Windows Explorer - to nie dla inżynierów Jak dużo czasu tracisz na zarządzaniu danymi projektowymi?
Wprowadzenie Wprowadzenie Inżynierowie poświęcają na zarządzanie danymi średnio 15 procent czasu pracy. To tak, jakby tydzień miał o jeden dzień mniej. * Strata czasu często wynika z błahego powodu - program Windows Explorer nie został stworzony dla inżynierów. Zdecydowanie nie został zaś stworzony do zarządzania plikami CAD. Oto kilka przykładów problemów dotyczących zarządzania danymi, z którymi prawie każda firma projektowa i pracujący w niej inżynierowie borykają się na co dzień: W przypadku przeglądania tysięcy plików bardzo przydatna byłaby możliwość szukania na podstawie nie tylko nazwy pliku. Sama myśl o kopiowaniu lub zmianie nazw plików wywołuje dreszcze. Jest to wyjątkowo czasochłonny proces, a po jego przeprowadzeniu zazwyczaj konieczna jest naprawa zerwanych odniesień. Jeśli projekt prowadzony jest wspólnie z innymi inżynierami, występuje ryzyko wzajemnego nadpisania plików. Konieczne jest tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, w których udokumentowane są wszystkie miejsca użycia części i podzespołów. Do wyeliminowania tych problemów potrzebny jest program do zarządzania plikami, który został stworzony specjalnie dla inżynierów. Powinien on być dostosowany do obsługi złożonych relacji między plikami w projektach CAD, oferować funkcje pozwalające znaleźć odpowiednie pliki w odpowiednim czasie, a przede wszystkim - ułatwić współpracę z innymi pracownikami firmy. Dokładnie w tym celu stworzono rozwiązania do zarządzania danymi produktów (Product Data Management - PDM). W niniejszym dokumencie przedstawiono przypadki, w których korzystanie z programu Windows Explorer może mieć negatywny wpływ na produktywność inżynierów, a także opisano sposób, w jaki odpowiednia strategia PDM może pomóc całemu zespołowi lepiej wykorzystać cenny czas pracy na to, czym powinni zajmować się inżynierowie. 2
Co to jest PDM? Co to jest PDM? Rozwiązania PDM mogą być postrzegane jako strategia biznesowa umożliwiająca zarządzanie informacjami związanymi z produktami oraz procesami inżynieryjnymi w jednym miejscu. Systemy PDM realizują kilka funkcji, między innymi: Ochronę własności intelektualnej Zwiększenie produktywności inżynierów Pełnienie roli repozytorium wiedzy inżynieryjnej Udostępnienie dziennika kontroli obejmującego cały proces projektowania W niniejszym dokumencie skupiono się przede wszystkim na tym, w jaki sposób strategia PDM może usprawnić zarządzanie plikami projektowymi. Ważne jest jednak, aby być świadomym, że PDM to nie tylko zarządzanie plikami CAD. Kiedy wszystkie dane są już w jednym miejscu, można zastosować wiele rozwiązań, aby ulepszyć codzienne procesy inżynieryjne: wielokrotne wykorzystywanie projektów, tworzenie zleceń zmian inżynieryjnych, zarządzanie wersjami produktów i zestawieniami materiałowymi oraz dostosowywanie produktów. 3
Wyszukiwanie odpowiednich informacji w odpowiednim czasie Wyszukiwanie odpowiednich informacji w odpowiednim czasie Inżynierowie zapytani o problemy związane z zarządzaniem danymi zazwyczaj jako jedno z najpoważniejszych wyzwań wskazują wyszukiwanie i pobieranie plików projektowych. Aż 46 procent osób zaangażowanych w projektowanie produktów uznaje znajdowanie odpowiednich informacji za podstawowy problem podczas projektowania. ** Wyszukiwanie plików powinno być proste. Jednak bardzo często poszukiwane dane gubią się gdzieś na dyskach lokalnych indywidualnych stacji roboczych lub we współużytkowanych katalogach na różnorakich serwerach. Występują również problemy ilościowe: jeśli wiele osób pracuje nad setkami projektów, z czasem daje to w wyniku tysiące plików. Jedynym zaś kryterium, którego można tradycyjnie używać podczas wyszukiwania, jest nazwa pliku. Powyższe problemy przyczyniają się do ogromnych strat czasu. Jeśli nie udaje się odnaleźć potrzebnych plików, można stracić jeszcze więcej czasu, projektując coś, co już istnieje. To zaś wiąże się z dodatkowymi inwestycjami w narzędzia lub koniecznością ponownego opracowywania procesów produkcyjnych, które zostały już przygotowane dla projektu, którego nie udało się odnaleźć. Takie sytuacje jawnie dowodzą, że Windows Explorer nie spełnia oczekiwań inżynierów. 46% Aż 46 procent osób zaangażowanych w projektowanie produktów uznaje odnajdywanie odpowiednich informacji za podstawowy problem występujący podczas projektowania. ** 4
Łatwe odnajdywanie danych dzięki zastosowaniu PDM Łatwe odnajdywanie danych dzięki zastosowaniu PDM Wdrożona strategia PDM umożliwia korzystanie z kryteriów wyszukiwania, które są dostosowane do potrzeb inżynierów. Jeśli wymagane jest znalezienie aluminiowej przekładni o średnicy 150 mm, którą w ramach projektu zakończonego dwa lata temu zaprojektował jeden ze współpracowników, nie trzeba pamiętać nazwy pliku, w którym znajduje się ten projekt. Wystarczy użyć dokładnej specyfikacji wyszukiwania, aby szybko znaleźć wymagane dane. Pierwszym krokiem strategii PDM jest umieszczenie wszystkich plików w jednym miejscu. Można oczywiście nadal używać folderów, zarówno na najwyższym poziomie jak i w projektach, co pozwala przeglądać lub wyszukiwać dane przy zawężonym zakresie. Kiedy wszystkie dane znajdują się już w jednym miejscu, można realizować następujące zadania: Wyszukiwanie na podstawie nie tylko nazw plików Systemy PDM są zaprojektowane tak, aby uwzględniać zawartość plików CAD. Dzięki temu wszystkie właściwości tych plików są poindeksowane i dostępne do wyszukiwania. Obejmuje to zarówno właściwości domyślne, które są katalogowane automatycznie, jak i właściwości niestandardowe, które można odwzorowywać na parametry lub cechy unikalne dla projektów. Używanie wielu kryteriów wyszukiwania Projekty są często podobne do siebie, tak więc podczas wyszukiwania konkretnych elementów niejednokrotnie wymagana jest szczególna precyzja. Możliwość użycia wielu różnych właściwości i operatorów boolowskich do filtrowania wyników jest wyjątkowo użyteczna przy wyszukiwaniu. Zapisywanie stosowanych wielokrotnie wyszukiwań Niektóre typy wyszukiwań są wykonywane wielokrotnie. Dzięki możliwości zapisywania wyszukiwań użytkownik zyskuje szybki dostęp do często używanych elementów, takich jak aktualnie opracowywane dokumenty lub ważne pliki projektowe. 5
Wielokrotne wykorzystywanie projektów Problemy związane z wyszukiwaniem plików to nie jedyny aspekt nieefektywnego zarządzania danymi, który ogranicza produktywność. Wielokrotne wykorzystywanie projektów Innym czynnikiem, który powoduje problemy, są czasochłonne i powtarzalne działania biurowe. Na przykład: 29 procent inżynierów twierdzi, że jednym z największych wyzwań podczas projektowania jest dla nich możliwość wielokrotnego wykorzystywania danych. ** Podstawową przyczyną jest złożoność plików CAD. Informacje nie są przechowywane w pojedynczych plikach. Istnieją powiązania między plikami reprezentującymi części, podzespoły i zespoły podstawowe. Jakiekolwiek operacje na tych plikach wykonywane w programie Windows Explorer mogą szybko doprowadzić do poważnych problemów. W przypadku chęci ponownego wykorzystania danego projektu konieczny jest sposób skopiowania danych i nadania im nowej nazwy. Jeśli jednak plik zostanie przeniesiony, otwarty lub zostanie zmieniona jego nazwa, najprawdopodobniej spowoduje to zerwanie odniesień. To z kolei oznacza konieczność poświęcenia czasu na powiązanie wszystkich elementów przy użyciu oprogramowania CAD. Istnieją co prawda lepsze sposoby kopiowania projektów stworzonych przy użyciu najpopularniejszych aplikacji CAD, ale mimo wszystko są to czasochłonne i powtarzalne czynności. Jeśli na przykład istnieje zespół zawierający setki lub tysiące części, oznacza to konieczność wykonywania wielu nieefektywnych działań, takich jak ręczne wybieranie plików, kopiowanie, zmiana nazw, określanie nowych położeń i sprawdzanie, czy wszystko przebiegło poprawnie. Ponieważ wielokrotne wykorzystywanie projektów jest tak powszechne, innym ważnym problemem dotyczącym zarządzania danymi jest określenie wpływu zmiany projektu na część lub zespół, które zostały użyte w wielu produktach. Takich informacji nie da się uzyskać za pomocą programu Windows Explorer. W tego rodzaju sytuacjach inżynierowie najczęściej tworzą kilka arkuszy kalkulacyjnych, w których podane są wszystkie pliki użyte w zespołach podstawowych i podzespołach. Takie podejście sprawdza się, ale aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych wymaga dużej ilości czasu. 29% 29 procent inżynierów twierdzi, że jednym z największych wyzwań podczas projektowania jest dla nich możliwość wielokrotnego wykorzystywania danych. ** 6
Przenoszenie, kopiowanie i zmiana nazw z użyciem systemów PDM Wielokrotne wykorzystywanie istniejących projektów pozwala oszczędzić czas oraz koszty związane z wytwarzaniem i narzędziami. Proces ten jednak nie powinien ograniczać produktywności. Przenoszenie, kopiowanie i zmiana nazw z użyciem systemów PDM Strategia PDM pozwala wyeliminować powtarzalne czynności i zredukować frustrację spowodowaną czynnikami technicznymi występującymi podczas wielokrotnego wykorzystywania istniejących danych. Dzięki temu inżynierowie mają więcej czasu na pracę nad nowymi elementami projektów. Umożliwiają to następujące rozwiązania: Przeciąganie i upuszczanie Systemy PDM są zazwyczaj zaprojektowane tak, aby mogły być obsługiwane w sposób podobny do programu Windows Explorer. Wprowadzanie zmian nie powoduje jednak kłopotów. Można więc bezpiecznie przeciągać i upuszczać pliki lub foldery w ramach systemu, nie obawiając się tego, co może zdarzyć się w przypadku otworzenia pliku w miejscu innym, niż to, w którym został pierwotnie użyty. Dowolność zmiany nazw Dzięki systemom PDM można zmieniać nazwy plików dokładnie w ten sam sposób, co w programie Windows Explorer. Istnieje jednak ważna różnica: oprogramowanie PDM gwarantuje, że żadne powiązania nie zostaną naruszone. Można również używać narzędzi pozwalających zastosować schematy nazewnictwa do grup plików. Jest to szczególnie użyteczne w przypadku kopiowania projektu lub pracy nad projektem zawierającym setki lub tysiące plików. Kopiowanie projektów Jedną z najbardziej użytecznych możliwości oferowanych przez rozwiązania PDM jest znaczne uproszczenie wielokrotnego wykorzystywania projektów - wymaga to wykonania tylko jednego kroku. Po wybraniu zespołu podstawowego operacja kopiowania automatycznie znajduje i uwzględnia wszystkie pliki, do których istnieją odniesienia w zespole. Użytkownik może wybrać, które pliki mają zostać skopiowane, ponownie wykorzystane lub usunięte z nowego projektu, a następnie zdefiniować schemat na potrzeby zmiany nazw kopiowanych plików. Wskazywanie miejsca użycia części i podzespołów Dzięki śledzeniu relacji między plikami wystarczy jedno kliknięcie, aby wyświetlić wszystkie miejsca, w których używana jest dana część lub stosowany jest dany podzespół. Systemy PDM działają też w odwrotny sposób: użytkownik może zobaczyć wszystkie pliki używane przez daną część lub dany podzespół. 7
Łatwość pracy grupowej Praca grupowa jest podstawą procesów projektowych. Ponad 25 procent ankietowanych inżynierów stwierdziło jednak, że współpraca z innymi pracownikami firmy i rozwiązywanie konfliktów dotyczących wersji dokumentów stanowią dla nich znaczące problemy. * W programie Windows Explorer brak pewnych podstawowych możliwości, które są konieczne, aby praca grupowa nad projektem inżynieryjnym była łatwa. Nie ma na przykład żadnego prostego sposobu, aby zapobiec przypadkowemu nadpisywaniu plików znajdujących się we współużytkowanym folderze. Aby uniknąć takich sytuacji, wymagana jest możliwość zablokowania plików podczas ich edycji. Pracownicy muszą też zostać przeszkoleni, aby nadawać projektom odpowiednie numery wersji. Jeśli jednak jest to zależne tylko od dyscypliny, szybko dochodzi do problemów spowodowanych błędami ludzkimi. Łatwość pracy grupowej W przypadku przechowywania plików we współużytkowanych folderach sieciowych występują dodatkowe problemy dotyczące pracy grupowej, szczególnie jeśli zespoły pracowników są liczne. Jeśli pliki przechowywane w folderach współużytkowanych są często bezpośrednio otwierane i zapisywane (co akurat jest dobrą praktyką), może mieć to negatywny wpływ na przepustowość sieci. Z kolei pobranie edytowanych plików na komputer lokalny pozwala zmniejszyć ruch, ale zwiększa ryzyko utraty danych. Utrudnia również znalezienie plików, ponieważ w danej chwili mogą one znajdować się w dowolnym miejscu. Jeśli zaś istnieje wiele różnych wersji tej samej części lub tego samego podzespołu, które znajdują się w różnych miejscach, nie sposób odpowiedzieć na podstawowe pytanie: która wersja jest najnowsza? 25% Ponad 25 procent ankietowanych inżynierów stwierdziło, że współpraca z innymi pracownikami firmy i rozwiązywanie konfliktów dotyczących wersji dokumentów stanowią dla nich znaczący problem. * 8
Wydajna praca grupowa dzięki zastosowaniu PDM Ułatwienie współpracy między inżynierami to podstawowa cecha systemów PDM. Strategia PDM pozwala wyeliminować typowe problemy, które mogą wystąpić, jeśli wiele osób pracuje z tym samym zbiorem plików. Pozwala to uzyskać korzyści z pracy grupowej bez redukcji produktywności poszczególnych inżynierów. Poniżej przedstawiono kilka konkretnych sposobów, w jakie rozwiązania PDM pozwalają inżynierom współpracować w bardziej wydajny sposób: Wydajna praca grupowa dzięki zastosowaniu PDM Wprowadzanie do repozytorium i pobieranie z niego Rozwiązania PDM pozwalają uniknąć wszystkich problemów dotyczących przypadkowego nadpisywania plików dzięki prostemu, podstawowemu mechanizmowi: pobieraniu z repozytorium i wprowadzaniu do niego. Podobnie jak w przypadku bibliotek, jeśli plik zostanie pobrany, nikt nie może go edytować, dopóki nie zostanie on wprowadzony ponownie (na ten czas staje się dostępny tylko do odczytu). Kiedy plik jest pobrany z repozytorium, każdy może go znaleźć i sprawdzić, kto z nim pracuje. Dzięki temu można w łatwy sposób skontaktować się z tą osobą, jeśli będzie to konieczne. Kontrola wersji Mechanizmy kontroli wersji pozwalają śledzić wszystkie zmiany wprowadzone podczas projektowania produktu przy zachowaniu tej samej nazwy pliku. Rejestrowane jest, kto dokonał zmiany, jak również co i kiedy zostało zmienione. Dzięki temu każda aktualizacja projektu jest możliwa do wyśledzenia z uwzględnieniem kontekstu. Zawsze wiadomo też, która wersja jest najnowsza. Kontrola wersji w połączeniu z mechanizmami pobierania z repozytorium i wprowadzania do niego pozwala zapobiec konfliktom, jakie mogą wystąpić, kiedy wielu inżynierów pracuje z tymi samymi plikami w ramach danego projektu. Praca lokalna, zapis globalny Większość systemów PDM działa w oparciu o zasadę, że dane powinny być przechowywane w miejscu umożliwiającym dostęp globalny, ale zmiany powinny być wprowadzane lokalnie. Jeśli plik jest pobierany z repozytorium, oznacza to jednorazowe pobranie go na lokalną stację roboczą i zapisywanie na dysku lokalnym. Po wprowadzeniu zmian plik jest przesyłany z powrotem na serwer jako nowa wersja. Ten proces jest szybszy i mniej obciąża sieć, niż gdyby zmiany były wprowadzane globalnie. Pozwala również uniknąć utraty danych, ponieważ oryginalny plik nadal znajduje się na serwerze. Gwarantuje też, że wszystkie pliki są dostępne do wyszukiwania, nawet jeśli są pobrane z repozytorium. 9
Wnioski Czy strategia PDM może naprawdę coś zmienić? Warto poznać fakty: najwięksi wytwórcy na świecie wykazują o 30 procent większą tendencję do używania systemów PDM lub PLM (Product Lifecycle Management zarządzanie cyklem życia produktów) do zarządzania danymi projektowymi. Te firmy tracą też o 25 procent mniej czasu na nieproduktywne czynności związane z zarządzaniem danymi. ** To oznacza, ze PDM ma dużą szansę pozytywnie wpłynąć na wydajność i produktywność w każdej firmie projektowej. 30% Najwięksi wytwórcy na świecie wykazują o 30 procent większą tendencję do używania systemów PDM lub PLM (Product Lifecycle Management - zarządzanie cyklem życia produktów) do zarządzania danymi projektowymi. ** Wnioski 10
PDM - warto poznać Autodesk może pomóc w zarządzaniu danymi projektowymi. Produkty z serii Autodesk Vault stanowią wszechstronne rozwiązanie PDM, dzięki któremu można sprawniej zarządzać danymi projektowymi i śledzić procesy projektowe w ramach prototypowania cyfrowego. Dodatkowo firma Autodesk i autoryzowani partnerzy oferują specjalistyczną pomoc w zakresie sprawniejszego zarządzania danymi projektowymi. Autodesk współpracuje z tysiącami innych firm na całym świecie, dzieląc się poradami w zakresie usprawnień i rozwiązań problemów, z jakimi borykają się klienci. PDM - warto poznać * Tech-Clarity Perspective: Best Practices for Managing Design Data, Tech-Clarity, Inc., 2012: http://tech-clarity.com/bp-design-data/2167. ** Tech-Clarity Perspective: The Facts About Managing Product Data, Tech-Clarity, Inc., 2015. Autodesk and the Autodesk logo are registered trademarks or trademarks of Autodesk, Inc., and/or its subsidiaries and/or affiliates in the USA and/or other countries. All other brand names, product names, or trademarks belong to their respective holders. Autodesk reserves the right to alter product and services offerings, and specifications and pricing at any time without notice, and is not responsible for typographical or graphical errors that may appear in this document. 2015 Autodesk, Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone. 11