Strona1 Zarządzenie nr 158 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 5 grudnia 2013 r. w sprawie realizacji projektu pt.: DoktoRIS program stypendialny na rzecz innowacyjnego Śląska (II edycja) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z pozytywnym rozpatrzeniem wniosku o dofinansowanie Projektu nr WND-POKL.08.02.02-24-001/13, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach projektu pt.: DoktoRIS Program stypendialny na rzecz innowacyjnego Śląska, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Województwo Śląskie (poprzez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego) - Lidera Projektu oraz - Partnera, zwany dalej także Uniwersytetem. Zasady funkcjonowania Partnerstwa, w szczególności zasady współpracy Lidera Projektu i Partnera przy realizacji Projektu określi umowa partnerska. 3. Nadrzędnymi dokumentami realizacji Projektu będą Zasady realizacji Projektu systemowego Instytucji Pośredniczącej, umowa partnerska, o której mowa w ust. 2 oraz Regulamin przyznawania stypendiów w ramach Projektu.
Strona2 II. Realizacja Projektu 2 Realizacja Projektu odbywa się zgodnie z: 1) umową partnerską; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Do podejmowania decyzji na poziomie strategicznym, analizy zagrożeń i reagowania na zidentyfikowane ryzyka w Projekcie powołany zostanie Komitet Sterujący, złożony z osób reprezentujących Lidera Projektu i Partnera. 4 Szczegółowy zakres działania Komitetu Sterującego określi umowa partnerska, o której mowa w 1 ust. 2. 5 W celu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy o dofinansowanie Projektu po stronie Partnera Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach powołuje się na okres od dnia 1 października 2013 r. do dnia 30 września 2015 r. Zespół Wykonawczy Projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Główny specjalista ds. stypendiów; 2) Specjalista ds. organizacyjnych; 3) Specjalista ds. rozliczeń; 4) Specjalista ds. obsługi szkoleń i rekrutacji uczestników do Punktu Konsultacyjnego.
Strona3 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Główny specjalista ds. stypendiów - do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji zadań powierzonych Uniwersytetowi w ramach Projektu, b) utrzymywanie stałego kontaktu z Liderem Projektu poprzez przyjęty system przepływu informacji i komunikacji między Partnerami Projektu, c) wybór, kontrola i nadzór nad pracą grupy eksperckiej we współpracy z Opiekunem Naukowym, d) kontakt z uczelniami wyższymi działającymi na obszarze województwa śląskiego prowadzącymi studia doktoranckie i działania związane z promocją Projektu, e) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, f) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, g) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, h) potwierdzanie dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, i) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, o zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, przyznanie premii za zadania dodatkowe/dodatku uczelnianego, j) przygotowywanie wzorów kart czasu pracy/rejestr zadań i ich ewidencjonowanie, k) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.), l) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Naukowemu Projektu oraz Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora ds. Projektów i Kwestorowi, m) nadzór nad gromadzeniem i archiwizacją dokumentacji Projektu, n) niezwłoczne informowanie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu; 2) Specjalista ds. organizacyjnych - do jego obowiązków należy w szczególności: a) organizacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem obiegu dokumentów, zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie przepisami wewnętrznymi, b) nadzór nad kompletowaniem kart oceny merytorycznej wniosków aplikacyjnych, c) przygotowywanie dokumentów koniecznych do realizacji procedur zamówień publicznych w ramach Projektu, d) dbałość o dochowanie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników Projektu,
Strona4 e) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, f) współpraca z Głównym specjalistą ds. stypendiów przy realizacji zadań powierzonych Uniwersytetowi; 3) Specjalista ds. rozliczeń - do jego obowiązków należy w szczególności: a) przygotowywanie dokumentacji/zestawień niezbędnych do przygotowania wniosków o płatność, zgodnie z procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w Uniwersytecie oraz zasadami zarządzania finansowego przyjętymi w partnerstwie, w tym generowanie z systemu księgowego Uniwersytetu i przekazywanie dokumentów do Lidera Projektu w formie umożliwiającej sporządzenie wniosków o płatność, b) rzetelne i terminowe przekazywanie Liderowi Projektu zestawień finansowych niezbędnych do sporządzenia przez niego wniosków o płatność, c) wykonywanie zestawień finansowych i prowadzenie sprawozdawczości Projektu, d) formalno-rachunkowa weryfikacja dokumentów finansowych, e) monitoring budżetu projektu, f) opisywanie dokumentów finansowych dokumentujących koszty poniesione w ramach projektu, g) aktualizacja harmonogramu płatności; 4) Specjalista ds. obsługi szkoleń i rekrutacji uczestników do Punktu Konsultacyjnego - do jego obowiązków należy w szczególności: a) organizacja i obsługa szkoleń i warsztatów dla uczestników projektu pod kątem organizacyjnym i informacyjnym: wybór trenerów i sporządzanie umów, nabór uczestników, organizacja cateringu i przygotowanie materiałów szkoleniowych, przygotowanie i wydawanie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia/warsztatu oraz prowadzenie listy obecności uczestników i rejestru wydanych zaświadczeń, b) Zapewnienie płynnej działalności Punktu Konsultacyjnego: umawianie spotkań, prowadzenie korespondencji, przygotowywanie materiałów informacyjnych, prowadzenie listy uczestników, którym udzielono konsultacji w zakresie zarządzania własnością intelektualną lub pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania, a także monitoring wskaźników w zakresie porad udzielonych przez Punkt Konsultacyjny. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Dział Projektów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.
Strona5 IV. Nadzór nad merytoryczną częścią projektu 9 Nad merytoryczną (naukową) częścią Projektu nadzór sprawuje Opiekun Naukowy Projektu - do jego kompetencji należy w szczególności: 1) Pomoc/rekomendacje w zakresie wyboru ekspertów oceniających wnioski stypendystów i merytoryczny monitoring pracy ekspertów; 2) Opiniowanie list rankingowych przyjętych do Projektu stypendystów; 3) Podejmowanie decyzji w sytuacjach rozbieżnych ocen; 4) Pomoc przy ocenie sprawozdań z realizacji pracy doktorskiej. V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Zatrudnienie pracowników w Projekcie następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.); zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013, poz. 907, z późn. zm.). 2. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. W przypadku pracowników Uniwersytetu wysokość wynagrodzeń musi być ponadto zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 243, poz. 1447). 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki organizacyjnej Uniwersytetu poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami Uniwersytetu;
Strona6 4) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 5) przyznanie premii za zadania dodatkowe pracownikom Uniwersytetu niebędącym nauczycielami akademickimi, zaangażowanym do realizacji zadań w ramach Projektu na podstawie stosunku pracy; 6) przyznanie dodatku uczelnianego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Głównego specjalisty ds. stypendiów, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 60 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 czerwca 2012 r., z późn. zm. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Głównego specjalistę ds. stypendiów. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w wysokości 4% rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 136 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 października 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.
Strona7 VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 13 1. Dokumentacja związana z realizacją Projektu przechowywana jest w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne z zasadami określonymi w dokumentach realizacji Projektu, o których mowa w 1 ust. 3 oraz z przepisami Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm.. 3. Dokumentacja związana z realizacją Projektu musi być w trakcie jego realizacji gromadzona i przechowywana w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach, a materiały promocyjne powinny zawierać hasło Człowiek najlepsza inwestycja. IX. Zakaz zbycia aktywów trwałych 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. X. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w dokumentach realizacji Projektu, o których mowa w 1 ust. 3.
Strona8 2. Powierza się Głównemu specjaliście ds. stypendiów nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. XI. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, i odnosi się również do zdarzeń, które miały miejsce od dnia 1 października 2013 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś