WZÓR Załącznik nr 5 do SIWZ UMOWA O ORGANIZACJĘ WYCIECZKI TURYSTYCZNEJ W dniu roku w Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim, ul. Kościuszki 3 pomiędzy Antonim Janem Tarczyńskim- Starostą Mińskim zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w..., NIP:.. wpisanym do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez.. pod numerem.., reprezentowanym przez..., zwanym dalej Wykonawcą, została zawarta umowa następującej treści: 1. 1.Zgodnie z wynikiem postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) nr sprawy I.272.2.2014, Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania zadanie pn.: Organizacja wycieczki turystycznej Petersburg- Kłajpeda w dniach 27.04.2014 r.- 04.05.2014 r. 2. Przedmiot umowy obejmuje w szczególności: 1) organizację wycieczki do miejsc wyszczególnionych przez Zamawiającego, 2) przejazd autokarem spełniającym wymagania opisane przez Zamawiającego, 3) zakwaterowanie uczestników wycieczki w hotelu z zachowaniem wymogów opisanych przez Zamawiającego co do standardu hotelu, pokoi oraz ich wyposażenia, 4) zapewnienie: a) opieki polskojęzycznego pilota z aktualną licencją, b) lokalnego przewodnika ze znajomością języka polskiego, c) wyżywienia- zgodnie z wymogami Zamawiającego, d) ubezpieczenia - zgodnie z wymogami Zamawiającego, e) wiz dla uczestników wycieczki, 5) poniesienie innych kosztów, jak np: opłaty klimatyczne, parkingowe, drogowe i inne. 3. Maksymalna liczba uczestników wycieczki to 45 osób. Strony ustalają, że liczba uczestników wycieczki może ulec zmniejszeniu, jednak nie więcej niż o 5 osób. 2. Zakres przedmiotu umowy, o którym mowa w 1, tj. program, trasę wycieczki a także wszelkie wymagania Zamawiającego związane z jej organizacją i standardami, jakie należy zapewnić uczestnikom określa Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, Opis przedmiotu umowy, opracowany przez Wykonawcę szczegółowy program wycieczki oraz oferta Wykonawcy. Przedmiotowe dokumenty stanowią integralną część niniejszej umowy. 3. Przedmiot umowy zostanie zrealizowany w terminie od 27.04.2014 r. do 04.05.2014 r.
4. 1. Za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto nie przekraczające kwoty.. zł (słownie:.. ). 2. Koszt wycieczki dla jednego uczestnika wynosi.. zł., w tym przypadający na jednego uczestnika koszt opłat wizowych zł. 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 stanowi iloczyn maksymalnej liczby uczestników wycieczki oraz kosztu wycieczki przypadającego na jednego uczestnika. 4. W sytuacji zmniejszenia liczby uczestników wycieczki, o którym mowa w 1 ust. 3, koszt wycieczki przypadający na jednego uczestnika nie ulegnie zmianie. W przypadku takim podstawą do ustalenia należnego Wykonawcy wynagrodzenia będzie koszt wycieczki przypadający na jednego uczestnika oraz liczba uczestników podana na liście, o której mowa w ust 5, z zastrzeżeniem zapisów ust 6. Sytuacja taka nie będzie wymagała sporządzania aneksu do niniejszej umowy 5. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę uczestników wycieczki określającą ich liczbę oraz dane osobowe najpóźniej na 30 dni kalendarzowych przed planowanym terminem wyjazdu. 6. W sytuacji gdyby po przekazaniu listy, o której mowa w ust 5 osoba (lub osoby) zgłoszona jako uczestnik wycieczki z przyczyn losowych zrezygnowała z udziału w wycieczce, i nie byłoby możliwości wymiany zgłoszonego uczestnika na innego (np. z powodu formalności związanych z koniecznością załatwienia wiz) wówczas podstawą do ustalenia ostatecznego wynagrodzenia Wykonawcy będzie: koszt wycieczki przypadający na jednego uczestnika oraz ostateczna liczba uczestników (nie mniej niż 40 osób) a także poniesiony przez Wykonawcę koszt opłaty wizowej (lub opłat wizowych) uczestnika (lub uczestników), który z Wycieczki zrezygnował. 7. Zamawiający zastrzega, że przekazane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie do celów związanych z wykonaniem przedmiotu umowy (w szczególności na potrzeby ubezpieczenia uczestników wycieczki czy też zameldowania w hotelu). 5 1. Podstawą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 4 będzie wystawiona przez Wykonawcę faktura za usługę wykonaną na warunkach określonych w niniejszej umowie. 2. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy po zakończeniu wycieczki, przelewem w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania faktury VAT i po potwierdzeniu na fakturze wykonania przedmiotu umowy w sposób należyty. Płatność nastąpi z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze. 3. Faktura zostanie wystawiona na: Starostwo Powiatowe w Mińsku Mazowieckim ul. Kościuszki 3 05-300 Mińsk Mazowiecki NIP: 822-185-59-74 6 Wykonawca nie może przenieść wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osobę trzecią.
7 1. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzania do umowy nieistotnych zmian, w razie zaistnienia takiej konieczności. 2. Stosownie do zapisów art. 144 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania istotnych zmian w umowie w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w szczególności jeśli wystąpi co najmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności: 1) Z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia w sposób zgodny z umową byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą. 2) Nastąpi wywierająca bezpośredni wpływ na wykonywanie umowy zmiana obowiązującego prawa. 3) Nastąpi zmiana danych wykonawcy bez zmian samego wykonawcy (np. zmiana siedziby, adresu, nazwy). 4) Wystąpi konieczność zmiany sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy. 5) W razie zaistnienia zdarzeń niezależnych od stron, po dacie zawarcia umowy, o charakterze działania siły wyższej, które uniemożliwiłyby wykonanie zobowiązań czy też dokonanie rozliczeń na warunkach określonych w umowie strony zobowiązują się do wspólnego określenia nowych warunków realizacji przedmiotu umowy czy też warunków rozliczeń. 3. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8 1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do uiszczenia kary umownej w wysokości 5 % umownego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust 1. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust 1 w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego 3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust 1 w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy. 4. Kara umowna nie wyklucza możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, do wysokości poniesionej szkody. 5.Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy przez Wykonawcę będą uznawane w szczególności następujące sytuacje: 1) zakwaterowanie uczestników w hotelu nie spełniającym warunków określonych przez Zamawiającego, 2) zapewnienie wyżywienia nie spełniającego wymagań określonych przez Zamawiającego, 3) zrealizowanie programu wycieczki w niepełnej formie, 4) nie zapewnienie: odpowiedniej opieki pilota, przewodnika, wymaganego ubezpieczenia czy też wiz dla uczestników wycieczki. 5) nie zapewnienie wymaganych warunków podróży określonych przez Zamawiającego. 9 1. Jeżeli Zamawiający stwierdzi wadliwe wykonanie przedmiotu umowy wówczas przysługuje mu prawo złożenia reklamacji.
2. Reklamacja, o której mowa w ust. 1 winna wskazywać uchybienia w sposobie wykonania umowy oraz żądania Zamawiającego, którymi mogą być wykonanie: świadczenia zastępczego bądź obniżenie ceny wadliwie wykonanego przedmiotu umowy. 3. Reklamacja winna być złożona w formie pisemnej bądź elektronicznej w terminie 7 dni od daty wykonania przedmiotu umowy. 4. Rozpatrzenie reklamacji powinno nastąpić w terminie 30 dni od dnia jej zgłoszenia. 5. W sytuacji, gdy Wykonawca w terminie określonym w ust 4 nie ustosunkuje się na piśmie do reklamacji, uważa się, że uznał reklamację za uzasadnioną. 10 1. Do bezpośredniej współpracy w ramach wykonania niniejszej umowy upoważnione są osoby: - ze strony Wykonawcy -.. - ze strony Zamawiającego - 2. Zmiana osób, o których mowa w ust 1 wymaga poinformowania o tym fakcie drugiej strony, lecz nie wymaga sporządzania aneksu do niniejszej umowy. 11 1. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 2. Integralną część niniejszej umowy stanowią: 1) Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, 2) Opis przedmiotu umowy, 3) Szczegółowy program wycieczki 4) Oferta Wykonawcy 3. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający
OPIS PRZEDMIOTU UMOWY 1.Przedmiotem umowy jest zorganizowanie wycieczki autokarowej do Petersburga, Kłajpedy dla pracowników i emerytów Starostwa Powiatowego, Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego i Zarządu Dróg Powiatowych w Mińsku Mazowieckim. Liczba uczestników wycieczki: do 45 osób. Termin wycieczki: od 27 kwietnia do 4 maja 2014 r., przy czym: Odjazd: z Mińska Mazowieckiego w dniu 27 kwietnia 2014 r. w godzinach popołudniowych (ok. godz. 16.00), dojazd do Petersburga następnego dnia w godzinach porannych. Powrót: wyjazd z Kłajpedy do Mińska Mazowieckiego w dniu 3 maja 2014 r. w godzinach popołudniowo- wieczornych. 2. Wycieczka obejmie następujące miejsca zwiedzania: Petersburg (ok. 4 dni - 28, 29, 30 kwietnia i 1 maja): Pałac Zimowy i Ermitaż, Cerkiew Zbawiciela na Krwi, Newski Prospekt, Sobór Smolny, Krążownik Aurora, Twierdza Pietropawłowska, Cerkiew Piotra i Pawła, Pomnik Piotra I Jeździec Miedziany, Katedra Sw. Izaaka, Katedra Kazańska, Carskie Sioło z Bursztynową Komnatą, Muzeum Rosyjskie, Peterhoff, Ławra Św. Aleksandra Newskiego, rejs statkiem. Wyjazd z Petersburga w dniu 2 maja w godzinach rannych, po drodze zwiedzanie Rygi, przyjazd w okolice Kłajpedy. Kłajpeda: Delfinarium, Muzeum morza, port, pobyt nad morzem. 3. W sytuacji, gdyby z jakichkolwiek względów np. z przyczyn organizacyjnych, ekonomicznych, technicznych zrealizowanie wycieczki zgodnie z ww. planem okazało się trudne bądź niemożliwe do wykonania, czy też powodowało by duże trudności dopuszcza się możliwość dokonania korekty planu wycieczki. Korekta planu winna być skonsultowana z Zamawiającym i wymaga jego zgody. Może ona polegać na zastosowaniu zamiennych rozwiązań w stosunku do opisanych powyżej (np. na zaproponowaniu odmiennych od przyjętych powyżej obiektów zwiedzania), nie może jednak prowadzić zwiększenia zakresu przedmiotu umowy, a co się z tym wiąże - nie może powodować wzrostu wynagrodzenia Wykonawcy zaproponowanego w ofercie. 4. Przedmiot umowy obejmuje ponadto: a. przejazd autokarem Lux sprawnym technicznie, wyposażonym w sprawną klimatyzację, WC, czynny barek z gorącą wodą, kawą,herbatą, cukrem, kubkami, odtwarzacz DVD z możliwością obejrzenia filmu (komedia, obyczajowe, przyrodnicze- zapewnia organizator), telewizor, nagłośnienie i wygodne fotele z pasami bezpieczeństwa dla wszystkich uczestników, b. 5 noclegów (w tym: 4 w Petersburgu, 1 w drodze powrotnej) - zakwaterowanie w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym. Minimalne wymagania, jakie należy zapewnić uczestnikom wycieczki co do pokoi oraz ich wyposażenia: - pokoje 2-3 osobowe z łazienką z ciepłą wodą, (w łazience: sprawny prysznic, umywalka, akcesoria toaletowe, ręczniki), c. opiekę pilota polskojęzycznego posiadającego licencję aktualną w czasie trwania całej wycieczki, d. na miejscu- lokalny przewodnik ze znajomością języka polskiego, e. wyżywienie: 6 śniadań stół szwedzki (poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek, sobota), 5 obiadokolacji z napojem (poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek) oraz 1 obiad w drodze powrotnej (sobota) f. 1 spotkanie integracyjne z poczęstunkiem, muzyką i tańcami po obiadokolacji do późnych godzin nocnych,
g. ubezpieczenie nie niższe niż: NNW 5000 euro na osobę, KL 10000 euro na osobę, h. opłaty klimatyczne, opłaty parkingowe i drogowe i inne i. opłaty wizowe i podatek VAT. 5. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zapewni wizy uczestnikom wycieczki. Informacje niezbędne do uzyskania wiz (tj. wykaz zawierający liczbę oraz dane uczestników wycieczki- w zakresie wskazanym przez Wykonawcę) Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 30 dni kalendarzowych przed planowanym terminem wyjazdu. 6. Maksymalna liczba uczestników wycieczki - 45 osób. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników wycieczki może ulec zmniejszeniu - maksymalnie o 5 osób. Sytuacja taka nie spowoduje zmiany zaproponowanego przez Wykonawcę w formularzu oferty kosztu wycieczki przypadającego na jedną osobę. Fakt ten winien być przez Wykonawcę uwzględniony przy kalkulacji ceny wycieczki przypadającej na jednego uczestnika. 7. Podstawą do ustalenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy będzie koszt wycieczki przypadający na jednego uczestnika oraz liczba uczestników wskazana w wykazie, o którym mowa w ust. 5, z zastrzeżeniem zapisów ust 8. 8. W sytuacji gdyby po przekazaniu wykazu, o którym mowa w ust 5 osoba (lub osoby) zgłoszona jako uczestnik wycieczki z przyczyn losowych zrezygnowała z udziału w wycieczce, i nie byłoby możliwości wymiany zgłoszonego uczestnika na innego (np. z powodu formalności związanych z koniecznością załatwienia wiz) - wówczas podstawą do ustalenia ostatecznego wynagrodzenia Wykonawcy będzie: koszt wycieczki przypadający na jednego uczestnika oraz ostateczna liczba uczestników (nie mniej niż 40 osób) a także poniesiony przez Wykonawcę koszt opłaty wizowej (lub opłat wizowych) uczestnika (lub uczestników), który z Wycieczki zrezygnował. Uwaga: w razie awarii autokaru: Wykonawca zobowiązany jest zapewnienia, iż usunięcie drobnej awarii dokonane zostanie w ciągu 1 godziny. W przeciwnym razie Wykonawca winien podstawić w ciągu 12 godzin sprawny autokar i zapewnić organizację czasu uczestnikom wycieczki przez pilota oraz ewentualny nocleg dla uczestników wycieczki (na koszt Wykonawcy). Przedmiot umowy zrealizowany zostanie przez podmiot wpisany do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez marszałka województwa. Wykonanie umowy nastąpi na podstawie przedłożonego przez wykonawcę szczegółowego programu wycieczki uwzględniającego wymagania Zamawiającego opisane powyżej.