Domaniów, dnia 19 lutego 2019 r. Zaproszenie do składania ofert na:,,przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka Centrum Kultury i Czytelnictwa Gminy Domaniów zaprasza do składania ofert na przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka podczas ŚWIĘTA PLONÓW. Będzie to impreza plenerowa, która odbędzie się na boisku sportowym w Domaniowie w dniach od 31 sierpnia 2019 r. do 01 września 2019 r. I Nazwa Organizatora (Zamawiającego) Centrum Kultury i Czytelnictwa Gminy Domaniów Domaniów 15, 55-216 Domaniów NIP: 9121922737, tel. (71) 301 78 79 email: kultura@gminadomaniow.pl Przedmiot zamówienia obejmuje: II Opis przedmiotu zamówienia 1) Zorganizowanie obsługi gastronomicznej i handlowej dla: a) punktów handlowych w zakresie małej gastronomii (dania gorące z grilla/rożna, fast food, gofry, lody, popcorn, wata cukrowa, napoje, itp). Punkty gastronomiczne powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy. Organizator oczekuje podania proponowanej liczby punktów gastronomicznych i szczegółowego opisu proponowanych działań. b) ogródków piwnych z ławami oraz parasolami i namiotami dla minimum 1800 miejsc siedzących (zadaszonych). Organizator oczekuje podania liczby dystrybutorów, miejsc do siedzenia i stołów. Uwaga! Sprzedaż napojów, piwa oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych! Organizacja gastronomii, szczególnie w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych powinna być zgodna z ustawą z dnia 20.03.2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. 2) Zapewnienie wesołego miasteczka z jak największą liczbą atrakcji dla dzieci w tym: dmuchane zamki i zjeżdżalnie, trampoliny, karuzela, itp. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania atestów bezpieczeństwa na urządzenia oraz aktualnego ubezpieczenia OC w związku z prowadzoną działalnością. 3) Zapewnienia stoisk z artykułami przemysłowymi, zabawkami, balonami itp. UWAGA: Organizator zastrzega sobie możliwość promowania rękodzieła i lokalnych wyrobów (stoiska Kół Gospodyń Wiejskich z terenu powiatu oławskiego) oraz przygotowania we własnym zakresie jednego darmowego posiłku dla uczestników imprezy (zupa grochówka), jak również 1
utworzenia stoiska w celu sprzedaży płyt i gadżetów wykonawców występujących podczas uroczystości i stoisk promocyjnych sponsorów. III Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1) Wybrany przez Organizatora (Zamawiającego) Oferent (Wykonawca) zobowiązany jest do uzyskania odrębnego zezwolenia na jednorazową sprzedaż i podawanie piwa oraz napojów alkoholowych o zawartości alkoholu do 4,5% w Urzędzie Gminy Domaniów. 2) Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów Wykonawca ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy. 3) Wykonawca zapewnia we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkom techniczno - elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoiska podczas trwania imprezy. Organizator zagwarantuje dostęp do energii elektrycznej (agregat prądotwórczy o mocy 110 KW). 4) Do Wykonawcy należy utrzymanie stoisk i terenu przeznaczonego na działalność handlowo - gastronomiczną w stałym porządku (w tym uporządkowanie zajmowanego terenu po zakończeniu imprezy). Ponadto wymagane jest ustawienie koszy na placu imprezy. 5) Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie obejmującym minimum: a) obsługa gastronomiczna i handlowa: - duża gastronomia: grille z produktami garmażeryjnymi (kiełbasa, szaszłyki, karczki, golonki); patelnie gastronomiczne z bigosem, ziemniaczkami, warzywami; - przyczepy gastronomiczne: zapiekanki; knysze; frytki; hamburgery; gofry; lody; kawa, herbata i napoje zimne; - stoiska handlowe: lizaki; haribo; wata cukrowa; popcorn; prażynki; - ogródek piwny: 12 nalewaków do piwa; 1800 miejsc siedzących zadaszonych parasolami i/lub namiotami; minimum 2 rodzaje piwa; b) wesołe miasteczko (co najmniej 6 różnych obiektów/urządzeń): - karuzela; - dmuchane zamki i zjeżdżalnie; - kule wodne; - eurobunge; - autodrom; c) stoiska z artykułami przemysłowymi, zabawkami, balonami, sztuczną biżuterią, srebrem, rękodziełem. IV Informacje dotyczące możliwości składania ofert częściowych 1) Organizator imprezy nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. V Warunki udziału w postępowaniu i sposób dokonania oceny spełnienia tych warunków 1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2
b) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia. Ocena spełniania powyższych warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie na podstawie złożonego oświadczenia Oferenta. VI Termin wykonania zamówienia 1) Realizacja zamówienia będzie się odbywać w dniach od 31 sierpnia 2019 r. (od godz. 14 00 ) do 01 września 2019 r. (do godz. 22 00 ). VII Kryteria oceny ofert 1) Organizator dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: a) najwyższa cena jaką oferuje Oferent - 90 %, b) różnorodność oferty 10 % (ilość i jakość obiektów/urządzeń wesołego miasteczka, ilość stoisk z zabawkami, balonami, art. przemysłowymi). 2) Organizator przyzna zamówienie Oferentowi, który spełniając warunki określone w zapytaniu ofertowym uzyska największą liczbę punktów (suma punktów uzyskanych w powyższych kryteriach). Maksymalna łączna liczba punktów jaką może uzyskać Oferent wynosi 100 pkt. 3) Sposób oceny kryterium ceny: Cena brutto badanej oferty C = ------------------------------------------------------------ x 90 pkt Najwyższa cena brutto spośród badanych ofert VIII Opis sposobu obliczenia ceny 1) Oferent sporządza wycenę w oparciu o własną, opartą na rachunku ekonomicznym, kalkulację ceny z uwzględnieniem informacji zawartych w zapytaniu ofertowym. 2) Zaproponowana przez Oferenta kwota brutto za wyłączność obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka zostanie wpłacona na wskazany w umowie rachunek bankowy w terminie do 7 dni od dnia wystawienia dokumentu sprzedaży. 3) Jeżeli w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, organizator wzywa oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen niższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. IX Opis sposobu przygotowania oferty oraz miejsce i termin ich składania 1) Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia. 2) Oferta winna być sporządzona w j. polskim i musi mieć formę pisemną. 3) Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych przez Zamawiającego. 3
4) Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. 5) Wykonawca zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności sprzedaży. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownia w kwocie brutto. Cenę oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Minimalna kwota wyznaczona przez organizatora to 55.000,00 zł brutto* (słownie: pięćdziesiąt pięć tysięcy złotych 00/100 brutto). Zamawiający przyjął za minimalne postąpienie wartość 3.000,00 zł 6) Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w zaklejonej kopercie z dopiskiem,,przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej na adres: Centrum Kultury i Czytelnictwa Gminy Domaniów Domaniów 15, 55-216 Domaniów lub na adres email: kultura@gminadomaniow.pl (skan oferty). 7) Termin składania ofert: do dnia 26 lutego 2019 r., do godz. 15.00. Liczy się data wpływu oferty do Zamawiającego. X Wybór oferty i zawiadomienie o wyniku postępowaniu 1) Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosował będzie wyłącznie zasady i kryteria określone w niniejszym zaproszeniu do składania ofert. 2) Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. 3) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na warunkach określonych w niniejszym zaproszeniu i przekaże informację o wyborze oferty wybranemu Wykonawcy zamówienia. 4) Miejsce i termin podpisania umowy zostaną wskazane Wykonawcy w odrębnym piśmie. XI Osoba do kontaktów 1) Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami: Tomasz Kułakowski tel. (71) 301 78 79, kom. 726 579 336, email: kultura@gminadomaniow.pl XII Informacje dodatkowe 1) Zamówienie nie podlega procedurom określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, ze zm.) na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy. 2) Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej oferty. * SPRZEDAWCA ZWOLNIONY PODMIOTOWO Z PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG (dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnione na podstawie art. 113 ust. 1 (albo ust. 9) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) 4
3) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wykonawcy wyrządzone przez uczestników imprezy, służby ratownicze oraz siły natury. 4) Zamawiający oświadcza, iż na dzień podania do wiadomości publicznej niniejszego zaproszenia do składania ofert posiada podpisane umowy koncertowe na występy zespołów: Lady Pank Margaret Wykaz załączników: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy; Załącznik nr 2 Wzór umowy XIII Załączniki Dyrektor Centrum Kultury i Czytelnictwa Gminy Domaniów /-/ Magdalena Wiżgała 5
Załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert na:,,przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka. Oferent / pieczątka:..., dnia... Nazwa / imię i nazwisko Siedziba / adres NIP / REGON Tel. e-mail FORMULARZ OFERTOWY dotyczący Przyznania wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka podczas imprezy ŚWIĘTO PLONÓW w miejscowości Domaniów w dniach 31 sierpnia 2019 r. - 01 września 2019 r. 1. Oferowana kwota za przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka podczas imprezy ŚWIĘTO PLONÓW w miejscowości Domaniów w dniach 31 sierpnia 2019 r. - 01 września 2019 r. wynosi. PLN brutto (słownie:...). 2. W przypadku uzyskania prawa do wyłącznej obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka zobowiązujemy się do wpłacenia oferowanej kwoty na rzecz Organizatora na wskazany w umowie rachunek bankowy w wyznaczonym terminie. 3. Oświadczamy, że: a) zapoznaliśmy się z Zaproszeniem do składania ofert na przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka podczas imprezy ŚWIĘTO PLONÓW w miejscowości Domaniów i akceptujemy wszystkie zawarte w nim warunki i informacje, b) uzyskaliśmy wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania i złożenia oferty, 6
c) posiadamy stosowne dokumenty potwierdzające uprawnienia do wykonywania działalności objętej ofertą, d) dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, e) nasza sytuacja ekonomiczna i finansowa pozwala na należyte wykonanie zamówienia, f) zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach określonych w zaproszeniu do składania ofert i niniejszej ofercie, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, g) zobowiązujemy się zapewnić obsługę gastronomiczną, handlową i wesołego miasteczka w następującym zakresie: OBSŁUGA GASTRONOMICZNA I HANDLOWA WYSZCZEGÓLNIENIE - np. dania gorące z grilla/rożna, fast food (podać jakie), ogródek piwny (podać ilość dystrybutorów, miejsc siedzących i stołów), gofry, lody, popcorn, wata cukrowa, napoje. Dodatkowo prosimy o podanie ilości i powierzchni namiotów oraz zapotrzebowania na energię el. (KW) 7
WYSZCZEGÓLNIENIE Prosimy o wyszczególnienie obiektów/urządzeń. Dodatkowo prosimy o podanie zapotrzebowania na energię el. (KW) WESOŁE MIASTECZKO STOISKA Z ART. PRZEMYSŁOWYMI, ZABAWKAMI I BALONAMI WYSZCZEGÓLNIENIE Prosimy o wyszczególnienie stoisk wraz z podaniem asortymentu. Dodatkowo prosimy o podanie zapotrzebowania na energię el. (KW) 8
4) Wraz z ofertą składam(y) następujące dokumenty (np. dokumentacja fotograficzna poszczególnych obiektów/urządzeń, posiadanego wyposażenia; referencje):..................... (pieczątka i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta) 9
Załącznik nr 2 do Zaproszenia do składania ofert na:,,przyznanie wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka. zawarta w dniu r. pomiędzy: UMOWA NR.../DOŻYNKI/2019 Centrum Kultury i Czytelnictwa Gminy Domaniów, z siedzibą: Domaniów 15, 55-216 Domaniów, reprezentowanym przez Dyrektora Magdalenę Wiżgałę NIP: 9121922737 REGON: 369608833 zwanym dalej Zamawiającym / Organizatorem a Firmą:.., z siedzibą:, reprezentowaną przez NIP:... REGON:... zwanym dalej Wykonawcą Strony, na podstawie przeprowadzonego postępowania (zaproszenie do składania ofert), po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty w dniu. r., zawierają niniejszą Umowę, o następującej treści: 1 Przedmiotem umowy jest zabezpieczenie usług polegających na obsłudze gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka na zasadzie wyłączności obsługi, imprezy plenerowej pn. Święto Plonów uroczystości, która odbędzie się na boisku sportowym w Domaniowie w dniach od 31 sierpnia 2019 r do 01 września 2019 r. 2 1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji obsługę imprezy, o której mowa w 1 w dniach od 31 sierpnia 2019 r. (od godz. 14 00 ) do 01 września 2019 r. (do godz. 22 00 ). 2. Organizator udziela Wykonawcy wyłączności na obsługę gastronomiczną, handlową i wesołego miasteczka obejmującą: obsługę gastronomiczną (stoiska gastronomiczne wyszczególnione w złożonej przez Wykonawcę ofercie, ogródek piwny) z wyłączeniem podmiotów wskazanych przez Organizatora (stoiska Kół Gospodyń Wiejskich z terenu powiatu oławskiego) wystawiających i promujących lokalne produkty i wyroby (ciasta domowe, tradycyjne potrawy). Zamawiający zastrzega sobie możliwość przygotowania we własnym zakresie jednego darmowego posiłku dla uczestników imprezy (zupa grochówka). Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia na jednorazową sprzedaż i podawanie piwa oraz napojów alkoholowych o zawartości alkoholu do 4,5% w Urzędzie Gminy Domaniów. 10
obsługę handlową (stoiska handlowe wyszczególnione w złożonej przez Wykonawcę ofercie) sprzedaż artykułów spożywczych i przemysłowych (zabawki, balony, biżuteria, itp.) z wyłączeniem podmiotów wskazanych przez Organizatora stoiska promocyjne sponsorów oraz wykonawców występujących podczas uroczystości (sprzedaż płyt i gadżetów) oraz lokalnych twórców (rękodzieło artystyczne). obsługę wesołego miasteczka (park zabawy dla dzieci składający się z obiektów/urządzeń wyszczególnionych w złożonej przez Wykonawcę ofercie). Wykonawca zobowiązany jest do posiadania atestów bezpieczeństwa na urządzenia oraz aktualnego ubezpieczenia OC w związku z prowadzoną działalnością. 3 1. W zamian za przyznane prawo wyłączności obsługi gastronomicznej, handlowej i wesołego miasteczka, o którym mowa w 2 Wykonawca wniesie opłatę Zamawiającemu w wysokości. zł brutto (słownie: ). 2. Zamawiający oświadcza, że jest zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług /dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnione na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm)/ 3. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wpłaty kwoty o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu na rachunek bankowy Zamawiającego nr 29 95850007 0030 0300 0576 0001 w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury. 4. W przypadku braku wpłaty w ustalonym terminie kwoty o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, oraz żądać zapłaty kary umownej w wysokości 50 % opłaty określonej w 3 ust. 1, tj. w kwocie.. zł (słownie: ). 5. Opłata określona w 3 ust. 1 jest kwotą ryczałtową. 6. W przypadku nie wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 100 % opłaty określonej w 3 ust. 1, tj... zł (słownie:.). 1. Wykonawca zobowiązany jest: 4 przywrócić teren na którym będą usługi o których mowa w 2 ust. 2, do stanu pierwotnego w przypadku dokonania trwałych zmian lub uszkodzeń terenu, zapewnić odpowiednią ilość własnych pojemników na śmieci oraz utrzymać czystość podczas i po zakończeniu prowadzenia działalności będącej przedmiotem niniejszej umowy, zapewnić odpowiednie warunki higieniczne podczas realizacji przedmiotu umowy, zapewnić sprzedaż napojów, piwa oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych, pokryć wszelkie uzasadnione roszczenia odszkodowawcze wobec osób trzecich powstałe w związku z nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy, prowadzić działalność handlową tylko w miejscach wskazanych przez Organizatora, zabezpieczyć agregat prądotwórczy (w razie braku dostawy prądu lub zapotrzebowania 11
przekraczającego możliwości Organizatora) oraz zapewnić we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom bhp i warunkom techniczno-elektrycznym), sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do prawidłowego funkcjonowania stoisk i urządzeń podczas trwania imprezy. Organizator zagwarantuje dostęp do energii elektrycznej - agregat prądotwórczy o mocy 110 KW. 5 Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt winien uzyskać wszelkie wymagane zgody i opinie właściwych organów na prowadzenie działalności będącej przedmiotem niniejszej umowy podczas imprezy określonej w 1. 6 1. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie zgody na prowadzenie działalności będącej przedmiotem niniejszej umowy oraz możliwości techniczno-organizacyjne (wyposażenie oraz obsadę pracowników), by sprostać wymaganiom obsługi imprezy określonej w 1. 2. Wykonawca może posługiwać się podczas realizacji przedmiotu umowy podwykonawcami. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność (w tym finansową) za prowadzoną przez siebie działalność w trakcie imprezy określonej w 1. 7 1. W przypadku nienależytego wykonania umowy, w szczególności naruszenia postanowień 4 oraz niewywiązania się z umowy pod względem deklarowanej w ofercie ilości stoisk, atrakcji, Organizator ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i żądać od Wykonawcy kary w wysokości 50 % opłaty określonej w 3 ust. 1, tj... zł (słownie:..). 2. Żadna ze stron nie będzie odpowiedzialna względem drugiej strony w przypadku, gdy do niewykonania umowy dojdzie na skutek okoliczności siły wyższej, decyzji państwowych, zdarzeń losowych lub innych okoliczności niezależnych od woli którejkolwiek ze stron, którym nie można było zapobiec. 8 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu zaakceptowanego przez obie strony, pod rygorem nieważności. 9 1. W sprawach nieunormowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Wszelkie spory wynikające z realizacji postanowień niniejszej umowy, strony deklarują rozwiązywać w drodze negocjacji. W przypadku braku porozumienia spory rozstrzygać będzie sąd powszechny, właściwy dla siedziby Zamawiającego. Integralną część niniejszej umowy stanowi Formularz ofertowy złożony przez Wykonawcę. 10 12
11 Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron......... (Pieczątka i podpis Zamawiającego) (Pieczątka i podpis Wykonawcy) 13