zamawiającemu ostatecznego projektu stoiska, na podstawie protokołu odbioru projektu stoiska, podpisanego przez Wykonawcę i Komisję Odbioru składającą się z przedstawicieli Zamawiającego. 6. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 5, powinien zawierać w szczególności: a) dzień i miejsce odbioru projektu stoiska, b) oświadczenie wszystkich członków Komisji Odbioru o należytym wykonaniu projektu oraz wprowadzeniu dotychczasowych zmian, c) w przypadku stwierdzenia wad zobowiązanie Wykonawcy do usunięcia wad w terminie określonym przez Komisję Odbioru, w ramach wynagrodzenia, określonego w 9 ust. 1. Stwierdzenie przez Komisję Odbioru usunięcia przez Wykonawcę wad będzie stanowić podstawę do sporządzenia protokołu odbioru bez zastrzeżeń. 4 1. W ramach wynagrodzenia określonego w 9 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do projektu stoiska. 2. Przeniesienie majątkowych praw autorskich, o którym mowa w ust. 1, następuje z chwilą podpisania przez Strony niniejszej Umowy, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy, w zakresie poniższych pól eksploatacji: a) utrwalanie, kopiowanie, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych, b) wystawianie lub publiczną prezentację (na ekranie), w tym podczas seminariów i konferencji, c) wykorzystywanie w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audiowizualnych i komputerowych, 2
d) prawo do korzystania z projektu stoiska w całości lub z części oraz jego łączenia z innymi dziełami, opracowania poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację, tłumaczenie na różne języki, zmianę barw, okładek, wielkości i treści całości lub ich części, e) publikację i rozpowszechnianie w całości lub w części za pomocą wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity, równoległe i integralne nadawanie dzieła przez inną organizację radiową bądź telewizyjną, transmisję komputerową (sieć szerokiego dostępu, Internet) łącznie z utrwalaniem w pamięci RAM oraz zezwalaniem na tworzenie i nadawanie kompilacji, f) udostępniania w zakresie opisanych wyżej pól eksploatacji odpłatnie lub nieodpłatnie. 3. W ramach wynagrodzenia określonego w 9 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo do wyrażania zgody na wykonywanie praw zależnych do projektu stoiska. 4. Z chwilą podpisania Umowy i zapłaty wynagrodzenia określonego w 9 ust. 1, Zamawiający nabywa własność wszystkich egzemplarzy i nośników, na których projekt stoiska został utrwalony. 5. Utrwalony projekt stoiska Wykonawca może pozostawić w swojej siedzibie wyłącznie dla celów dokumentacyjnych. 6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu projekt stoiska w stanie wolnym od obciążeń prawami osób trzecich i zobowiązuje się, że realizując Umowę nie naruszy praw majątkowych osób trzecich. 7. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne projektu stoiska, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2018. 1191) w związku z realizacją Umowy. 5 1. Wykonawca w ramach etapu II zobowiązuje się do wykonania zabudowy stoiska zgodnie z projektem stoiska stanowiącym przedmiot odbioru, o którym mowa w 3 ust. 6, zgodnie z wymogami określonymi w SOPZ, jak również zgodnie z zasadami określonymi przez organizatora Targów Smaki Regionów. 2. Wykonawca użyje do zabudowy stoiska materiałów wyłącznie wysokiej jakości, posiadających odpowiednie atesty obowiązujące w całej Unii Europejskiej, w tym w szczególności atest o niepalności, zgodny z zasadami określonymi przez warunki techniczne i organizacyjne stoiska określone przez organizatora Targów Smaki Regionów. 3. Stoisko wykonane w ramach etapu II będzie kompletne, wyposażone w sprawnie działającą instalację elektryczną i instalację wodno-kanalizacyjną, oświetlenie, niezbędne przyłącza, media, oraz inne artykuły w tym, w szczególności wyposażenie zaplecza magazynowo-kuchenne zgodnie z SOPZ i załącznikami do SOPZ. 4. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji wydruków, które zostaną zamieszczone na stoisku. 5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać stoisko do dnia 28 września 2018 r. do godz. 15.00 na powierzchni określonej w Załączniku nr 3 do niniejszej Umowy. 6. Odbiór zabudowanego stoiska nastąpi na podstawie protokołu odbioru wykonania stoiska, podpisanego przez przedstawiciela Zamawiającego, oraz upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania w protokole odbioru, o którym mowa w ust. 6, uwag do wykonania stoiska, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić niezwłocznie, najpóźniej na dwie godziny przed otwarciem Stoiska. 8. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do wykonania stoiska, w tym w szczególności jego niezgodności z projektem stoiska, Wykonawca w terminie do dnia 28 września 2018 r. do godz. 20 00 przedstawi do odbioru Zamawiającemu wykonane stoisko, uwzględniające uwagi zgłoszone przez Zamawiającego. 3
9. W terminie nie dłuższym niż wskazany w ust. 8 nastąpi także przekazanie stoiska Zamawiającemu do użytkowania. 6 1. Wykonawca, w ramach etapu III, zobowiązany jest do utrzymania i obsługi technicznej stoiska, przez cały okres trwania Targów Smaki Regionów, przy czym odpowiedzialność Wykonawcy w tym zakresie rozpoczyna się z momentem protokolarnego przekazania stoiska do użytkowania Zamawiającemu, a kończy wraz z demontażem stoiska. 2. Zakres prac objętych etapem III obejmuje utrzymanie i obsługę techniczną stoiska, w szczególności, zapewnienie sprawności wszystkich przyłączy i urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia stoiska. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie odpowiedniego wystroju stoiska jak również bieżącego utrzymania jego czystości i estetyki. 3. Wykonawca czynności w ramach utrzymania i obsługi technicznej stoiska będzie realizował w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem stoiska podczas Targów Smaki Regionów. 4. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie użytkowania stoiska przez Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usuwania wszelkich usterek i wad stoiska, które powstaną lub ujawnią się w trakcie użytkowania stoiska przez Zamawiającego. 6. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciw-pożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego. 7. Wykonawca zawarł we własnym imieniu i na swój koszt umowy stosownego ubezpieczenia, gwarantującego pokrycie wszelkich ewentualnych szkód jakie mogłyby się pojawić w związku z wykonaniem zabudowy stoiska, jego utrzymaniem w okresie imprezy targowej oraz demontażem stoiska, w tym obejmującej ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wszystkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, włącznie z organizatorami Targów Smaki Regionów. Wykonawca okaże Zamawiającemu kopię ubezpieczenia Stoiska, po podpisaniu umowy, najpóźniej do dnia 20 września br. 7 1. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania demontażu stoiska (etap IV), zgodnie z zapisami Załącznika nr 1 do Umowy oraz warunkami określonymi przez organizatora targów. Demontaż stoiska będzie realizowany przez Wykonawcę w terminie od dnia 2-3 października 2018 roku w godzinach 7:00 21:30. 2. Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia powierzchni wystawowej, użytej pod stoisko, w takim stanie w jakim powierzchnia ta została przekazana Wykonawcy przed zabudową stoiska. 3. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za przeprowadzenie demontażu stoiska zgodnie z regulacjami określonymi przez organizatora Targów Smaki Regionów. 8 1. Wszelkie czynności, zarówno wymienione w Umowie, jak i w niej nie wymienione, a które są konieczne przy realizacji przedmiotu Umowy, będą realizowane z materiałów Wykonawcy i podejmowane przez Wykonawcę na własny koszt (m.in. wejściówki na targi, ubezpieczenie, przyłącza mediów, przyłącze do Internetu). 2. Wykonawca zobowiązany jest do bezpośredniego skontaktowania się z organizatorem Targów Smaki Regionów, celem dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym wykonaniem zabudowy stoiska i jego funkcjonowaniem. 4
3. Zamawiający zastrzega, iż Wykonawca nie może w jakikolwiek sposób wykorzystać stoiska, bądź elementów stoiska do jakiejkolwiek innej promocji nie związanej z przedmiotem Umowy. 4. Naruszenie zakazu określonego w ust. 4 będzie uprawniało Zamawiającego do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, które to uprawnienie Zamawiający będzie mógł zrealizować w terminie 3 dni od powzięcia informacji o naruszeniu zakazu i żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości określonej w 12 ust. 2. 9 1. Za prawidłową realizację Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie łączne w wysokości. zł netto (słownie:.. złotych 00/100) + zł 23% podatku vat (słownie:.. złotych 00/100), co razem stanowi wynagrodzenie zł brutto ( słownie:.. złotych 00/100). 2. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie podpisanie przez Zamawiającego Protokołu Odbioru, o którym mowa w 5 ust. 6, bez zastrzeżeń. 3. Zapłata wynagrodzenia, określonego w ust. 1, nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy. Faktura powinna zawierać następujące dane Zamawiającego: Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu al. Niepodległości 34 61-714 Poznań NIP: 778-13-46-888 oraz winna być doręczona na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi al. Niepodległości 34 61-714 Poznań 4. W przypadku opóźnienia się przez Zamawiającego z zapłatą wynagrodzenia, w terminie, o którym mowa w ust. 3, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe. 10 Zamawiający zobowiązuje się udostępnić Wykonawcy wszelkie materiały i dokumenty oraz udzielić informacji i wyjaśnień niezbędnych do należytego wykonania Umowy przez Wykonawcę. 11 1. Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy na rzecz osób trzecich. 2. Naruszenie warunku określonego w ust. 1 uprawnia Zamawiającego do odstąpienia od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w terminie 3 dni od powzięcia przez Zamawiającego informacji o naruszeniu wskazanego warunku. 12 5
1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy, pod którym należy także rozumieć: niewykonanie stoiska w czasie oznaczonym umową (za wyjątkiem przypadków, gdy opóźnienie powstało z przyczyn niezależnych od Zamawiającego), użycie niewłaściwych materiałów do wykonania stoiska, niewłaściwe utrzymanie i obsługę techniczną stoiska, przeprowadzenie demontażu stoiska w terminie wykraczającym poza termin wskazany w umowie oraz (lub) niezgodnie z zasadami określonymi przez organizatora Targów Smaki Regionów Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 60% wynagrodzenia brutto określonego w 9 ust. 1. Zamawiający zastrzega przy tym, iż wskazane w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu przypadki uzasadniające naliczenie kary umownej są przykładowymi i nie wyczerpują wszystkich okoliczności, w jakich Zamawiający jest uprawniony do naliczenia kary umownej w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest także do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 60% wynagrodzenia brutto określonego w 9 ust. 1, w przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w tym w szczególności z uwagi na istotne wady dzieła (stoiska), wadliwe lub sprzeczne z Umową wykonanie dzieła (stoiska) oraz opóźnienie w rozpoczęciu lub wykończeniu dzieła w stopniu uniemożliwiającym prawidłowe zrealizowanie Umowy, w tym wskazanych w Umowie. 3. Wykonawca jest zobowiązany zapłacić karę umowną w terminie 7 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku uchybienia przez Wykonawcę temu terminowi Zamawiający ma prawo potrącić kwotę wynikającą z noty obciążeniowej, z wynagrodzenia Wykonawcy określonego w 9 ust. 1, na co Wykonawca wyraża zgodę. 4. Zamawiający ma prawo dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych na jego rzecz kar umownych. 13 1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w przypadkach, gdy: a) nastąpi zmiana obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na sposób realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, b)wystąpiła konieczność wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów, c) uległa zmianie ustawowa stawka podatku VAT. 2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez Strony Umowy, pod rygorem nieważności. 3. Zmiana postanowień Umowy może nastąpić na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy za zgodą drugiej strony na podstawie art. 144 Ustawy Pzp. 14 1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy. 3. Zamawiającemu przysługuje również prawo odstąpienia od Umowy w sytuacjach i terminach w niej opisanych. 6
15 1. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upoważnia się: a) ze strony Zamawiającego: - Justyna Kubiatowicz, tel. 61 626 65 20, e-mail: justyna.kubiatowicz@umww.pl; - Mateusz Sieradzki, tel. 61 626 65 36, mateusz.sieradzki@umww.pl b) ze strony Wykonawcy:.., tel.., e-mail: 2. Zmiana osób, o których mowa w ust.1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. Umowa zostanie wykonana w terminie od dnia jej zawarcia do dnia 3 października 2018 r. 16 17 W sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego (Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r., t.j. Dz. U. 2018 poz. 1025) i ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.). 18 Wszelkie ewentualne spory mogące wyniknąć między Stronami przy realizacji niniejszej Umowy będą rozpoznawane przez sąd powszechny dla siedziby Zamawiającego. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 19 20 Integralną część Umowy stanowią następujące Załączniki: 1) Załącznik nr 1 SOPZ wraz z załącznikami 2) Załącznik nr 2 Oferta Wykonawcy wraz z projektem 3) Załącznik nr 3 Plan Stoiska. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 7