Wykonawcy biorący udział w postępowaniu Pismo z dnia Znak: Nasz znak: Data: 18.11.2016 r. PS-KB-RSP1 RJSP1-1/1135/16 DF.27.1.2016 22.11.2016 r. Sprawa: wyjaśnienie niektórych zapisów treści SIWZ Znak sprawy DF.27.1.2016 W związku z otrzymanym wnioskiem o wyjaśnienie lub doprecyzowanie treści SIWZ, w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargi nieograniczonego, którego przedmiotem jest Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym (tj. lokalnym Powiat Skarżyski i krajowym obszar całej Polski) oraz zagranicznym dla Powiatowego Urzędu Pracy w Skarżysku - Kamiennej w zakresie wyszczególnionym w art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 1113 z późn. zm.) przekazuję niniejsze wyjaśnienia: Pytanie 1 Zamawiający w treści załącznika nr 1 pkt 11 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wskazuje godziny doręczania przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego. Wykonawca informuje, że zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe art. 46 ust.2 pkt. 5 zobowiązany jest do doręczania przesyłek co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż 5 dni w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Jednocześnie Wykonawca informuje, że zobowiązanie operatora wyznaczonego do doręczania przesyłek w określonych godzinach w istotny sposób narusza zapisy ustawy Prawo Pocztowe art. 46 ust. 2 pkt. 1, który obliguje go do świadczenia usług powszechnych w sposób jednolity w porównywalnych warunkach. Ponadto, doręczanie korespondencji do Zamawiającego nie jest przedmiotem postępowania, a obowiązkiem ustawowym Wykonawcy jako operatora wyznaczonego i dotyczy przesyłek nadanych za jego pośrednictwem. Dodatkowo zwracamy uwagę, że doręczenie przesyłek jest konsekwencją umowy zawartej z Nadawcą w chwili jej nadania, natomiast Zamawiający występuje w tym wypadku w roli adresata i nie jest stroną umowy o nadawanie. Wobec powyższego Wykonawca prosi o rezygnację z zapisu dotyczącego określania konkretnych godzin doręczania przesyłek nadchodzących do Zamawiającego, gdyż nie stanowi to przedmiotu postępowania. Odpowiedź na pyt. 1: Zamawiający rezygnuje z zapisu dot. godzin dostarczania korespondencji, dokonane zostały zmiany SIWZ w ww. zakresie. Pytanie 2 Zamawiający w treści załącznika nr 1 pkt 12 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia Strona 1 z 6
określa, iż Wykonawca zobowiązany będzie do nadawania przesyłek odebranych z siedziby Zamawiającego w dniu ich odbioru. Oczywiście tak się dzieje w stosunku do przesyłek, których opakowanie, oznaczenie czy adres nie budzi wątpliwości ale w ocenie potencjalnego Wykonawcy mogą zaistnieć przypadki nieprawidłowości w stosunku do odebranych przesyłek np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu itp., które spowodują konieczność wyjaśnienia/uzupełnienia przez Zamawiającego. W takich sytuacjach realizacja nadania może nastąpić (nie z winy Wykonawcy) w dniu następnym lub po całkowitym usunięciu przez nadawcę nieprawidłowości. W związku z powyższym wnosimy o korektę zapisu poprzez dopuszczenie możliwości na które wskazujemy powyżej, tj.: w przypadku uzasadnionych wątpliwości dotyczących opakowania, oznaczenia, adresu przesyłki Wykonawca wyjaśni nieprawidłowości z Zamawiającym, a w przypadku braku takiej możliwości nadanie przesyłek nastąpi w dniu następnym. Odpowiedź na pyt. 2: Zamawiający dysponując wzorem (dostarczonym przez Wykonawcę) adresowania, oznaczania przesyłek, przed nadaniem weryfikuje prawidłowość opakowania oraz adresowania i oznaczenia przesyłek. Zgodnie z treścią 9 projektu umowy: W sprawach nieunormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa, a w szczególności Ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015r poz. 2164 z późn. zm.), Ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016r. poz. 1113 ze zm.), Kodeksu Cywilnego, Regulaminu świadczenia usług pocztowych w oparciu przepisy ustawy prawo pocztowe. Zamawiający dokonał zmiany SIWZ w tym zakresie. W treści załącznika nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia do pkt 12 dodaje się zdanie. W przypadku uzasadnionych wątpliwości dotyczących opakowania, oznaczenia, adresu przesyłki Wykonawca wyjaśni nieprawidłowości z Zamawiającym, a następnie dokona niezwłocznego nadania przesyłki Pytanie 3 Zamawiający w treści załącznika nr 1 pkt 13 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zastrzegł sobie prawo do samodzielnego dostarczania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia do placówki Wykonawcy w Skarżysku - Kamiennej mieszczącej się w dogodnej lokalizacji dla Zamawiającego w celu ich nadania od poniedziałku do piątku z pominięciem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach minimum od 13:00 do 16:30. Tak postawiony wymóg przez Zamawiającego powoduje jest nieprecyzyjny i uniemożliwia Wykonawcy ocenę możliwości spełnienia tego warunku. Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych na Zamawiającym ciąży obowiązek przygotować i przeprowadzić postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie Wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości. W związku z powyższym prosimy o wskazanie przez Zamawiającego konkretnej lokalizacji placówki Strona 2 z 6
pocztowej z której Zamawiający będzie korzystał w przypadku samodzielnego nadawania przesyłek pocztowych, tak by Wykonawca mógł ocenić czy spełnia warunek postawiony przez Zamawiającego odnośnie wskazanych godzin, tj.: od 13:00 do 16:30. Odpowiedź na pyt. 3 Zamawiający przy samodzielnym nadawaniu przesyłki pocztowej będzie korzystał z placówki Wykonawcy zlokalizowanej w mieście Skarżysko-Kamienna, czynnej we wskazanych godzinach. Zamawiający dopuszcza możliwość wskazania placówki, w której będzie możliwe samodzielne nadanie przesyłki w podanych godzinach. Zamawiający przed rozstrzygnięciem zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, nie ma możliwości wskazania konkretnej lokalizacji placówki Wykonawcy, gdyż nie jest w stanie przewidzieć kto złoży ofertę i czyja oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Pytanie 4 Zamawiający jako warunek udziału w postępowaniu w celu potwierdzenia zdolności technicznej i zawodowej oraz w treści załącznika nr 1 pkt 14 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia określił, aby Wykonawca dysponował przynajmniej czterema placówkami służącymi do odbioru przesyłek awizowanych w miejscowości Skarżysko Kamienna, położonymi w różnych częściach miasta czynnymi minimum 7 godzin dziennie od poniedziałku do piątku z pominięciem dni ustawowo wolnych od pracy. Powyższy wymóg jest nadmierny w stosunku do przepisów Prawa Pocztowego określających wymagania w zakresie posiadania placówek pocztowych przez operatora, a mianowicie placówki pocztowe operatora wyznaczonego powinny być czynne we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem sobót, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa bez konkretnych ograniczeń godzinowych. Zauważyć należy również, iż ustawodawca w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji określa sposób rozmieszczenia placówek pocztowych bez określania charakteru jaki mają pełnić tj.: placówka nadawczo-oddawcza czy też tylko oddawcza (awizacyjna). Lokalizacja placówek ma uwzględniać występujące na danym obszarze zapotrzebowanie na usługi. W związku z powyższym Wykonawca wnosi o zmianę powyższego zapisu poprzez modyfikację treści na następującą: Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że oraz trzema placówkami służącymi do odbioru przesyłek awizowanych w miejscowości Skarżysko-Kamienna, położonymi w różnych częściach miasta czynnymi minimum 7 godzin dziennie od poniedziałku do piątku z pominięciem dni ustawowo wolnych od pracy. Odpowiedź na pyt. 4: Zamawiający nie przewiduje zmiany treści SIWZ we wskazanym zakresie. Zamawiający stawiając konkretne wymagania nie bierze pod uwagę placówek operatora wyznaczonego a względy społeczne, tj. możliwości komunikowania się z klientami, osobami Strona 3 z 6
bezrobotnymi i poszukującymi pracy. Realizując zamówienie Zamawiający zapewni takie rozwiązanie, aby dotarcie osób bezrobotnych do korespondencji PUP nie stanowiło bariery w komunikacji z urzędem. Postawione wymagania mają na celu dbałość Zamawiającego o należyte wykonanie zadań nakładanych przez ustawy. Zamawiający jest jednostką publiczną, adresatami działań Zamawiającego są w szczególności osoby bezrobotne i poszukujące pracy zgodnie z ustawą o promocji i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.), działania Zamawiającego obejmują obszar powiatu skarżyskiego, w którego skład wchodzą: Miasto Skarżysko-Kamienna, Miasto i gmina Suchedniów, Gmina Bliżyn, Gmina Łączna, Gmina Skarżysko Kościelne. Zamawiający stawiając wymóg posiadania określonej liczby jednostek organizacyjnych lub placówek w mieście oraz każdej gminie znajdującej się na terenie działalności Zamawiającego, umożliwiającej adresatom korespondencji awizowanej jej odbiór, ma na celu umożliwienie osobom bezrobotnym, czyli w większości osobom pozbawionym środków pieniężnych odbiór korespondencji awizowanej w miejscu zamieszkania lub bliskiej odległości od miejsca zamieszkania. Zamawiający nie może wykluczyć powstania jednostek organizacyjnych lub placówek Wykonawcy na terenie powiatu skarżyskiego, o ile takowych jeszcze nie posiada. Zamawiający nie przewiduje zmiany ww. zapisu SIWZ, gdyż z punktu widzenia realizacji zadań ustawowych przez Zamawiającego, umożliwienie osobom bezrobotnym adresatom odbiór przesyłki awizowanej w mieście lub gminie zamieszkania jest zasadne. Analogiczna sytuacja dotyczy mieszkańców Skarżyska-Kamiennej mieszkających w różnych dzielnicach miasta. Zgodnie z obowiązującym prawem Zamawiający może ustalać takie wymagania i parametry przedmiotu zamówienia, które są merytorycznie uzasadnione i w ocenie zamawiającego niezbędne. Pytanie 5 Zamawiający w treści załącznika nr 1 pkt 17 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia określił, iż Wykonawca zapewni doręczanie przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami. Informujemy, iż zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe jako wyznaczony operator pocztowy zobowiązani jesteśmy do świadczenia usług pocztowych na terenie całego kraju. Z tego tytułu też możemy wziąć odpowiedzialność za dostarczanie przesyłek na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej na terenie kraju. Natomiast dostarczanie przesyłek za granicą odbywa się przy udziale operatów międzynarodowych i w oparciu o przepisy międzynarodowe. W związku z powyższym prosimy o dokonanie modyfikacji zapisu. Odpowiedź na pyt. 5: Zamawiający nie przewiduje zmiany treści SIWZ we wskazanym zakresie. Strona 4 z 6
Pytanie 6 Zamawiający w treści załącznika nr 1 pkt 23 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wymaga wskazania przez Wykonawcę jednej placówki oraz osoby upoważnionej do obsługi zgłoszenia reklamacyjnego, do której Zamawiający będzie zgłaszał reklamacje i uzyskiwał informacje nt postępowania reklamacyjnego. Warunek postawiony przez Zamawiający jest niezgodny z zapisami ustawy Prawo pocztowe, jak również Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej. Nadawca może zgłosić reklamację w każdej placówce pocztowej operatora pocztowego, który zawarł umowę o świadczenie usługi pocztowej z nadawcą. Rozporządzenie dopuszcza również możliwość wniesienia reklamacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Oczywiście zapewniamy taką możliwość poprzez stronę http://www.poczta-polska.pl/reklamacje/, co pozwala w szybki sposób złożyć reklamację i bezpośrednio pozyskać informacje. Nadmienić należy również, iż z uwagi na specyfikę prowadzenia postępowań reklamacyjnych i strukturę organizacyjną Wykonawcy, nie ma możliwości wyznaczenia jednej osoby do obsługi reklamacji Zamawiającego. W związku z powyższym wnosimy do Zamawiającego o wykreślenie powyższego zapisu bądź też na dokonanie jego zmiany i dopuszczenie możliwości składania reklamacji w formie elektronicznej bez wskazywania osoby do obsługi zgłoszeń reklamacyjnych. Odpowiedź na pyt. 6: Zamawiający zmienia SIWZ poprzez modyfikację zapisu Pkt 23 załącznika 1 SOWZ otrzymuje nowe brzmienie: Zamawiający wymaga wskazania przez Wykonawcę jednej placówki oraz osoby upoważnionej do obsługi zgłoszenia reklamacyjnego, do której Zamawiający będzie zgłaszał reklamacje i uzyskiwał informacje nt postępowania reklamacyjnego lub umożliwienie składania reklamacji w formie elektronicznej Pytanie 7 Zamawiający w załączniku nr 6 projekcie umowy 3 ust. 4 pkt 4 podał godziny pracy placówki pocztowej w miejscowości Skarżysko Kościelne od 06:00 do 20:00. Prosimy o usunięcie powyższego przedziału czasowego z uwagi na fakt, iż Zamawiający określił wymagania w tym zakresie w treści SIWZ rozdz. VII pkt 1.2 b). Odpowiedź na pyt. 7: Zamawiający dokonał zmiany w ww. zakresie poprzez usunięcie godzin otwarcia placówki. Pytanie 8 W treści Załącznika nr 2 Formularz ofertowy kalkulacja cenowa pozycja zwroty przesyłek w obrocie krajowym Gabaryt A oraz zwroty przesyłek krajowych gabaryt B Zamawiający nie wskazał przedziałów wagowych zwracanych przesyłek. Wykonawca wnosi o doprecyzowanie formularza w celu prawidłowej wyceny usługi. Odpowiedź na pyt. 8: Zamawiający wyjaśnia, iż w kalkulacji cenowej wskazał przedziały wagowe nadawanych przesyłek. Przedziały wagowe zwracanych przesyłek będą w tych samych przedziałach. Zamawiający zauważa, że większość przesyłek nadawanych to przesyłki do 350 g i do tego Strona 5 z 6
zakresu będą ewentualne zwroty. Pytanie 9 Zamawiający w załączniku nr 6 projekcie umowy 4 ust.10 wskazuje termin zapłaty faktury Vat 21 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Wykonawca informuje, że faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pomocą scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta jak również termin płatności, będący w ścisłej zależności z terminem sporządzenia faktury. Termin płatności faktury VAT od daty wystawienia z tytułu świadczonych usług został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania Wykonawcy. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminu wpływu środków oraz opóźnień w płatnościach. W związku z powyższym Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu w sposób następujący: 10.Należności wynikające z faktury, Zamawiający reguluje przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury Odpowiedź na pyt. 9: Zamawiający mając na uwadze dotychczasowe doświadczenia związane z terminami dostarczania faktur oraz obowiązujące u Zamawiającego procedury finansowo-księgowe zmienia zapis SIWZ we wskazanym zakresie. W 4 ust. 10 projektu umowy, stanowiącej załącznik Nr 6 do SIWZ, zapis: Płatność zostanie zrealizowana w terminie 21 dni od doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zastępuje się zapisem: Płatność zostanie zrealizowana w terminie 30 dni od daty wystawienia Zamawiającemu faktury VAT. Strona 6 z 6