Załącznik nr 3 do ogłoszenia zapytania ofertowego nr Z3/163 z dnia 30-11-2018 Nr wniosku / projektu Tytuł projektu Nazwa zadania POWR.02.18.00-00-0023/17 E-rozrachunki, e-podatki, e-opłaty - wysoka jakość usług, kompetencje i elektronizacja administracji samorządowej. 57 - Zakup i wdrożenie programu do prowadzenia zasobu nieruchomości w UM Opole, umożliwiający ewidencjonowanie nieruchomości gminnych i powiatowych, ewidencjonowanie nieruchomości jako środków trwałych, zarządzanie nieruchomościami oraz tworzenia planów wykorzystania zasobu. Wzór umowy UMOWA NR. zawarta w Opolu dnia.. r. pomiędzy: Miastem Opole, 45-015 Opole, Rynek Ratusz, NIP: 754-300-99-77, reprezentowanym przez: zwanym dalej Zamawiającym a reprezentowanym przez: zwanym dalej Wykonawcą Niniejsza umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie Zarządzenia nr OR-I.0050.305.2017 Prezydenta Miasta Opola z dnia 31 maja 2017 r. z późn. zm. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30.000 euro netto w Urzędzie Miasta Opola. 1. Przedmiotem umowy jest: 1 Przedmiot umowy 1) zakup i wdrożenie oprogramowania do prowadzenia zasobu nieruchomości w Urzędzie Miasta Opola zwanego dalej Programem, umożliwiającego ewidencjonowanie nieruchomości gminnych i powiatowych, ewidencjonowanie nieruchomości jako środków trwałych, zarządzanie nieruchomościami oraz tworzenia planów wykorzystania zasobu. 2) przygotowanie Programu do integracji z systemem informatycznym Zamawiającego do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Strona 1 z 7
2. Szczegółowy zakres przedmiotu umowy określa Opis przedmiotu umowy stanowiący załącznik nr 1 do umowy. 2 Termin realizacji Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy w zakresie określonym w 1 w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia... 3 Zobowiązania 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy i zobowiązuje się do realizacji umowy w terminie oraz z należytą starannością. 2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje wykwalifikowanymi pracownikami do przeprowadzenia instalacji oraz konfiguracji i wdrożenia Programu, 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompetentne, rzetelne i terminowe wykonywanie przedmiotu umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się zaplanować i wykonywać prace związane z realizacją umowy w taki sposób, by nie spowodowały zakłóceń w pracy systemów komputerowych Zamawiającego i nie uniemożliwiły ich użytkowania. Prace o podwyższonym poziomie ryzyka muszą być wykonywane poza godzinami pracy Urzędu Miasta Opola, w tym również w dni wolne od pracy (sobota, niedziela). 5. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy własnymi siłami. Powierzenie wykonania choćby części przedmiotu umowy podwykonawcom wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. W takim przypadku, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania podwykonawców, który powierzył wykonanie choćby części przedmiotu umowy, jak za własne działanie lub zaniechanie. 4 Warunki realizacji umowy 1. Dostarczone komponenty oprogramowania i certyfikaty licencyjne będą pochodzić z legalnych źródeł dytrybucji oprogramowania. 2. Zamawiającemu przysługuje w ramach gwarancji powdrożeniowej do wsparcia technicznego świadczonego przez wykwalifikowany personel Wykonawcy przez okres 12 miesięcy liczonych od daty podpisania protokołu odbioru, o którym mowa w 6 ust. 1, obejmujące: 1) bezpłatny dostęp do nowych wersji Programu oraz aktualizacji i poprawek usuwających wady i usterki lub usprawniających właściwości funkcjonalne Programu, 2) dostęp do aktualnej dokumentacji i instrukcji związanych z użytkowaniem Programu, 3) nielimitowaną pomoc techniczną w przypadku awarii, wad i usterek uniemożliwiających lub utrudniających pracę z Programem, Strona 2 z 7
4) przyjmowanie zgłoszeń serwisowych co najmniej drogą telefoniczną i poprzez pocztę elektroniczną lub aplikację webową przez 8 godzin na dobę w dni robocze, jednakże nie wcześniej niż godzina 7:00 i nie później niż godzina 17:00 każdego dnia roboczego, 5) Wykonawca zobowiązuje się usunąć usterki i przywrócić funkcjonalność w terminie: a) do 3 dni od przyjęcia zgłoszenia awarii krytycznej; termin realizacji zgłoszenia podlega negocjacji w przypadku nieprawidłowej klasyfikacji problemu jako awaria krytyczna; przez pojęcie awarii krytycznej rozumie się wadę Programu skutkującą brakiem możliwości przetwarzania danych za pomocą Programu przez Zamawiającego; b) do 7 dni od przyjęcia zgłoszenia awarii niekrytycznej. 3. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu licencji uprawniającej do nieograniczonego czasowo użytkowania Programu, bez ograniczenia prawa Zamawiającego do: 1) przeniesienia Programu na inny serwer, rozdzielenia funkcji serwera (osobny serwer bazy danych, osobny serwer aplikacji, osobny serwer plików), 2) ilości komputerów, na których Program może być użytkowany, 3) korzystania z oprogramowania na dowolnym komputerze Zamawiającego (licencja nie może być przypisana do komputera/urządzenia). 4. Zamawiający dopuszcza wdrożenie Programu w infrastrukturze informatycznej Wykonawcy z zastrzeżeniem zachowania następujących warunków w całym okresie użytkowania Progamu: 1) Zamawiający jest właścicielem danych wprowadzanych do Programu i przechowywanych w infrastrukturze informatycznej Wykonawcy, 2) w celu zapewnienia ochrony danych osobowych przechowywanych w infrastrukturze Wykonawcy strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych o treści zgodnej z polityką bezpieczeństwa informacji Zamawiającego, 3) na żądanie Zamawiającego Wykonawca przekaże kopię danych wprowadzanych do Programu przez personel Zamawiającego w jednym z formatów danych określonych w załączniku nr 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247 z późn. zm.), 4) na żądanie Zamawiającego Wykonawca nieodpłatnie przekaże Program z danymi gotowy do instalacji w infrastrukturze Zamawiającego. 5. W przypadku stwierdzenia niezgodności w dostarczonym przedmiocie umowy, Wykonawca zobowiązuje się do uzupełnienia braków w terminie 7 dni do daty zgłoszenia tego faktu przez Zamawiającego. 6. Osobami wyznaczonymi przez Strony w celu realizacji niniejszej umowy są: Strona 3 z 7
1) ze strony Zamawiającego: Wydział Gospodarki Nieruchomościami Wydział Informatyki 2) ze strony Wykonawcy:.......... 7. Zamawiający będzie kontaktować się z Wykonawcą w ramach wsparcia technicznego w formie: 1) korespondencji e-mail:. 2) telefonicznie:. 3) z wykorzystaniem aplikacji helpdesk:. 5 Wynagrodzenie 1. Za należyte wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości.. netto, słownie:.., powiększone o podatek VAT, według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury, razem łącznie w wysokości zł brutto, słownie:.. 2. Kwota, o której mowa w ust. 1, obejmuje wszystkie koszty Wykonawcy związane z wykonaniem przedmiotu umowy. 6 Warunki płatności 1. Podstawą wystawienia faktury jest protokół odbioru, podpisany bez zastrzeżeń przez osoby upoważnione, reprezentujące strony umowy. Ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do podpisania protokołu jest Naczelnik Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Opola, ze strony Wykonawcy... 2. Na użytek wystawienia faktury przyjmuje się, że: 1) Nabywcą jest: Miasto Opole, Rynek Ratusz, 45-015 Opole, NIP: 754-300-99-77, 2) Odbiorcą jest: Urząd Miasta Opola Wydział Informatyki, Rynek Ratusz, 45-015 Opole. 3. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie do 21 dni od daty doręczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przy czym za dzień zapłaty uważać się będzie dzień złożenia polecenia przelewu w banku Zamawiającego. 4. Jeżeli termin płatności wynikający z umowy jest rozbieżny z terminem płatności zamieszczonym na fakturze, to obowiązujący jest termin płatności wynikający z umowy. Strona 4 z 7
5. Strony umowy nie wyrażą zgody na przeniesienie wierzytelności z tytułu tej umowy na osoby trzecie, z wyjątkiem banków, które udzieliły Wykonawcy kredytu na realizację przedmiotu niniejszej umowy. 6. Wynagrodzenie należne Wykonawcy przekazywane będzie na rachunek bankowy wskazany przez wystawcę na prawidłowo wystawionej fakturze w trybie podzielonej płatności, wynikającej z przepisów o podatku od towarów i usług. 7. Wykonawca zobowiązuje się do wskazania na fakturze rachunku bankowego, który posiada powiązany z nim wydzielony rachunek VAT. W przypadku wskazania przez Wykonawcę innego rachunku bankowego niż wymagany, opóźnienie w zapłacie będzie skutkiem naruszenia przez Wykonawcę postanowień umowy. Zamawiający nie odpowiada za opóźnienie w zapłacie za wykonaną usługę spowodowane wskazaniem przez Wykonawcę niewłaściwego rachunku bankowego. 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w przypadku: 1) niedotrzymania terminu, o którym mowa w 2 w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia netto, o którym mowa w 5 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia, 2) odstąpienia od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności w wysokości 10% wynagrodzenia netto, o którym mowa w 5 ust. 1, 3) niedotrzymania terminu usunięcia awarii krytycznej i którym mowa w 4 ust. 2 pkt 5) lit. a), w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia netto, o którym mowa w 5 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia, 4) niedotrzymania terminu usunięcia awarii niekrytycznej o którym mowa w 4 ust. 2 pkt 5) lit. b), w wysokości 0,25% wartości wynagrodzenia netto, o którym mowa w 5 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia. 2. Wykonawca wyraża zgodę na bezpośrednie potrącenie naliczonych kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia, poprzez zmniejszenie zapłaty za fakturę lub faktury, oraz zrzeka się wszystkich roszczeń (w tym przyszłych) wobec Zamawiającego z tytułu nałożenia powyższej kary. 3. Zapłata kar umownych nie zwolni Wykonawcy od obowiązku wykonania umowy. 4. Kary umowne nie będą naliczane za opóźnienia, które nastąpią w wyniku wystąpienia siły wyższej rozumianej jako nieprzewidziane zdarzenie powstałe poza kontrolą stron umowy, których nie mogły przewidzieć, ani im zapobiec, pomimo dołożenia wszelkich starań. W przypadku jej wystąpienia strona dotknięta działaniem siły wyższej powiadomi pisemnie drugą stronę umowy w terminie 2 dni od zaistnienia okoliczności siły wyższej. Strona 5 z 7
8 Dane osobowe 1. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane w zakresie wynikającym z przedmiotu umowy zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącą załącznik nr 3 do umowy. 2. Strony zobowiązują się do zachowania odpowiednich środków ochrony informacji przekazywanej wzajemnie w związku z wykonywaniem umowy. 9 Zdalny dostęp 1. Procedura udostępniania połączenia VPN umożliwiająca dostęp zdalny do Programu zainstalowanego w infrastrukturze informatycznej Zamawiającego: 1) wysłanie wiadomości e-mail na adres <nazwa>.vpn@um.opole.pl zawierającej następujące informacje: zakres prac jakie mają zostać wykonane, imię i nazwisko osoby, która będzie pracować zdalnie; 2) potwierdzenie mailowe wysłane przez Zamawiającego informujące o aktywności połączenia VPN (lub o dodatkowych kwestiach mających wpływ na zdalne połączenie do serwerów), 3) po zakończeniu prac zdalnych, wysłanie raportu z wykonanych prac w wiadomości e-mail na adres <nazwa>.vpn@um.opole.pl zawierającego podsumowanie z wykonanych czynności, 4) zamknięcie połączenia VPN. 2. Każdorazowa potrzeba udostępnienia połączenia VPN powinna być odrębnie zgłaszana. 3. Kanał VPN może być aktywny w godzinach pracy Zamawiającego, z wyjątkiem sytuacji awaryjnych lub uzgodnionych przez Strony prac, których nie można wykonać w godzinach pracy Zamawiającego. 4. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania powyższej procedury zdalnego dostępu do Programu. 10 Inne postanowienia 1. Wszelkie dodatkowe ustalenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Wszelkie spory jakie mogą wyniknąć pomiędzy Stronami w związku z realizacją postanowień niniejszej umowy, będą rozwiązywane polubownie. 4. W razie braku możliwości polubownego załatwienia sporu, spór poddany zostanie rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy wszelkich danych o Zamawiającym oraz innych informacji jakie uzyskał w związku z realizacją niniejszej umowy bez względu na sposób Strona 6 z 7
i formę ich utrwalenia i przekazania z wyjątkiem danych i informacji, które zgodnie z obowiązującymi przepisami mogą być ujawnione. 6. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 7. Integralną część umowy stanowią załączniki obejmujące: 1) opis przedmiotu umowy, 2) formularz oferty dostarczony przez Wykonawcę, 3) umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zamawiający Wykonawca Strona 7 z 7