Białystok, 08 października 2014 r. PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w BIAŁYMSTOKU 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3 WZF-I.431.31.2014.AW Pan Sławomir Jerzy Snarski Starosta Bielski Pani Raisa Rajecka Wójt Gminy Bielsk Podlaski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie 11 umowy nr 12A/2013 z dnia 4 września 2013 roku o dofinansowanie środkami pochodzącymi z budżetu państwa Zadania Przebudowa ulicy Chmielnej w Bielsku Podlaskim w ramach Narodowego programu przebudowy dróg lokalnych Etap II Bezpieczeństwo Dostępność Rozwój, w dniu 29 sierpnia 2014 roku, pracownicy Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku: 1) Aneta Wiszniewska, specjalista przewodniczący zespołu kontrolującego upoważnienie do przeprowadzenia kontroli nr 61/2014, znak: WZF-I.431.31.2014.AW z dnia 25 sierpnia 2014 roku, wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego w zastępstwie Dyrektora Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi przez Agatę Maciuka kierownika oddziału obsługi projektu CU2, 2) Bożena Zubrycka, inspektor upoważnienie do przeprowadzenia kontroli nr 62/2014, znak: WZF-I.431.31.2014.AW z dnia 25 sierpnia 2014 roku, wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego w zastępstwie Dyrektora Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi przez Agatę Maciuka kierownika oddziału obsługi projektu CU2, przeprowadzili kontrolę w Starostwie Powiatowym w Bielsku Podlaskim, Urzędzie Gminy Bielsk Podlaski oraz Powiatowym Zarządzie Dróg w Bielsku Podlaskim. Przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą: Zespół kontrolujący zbadał prawidłowość wykorzystania dotacji celowej na Zadanie Przebudowa ulicy Chmielnej w Bielsku Podlaskim, zrealizowane w ramach programu wieloletniego pod nazwą Narodowy program przebudowy dróg lokalnych Etap II
Bezpieczeństwo Dostępność Rozwój zgodnie z umową nr 12A/2013 zawartą w dniu 4 września 2013 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Powiatem Bielskim i Gminą Bielsk Podlaski. Kontrolą objęto okres od 28 września 2012 roku (data złożenia wniosku o dotację) do 29 sierpnia 2014 roku (termin kontroli na miejscu realizacji Zadania). Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam pozytywnie z uchybieniami. Organem wykonawczym Powiatu Bielskiego jest Zarząd Powiatu Bielskiego, w skład którego wchodzą: Starosta Powiatu Bielskiego Sławomir Jerzy Snarski - zgodnie z Uchwałą Nr III/10/10 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 17 grudnia 2010 roku. Wicestarosta Powiatu Bielskiego Piotr Bożko - zgodnie z Uchwałą Nr III/11/10 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 17 grudnia 2010 roku. Skarbnik Powiatu Bożena Teresa Zwolińska - zgodnie z Uchwałą Nr III/11/98 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 29 grudnia 1998 roku. Gminę Bielsk Podlaski reprezentują: Wójt Gminy Bielsk Podlaski Raisa Rajecka zgodnie z Zaświadczeniem Gminnej Komisji Wyborczej w Bielsku Podlaskim z dnia 22 listopada 2010 roku, Skarbnik Gminy Bielsk Podlaski Nadzieja Sokołowska zgodnie z Uchwałą Nr XXI/104/04 Rady Gminy Bielsk Podlaski z dnia 27 sierpnia 2004 roku. W trakcie kontroli ustalono, co następuje: W dniu 28 września 2012 roku Powiat Bielski złożył wniosek o dotację na Zadanie Przebudowa ulicy Chmielnej w Bielsku Podlaskim, zmieniony aneksem złożonym w dniu 19 grudnia 2012 roku. Umowa nr 12A/2013 na dofinansowanie Zadania została podpisana w dniu 4 września 2013 roku. W dniu 23 października 2013 roku został zawarty aneks nr 1 do umowy nr 12A/2013, zmieniający wysokość wkładu finansowego Powiatu, zaś w dniu 4 listopada 2013 roku zawarto aneks nr 2 do umowy nr 12A/2013 wysokość dotacji celowej z budżetu państwa na dofinansowanie zadania. Zgodnie z zapisami umowy i aneksu na przebudowę drogi powiatowej o długości 491 mb zostało przyznane wsparcie finansowe w wysokości 426.687,75 zł oraz ustalono okres realizacji Zadania od 18 czerwca 2013 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Przedmiotem kontroli jest sprawdzenie zgodności realizacji Zadania z zapisami ww. umowy oraz wnioskiem o udzielenie wsparcia finansowego
w ramach Narodowego programu przebudowy dróg lokalnych Etap II Bezpieczeństwo Dostępność Rozwój. Zgodnie z zapisami Umowy partnerskiej zawartej w dniu 28 września 2012 roku w Bielsku Podlaskim pomiędzy Powiatem Bielskim a Miastem Bielsk Podlaski, Powiat Bielski zobowiązany został do wyłonienia wykonawcy w ramach przetargu, nadzorowania robót budowlanych, dokonania odbiorów technicznych, składania sprawozdań do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, rozliczenia budowy oraz współfinansowania zadania na zasadach określonych w przedmiotowej umowie, zaś osobą odpowiedzialną za projekt ze strony Powiatu Bielskiego został Pan Leszek Aleksiejuk - Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim. Zgodnie z Uchwałą nr XLIII/237/06 Rady Powiatu w Bielsku Podlaskim z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie powołania Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim oraz zgodnie ze Statutem Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim, realizacja zadań związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego została powierzona Powiatowemu Zarządowi Dróg w Bielsku Podlaskim. Powiatowy Zarząd Dróg w Bielsku Podlaskim, jako jednostka organizacyjna Powiatu Bielskiego, a także jako jednostka sektora finansów publicznych zobowiązany był do realizacji Zadania zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Oświadczeniem z dnia 2 lipca 2013 roku Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim potwierdził, iż w całym procesie wdrażania przedmiotowego Zadania są zachowywane przepisy ww. ustawy. W celu wyłonienia wykonawcy robót budowlanych, Powiatowy Zarząd Dróg w Bielsku Podlaskim przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego. W dniu 5 grudnia 2012 roku, na podstawie kosztorysu inwestorskiego, stosownie do zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych, dokonano ustalenia wartości szacunkowej zamówienia w zakresie Zadania na kwotę netto 1.225.693,85 zł (304.929,31 EUR). Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 143040-2013, na stronie internetowej zamawiającego oraz zamieszczone na tablicy ogłoszeń w dniu 11 kwietnia 2013 roku. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż pomiędzy ogłoszeniami o zamówieniu opublikowanymi w Biuletynie Zamówień Publicznych, w siedzibie oraz na stronie internetowej zamawiającego są rozbieżności a treść ogłoszeń nie jest spójna. Rozbieżności dotyczą dokumentów, które powinien złożyć wykonawca mający siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zapisów dotyczących wykorzystania zasobów innych podmiotów (dokumentów składanych przez wykonawcę dotyczącego tego podmiotu). Rozbieżność pomiędzy treścią ogłoszeń stanowi uchybienie, nie jest natomiast przesłanką do unieważnienia umowy z wykonawcą zadania.
Komisja przetargowa została powołana w dniu 10 kwietnia 2013 roku Decyzją Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim. W terminie składania ofert, tj. do 26 kwietnia 2013 roku, złożono 3 oferty. Zgodnie z Protokołem z Posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 7 maja 2014 roku, po otwarciu ofert Komisja stwierdziła w dwóch ofertach omyłki pisarskie i rachunkowe. Przy zastosowaniu art. 87 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 20014 roku Prawo zamówień publicznych, oferenci zostali wezwani do poprawienia omyłek. Wybrano ofertę zgodną z zapisami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z ceną brutto 859.891,40 zł. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało przekazane uczestnikom postępowania w dniu 7 maja 2013 roku. Informacja została również zamieszczona na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego. Powiatowy Zarząd Dróg w Bielsku Podlaskim oczekując na oficjalne potwierdzenie dofinansowania na przedmiotowe zdanie, po wyborze najkorzystniejszej oferty, skorzystał z prawa przedłużenia terminu związania ofertą do dnia 24 czerwca 2013 roku. W związku z faktem, iż w terminie wskazanym przez zamawiającego jeden z oferentów nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, został on wykluczony, zaś jego oferta odrzucona, o czym został poinformowany pismem z dnia 23 maja 2013 roku. W dniu 18 czerwca 2013 roku pomiędzy zamawiającym a wykonawcą została zawarta umowa nr 21/2013, określająca wartość zamówienia na kwotę brutto 859.891,40 zł oraz termin wykonania Zadania do 31 sierpnia 2013 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 232698-2013 w dniu 18 czerwca 2013 roku. W trakcie realizacji Zadania stwierdzono konieczność wykonania robót zamiennych niewykraczających poza zakres zobowiązania umownego, wskazanych w Protokole konieczności z dnia 9 sierpnia 2013 roku. Wobec powyższego, w dniu 22 sierpnia 2013 roku zawarto aneks do umowy z wykonawcą robót budowlanych, którym zwiększono wynagrodzenie wykonawcy do kwoty brutto 860.492,67 zł. Ponadto, podczas realizacji zadania stwierdzono konieczność wykonania robót dodatkowych (Protokół konieczności na okoliczność wystąpienia robót dodatkowych spisany dnia 19 sierpnia 2013 roku), niezbędnych do prawidłowego wykonania zadania, polegających na wymianie gruntu, demontażu przykanalików i studni rewizyjnych, regulacji włazów kanałowych i zaworów wodociągowych, wykonaniu kanału z rur PCV, zjazdu indywidualnego i publicznego oraz ustawieniu krawężników betonowych. Wykonawca robót został wybrany w trybie zamówienia z wolnej ręki. Zaproszenie do negocjacji przekazano dotychczasowemu wykonawcy w dniu 21 sierpnia 2013 roku. Zgodnie z Protokołem z negocjacji spisanym w dniu 22 sierpnia 2013 roku pomiędzy zamawiającym a wykonawcą robót, ustalono wartość robót dodatkowych na kwotę 32.134,22 zł oraz określono termin wykonania zamówienia na dzień 31 sierpnia 2013 roku. W dniu 28 sierpnia 2013 roku została zawarta umowa nr 44/2013 pomiędzy zamawiającym i wykonawcą, zawierająca zapisy
zgodne z ww. protokołem. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało umieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 3 października 2013 roku pod nr 401748-2013. Powyższe działanie stanowi naruszenie art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, którego zapis wskazuje, że zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wykonanie Zadania w powyższym zakresie zostało ocenione pozytywnie z uchybieniami w związku z naruszeniem: - art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie braku spójności w ogłoszeniach o zamówieniu, - art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie niezwłocznego zamieszczania ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zadanie Przebudowa ulicy Chmielnej w Bielsku Podlaskim było realizowane na podstawie zgłoszenia zamiaru przystąpienia do budowy wykonania robót budowlanych z dnia 30 sierpnia 2012 roku, polegających na przebudowie ww. drogi. Termin rozpoczęcia robót budowlanych zaplanowano na dzień 30 września 2012 roku. Plac budowy został przekazany zgodnie z zapisami umowy z wykonawcą protokołem w dniu 4 lipca 2013 roku. Obowiązki inspektora nadzoru inwestorskiego zgodnie z zakresem czynności pełnił pracownik Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim. Uczestnicy procesu budowlanego posiadali odpowiednie uprawnienia oraz zaświadczenia z okręgowych izb inżynierów. Kierownik budowy zgłosił zakończenie robót w dniu 30 sierpnia 2013 roku, co potwierdza wpis do dziennika budowy. Pismem z dnia 2 września 2013 roku wykonawca poinformował zamawiającego o wykonaniu zadania i gotowości obiektu do odbioru końcowego. Zgodnie z pismem Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim nr T.5541.35.2013 z dnia 23 września 2013 roku wyznaczono termin odbioru końcowego inwestycji na dzień 27 września 2013 roku. Roboty w zakresie Zadania zostały odebrane protokołami: odbioru częściowego Nr 21/1/2013 w dniu 5 sierpnia 2013 roku oraz odbioru ostatecznego Nr 21/2013 i Nr 44/2013 w dniu 26 września 2013 roku. Zgodnie z wyjaśnieniem Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim z dnia 24 września 2014 roku, w zawiadomieniu pisemnym błędnie podano datę 27 września 2013 roku, natomiast o terminie odbioru końcowego w dniu 26 września 2013 roku strony zostały poinformowane telefonicznie. Realizację procesu budowlanego oceniono pozytywnie.
Stosownie do zapisów 4 umowy o dofinansowanie nr 12/2013, termin realizacji rzeczowej Zadania został określony na okres od 18 czerwca 2013 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Jednostka kontrolowana wywiązała się z realizacji Zadania w określonym terminie. Zgodnie z 5 pkt. 3 umowy nr 12A/2013 o dofinansowanie Zadania, końcowy wniosek o wypłatę dotacji należy przedłożyć Wojewodzie Podlaskiemu w terminie 30 dni od dnia wystawienia ostatniej faktury bądź rachunku za roboty i usługi zrealizowane w ramach Zadania, nie później jednak niż do dnia 16 grudnia 2013 roku. Wniosek o wypłatę dotacji został złożony 25 października 2013 roku. Do wniosku zostały załączone kopie następujących dokumentów księgowych (na roboty budowlane): - faktura VAT Nr FB004/08/13 z dnia 5 sierpnia 2013 roku na kwotę 64.182,20 zł, opłacona w dniu 22 sierpnia 2013 roku, - faktura Nr VAT Nr FB037/09/13 z dnia 26 września 2013 roku na kwotę 789.193,31 zł, opłacona w dniu 22 października 2013 roku, - faktura Nr FB038/09/13 z dnia 26 września 2013 roku na kwotę 31.097,44 zł, opłacona w dniu 22 października 2013 roku. Zespół kontrolujący potwierdził, iż przekazane we wnioskach o wypłatę dotacji kopie dokumentów są zgodne z oryginałami i zostały opłacone w terminie wskazanym w umowie o dotację, tj. do 31 grudnia 2013 roku. Zgodnie z dokumentacją, wydatki kwalifikowalne Zadania to kwota 853.375,51 zł, w tym dotacja z budżetu państwa 426.687,75 zł, z czego środki udzielone Gminie Bielsk Podlaski to 85.500,72 zł a Powiatowi Bielskiemu to 341.187,03 zł. Wydatek w wysokości 31.097,44 zł stanowił koszt finansowany w całości ze środków własnych jednostki. Sprawozdanie z rozliczenia inwestycji finansowanej ze środków budżetu państwa, przekazano w dniu 26 listopada 2013 roku, tj. zgodnie z terminem wskazanym w 7 pkt. 8 umowy o dofinansowanie Zadania. Sprawozdanie końcowe z przebiegu realizacji Zadania zostało dostarczone w dniu 6 grudnia 2013 roku, tj. w terminie do 31 stycznia 2014 roku wynikającym z zapisów 7 pkt. 7 umowy o dofinansowanie nr 12A/2013. Jednostka kontrolowana przedstawiła dokumenty z ewidencji księgowej dla środków z dotacji i wydatkowania tych środków. Po zakończeniu realizacji inwestycja została przyjęta do ewidencji środków trwałych Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim dokumentem OT nr 8/2013 z dnia 29 listopada 2013 roku. Dla inwestycji prowadzona jest książka drogi oraz dziennik objazdów. Wywiązanie się z powyższych obowiązków zostało ocenione pozytywnie. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy nr 12A/2013 z dnia 4 września 2013 roku, w ramach przedmiotowego zadania zaplanowano do przebudowy drogę powiatową o długości łącznej 491 mb wraz z wykonaniem nawierzchni
z betonu asfaltowego, ustawieniem krawężników, ułożeniem chodnika z płytek betonowych, wykonaniem przepustów rurowych pod zjazdami oraz kanału deszczowego, studzienek ściekowych, studni rewizyjnych i osadnikowych. Prawidłowość wykonanych robót potwierdza protokół odbioru końcowego robót. Zespół kontrolujący, w dniu 29 sierpnia 2014 roku, w obecności Pana Krzysztofa Jackiewicza kierownika robót w Powiatowym Zarządzie Dróg w Bielsku Podlaskim, potwierdził zgodność realizacji inwestycji z zapisami ww. wniosku. Realizację powyższego zadania oceniono pozytywnie. Dokonano wpisów do książek kontroli jednostek kontrolowanych: Starostwa Powiatowego w Bielsku Podlaskim pod nr 4/2014, Urzędu Gminy Bielsk Podlaski pod nr 3/2014 i Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim pod nr 2/2014. W dniu 7 października 2014 roku do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku wpłynęło od Powiatowego Zarządu Dróg w Bielsku Podlaskim pismo nr T.5541.29.1.2013.2013 wnoszące zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego. Zastrzeżenia dotyczące terminu realizacji zamówienia (w BZP określony na 30.11.2013 roku w pozostałych ogłoszeniach 4 miesiące od podpisania umowy lecz nie później niż do 30.11.2013 roku) przyjmuje się w całości, gdyż zostały one omyłkowo umieszczone w projekcie wystąpienia pokontrolnego i nie dotyczą przedmiotowego zadania. Jednocześnie wskazuje się, iż rozbieżności w treści poszczególnych ogłoszeń, stanowiące naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych, oprócz dotyczących ww. dokumentów, które powinien złożyć wykonawca mający siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i zapisów dotyczących wykorzystania zasobów innych podmiotów (dokumentów składanych przez wykonawcę dotyczącego tego podmiotu), dotyczą również informacji w zakresie istotnych zmian umowy. Mając na uwadze powyższe oceny i uwagi wnoszę o: 1. Podjęcie działań mających na celu dołożenie staranności podczas przygotowywania dokumentacji przetargowych. 2. Zapewnienie sprawności działania podczas realizacji zamówień publicznych przez jednostkę. Jednocześnie proszę poinformować Wojewodę Podlaskiego, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego o sposobie wykorzystania ww. uwag i wniosków
oraz o wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach lub wskazanie terminu, w którym działania te zostaną wykonane. Z up. WOJEWODY PODLASKIEGO Urszula Marta Czarnecka Dyrektor Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi