ZAPYTANIE OFERTOWE Łosice,07.09.2012r. Łosickie Stowarzyszenie Rozwoju - EQUUS kieruje zapytanie ofertowe dotyczące zorganizowania wycieczki dwudniowej w Góry Świętokrzyskie dla uczestników projektu KIS wyjście na prostą współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Działanie 7.2 Przeciwdziałałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. I. ZAMAWIAJĄCY Łosickie Stowarzyszenie Rozwoju - EQUUS z siedzibą w Łosicach ul. Piłsudskiego 6, 08-200 Łosice NIP: 4960196702 REGON: 140000566 KRS: Nr 0000218409, II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zamówienie poniżej 14 tys. euro nie podlega zasadzie konkurencyjności oraz ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Ze względu na konieczność ekonomicznego wydatkowania środków publicznych, zapytanie jest wysyłane do potencjalnych oferentów oraz umieszczone na stronie: www.lsr.losice.pl III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji wycieczki dwudniowej w Góry Świętokrzyskie dla uczestników projektu KIS wyjście na prostą współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Działanie 7.2 Przeciwdziałałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym., zgodnie z poniższymi założeniami. Celem wycieczki jest pokazanie uczestnikom projektu jak można spędzać wolny czas oraz zapewnienie integracji i wypoczynku dla uczestników projektu. ZAŁOŻENIA ORGANIZACYJNE: Wykonawca zapewnia: Termin wrzesień 2012 r. (Wykonawca ma prawo żądać zmiany dokładnej daty określonej w ofercie, jeżeli podany termin będzie kolidował z innymi zajęciami prowadzonymi w ramach projektu) Czas trwania 2 dni
Miejscowość/miejsce Program Uczestnicy Wyżywienie Góry Świętokrzyskie (sugerowane miejsca do wyboru: Jaskinia Raj, Zamek w Chęcinach, Skansen w Tokarni, Oblęgorek, Dąb Bartek, Ujazd (Krzyżtopór), Święty Krzyż, Świętokrzyski Park Narodowy, inne) - propozycję programu szczegółowego przedstawia biuro podróży (Wykonawca), uwzględniając podane miejscowości/miejsca, - ze względu na problem z poruszaniem się przez 2 osoby (chodzą o kuli) oraz sugestię uczestników, żeby wycieczka była atrakcyjna, ale jednocześnie nie była męcząca, program nie powinien być nastawiony na męczące i długotrwałe wycieczki piesze - atrakcyjność (z uwzględnieniem stopnia trudności/wpływu na zmęczenie uczestników) programu będzie oceniana podczas wyboru oferty - 26 osób (w tym 24 uczestników projektu KIS Wyjście na prostą oraz 2 opiekunów-pracowników projektu) - osoby pełnoletnie: 26 osób 1 dzień: - śniadanie (kanapki i drożdżówki na drogę, ogółem 3 szt. dla uczestnika) - obiad (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min. 3 zupy, 4 dania II w tym jedno lekkostrawne, 3 surówki, napoje, kawa, herbata, deser, owoce) - kolacja integracyjna (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min.6 potraw głównych, napoje, kawa, herbata oraz ciasto) możliwość wspólnego spędzenia czasu (przy kolacji należy zapewnić atrakcje, np. możliwość tańczenia przy kapeli ludowej, karaoke, zoorganizowanie gier/zabaw lub inne atrakcje Nocleg: 2 dzień: - śniadanie (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min. 6 potrawy, napoje, kawa, herbata, ciasto i owoce) - obiad (w formie stołu szwedzkiego, do wyboru min. 3 zupy, 4 dania II w tym jedno lekkostrawne, 3 surówki napoje, kawa, herbata, deser, owoce) - kolacja (w zależności od programu i godziny wyjazdu dopuszczalna jest kolacja na miejscu lub kolacja podczas podróży. W przypadku wystąpienia wśród uczestników uczulenia na produkty spożywcze lub stosowania diety (np. cukrzycowej) konieczne będzie zapewnie dla tych osób posiłku dostosowanego do ich potrzeb, o czym biuro podróży zostanie poinformowane przed zorganizowaniem wycieczki. - 1 nocleg - Pokoje 2-4 osobowe, z łazienką - pokoje z pościelą, ręcznikiem i mydłem dla każdego uczestnika
Transport - kobiety i mężczyźni w oddzielnych pokojach (19 kobiet i 7 mężczyzn) - hotel *** - miejsce noclegu: miejscowość w Górach Świętokrzyskich, położona w pobliżu zwiedzanych miejsc - 2 osoby niepełnosprawne, chodzące o kuli, powinny być zakwaterowane na parterze (ewentualnie dostęp do windy), żeby nie miały utrudnionego poruszania się Przejazd autokarem na trasie: miejsce zamieszkania uczestników wycieczki powiat łosicki* Góry Świętokrzyskie (miejsce zakwaterowania) miejsce zamieszkania uczestników wycieczki powiat łosicki* oraz dowóz do miejsc prowadzenia zajęć/zwiedzanych miejsc i miejscowości * miejsce zamieszkania uczestników powiat łosicki obejmuje miejscowości: Wyczółki Pietrusy Rudnik Stare Biernaty Łosice Rusków Puczyce Sarnaki Kózki Czuchleby Czeberaki Nowa Kornica Rudka Szańków Informujemy, że w ramach realizowanego projektu, uczestnicy są dowożeni na inne zajęcia do Łosic przez lokalnego przewoźnika, który zna uczestników, ich miejsce zamieszkania i miejsce wsiadania przez nich na przystankach w poszczególnych miejscowościach. Jeżeli firma składająca ofertę, chce ułatwić logistykę, może zwrócić się do tego lokalnego przewoźnika z prośbą o dowiezienie uczestników do Łosic, gdzie przesiądą się do autokaru Wykonawcy oraz o odwiezienie ich po powrocie do Łosic(ewentualny dowóz do Łosic/ do miejsc zamieszkania uczestników podlegałby wewnętrznemu rozliczeniu Wykonawcy i lokalnego przewoźnika). 1 autokar, klimatyzowany, liczba miejsc dostosowana do liczy
uczestników (min. jedno miejsce na jednego uczestnika), liczba kierowców zgodna z obowiązującymi przepisami, autokar sprawny, spełniający obowiązujące przepisy Ponadto biuro podróży zapewnia: - ubezpieczenie uczestników wycieczki (26 osób) - opłaty za parkingi - opiekę przewodnika turystycznego/pilota wycieczki - bilety wstępu do zwiedzanych miejsc/obiektów dla wszystkich uczestników wycieczki - posiadanie apteczki pierwszej pomocy Pozostałe warunki realizacji zamówienia: Przed podpisaniem umowy Wykonawca w terminie 3 dni od dnia pozyskania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu: a) aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. Dokument może być złożony w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy, wskazaną w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub w odpisie z właściwego rejestru. b) wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy) c) kopie innych dokumentów wymaganych prawem. Nie dostarczenie przez Wykonawcę w/w dokumentów, będzie skutkowało odstąpieniem przez Zamawiającego od podpisania umowy. Przed rozliczeniem finansowym przedmiotu zamówienia Zamawiający w formie protokołu dokona odbioru zadania zleconego. IV. WARUNKI WZIĘCIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Warunkiem ubiegania się o ofertę jest: 1. Złożenie Formularza ofertowego, który jest załącznikiem do niniejszego zapytania. 2. Opracowanie i załączenie programu wycieczki 3. Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, pełniącą rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4. O realizację zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie biura podróży działające legalnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
V. KRYTERIA I SPOSÓB OCENY OFERTY 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami: Lp. Nazwa kryterium Waga 1. Cena brutto 40 % 2. Atrakcyjność programu wycieczki (z uwzględnieniem stopnia trudności/wpływu na zmęczenie uczestników) 40% 3. Doświadczenie przy realizacji podobnych wyjazdów 20% Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryteria. Jeżeli najkorzystniejsza oferta będzie opiewała na cenę przewyższającą zaplanowane w budżecie na ten cel środki, firma, która uzyska najwyższą ofertę zostanie zaproszona do negocjacji. W przypadku braku porozumienia podczas jednorazowych negocjacji, do negocjacji zostanie zaproszona następna firma mająca kolejną największą liczbę punktów. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. 1. Oferta musi być przygotowana zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego. 2. Warunki formalne sporządzenia oferty, których niespełnienie może spowodować odrzucenie oferty: 1) Oferta musi być przygotowana w języku polskim pisemnie na papierze i podpisana. 2) Każda poprawka w ofercie musi być parafowana. 3) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w której będzie zaoferowana jedna cena na uczestnika oraz na całość zamówienia. 4) Oferta musi być złożona Zamawiającemu w zaklejonym lub zszytym nienaruszonym opakowaniu opatrzonym: a) Nazwą firmy Oferenta, dokładnym adresem wraz z numerem telefonu. b) napisem: Oferta na zorganizowanie wycieki dwudniowej w Góry Świętokrzyskie 3. Wszelkie kserokopie dokumentów w ofercie mają być potwierdzone ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM przez Oferenta. VII. ZAKRES WYKLUCZENIA Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VIII. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Oferentami jest Koordynator projektu Pani Elżbieta Roszczak, tel. 693 570 205 lub Pani Joanna Kamińska 885 766 377 (Joanna Kamińska w godz. 15.30-20.00). Biuro projektu: Łosice, ul. Rynek 12 IX. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć do dnia 14.09.2012r. do godz. 16..00 w siedzibie Łosickiego Stowarzyszenia Rozwoju - EQUUS ul. Piłsudskiego 6/10, 08-200 Łosice. 2. Oferty dostarczone po tym terminie nie będą rozpatrywane. X. WYBÓR OFERTY 1. O wyborze oferty Zamawiający powiadomi Oferentów, którzy ubiegali się o zamówienie. 2. Niniejsze zapytanie ma formę porównania ofert. Nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie daje żadnemu z oferentów prawa roszczenia udzielenia zamówienia. Elżbieta Roszczak Koordynator Projektu