6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 1

6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 1

To zamawiający wskazuje w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w jakiej formie należy złożyć kosztorys ofertowy... 4 Precyzyjny i jasny sposób obliczenia ceny stanowi obligatoryjny element siwz... 5 Jeśli ogłoszenie o zamówieniu pojawia się w BZP nieobowiązkowo, należy ten fakt zaznaczyć w formularzu... 7 W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia na daną część trzeba podać wartość wszystkich zamówień częściowych... 9 Ogłoszenie o zamówieniu na usługi niepriorytetowe poniżej progów unijnych trzeba umieścić w BIP... 10 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 2

Wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dokonuje się w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego w stosunku do roku, za który ono przysługuje. Jedynie w przypadku, gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę w związku z likwidacją pracodawcy, dodatkowe wynagrodzenie roczne należy wypłacić w terminie rozwiązania umowy (art. 5 ust. 2 i ust. 3 udwr). PYTANIE Zamawiający udzielił pełnomocnictwa brokerowi na przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. Czy mimo to musi opublikować siwz we własnym Biuletynie Informacji Publicznej oraz ogłoszenie o zamówieniu w swojej siedzibie? ODPOWIEDŹ Nawet w przypadku, gdy zamawiający powierzył przygotowanie i przeprowadzenie postępowania osobie trzeciej, nie zwalnia go to z obowiązku zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w swojej siedzibie oraz na swojej stronie WWW. WYJAŚNIENIE Zgodnie z regulacją ustawową zamawiający wszczyna przetarg nieograniczony, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie WWW. W odniesieniu natomiast do siwz ustawodawca wskazuje na konieczność jej udostępnienia na stronie WWW, przy czym nie musi być to koniecznie strona zamawiającego. Podstawa prawna art. 40 ust. 1, art. 42 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Agata Hryc-Ląd doświadczony praktyk w dziedzinie zamówień publicznych, doradca, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 3

PYTANIE Czy kosztorys ofertowy sporządzany na podstawie przedmiarów robót załączonych do siwz, przy przyjętym w postępowaniu wynagrodzeniu kosztorysowym, musi być złożony wraz z ofertą w oryginale? Czy wystarczy jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę? ODPOWIEDŹ W odniesieniu do dokumentów nieobjętych treścią rozporządzenia w sprawie dokumentów, decydujące znaczenie mają zapisy zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający może wprowadzić analogiczne uregulowanie jak w rozporządzeniu, tj. wskazać, że np. kosztorysy ofertowe należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Jeżeli treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zawiera takiego zapisu, to należy uznać, że wolą zamawiającego było, aby dokumenty te złożyć w formie oryginału. WYJAŚNIENIE Forma, w jakiej należy złożyć dokumenty wymagane przez zamawiającego w postępowaniu wynika z: 1) rozporządzenia w sprawie dokumentów w odniesieniu do oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, 2) zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia w stosunku do pozostałych wymaganych przez zamawiającego dokumentów, takich jak np. formularz ofertowy lub kosztorysy ofertowe. Dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt 1 są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, o czym stanowi 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów. 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 4

Bez znaczenia dla odpowiedzi na zadane pytanie pozostaje określona przez zamawiającego forma wynagrodzenia wykonawcy (wynagrodzenie ryczałtowe lub kosztorysowe). Na marginesie należy podkreślić, że kosztorysy ofertowe przy wynagrodzeniu kosztorysowym stanowią integralną część oferty. W związku z tym co do ich ogólnej formy znajduje zastosowanie uregulowanie zawarte w art. 82 ust. 2 ustawy Pzp. Zgodnie z nim Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podstawa prawna art. 14, art. 82 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. poz. 231). Alicja Biegańska radca prawny specjalizujący się w prawie zamówień publicznych PYTANIE Przedmiotem zamówienia jest usługa obsługi serwisowej, przeglądów i napraw aparatury medycznej. Zamawiający chce jako element oferty w formularzu cenowym pozyskać cenę za przegląd i za r/h napraw. Jednocześnie przewiduje, że 30% wartości oferty będą stanowiły części zamienne w ramach napraw. W tym celu w formularzu cenowym wykonawcy mają doliczyć do ceny oferty 30% tej ceny za przeglądy i za r/h napraw. Zamawiający będzie odpisywał z tej kwoty wartości za wymianę urządzeń w trakcie realizacji umowy po przedstawieniu mu każdorazowo oferty do akceptacji. Czy takie rozwiązanie jest zgodne z prawem? 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 5

ODPOWIEDŹ Opisany w pytaniu sposób obliczenia ceny jest niejasny i nieprecyzyjny. Może to doprowadzić do braku porównywalności ofert, a co a tym idzie naruszenia przepisów ustawy Pzp. Największe zastrzeżenia budzi pozostawienie 30% ceny oferty w próżni i stwierdzenie, że oferty będą akceptowane przez zamawiającego w trakcie realizacji umowy. WYJAŚNIENIE Zamawiający przygotowując postępowanie, określa wiążący sposób obliczenia ceny oferty. Ujawnia go w momencie ogłoszenia procedury, gdyż zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp stanowi on obligatoryjny element siwz. Nie może on naruszać zasad zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Realizacja umowy o zamówienie nie powinna być kwestią otwartą i podlegającą swobodnym negocjacjom. W wypadku usługi serwisowej wykonawcy powinni przedstawić swoją ofertę wynikającą z kalkulacji opartej na rzetelnym opisie przedmiotu zamówienia a nie na nieprzewidywalnych, nieplanowanych, niemierzalnych i hipotetycznych założeniach zamawiającego. Podstawa prawna art. 7 ust. 1, art. 36 ust. 1 pkt 12 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Justyna Andała-Sępkowska prawnik z wieloletnią praktyką w dziedzinie zamówień publicznych po stronie zamawiającego, autorka licznych profesjonalnych publikacji poświęconych zamówieniom publicznym 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 6

PYTANIE Zgodnie z art. 11 ust. 5 ustawy Pzp zamawiający może zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych (dalej: BZP) ogłoszenie, którego zamieszczenie w tym miejscu ze względu na wartość zamówienia nie jest obowiązkowe. Jak rozumiem, ten przepis na pewno dotyczy zamówień, które ze względu na swoją wartość są obowiązkowo zamieszczane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (dalej: Dz.Urz. UE). Znany mi jest pogląd, że regulację tę można stosować także do zamówień podprogowych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, mimo że nie stosuje się do nich przepisów zamówieniowych. Jeśli jednak art. 11 ust. 5 ustawy Pzp miałby zastosowanie do zamówień o wartości poniżej 30.000 euro, to mam związane z tym pewne wątpliwości. W ogłoszeniu w BZP należy podać tryb zamówienia, np. przetarg nieograniczony. Czy to oznacza, że zamawiający musi w takim przypadku stosować do udzielenia zamówienia wszystkie przepisy ustawy Pzp dotyczące tego trybu (np. odnoszące się do siwz czy terminu składania ofert) i w ogóle wszystkie przepisy tej ustawy (oczywiście z wyjątkiem tych, które dotyczą odwołania) bez jakichkolwiek odstępstw? Jeśli tak, to jakie mogą być skutki niezastosowania się zamawiającego do takiego wymogu, zważywszy, że ewentualny spór z wykonawcą nie podlega w tym wypadku jurysdykcji KIO? Czy nie wprowadzimy wykonawców w błąd, podając w ogłoszeniu w BZP, że zamówienie jest prowadzone w trybie np. przetargu nieograniczonego, jeśli faktyczna procedura nie będzie odpowiadać wszystkim wymogom określonym dla tego trybu w ustawie Pzp? ODPOWIEDŹ Zgodnie z art. 11 ust. 5 ustawy Pzp zamawiający może zamieścić w BZP ogłoszenie, którego zamieszczenie w tym miejscu ze względu na wartość zamówienia nie jest obowiązkowe. WYJAŚNIENIE Powszechnie przyjęto, że chodzi przede wszystkim o ogłoszenia, które zamawiający przekazuje do publikacji w Dz.Urz. UE i w konsekwencji nie ma obowiązku zamieszczania ich w BZP. Po krótce, w celu rozpowszechnienia informacji o wszczętym postępowaniu, zamawiający zamieszcza ogłoszenie w drugim publikatorze (tj. w BZP). Przyjmuje się również, że uprawnienie to dotyczy tylko postępowań, które rozpoczynają się publikacją ogłoszenia, a więc nie odnosi się np. do trybu negocjacji bez ogłoszenia. 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 7

W odniesieniu natomiast do zamówień, których wartość nie przekracza 30.000 euro przeważa pogląd, że w związku z tym, że: nie stosuje się do nich przepisów ustawy Pzp oraz nie są to postępowania wszczynane ogłoszeniem w myśl ustawy Pzp, zamieszczenie ogłoszenia o takim postępowaniu w BZP nie jest dopuszczalne. ( II ) Odmienne opinie Występują jednak interpretacje, zgodnie z którymi nie można całkowicie wykluczyć możliwości zamieszczenia w BZP ogłoszenia o zamówieniu publicznym, którego wartość nie przekracza 30.000 euro. Chodzi w szczególności o sytuacje, w których miałoby to służyć rozpowszechnieniu informacji o danym zamówieniu w większym gronie podmiotów. W takim przypadku zamawiający powinien jednak wyraźnie zastrzec w informacjach dodatkowych (pkt IV.4.16 formularza ogłoszenia), że: wartość zamówienia nie przekracza kwot, o których mowa w art. 4 ust. 8 ustawy Pzp oraz, postępowanie jest prowadzone zgodnie z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w jednostce zamawiającego i nie mają do niego zastosowania przepisy ustawy Pzp. ( II ) Ryzyko chaosu wśród potencjalnych wykonawców Na tle powyższego, nasuwa się jednak pytanie o faktyczny cel publikacji informacji o zamówieniu poniżej kwot 30.000 euro w BZP, w szczególności w przypadku, gdy zamawiający zamieszcza ogłoszenie o prowadzonym postępowaniu w Biuletynie Informacji Publicznej (oraz zapewne za swojej stronie internetowej). Rekomendowałabym pozostanie jedynie przy tym publikatorze i odstąpienie od zamiaru publikacji ogłoszenia również w BZP. Może to, w mojej opinii, wprowadzić niepotrzebny chaos wśród zainteresowanych uzyskaniem tego zamówienia podmiotów. Podstawa prawna art. 4 pkt 8, art. 11 ust. 5 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), ustawa z 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1620 ze zm.). Agata Hryc-Ląd doświadczony praktyk w dziedzinie zamówień publicznych, doradca, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 8

PYTANIE Zamawiający dokonuje aktualnie zakupu będącego częścią większego zamówienia. Stosuje przy tym procedury właściwe dla zsumowanych zamówień tego samego rodzaju. Czy w takim przypadku w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych (dalej: Biuletyn ZP) w sekcji IV.5 szacunkową wartość zamówienia należy podać dla tej konkretnej części większego zamówienia, która jest aktualnie udzielana? A może trzeba wskazać kwotę właściwą dla wszystkich zamówień tego samego rodzaju (stanowiącą podstawę wszczęcia postępowania)? Wzór ogłoszenia w tej sekcji odnosi się jedynie do składania ofert częściowych, nie zamówień udzielanych w częściach. ODPOWIEDŹ W sekcji IV.5 ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zamawiający w okolicznościach wskazanych w pytaniu wpisuje szacunkową wartość zamówienia wszystkich zamówień tego samego rodzaju określoną zgodnie z dyspozycją wynikającą z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. WYJAŚNIENIE Wzory ogłoszeń sporządzanych przez zamawiających w ramach procedur regulowanych przepisami ustawy Pzp określone są w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych. Załącznik nr 4 do rozporządzenia stanowi wzór ogłoszenia o udzieleniu zamówienia sporządzanego przez zamawiającego na zasadzie nakazu działania wynikającego z art. 95 ust. 1 ustawy Pzp. W sekcji IV.5 wpisuje się szacunkową wartość zamówienia (bez VAT). Jest to kwota odpowiadająca wartości, o której mowa w art. 32 ustawy Pzp. W ust. 4 art. 32 ustawy Pzp wskazano, że jeśli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna kwota poszczególnych części. Jest to suma ustalana na potrzeby określenia prawidłowych progów, w jakich toczyć ma się procedura. We wzorze ogłoszenia o udzieleniu zamówienia dodano, że w przypadku składania ofert częściowych szacunkową wartość zamówienia podaje się dla danej jego części. A zatem jeśli zamawiający udziela zamówienia w odrębnych częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania (a zatem nie prowadzi jednego postępowania, w którym 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 9

dopuszcza składanie ofert częściowych), wartością zamówienia jest suma poszczególnych części. Właśnie tę kwotę należy wpisać do ogłoszenia. Podstawa prawna art. 11 ust. 6, art. 32 ust. 4, art. 95 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), załącznik nr 4 do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1481 ze zm.). Justyna Andała-Sępkowska prawnik z wieloletnią praktyką w dziedzinie zamówień publicznych po stronie zamawiającego, autorka licznych profesjonalnych publikacji poświęconych zamówieniom publicznym PYTANIE Czy ogłoszenie o wszczęciu postępowania na usługi niepriorytetowe publikuje się tylko na stronie internetowej zamawiającego czy również w innych publikatorach? Wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych. ODPOWIEDŹ W przypadku usług niepriorytetowych o wartości poniżej progów unijnych zamawiający ma obowiązek zamieścić ogłoszenie o zamówieniu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, a w przypadku braku takiej strony na stronie WWW jednostki zamawiającej. WYJAŚNIENIE Zamawiający udzielający dotychczas zamówień, których przedmiotem jest świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (np. usługa ochrony mienia czy obsługi prawnej) stosowali przepisy art. 5 ustawy Pzp. Ostatnia nowelizacja ustawy Pzp uchyliła art. 5 ust. 1a, wprowadzając nowy art. 5a. Regulacja ta reprezentuje całkowicie nowe podejście do udzielania zamówień na tego rodzaju usługi. 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 10

Zasady udzielania takich zamówień różnią się w zależności od ich wartości. Zgodnie z art. 5a ustawy Pzp jeżeli wartość zamówienia na usługi niepriorytetowe nie przekracza progów unijnych, zamawiający może go udzielić po przeprowadzeniu postępowania niebędącego żadnym z trybów wymienionych w ustawie. W tym przypadku procedura jest ustawowo odformalizowana. Zamawiający zobowiązany jest jedynie do udzielenia zamówienia w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny. Wymagane jest także zamieszczenie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej ogłoszenia o zamówieniu, a w przypadku jej braku na stronie WWW zamawiającego. Ogłoszenie powinno zawierać co najmniej informacje o: terminie składania ofert uwzględniającym czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty, opisie przedmiotu zamówienia wraz z określeniem zakresu zamówienia oraz wskazaniem kryteriów oceny ofert. Także niezwłocznie po udzieleniu zamówienia zamawiający zamieszcza na podmiotowej stronie BIP lub swojej własnej stronie WWW informację o tym fakcie. Wskazuje w niej nazwę wykonawcy, z którym zawarł umowę. W przypadku braku udzielenia zamówienia informacja taka również powinna się znaleźć we wskazanych miejscach. Zamówienia, których przedmiotem jest usługa niepriorytetowa o wartości powyżej progów unijnych, pozostaje w reżimie ustawy Pzp. Przepisy art. 5 ust. 1 ustawy Pzp nadal mają zastosowanie. Podstawa prawna art. 5a ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Andrzej Łukaszewicz konsultant Polskiego Związku Rzeczoznawców Zamówień Publicznych, prowadzi szkolenia zarówno dla zamawiających jak i wykonawców, doktorant i wykładowca wyższych uczelni 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 11

Redaktor: Klaudyna Saja-Żwirkowska ISBN: 978-83-269-4570-0 E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0405 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 6 porad, jak poprawnie sporządzać dokumentację przetargową 12