SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA ZAMAWIAJĄCY: Stowarzyszenie Euroregion Niemen 16-400 Suwałki ul. Wesoła 22 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Wykonanie usługi Doradztwo dla kadry projektującej system zarządzania jakością ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej CPV 80000000-4 80532000-2 79411000-8 TRYB POSTĘPOWANIA: Przetarg nieograniczony Wartość zamówienia poniżej progu 206.000 euro Suwałki, grudzień 2009r. 1

Informacje ogólne. Stowarzyszenie Euroregion Niemen 16-400 Suwałki ul. Wesoła 22 e-mail: dyrektor@niemen.org.pl strona internetowa: www.iso.niemen.org.pl tel/fax 087 565 36 71 zwany dalej zamawiającym zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 133.000 euro, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zmianami) na wykonanie usługi Doradztwo dla kadry projektującej system zarządzania jakością ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej 1. Określenie przedmiotu i terminu wykonania zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi Doradztwo dla kadry projektującej system zarządzania jakością ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej. Zadanie polega na indywidualnym szkoleniu i edukacji pracowników urzędów administracji samorządowej w zakresie: 1. Zdiagnozowania istniejącego systemu zarządzania w urzędzie i opracowania harmonogramu prac związanych z wdrażaniem ISO 9001. 2. Opracowania Księgi Jakości Urzędu. 3. Opracowania 6 obowiązkowych procedur systemowych wymaganych normą PN-EN ISO 9001:2009. 4. Wdrażania wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001. 5. Stworzenia dokumentacji w zakresie planowania auditów wewnętrznych oraz pierwszych auditów (przed auditem certyfikacyjnym). 6. Przygotowania przeglądu systemu zarządzania. Efektem końcowym dzieła będzie: 1. Diagnoza istniejącego w urzędzie samorządu terytorialnego systemu zarządzania, harmonogram prac związanych z wdrożeniem systemu ISO 9001. 2. Księga Jakości Urzędu. 3. Sześć obowiązkowych procedur systemowych wymaganych normą PN EN ISO 9001 : 2009. 4. Pozytywna ocena dokumentacji systemu zarządzania jakością oraz przygotowanie urzędu do certyfikacji zgodnie z norma PN EN ISO 9001 : 2009. Termin realizacji zamówienia od dnia 1 stycznia 2009r. do dnia 30 czerwca 2010r. Zamawiający dzieli zamówienie na 12 części: Część I - UG Puńsk; UG Płaska; UG Nowinka; UM Dąbrowa Białostocka; UG Jeleniewo Część II - UG Przerośl; Starostwo w Łomży; UG Śniadowo; UG Zbójna; Starostwo w Olecku; UM Olecko Część III Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Część IV - UM Rajgród; UM Grajewo; UG Kolno Część V - UG Pozezdrze; UM Czarna Białostocka; UG Augustów; UM Łapy; UM Węgorzewo; Starostwo w Węgorzewie Część VI Starostwo w Suwałkach; Starostwo w Sejnach; UG Krasnopol Część VII UG Rejowiec; UG Sosnowica; Starostwo we Włodawie; UM Terespol Część VIII - UG Lubaczów; UG Jeżowe; Starostwo w Przemyślu Część IX - UG Osiek Jasielski; UG Zaryszyn, Starostwo w Jaśle Część X UG Tarnogród; Starostwo we Włodawie Część XI - UG Błażowa; UG Boguchwała; Starostwo w Strzyżowie Część XII - Starostwo w Ustrzykach Dolnych; UM Sanok; UG Ustrzyki Dolne 2

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych jeden wykonawca może złożyć ofertę na maksimum 2 części. Zamawiający planuje około 2085 godzin doradztwa we wszystkich częściach łącznie. 2. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu oceny spełniania tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Nie podlegają wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, 2. Spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, 3. Spełniają co najmniej jeden z niżej wymienionych warunków dotyczących doświadczenia w zakresie znajomości Systemów Zarządzania JST: a) pełnomocnik ISO 9001 systemu zarządzania jakością w urzedzie administracji publicznej (obecny lub były) b) auditor wiodący ISO 9001, pracownik urzędu administracji publicznej (obecny lub były) c) auditor wiodący systemu ISO 9001, 5 przeprowadzonych auditów ISO 9001 w urzędach administracji publicznej lub wdrożenie systemu ISO 9001 w co najmniej 3 urzędach administracji publicznej 4. Wykonają usługę stanowiącą przedmiot zamówienia zgodnie z normą PN-EN ISO 9001. Ocena spełniania wymaganych warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie wg. kryterium spełnia/nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach załączonych do oferty wymienionych w pkt 3 siwz. 3. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu należy do oferty załączyć następujące dokumenty i oświadczenia: 1. Formularz ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ, 2. Dokumenty potwierdzające spełnianie warunku nr 3 opisanego w pkt. 2 specyfikacji, 3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych załącznik nr 2, 4. Oświadczenie, że wykonawca przyjmuje wszystkie warunki zawarte w niniejszej specyfikacji. 5. Parafowany projekt umowy 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Obowiązkiem wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia jest ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia. Zamawiający może żądać od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, umowy regulującej ich współpracę a w przypadku uznania ich oferty za najkorzystniejszą dostarczenie takiej umowy jest obligatoryjne. 5. Opis sposobu przygotowania oferty. Każdy Wykonawca może przedłożyć tylko jedną ofertę. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM i poświadczone przez wykonawcę. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Oferta powinna być złożona na załączonym do specyfikacji istotnych warunków zamówienia formularzu ofertowym /załącznik nr 1/ oraz powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do występowania i składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Oferta powinna zawierać cenę jednej godziny doradztwa. Wykonawca zobowiązany jest podać cenę obejmującą wykonanie przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w opisie przedmiotu 3

zamówienia. Zamawiający nie przewiduje dodatkowego wynagrodzenia związanego z przejazdami, noclegami i innymi kosztami wykonania zamówienia. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Kopertę należy opisać w następujący sposób: Nazwa zamawiającego i adres. Przetarg nieograniczony na Doradztwo dla kadry projektującej system zarządzania jakością ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej Nie otwierać przed dniem 28 grudnia 2009r. godz. 10.15. 6. Kryteria oceny ofert i sposób oceny. Cena 100% Ocenie zostanie poddana cena jednej części zamówienia. Cena zostanie przeliczona matematycznie w porównaniu do ceny najniższej. Najniższa cena otrzyma maksymalną ilość 100 punktów. Zamawiający udzieli zamówienie wykonawcy, który uzyska największą liczbę punktów i spełni warunki ustalone w niniejszej specyfikacji. 7. Miejsce i termin złożenia i otwarcia ofert. Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28 grudnia 2009r. do godz. 10.00 w siedzibie zamawiającego 16-400 Suwałki ul. Wesoła 22 w sekretariacie. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 28 grudnia 2009r. o godz. 10.15 w gabinecie dyrektora. 8. Wadium. Zamawiający nie przewiduje wadium. 9. Zabezpieczenie Zamawiający nie przewiduje zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 10. Związanie ofertą. Wykonawcy będą związani złożoną ofertą przez okres 20 dni od upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą zamawiający może tylko raz zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Wykonawca może również samodzielnie przedłużyć termin związania ofertą. 11. Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są Małgorzata Dudzińska tel. 087 565 36 71 oraz Tomasz Fimowicz tel. 602 350 266. Porozumiewanie się z wykonawcami oraz przekazywanie oświadczeń, dokumentów, wniosków, zawiadomień i innych informacji odbywa się za pośrednictwem faxu w godz. 8.00 14.00, elektronicznie lub pisemnie. 4

12. Przyszłe zobowiązania wykonawcy. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa wykonania usługi zawierająca rygory określone ustawą Prawo zamówień publicznych. Projekt umowy załącznik nr 3. 13. Unieważnienie przetargu i odrzucenie oferty. Postępowanie o zamówienie publiczne unieważnia się w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. jest niezgodna z ustawą, 2. jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia z zastrzeżeniem art. 26 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, 3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 4. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z postępowania, 5. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 6. zawiera błędy w obliczeniu ceny, 7. wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodzi się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, 8. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 14. Środki ochrony prawnej. Wykonawcom, których interes prawny doznał uszczerbku w wyniku naruszenia przez zamawiającego zasad określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych i przepisach wykonawczych przysługują środki ochrony prawnej, które składa się zgodnie z przepisami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych. 5

Załącznik nr 1 /nazwa wykonawcy i adres/.. /miejscowość i data/ Stowarzyszenie Euroregion Niemen 16-400 Suwałki ul. Wesoła 22 Oferta w sprawie wykonania zamówienia publicznego W odpowiedzi na zaproszenie do wzięcia udziału w przetargu nieograniczonym na wykonanie usługi Doradztwo dla kadry projektującej system zarządzania jakością ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej oferuję wykonanie zamówienia za: 1. Część za cenę zł brutto za jedną godzinę doradztwa (słownie. złotych). 2. Część. za cenę zł brutto za jedną godzinę doradztwa (słownie. złotych). 3. Oświadczam, że posiadam doświadczenie w zakresie wymaganym SIWZ i spełniam jeden z warunków określonych w pkt. 2 ppkt. 3. 4. Prace stanowiące przedmiot zamówienia wykonam w terminie określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie zlecę wykonania zamówienia podwykonawcy. 5. Oświadczam, że zapoznałem się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i nie wnoszę do niej zastrzeżeń. 6. Oświadczam, że uważam się za związanego niniejszą ofertą na czas określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7. Oferta wraz z oświadczeniami i dokumentami została złożona na.. stronach kolejno ponumerowanych od 1 do. Do oferty załączam następujące dokumenty: 1).. 2).. 3).. Podpisano:... /osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy/ 6

Załącznik nr 2..... /nazwa i adres wykonawcy/... /miejscowość i data/ Oświadczenie Przystępując do przetargu nieograniczonego na wykonanie zamówienia publicznego Doradztwo dla kadry projektującej system zarządzania jakością ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej oświadczam, że spełniam(y) warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, spełniam wszystkie warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych.. /podpis uprawnionego przedstawiciela wykonawcy/ 7

Załącznik nr 3 Umowa o dzieło nr. zawarta w dniu.r. w Suwałkach pomiędzy Stowarzyszeniem Euroregion Niemen 16-400 Suwałki ul. Wesoła 22 zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym reprezentowanym przez: 1. Cezarego Cieślukowskiego przewodniczącego Konwentu 2. Małgorzatę Dudzińską - Dyrektora a.. 1 Zamawiający realizuje projekt pn. ISO 9001 w administracji samorządowej Polski Wschodniej nr POKL.05.02.01-00-325/08 dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 2 W ramach projektu, o którym mowa w 1, Zamawiający zamawia wykonanie a Wykonawca zobowiązuje się wykonać dzieło polegające na przeprowadzeniu doradztwa w formie indywidualnego szkolenia i edukacji pracowników w następujących Urzędach: 1). (nazwa urzędu, liczba godzin w poszczególnym urzędzie) 2). 3). 4)... 5). 6).. w zakresie: 1. Zdiagnozowania istniejącego systemu zarządzania w urzędzie i opracowania harmonogramu prac związanych z wdrażaniem ISO 9001. 2. Opracowania Księgi Jakości Urzędu. 3. Opracowania 6 obowiązkowych procedur systemowych wymaganych normą PN-EN ISO 9001:2009. 4. Wdrażania wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001. 5. Stworzenia dokumentacji w zakresie planowania auditów wewnętrznych oraz pierwszych auditów (przed auditem certyfikacyjnym). 6. Przygotowania przeglądu systemu zarządzania. Efektem końcowym dzieła będzie: 1. Diagnoza istniejącego w urzędzie samorządu terytorialnego systemu zarządzania, harmonogram prac związanych z wdrożeniem systemu ISO 9001. 2. Księga Jakości Urzędu. 3. Sześć obowiązkowych procedur systemowych wymaganych normą PN EN ISO 9001 : 2009. 4. Pozytywna ocena dokumentacji systemu zarządzania jakością oraz przygotowanie urzędu do certyfikacji zgodnie z norma PN EN ISO 9001 : 2009. Zamówienie zostanie wykonane w terminie do dnia 8

3 1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy, za wykonanie dzieła wynagrodzenie w kwocie brutto..zł (słownie:.) przy zachowaniu stawki zł brutto (słownie: ) ze jedną godzinę szkolenia. 2. Wynagrodzenie zostanie wypłacone w trzech częściach. Pierwsza część w wysokości 50% wynagrodzenia po opracowaniu Księgi Jakości Urzędu i 6 procedur obowiązkowych, płatne w miarę postępu prac na podstawie przedstawionych dokumentów; druga część w wysokości 30% wynagrodzenia po dokonaniu diagnozy i przeglądu Systemu Zarządzania Jakością przez Najwyższe Kierownictwo urzędu objętego niniejszą umową czego rezultatem będzie Raport z wykonanego przeglądu oraz trzecia część pozostałe wynagrodzenie po pozytywnej ocenie opracowanej dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością dokonanej przez Jednostkę Certyfikującą. 3. Płatności będą dokonywane w terminie 30 dni od dnia przedłożenia rachunku pod warunkiem przekazania środków finansowych przez Instytucję Pośredniczącą. 4 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisu Kodeksu Cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Spory wynikające z realizacji umowy poddaje się rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby zamawiającego. 3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej strony. Zamawiający Wykonawca 9