Dla ułatwienia pracy wydrukuj ponisz instrukcj Do pracy z formularzami mona uywa przegldarek Internet Explorer 7, 8, 9, Firefox, Opera i Chrome w najnowszych wersjach. UWAGA! nie mona zakłada 2 lub wicej kont dla jednego wnioskodawcy; nie naley pracowa nad tym samym wnioskiem (zadaniem) bdc jednoczenie zalogowanym na dwóch rónych komputerach. Uwaga: aby poprawnie wypełni wniosek, naley dokładnie zapozna si z regulaminem danego programu bd priorytetu. Pomocny bdzie take załcznik nr 1 do regulaminu - Wykaz kosztów kwalifikowanych, a take wniosek wzorcowy. Instrukcja Krok po kroku od załoenia konta do złoenia i wysłania wniosku Załoenie konta Krok 1. Załó konto. Zakładajc konto podaj dane dotyczce podmiotu oraz osób upowanionych do reprezentowania wnioskodawcy. Po ustaleniu loginu i hasła zapisz je na osobnej kartce. Bd one potem potrzebne do zalogowania si na Twoje konto (rys. 1-2) 1 2 Krok 2. Aktywuj konto poprzez kliknicie linku, który znajdziesz w nadesłanym e-mailu na Twoj skrzynk mailow (jej adres podałe podczas zakładania konta). Czas otrzymania e-maila z linkiem jest uwarunkowany wieloma niezalenymi czynnikami tote moe by róny (od kilku minut do kilku godzin). Jeeli nie otrzymasz e-maila z linkiem aktywujcym konto w cigu 24 godzin od jego załoenia, prosimy o kontakt z pomoc techniczn.
Wypełnienie wniosku Krok 3. Po aktywowaniu konta zaloguj si (rys.3), nacinij przycisk Złó wniosek(rys.4) a nastpnie przycisk Wypełnij e-formularz(rys.5), wybierz odpowiedni program bd priorytet(rys 6), nazwij swój wniosek(rys. 7) w celu jego póniejszej identyfikacji (krótka, hasłowa nazwa). Pomoe Ci to w póniejszym znalezieniu konkretnego wniosku wród innych przygotowywanych aplikacji. 3 4 5
6 7 Krok 4. Wypełnij wniosek wraz z zintegrowanymi z nim załcznikami. W tym celu wypełnij wszystkie wymagane pola, w tym obowizkowo te, które s zaznaczone czerwon gwiazdk (rys. 8-9). 8
9 10 System EBOI umoliwia edycj Twojego wniosku oraz jego wydruk, a take zapisanie jako plik PDF(rys. 8). Wypełnianie wniosku mona prowadzi etapami. Chcc przerwa wypełnianie wniosku naley zapisa wprowadzone zmiany poprzez nacinicie przycisku Zapisz (rys.9). Wniosek, nad którym pracujesz, jest wnioskiem roboczym. Znajdziesz go w menu Dokumenty (rys. 10-11), w zakładce Moje wnioski robocze(rys. 12). Wniosek roboczy pozostaje wnioskiem roboczym a do momentu, w którym klikniesz przycisk Złó wniosek i ostatecznie go złoysz. 11
12 Zakładka Moje wnioski robocze daje moliwo zarzdzania kopiami roboczymi wniosków przez uycie przycisku Szczegóły(rys. 12), otwierajcego menu Edycja wniosku roboczego, za pomoc którego mona np. usun dan wersj robocz lub j skopiowa(rys.13). 13 Krok 5. Sprawd czy wypełniony wniosek, nie zawiera błdów, słu do tego przyciski: Sprawd do wyszukania błdów na danej stronie i Sprawd cało do sprawdzenia całego wniosku i załczników (rys.14). Uwaga: system sprawdza jedynie, czy wymagane pola zostały wypełnione oraz automatycznie wylicza procenty i sumy kwot, wpisywanych w preliminarzu i w ródłach finansowania. System nie sprawdza wniosku pod wzgldem formalnym nie analizuje wpisywanych treci.
14 Złoenie wniosku A. Jeli nie dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym: Krok 6-A. Złó wniosek, jeeli masz pewno, e we wniosku oraz w zintegrowanych z nim załcznikach nie ma adnych błdów(rys. 15-17). 15
16 17 W chwili złoenia wniosku zostaje mu nadany numer EBOI(rys.18) i zamyka si moliwo jego edycji i korekty. 18
19 Po złoeniu wniosek powinien by dostpny w menu Dokumenty(rys. 10-11), w zakładce Moje złoone pisma Elektroniczne (rys. 19). Uwaga! Przez okres niezbdny do przetworzenia wniosku przez system EBOI i wygenerowania urzdowego powiadczenia odbioru(upo), dane wniosku mog nie by dostpne w zakładce Moje złoone pisma Elektroniczne. Informacje o tym, czy dany wniosek oczekuje wci na przyjcie przez system s dostpne w zakładce Moje wysłane wnioski(rys.20). W przypadku, gdy wniosek pozostaje widoczny w tej zakładce przez okres dłuszy ni 2 godziny naley postpowa zgodnie z instrukcja zawart w komunikacie, stale widocznym w widoku zakładki. 20 UWAGA! Wnioskodawcy, którzy nie posiadaj podpisu elektronicznego proszeni s o niezałczanie do wersji elektronicznej dodatkowych, nie wymaganych przez system EBOI załczników do wniosku. Dołczanie dodatkowych załczników o duej pojemnoci moe uniemoliwi prawidłowe przesyłanie aplikacji! Krok 7/A. Wydrukuj w formie papierowej Potwierdzenie złoenia wniosku(rys. 21-22). Uwaga! Wydruk Potwierdzenia powinien by oparty na ostatecznej wersji złoonego wniosku, opatrzonej tym samym numerem EBOI(rys. 18 i 23). Zwracamy uwag na konieczno sprawdzenia, czy przesyłane Potwierdzenie złoenia wniosku opatrzone jest niezbdnymi podpisami.
21 22 23 Uwaga! Na etapie naboru nie jest wymagane przesyłanie pełnego formularza wniosku w wersji papierowej. W przypadku programów Promesa MKiDN, Dziedzictwo kulturowe priorytet 1 Ochrona zabytków oraz Promocja literatury i czytelnictwa priorytet 3 Czasopisma do Potwierdzenia naley obowizkowo dołczy załczniki okrelone regulaminie tych programów/priorytetów. Załczniki musz by sporzdzone w wersji elektronicznej i przesłane na jednym ze wskazanych noników(cd, DVD, pami USB).
W przypadku pozostałych programów i priorytetów Potwierdzenie złoenia wniosku jest jedynym dokumentem wymaganym na etapie naboru. Krok 8/A. Wylij Potwierdzenie złoenia wniosku na adres okrelony regulaminie danego programu bd priorytetu. Krok 9/A. Sprawd w zakładce Moje złoone pisma Elektroniczne czy wysłane drog pocztow Potwierdzenie złoenia wniosku dotarło do instytucji zarzdzajcej. Zmiana statusu wniosku z Oczekujcy na Zarejestrowany oznacza, e Potwierdzenie(oraz wniosek w wersji elektronicznej, którego dotyczy) zostało zarejestrowane na skrzynce podawczej instytucji zarzdzajcej (rys. 24). 24 Uwaga! Ze wzgldu na du liczb wniosków okres potrzebny na rejestracj Potwierdzenia na skrzynce podawczej moe wynie nawet 2 do 3 tygodni. W przypadku, gdy po upłyniciu 3 tygodni o dnia przesłania Potwierdzenia status wniosku wci okrelony jest jako Oczekujcy, naley skontaktowa si z pracownikiem instytucji zarzdzajcej(dane kontaktowe tych pracowników znajduj si w zakładce danego programu/priorytetu na stronie www.mkidn.gov.pl ). B. Jeli dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym: Masz moliwo wyboru jednego z 2 równorzdnych trybów przesłania wniosku: bez uycia podpisu elektronicznego (tryb A patrz wyej) lub z uyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego(tryb B patrz niej). UWAGA! Po dokonaniu wyboru naley konsekwentnie stosowa wybrany tryb przesyłania wniosku. Krok 6/B. Dotyczy wyłcznie programów Promesa MKiDN, Dziedzictwo kulturowe priorytet 1 Ochrona zabytków oraz Promocja literatury i czytelnictwa priorytet 3 Czasopisma. Dołcz do wniosku obowizkowy załcznik, w formacie okrelonym przez regulamin danego programu/priorytetu. Plik dodaj poprzez kliknicie pola Dodaj załcznik, które znajdziesz na 5-tej stronie formularza EBOI (rys. 25-26). Łczny rozmiar załczonych plików nie moe przekracza 5 MB. Nazwa pliku powinna zawiera nazw załcznika, która pozwoli na szybk i pełn identyfikacj(rys. 26-27).
25 26 27
UWAGA! W przypadku gdy załczniki przekraczaj 5 MB prosimy zeskanowa dokumenty jeszcze raz z ustawieniem mniejszej wartoci DPI lub w przypadku załczników PDF wykorzysta program do kompresji plików PDF (dla systemów Windows 32-bitowych mona uy aplikacji Drukarka BIP, któr mona pobra ze strony http://pomoc.sputniksoftware.com/pliki/drukarkabip.exe). Po zainstalowaniu programu pojawia si wirtualna drukarka. Otwieramy dokument, który chcemy zmniejszy i wybieramy opcj drukuj korzystajc z Drukarka BIP. Plik pojawia si w katalogu C:\SPUTNIKPDF2. W przypadku trudnoci z zastosowaniem powyszego rozwizania prosimy o kontakt z pomoc techniczn. W przypadku jeli plik bdzie przekracza 5 MB nawet po zastosowaniu kompresji plików, naley skontaktowa si z pracownikami instytucji zarzdzajcej danym programem bd priorytetem w celu ustalenia sposobu dostarczenia załczników poza systemem EBOI (dane kontaktowe tych pracowników znajduj si w zakładce danego programu/priorytetu na stronie www.mkidn.gov.pl ). Krok 7/B. Złó wniosek, jeeli masz pewno, e we wniosku oraz w zintegrowanych z nim załcznikach nie ma adnych błdów(rys. 15-16). W chwili złoenia wniosku zostaje mu nadany numer EBOI(rys.18) i zamyka si moliwo jego edycji i korekty. Po złoeniu wniosek powinien by dostpny w menu Dokumenty(rys. 10-11), w zakładce Moje złoone pisma Elektroniczne (rys. 19). Uwaga! Przez okres niezbdny do przetworzenia wniosku przez system EBOI i wygenerowania urzdowego powiadczenia odbioru(upo), dane wniosku mog nie by dostpne w zakładce Moje złoone pisma Elektroniczne. Informacje o tym, czy dany wniosek oczekuje wci na przyjcie przez system s dostpne w zakładce Moje wysłane wnioski(rys.20). W przypadku, gdy wniosek pozostaje widoczny w tej zakładce przez okres dłuszy ni 2 godziny naley postpowa zgodnie z instrukcja zawart w komunikacie, stale widocznym w widoku zakładki. Krok 8/B. Podpisz wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po klikniciu przycisku Złó wniosek(rys. 15-16) kliknij przycisk Podpisz(rys. 28-29). W tym momencie zostanie uruchomiony i zainstalowany aplet Java, który pozwoli podpisa a nastpnie wysła podpisany wniosek osobom wyszczególnionym wczeniej we wniosku do reprezentowania wnioskodawcy i składania owiadcze woli(rys. 30). Przejcie powyszych kroków koczy procedur złoenia wniosku. Wnioskodawca nie przesyła adnych dokumentów drog pocztow. 28 29
30 Krok 9/B. Sprawd w zakładce Moje złoone pisma Elektroniczne czy wniosek został zarejestrowany w instytucji zarzdzajcej. Zmiana statusu wniosku z Oczekujcy na Zarejestrowany oznacza, e wniosek został zarejestrowany na skrzynce podawczej instytucji zarzdzajcej (rys. 24). Uwaga! Ze wzgldu na du liczb wniosków okres potrzebny na rejestracj wniosku na skrzynce podawczej moe wynie nawet 2 do 3 tygodni. W przypadku, gdy po upłyniciu 3 tygodni o dnia przesłania status wniosku wci okrelony jest jako Oczekujcy, naley skontaktowa si z pracownikiem instytucji zarzdzajcej(dane kontaktowe tych pracowników znajduj si w zakładce danego programu/priorytetu na stronie www.mkidn.gov.pl ). Aktualizacja wniosku Krok 10 W przypadku koniecznoci poprawienia złoonego wniosku przed terminem zakoczenia naboru naley skorzysta z opcji Szczegóły w menu Moje złoone pisma Elektroniczne(rys.19 i 21). Uruchomienie funkcji Aktualizuj (rys. 31) otwiera menu Edycja wniosku roboczego, przy pomocy, którego naley dokona odpowiednich zmian we wniosku(rys.32) i dalej postpowa tak, jak przy wysyłaniu wczeniej złoonego wniosku. Wysłany, zaktualizowany wniosek otrzyma ten sam numer EBOI uzupełniony o symbol(a) oznaczajcy numer aktualizacji: np. 167/11/A2 (ew. kady kolejny numer aktualizacji A3, A4 itd.). 31
32 Uwaga! W przypadku wnioskodawców nie posiadajcych kwalifikowanego podpisu elektronicznego warunkiem przyjcia aktualizacji wniosku zawierajcej poprawki jest ponowne przesłanie drog pocztow zweryfikowanego Potwierdzenia złoenia wniosku (patrz krok 7A, rys. 21-23). Krok 11 W przypadku koniecznoci złoenia aktualizacji wniosku po otrzymaniu dofinansowania naley postpowa tak samo jak w kroku 10, przy czym: Jeli nie dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym: 33 Po sporzdzeniu i wysyłaniu aktualizacji wniosku naley przesła drog pocztow podpisane kompletne egzemplarze papierowe zarówno wniosku zaktualizowanego jak i wniosku pierwotnego(bdcego przedmiotem oceny) oraz wszystkie załczniki okrelone w regulaminie danego programu/priorytetu. Wersje PDF na potrzeby wydruku mona pobra z zakładki Szczegóły pisma(rys. 33).
Jeli dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym: W trakcie sporzdzania aktualizacji naley pamita o załczeniu do wniosku elektronicznych wersji wszystkich załczników okrelonych w regulaminie danego programu/priorytetu. W tym przypadku naley wykona te same czynnoci, które zostały okrelone w kroku 6B (rys. 25-27). Krok 12 W przypadku gdy na etapie składania aktualizacji zmianie ulegaj dane wnioskodawcy przed przystpieniem do aktualizowania wniosku naley koniecznie zaktualizowa dane na koncie wnioskodawcy. Czynno te naley wykona przez wejcie na zakładk Zmiana danych w menu Moje konto(rys. 34). 34 Przy uruchomieniu opcji Aktualizuj w menu Szczegóły pisma(rys. 31) pojawi si komunikat o koniecznoci zmiany danych w aktualizowanym wniosku(rys. 35). Zgodnie z komunikatem przed otworzeniem wniosku naley uy przycisku Aktualizuj dane (rys. 36). 35
36 Złoenie odwołania Krok 13 Odwołanie od oceny wniosku złoy mona, w terminach okrelonych w regulaminie danego programu/priorytetu, w przypadku gdy wniosek został rozpatrzony negatywnie ale otrzymał co najmniej 50 pkt. w toku oceny. W celu złoenia odwołania naley skorzysta z przycisku Złó odwołanie w zakładce Szczegóły pisma(rys. 37). Przy złoeniu odwołania wnioskodawca bdzie miał moliwo dodania krótkiego uzasadnienia. Złoenie uzasadnienia nie jest obowizkowe Po uruchomieniu tej opcji system EBOI przesyła automatycznie informacje o złoonym odwołaniu do Systemu Zarzdzania Programami Ministra. 37
Uwaga! Przycisk Złó odwołanie bdzie aktywny wyłcznie dla wniosków, które spełniaj okrelone wyej wymagania! W przypadku spełnienia wymogów i złoenia kilku aktualizacji tego samego wniosku przed terminem zakoczenia naboru, opcja Złó odwołalnie bdzie aktywna jedynie dla aktualizacji, która była poddana ocenie. Odpowiednie numery EBOI ocenionych wniosków bd zamieszczane na publikowanych na stronie internetowej MKIDN listach negatywnie rozpatrzonych wniosków. Prosimy o weryfikacje numeru EBOI oraz symbolu aktualizacji przed przystpieniem do składania odwołania! W czasie trwania I naboru wniosków na 2013 r., w przypadku trudnoci natury technicznej (zakładanie konta, praca nad wnioskiem, składanie wniosku), pomoc mona uzyska: tel. 061 624 00 88w godzinach 8-16 pomoc@nowoczesnyurzad.pl Uprzejmie prosimy, aby nie odkłada złoenia wniosku na ostatnie dni trwania naboru, gdy moe to spowodowa trudnoci w terminowym złoeniu wniosku.