Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko mazurskie Business Breakfast

URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA WARMIŃSKO-MAZURSKIEGO W OLSZTYNIE ZP.272.7.12.2017 ZAMAWIAJĄCY: Województwo Warmińsko - Mazurskie Adres: ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn telefon/ fax (89) 52-19-840 / (89) 52-19-849 Godziny urzędowania: poniedziałek od 8:00 do 16:00, od wtorku do piątku w godzinach 7:30 do 15:30 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym zgodnie z art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 ze zmianami) na: Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko mazurskie Business Breakfast AKCEPTUJĘ ZATWIERDZAM.. 1

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ OKREŚLENIE WIELKOŚCI LUB ZAKRESU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko-mazurskie, Business Breakfast. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu. 3. Kategoria przedmiotu zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV): 79952000-2 Usługa w zakresie organizacji imprez. II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do nie później niż 31 października 2017 r. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ ZŁOŻYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej 3 biznesowych spotkań międzynarodowych. Przez biznesowe spotkanie międzynarodowe Zamawiający rozumie spotkanie biznesowe o charakterze formalnym/oficjalnym, służące podtrzymywaniu relacji z partnerami biznesowymi, nawiązywaniu kontaktów z potencjalnymi klientami lub budowaniu wizerunku firmy, którego uczestnicy z zagranicy stanowią minimum 15%. 2. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu: Wykaz wykonanych 3 biznesowych spotkań międzynarodowych, o których mowa wyżej wraz z podaniem daty wykonania, procentowego udziału uczestników zagranicznych, oraz podmiotu, na rzecz którego zostały wykonane, wraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonany należycie zgodnie z zał. nr 3. 3. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. 4. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu. 5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek określony w ust. 1 winien spełnić co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub wszyscy Wykonawcy wspólnie. 6. Dowody, że usługa została wykonana należycie należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. 7. W przypadku gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługa wskazana w wykazie została wcześniej wykonana, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodu, czy została wykonana należycie. IV. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJACEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 2. Postępowanie zostało oznaczone numerem ZP.272.7.12.2017. Wykonawcy we wszystkich kontaktach z Zamawiającym powinni powoływać się na ten znak. 3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, a każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji. 4. Adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, Departament Zamówień Publicznych, ul. Emilii Plater 1, pok. 438, 10-562 Olsztyn. Fax : (89) 521-98-49 2

E-mail: dzp@warmia.mazury.pl 5. Wyjaśnienie oraz zmiana treści ogłoszenia o zamówieniu: 1) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści ogłoszenia. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści ogłoszenia wpłynął do Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia zamieszenia ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). 2) Zamawiający udzieli wyjaśnień treści ogłoszenia zamieszczając wyjaśnienia w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia. 3) Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść ogłoszenia. Dokonaną zmianę treści ogłoszenia Zamawiający zamieści niezwłocznie w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), w miejscu publikacji ogłoszenia. 6. Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest: 1) Anna Baran Departament Zamówień Publicznych tel. (89) 521-98-48 7. Zamawiający może, po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), bezpośrednio poinformować o wszczęciu postepowania znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi będące przedmiotem zamówienia. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 2. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści ogłoszenia. 4. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikającą z właściwego rejestru lub na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. 5. Oferta powinna zawierać : 1) Formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Ogłoszenia, 2) Wykaz usług zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3, 3) Pełnomocnictwo (w oryginale lub kopii uwierzytelnionej przez notariusza) do działania w imieniu wykonawcy - jeżeli zostało udzielone. 8. Wymagania dotyczące oferty, składanej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ( dotyczy również spółek cywilnych/konsorcjum): 1) Wykonawcy występujący wspólnie, ustanawiają na piśmie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 2) Wykonawcy, występujący wspólnie, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. 9. Ofertę, zawierającą wymagane dokumenty, należy złożyć w zamkniętej kopercie /opakowaniu/ do Zamawiającego na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Departament Zamówień Publicznych ul. Emilii Plater 1, pok. 438, 10-562 Olsztyn oraz opisać: oferta: ZP.272.7.12.2017 Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko mazurskie Business Breakfast NIE OTWIERAĆ przed upływem terminu składania ofert. 10. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub ją wycofać. Zmiany w ofercie lub jej wycofanie winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie pod rygorem nieważności przed upływem terminu składania ofert. Zmiana oferty winna być opakowana i oznaczona tak, jak oferta, a opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie: ZMIANA OFERTY. 11. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. VI. TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT, MIEJSCE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 3

1. Termin i miejsce składania ofert 1) Termin składania ofert: do dnia 18.07.2017 r. do godz. 10:00 2) Oferty należy składać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Departament Zamówień Publicznych ul. Emilii Plater 1 pok. 438, 10-562 Olsztyn 3) Za termin złożenia oferty przyjęty będzie dzień i godzina otrzymania oferty przez Zamawiającego. 4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Termin i miejsce otwarcia ofert 1) Termin otwarcia ofert: dnia 18.07.2017 godz. 10:10 2) Otwarcie ofert odbędzie się w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko - Mazurskiego w Olsztynie, Departament Zamówień Publicznych ul. Emilii Plater 1 pok. 438, 10-562 Olsztyn. 3) Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. 4) Kolejność otwierania ofert będzie zgodna z kolejnością ich złożenia do Zamawiającego. 5) Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 6) Podczas otwarcia ofert zamawiający poda w szczególności nazwy oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny oferty. 3. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia, informacje podane w trakcie otwarcia ofert, w szczególności dotyczące: kwoty jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie, oraz ceny. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Cena ofertowa jest ceną, za którą wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 2. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 3. Cena ofertowa musi być wyrażona w złotych polskich i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. 4. W przypadku różnicy ceny ofertowej podanej liczbowo i słownie, za właściwą uznaje się cenę podaną liczbowo. 5. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. VIII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: 1) Cena znaczenie kryterium 40.% 2) Doświadczenie koordynatora ds. organizacyjnych w organizacji konferencji biznesowych, spotkań biznesowych lub innych tożsamych wydarzeń z udziałem uczestników z zagranicy. znaczenie kryterium 60% 2. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: 1) w kryterium Cena 4

najniższa cena brutto spośród badanych ofert ilość uzyskanych punktów = ----------------------------------------------------------------------- x 40 cena brutto badanej oferty (wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku) Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w kryterium Cena 40. 2) w kryterium doświadczenie koordynatora ds. organizacyjnych przy organizacji konferencji biznesowych, spotkań biznesowych lub innych tożsamych wydarzeń z udziałem uczestników z zagranicy W kryterium doświadczenie koordynatora ds. organizacyjnych w organizacji konferencji biznesowych, spotkań biznesowych lub innych tożsamych wydarzeń z udziałem uczestników z zagranicy ocenie będzie podlegać ilość konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń zorganizowanych przez koordynatora ds. organizacyjnych wskazanego do realizacji zamówienia. Maksymalna ilość wydarzeń podlegających ocenie to 15 wydarzeń. Wskazana liczba zostanie podstawiona do poniższego wzoru: D OB D = ------------------------------------ x 60 D N gdzie: D - liczba punktów uzyskanych w ramach kryterium doświadczenie koordynatora przy organizacji konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń, D N najwyższa liczba zorganizowanych konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń spośród badanych ofert D OB wskazana przez Wykonawcę liczba zorganizowanych konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń w badanej ofercie (wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku) Maksymalna liczba punktów w kryterium doświadczenie koordynatora ds. organizacyjnych przy organizacji konferencji biznesowych, spotkań biznesowych lub innych tożsamych wydarzeń z udziałem uczestników z zagranicy, jaką można uzyskać to 60 pkt. 3. Ocena końcowa każdej oferty zostanie obliczona, jako suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny ofert. 4. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska największą liczbę punktów spośród ofert podlegających rozpatrzeniu. IX. WYJAŚNIANIE TREŚCI OFERT, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, UZUPEŁNIANIE OŚWIADCZEŃ, DOKUMENTÓW I PEŁNOMOCNICTW, WYJAŚNIANIE RAŻĄCO NISKIEJ CENY, SKŁADANIE OFERT DODATKOWYCH, INFORMACJA O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA. 1. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawców złożenia, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawców złożenia, w wyznaczonym terminie, oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw jeżeli Wykonawca wraz z ofertą nie złożył wymaganych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, lub złożył oświadczenia, dokumenty zawierające błędy lub wadliwe pełnomocnictwa, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy nie będzie podlegać rozpatrzeniu albo zaistnieją przesłanki nieudzielenia zamówienia. 5

3. W okolicznościach określonych w ust. 2 Zamawiający zażąda złożenia wymaganych dokumentów od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona spośród ofert podlegających rozpatrzeniu. 4. Jeżeli Wykonawca, o którym mowa w ust. 3 nie złoży na wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym terminie, wymaganych dokumentów, lub uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać kolejnego Wykonawcę, którego ofercie przyznano największą liczę punktów. Ust. 3 stosuje się odpowiednio. 5. Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią ogłoszenia o zamówieniu, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 6. Zamawiający może, w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, żądać od Wykonawców, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający nie będzie rozpatrywał oferty Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 7. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 8. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 9. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, Zamawiający zamieści w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia, informację o udzieleniu zamówienia. W razie nieudzielenia zamówienia Zamawiający zamieści informację o nieudzieleniu zamówienia w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) w miejscu publikacji ogłoszenia. X. OKOLICZNOŚCI, W KTÓRYCH OFERTA NIE PODLEGA ROZPATRZENIU: 1. Treść oferty nie odpowiada treści ogłoszenia o zamówieniu, z zastrzeżeniem rozdziału IX ust. 5 pkt 3), 2. Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, lub Wykonawca nie złożył wyjaśnień, o których mowa w rozdziale IX ust. 6, 3. Zawiera błędy w obliczeniu ceny, 4. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w rozdziale IX ust. 5 pkt 3. 5. Wykonawca nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu. 6. Wykonawca nie złoży na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie dokumentów, o których mowa w rozdziale IX ust. 2 i 3. 7. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 8. Jeżeli Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę w postępowaniu lub w danej części zamówienia. XI. PODSTAWA NIEUDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Nie złożono żadnej oferty podlegającej rozpatrzeniu, 2. Cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. 3. W przypadku, o którym mowa w rozdziale IX ust. 7, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie. 6

4. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. 5. Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. XII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY. 1. Umowa z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do ogłoszenia. 2. Złożenie przez Wykonawcę oferty jest równoznaczne z akceptacją wzoru umowy oraz zobowiązaniem do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych. 3. Umowa z wybranym wykonawcą zostanie zawarta w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 4. Przed podpisaniem umowy, wybrany Wykonawca przekaże Zamawiającemu informacje niezbędne do wpisania do treści umowy np. imiona i nazwiska uprawnionych osób, które będą reprezentować Wykonawcę przy podpisaniu umowy, dane kontaktowe, nr rachunku, itp. XIII. INFORMACJE DODATKOWE Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2016r., poz. 922) Zamawiający informuję, iż: 1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Warmińsko-Mazurskie Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, 2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania mającego na celu wybór najkorzystniejszej oferty oraz wykonania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia tego postępowania, 3) Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom i osobom uprawnionym do przeprowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego czynności kontrolnych i audytowych, 4) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, Podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do udziału w postępowaniu mającym na celu wybór najkorzystniejszej oferty, zawarcia oraz wykonania umowy. 7

Załącznik nr 2 ZP.272.7.12.2017... ( miejscowość, data) WYKONAWCA: FORMULARZ OFERTOWY.... (Nazwa wykonawcy).... (adres wykonawcy).... (adres do korespondencji) tel..., fax..., e-mail. @..., NIP..., REGON......, Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego zgodnie z art. 138o przedmiotem którego jest: Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko mazurskie Business Breakfast oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia na warunkach określonych przez Zamawiającego: 1. Oferujemy całkowite wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, za cenę ofertową brutto:... zł, w tym należny podatek VAT. 2. Cena ofertowa określona w pkt 1, zawiera wszystkie koszty związane z całkowitym wykonaniem przedmiotu zamówienia, w szczególności uwzględnia wysokość wynagrodzenia wynikającego z obowiązujących przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. 3. Oświadczamy, że koordynatorem ds. organizacyjnych będzie., który zorganizował.. konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń o charakterze międzynarodowym (podlega ocenie w kryterium doświadczenie koordynatora ds. organizacyjnych przy organizacji konferencji biznesowych, spotkań biznesowych lub innych tożsamych wydarzeń z udziałem uczestników z zagranicy) 4. Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do nie później niż 31 października 2017 r. 5. Oświadczam że ja (imię i nazwisko)........niżej podpisany jestem upoważniony do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie... 6. Akceptujemy terminy płatności określone w Ogłoszeniu o zamówieniu przez zamawiającego. 7. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 8. Następujące zadania zostaną powierzone podwykonawcom (wypełnić w przypadku udziału podwykonawców): 1)Nazwa podwykonawcy.. 8

Zadania... 2) Nazwa podwykonawcy.. Zadania...... podpis i imienna pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Zamawiający zwraca się z prośbą o podanie informacji czy Wykonawca jest małym lub średnim przedsiębiorstwem tak nie * (odpowiednio zakreślić). Informacje są wymagane wyłącznie do celów statystycznych. Definicje: - Mikroprzedsiębiorstwo: : przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów euro. - Małe przedsiębiorstwo: przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów euro. - Średnie przedsiębiorstwo: przedsiębiorstwa, które nie są mikroprzedsiębiorstwami ani małymi przedsiębiorstwami i które zatrudniają mniej niż 250 osób i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 45 milionów euro. 9

Załącznik nr 3 ZP.272.7.12.2017 oznaczenie Wykonawcy WYKAZ USŁUG Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest: Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko mazurskie Business Breakfast. Warunkiem udziału w postępowaniu jest należyte wykonanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej 3 biznesowych spotkań międzynarodowych. Przez biznesowe spotkanie międzynarodowe Zamawiający rozumie spotkanie biznesowe o charakterze formalnym/oficjalnym, służące podtrzymywaniu relacji z partnerami biznesowymi, nawiązywaniu kontaktów z potencjalnymi klientami lub budowaniu wizerunku firmy, którego uczestnicy z zagranicy stanowią minimum 15%. L.p. Nazwa i adres Podmiotu, który zrealizował usługę* Przedmiot usługi (nazwa zamówienia, zakres, rodzaj wykonanej usługi opisany w sposób umożliwiający stwierdzenie spełnienie warunku określonego w ogłoszeniu) % uczestników z zagranicy Data wykonania usługi (dzień, miesiąc, rok) Nazwa i adres Odbiorcy usługi * W przypadku, gdy Wykonawca będzie polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, do niniejszego wykazu należy wpisać informacje dotyczące usług wykonanych przez te podmioty. UWAGA! Do wykazu należy dołączyć DOWODY potwierdzające, że usługi w nim wymienione zostały wykonane należycie.... (podpis i imienna pieczątka upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) 10

Załącznik nr 4 ZP.272.7.12.2017 USTANOWIENIE PEŁNOMOCNIKA (dotyczy podmiotów, które składają wspólną ofertę, także spółek cywilnych) My niżej podpisani uprawnieni do reprezentacji Wykonawcy: 1....... (nazwa i adres Wykonawcy) 2....... (nazwa i adres Wykonawcy) 3....... (nazwa i adres Wykonawcy) Ubiegając się wspólnie o zamówienie w postępowaniu, którego przedmiotem jest Organizacja konferencji promującej województwo warmińsko mazurskie Business Breakfast Ustanawiamy..... swoim pełnomocnikiem do: reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego / reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i zawarcie umowy * Miejsce i data... 1. Podpisano (imię, nazwisko i podpis)... 2. Podpisano (imię, nazwisko i podpis)... 3. Podpisano (imię, nazwisko i podpis)... (Podpis osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania firmy) * niepotrzebne skreślić 11

ZP.272.7.12.2017 Załącznik nr 5 UMOWA NR.. zawarta w Olsztynie dnia 2016 roku w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego zgodnie z art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) pomiędzy: Województwem Warmińsko-Mazurskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego z siedzibą w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, w imieniu którego działają: 1....... 2.... zwanym dalej Zamawiającym, a: w imieniu którego działa:... zwanym dalej Wykonawcą, o następującej treści: 1 1. Przedmiotem umowy jest organizacja konferencji promującej województwo warmińsko-mazurskie, Business Breakfast zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (SOPZ), stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić konferencję do dnia 31 października 2017 r. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego o dokładnym terminie konferencji na nie mniej niż 21 dni roboczych przed konferencją. 2 1. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty... zł brutto (słownie:..), w tym należny podatek VAT. 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje całość kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy i zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tego tytułu. 3. Cena ofertowa, wskazana w ofercie złożonej przez Wykonawcę, o którym mowa w art. 1 pkt 1b ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008, z późn. zm.), została ustalona w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę świadczenia przez tego Wykonawcę usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalonej zgodnie z art. 2 ust. 3a, 3b i 5 ww. ustawy. 4. Cena ofertowa, wskazana w ofercie złożonej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, została ustalona w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia każdego z Wykonawców, który jest osobą wymienioną w art. 1 pkt 1b ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, za każdą godzinę świadczenia przez niego usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej ustalonej zgodnie z art. 2 ust. 3a, 3b i 5 ww. ustawy. 5. W przypadku Wykonawców będących osobami fizycznymi niewykonującymi działalności gospodarczej oraz Wykonawców będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą zarejestrowaną w Rzeczypospolitej Polskiej albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub państwem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniającymi pracowników ani niemającymi zawartych umów ze zleceniobiorcami, Wykonawcy przysługuje maksymalnie wynagrodzenie określone zgodnie z treścią 2 ust. 1 umowy. 6. Niezwłocznie po wykonaniu usługi będącej przedmiotem niniejszej umowy, nie później jednak niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia wykonania tej usługi Wykonawca, określony w 2 ust. 3 i 4, zobowiązany jest do przedłożenia 12

Zamawiającemu w formie pisemnej lub w formie wiadomości e-mail, informacji o liczbie godzin świadczenia tej usługi. W wypadku, jeśli kilka osób przyjęło i wykonywało zamówienie, wspólnie potwierdzenie liczby godzin wykonania zamówienia następuje odrębnie w stosunku do każdej z tych osób. 7. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, nastąpi po zakończeniu konferencji. Potwierdzonej protokołem odbioru. 8. Faktura zostanie wystawiona na dane: Nabywca: Województwo Warmińsko Mazurskie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, NIP 7393890447 Odbiorca: Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn, 9. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze w terminie 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku. Podstawą wystawienia faktury VAT/ rachunku jest protokół odbioru podpisany przez Strony. 10. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 11. Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca może żądać od Zamawiającego odsetek ustawowych. 12. Wynagrodzenie zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania umowy, w tym roszczenia z tytułu przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów powstałych w związku z jej wykonywaniem, zwanych dalej utworami oraz z tytułu udzielania Zamawiającemu zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zależnych do opracowań utworów. 3 1. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić, iż relacja z wydarzenia nie będzie obciążona żadnymi prawami osób trzecich w zakresie uniemożliwiającym korzystanie z nich przez Zamawiającego zgodnie z niniejszą umową oraz, że korzystanie z nich zgodnie z niniejszą umową nie będzie naruszać praw osób trzecich, w tym ich praw autorskich. 2. Z chwilą podpisania przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w 4, Wykonawca w ramach otrzymanego wynagrodzenia udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej do nieograniczonego w czasie i przestrzeni korzystania z dzieł, o których mowa w ust. 1, w całości lub w dowolnej części, w kraju i za granicą, w zakresie następujących pól eksploatacji : 1) utrwalanie, w tym za pomocą zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; 2) wprowadzanie do pamięci komputera; 3) sporządzanie wydruku komputerowego; 4) zwielokrotnienie, w tym poprzez druk, nagrywanie na płycie CD, pamięci USB; 5) nieodpłatne wypożyczenie lub udostępnienie zwielokrotnionych egzemplarzy; 6) wprowadzenie w całości lub części do sieci komputerowej Internet w sposób umożliwiający transmisję odbiorczą przez zainteresowanego użytkownika; 7) publikacja i rozpowszechnianie w całości lub części w sieci Internet łącznie z utrwalaniem w pamięci RAM. 3. Zamawiający może upoważnić inne osoby do korzystania z dzieła w zakresie uzyskanej licencji. 4. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując Umowę będzie przestrzegał przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 880) i nie naruszy praw majątkowych osób trzecich, a materiały przekaże Zamawiającemu w stanie wolnym od obciążeń prawami tych osób. 13

5. W przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie roszczeń opartych na zarzucie, że korzystanie z utworów uzyskanych przez Zamawiającego na podstawie niniejszej umowy przez Zamawiającego lub jego następców prawnych narusza prawa własności intelektualnej przysługujące tym osobom, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takich roszczeniach, a Wykonawca podejmie niezbędne działania mające na celu zażegnanie sporu i poniesie w związku z tym wszystkie koszty. W szczególności, w przypadku wytoczenia w związku z tym przeciwko Zamawiającemu lub jego następcy prawnemu powództwa z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej, Wykonawca przystąpi do postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości wystąpi z interwencją uboczną po stronie pozwanej oraz pokryje wszelkie koszty i odszkodowania, w tym koszty obsługi prawnej zasądzone od Zamawiającego lub jego następców prawnych. 4 1. W terminie 5 dni od dnia organizacji konferencji, Strony sporządzą i podpiszą protokół odbioru. 2. Protokół odbioru powinien zawierać w szczególności: 1) datę i miejsce jego sporządzenia; 2) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeżeń do sposobu i jakości wykonania przez Wykonawcę konferencji. 3. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2 pkt 2, Zamawiający zgłosi w protokole, jeżeli stwierdzi, że konferencję wykonano w sposób niezgodny z umówionym przez Strony, wskazanym w szczególności w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia i Ofercie Wykonawcy. 4. Strony uzgadniają, że w razie zawinionego uchylania się przez Wykonawcę od podpisania protokołu w terminie określonym w ust. 1, Zamawiający może z upływem tego terminu uznać treść sporządzonego przez siebie projektu protokołu za zaakceptowany przez Wykonawcę. 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: 5 1) w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, określonego w 2 ust. 1 umowy - w przypadku nieuzasadnionego odstąpienia od umowy przez Wykonawcę lub w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, 2) w przypadku nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia brutto. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne określone w 5 ust. 1 w terminie 14 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem zostanie wydana dyspozycja obciążenia rachunku Wykonawcy. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę. 4. W przypadku nieuzasadnionego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, określonego w 2 ust. 1 umowy. 5. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną określoną w 5 ust. 4 w terminie 14 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Wykonawcę. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem zostanie wydana dyspozycja obciążenia rachunku Zamawiającego. 6. Strony mają prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przekraczającego wysokość kar umownych do wysokości poniesionej szkody. 6 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy 14

może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. Z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych przyczynach. 3. Z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca może odstąpić od umowy w terminie 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych przyczynach. 4. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz wymaga uzasadnienia. 5. Każda ze Stron może skorzystać z prawa do odstąpienia od umowy w okolicznościach, o których mowa w 6 ust. 2 i ust. 3 jednak nie dłużej niż do terminu określonego w 1 ust. 3. 6. Zamawiający może rozwiązać umowę, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności, określonych w art. 145a ustawy Pzp. 7. W przypadku, o którym mowa w 6 ust. 6 Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 7 Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując zadanie, będzie przestrzegał przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922) oraz jej przepisów wykonawczych. 8 1. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem umowy upoważnia się: 1) ze strony Zamawiającego:, tel.., e-mail.., 2) ze strony Wykonawcy:, tel.., e-mail.., 2. Do merytorycznej współpracy i koordynacji w wykonywaniu przedmiotu umowy upoważnia się: 1) ze strony Zamawiającego:, tel.., e-mail.., 2) ze strony Wykonawcy:, tel.., e-mail.. koordynator ds. organizaycjnych. 3. Przewidziany w umowie obowiązek wzajemnego kontaktowania się za pośrednictwem poczty elektronicznej Strony wypełniają, kierując swoje oświadczenia pod adres elektroniczny odpowiednio: 1) Zamawiającego:..@..., 2) Wykonawcy:. @.... 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu i weryfikacji dokumentów potwierdzających opisane kwalifikacje i doświadczenie osoby wskazanej przez Wykonawcę do pełnienia funkcji koordynatora ds. organizacyjnych. 5. Zmiana osób, o których mowa w 8 ust. 1, jak też zmiana adresów elektronicznych, wskazanych w ust. 2, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści umowy. 6. W przypadku zmiany koordynatora ds. organizacyjnych, Wykonawca wskaże inną osobę odpowiedzialną za realizację usługi, posiadającą nie mniejsze doświadczenie niż dysponował poprzedni koordynator, do akceptacji Zamawiającego. O ewentualnej zmianie koordynatora ds. organizacyjnych Wykonawca poinformuje Zamawiającego niezwłocznie, przekazując jego imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail do kontaktu 9 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową wiąże oferta Wykonawcy, postanowienia zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, a także stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, kodeksu cywilnego i aktów wykonawczych do tych ustaw oraz innych obowiązujących aktów prawnych. 15

2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 3. Zmiana postanowień umowy wymaga formy pisemnej w postaci aneksu do umowy pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem 8 ust. 5. 4. Zmiany umowy wymagają akceptacji Wykonawcy i Zamawiającego. 5. Spory powstałe w związku z wykonywaniem umowy Strony zgodnie poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 6. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy, dwa dla Zamawiającego. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 16