PROCEDURA Strona/Stron 1/9 Centrum Wodne LAGUNA w Gryfinie ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH NA STANOWISKA URZĘDNICZE, POMOCNICZE I OBSŁUGI W CENTRUM WODNYM LAGUNA W GRYFINIE DATA 12.09.2013 NUMER / DATA WYDANIA 1/12.09.13 ZATRUDNIANIE PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH NA STANOWISKA URZĘDNICZE, POMOCNICZE I OBSŁUGI W CENTRUM WODNYM LAGUNA W GRYFINIE Opracował: Lidia Stanek Specjalista ds. kadr, płac i analiz płacowych Opiniował: Bartłomiej Malko Radca Prawny Zatwierdził: Edyta Zart Dyrektor Data 12.09.2013 Data 12.10.2013 Data 12.10.2013
SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 3 2. Zakres procedury 3 3. Definicje 3 4. Odpowiedzialność 3 5. Sposób postępowania 4 5.1. Decyzja o rozpoczęciu procedury naboru 4 5.2. Nabór na wolne stanowisko pomocnicze i obsługi 4 5.3. Nabór na wolne stanowisko urzędnicze ( w tym kierownicze stanowisko urzędnicze) 5 5.4. Ogłoszenie o naborze 6 5.5. Selekcja wstępna 6 5.6. Rozmowa kwalifikacyjna 7 5.7. Stanowisko komisji 8 5.8. Protokół i informacja o wyniku naboru 8 5.9. Przechowywanie dokumentów 9 6. Dokumenty związane 9 6.1. Załączniki 9 7. Informacje dodatkowe 9 8. Zmiany i poprawki. 9
1. CEL PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie zasad zatrudniania na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, w oparciu o otwarty i konkurencyjny nabór. 2. ZAKRES PROCEDURY Procedura reguluje zasady naboru pracowników zatrudnianych na podstawie umowy o pracę oraz określa czynności od przygotowania naboru do wyłonienia kandydata. Każda procedura naboru, może zostać poprzedzona naborem wewnętrznym, który ma na celu wyłonienie kandydata na wnioskowane stanowisko z aktualnych, etatowych pracowników Centrum Wodnego Laguna. 3. DEFINICJE Procedura - oznacza niniejszą procedurę; CW Laguna, Obiekt - Centrum Wodne Laguna, 74-100 Gryfino, ul. Wodnika 1; Dyrektor Kierownik Wydziału Pracownik Kadr - Dyrektor Centrum Wodnego Laguna w Gryfinie; - Kierownik Wydziału ds. technicznego, - Kierownik Wydziału ds. administracji i marketingu, - Kierownik Wydziału ds. finansowych/główny Księgowy; - Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych; Komisja rekrutacyjna - Członkowie komisji rekrutacyjnej. 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Dyrektor odpowiedzialny jest za: zatwierdzenie i wdrożenie niniejszej procedury. Kierownik Wydziału odpowiedzialny jest za: zgłoszenie do Dyrektora pisemnego wniosku (Zał. Nr 1) o potrzebie zatrudnienia osoby na stanowisko urzędnicze w swoim wydziale oraz przekazanie aktualnego Opisu stanowiska pracy. Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych odpowiedzialny jest za: zgłoszenie do Dyrektora pisemnego wniosku (Zał. Nr 2) o potrzebie zatrudnienia osoby na stanowisko kierownicze oraz przekazanie aktualnego Opisu stanowiska pracy (Zał. Nr 3), nadzór nad realizacją niniejszej procedury;
stosowanie niniejszej procedury; zgłaszanie Dyrektorowi CW LAGUNA spostrzeżeń i uwag w przypadku stwierdzenia niezgodności lub nieprawidłowości w trakcie stosowania procedury. Pracownik ds. księgowości, płace, ZUS i ubezpieczenia (na czas usprawiedliwionej nieobecności Pracownika ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych) odpowiedzialny jest za: stosowanie niniejszej procedury; zgłaszanie Dyrektorowi CW LAGUNA spostrzeżeń i uwag w przypadku stwierdzenia niezgodności lub nieprawidłowości w trakcie stosowania procedury. 5. SPOSÓB POSTĘPOWANIA 5.1. Decyzja o rozpoczęciu procedury naboru 5.1.1. Decyzję o rozpoczęciu procedury naboru podejmuje Dyrektor CW LAGUNA, w oparciu o informację o wakującym stanowisku. 5.1.2. Informacja, o której mowa w pkt. 1 powinna być przekazana z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, pozwalającym na uniknięcie zakłóceń w funkcjonowaniu danej komórki organizacyjnej. 5.1.3. Stosowanie powyższej procedury nie obejmuje następujących przypadków: a) zatrudnienie pracownika na zastępstwo, b) zatrudnienie pracownika na stanowiska pomocnicze i obsługi. 5.2. Nabór na stanowiska pomocnicze i obsługi. 5.2.1. Pracownicy zatrudniani na stanowiska pomocnicze i obsługi nie podlegają konkursowi: a) Kierownik Wydziału, w którym jest potrzeba zatrudnienia pracownika na stanowisko pomocnicze i obsługi składa pisemny wniosek o wakującym stanowisku do Dyrektora Zakładu, b) po akceptacji pisemnego wniosku Kierownika Wydziału, Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych przygotowuje ogłoszenie o poszukiwaniu kandydata na stanowisko pracy (Zał. Nr 4). c) ogłoszenie podaje się do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej, w siedzibie zakładu oraz Powiatowym Urzędzie Pracy. Dyrektor może podjąć decyzję o umieszczeniu ogłoszenia w prasie lokalnej. d) wymagane dokumenty aplikacyjne: list motywacyjny, szczegółowe CV (z uwzględnieniem przebiegu kariery zawodowej), powinny być opatrzone klauzulą:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz..U. z 2002 r. Nr 101. poz. 926 z późniejszymi zmianami). e) kandydaci, którzy złożyli swoje aplikacje i spełniają wymagania CW Laguna zaproszeni są na rozmowę kwalifikacyjną, f) rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza Dyrektor w obecności Kierownika Wydziału, który zawnioskował o wakujące stanowisko oraz Pracownika Kadr, g) w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej sprawdzane są w szczególności: wiedza, predyspozycje, umiejętności kandydata, h) z kandydatem, który zostanie wyłoniony w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej może zostać nawiązany stosunek pracy. 5.3. Nabór na wolne stanowisko urzędnicze ( w tym kierownicze stanowisko urzędnicze). 5.3.1. Przy powstaniu potrzeby zatrudnienia na stanowiska Kierownika Wydziału / Samodzielne stanowisko pracy Dyrektor powołuje komisję rekrutacyjną. 5.3.2. Komisja rekrutacyjna: a) po akceptacji pisemnego wniosku Pracownika ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych (Załącznik Nr 2) Dyrektor CW LAGUNA powołuje min. 4 osobową Komisję rekrutacyjną w składzie: - Dyrektor CW LAGUNA Przewodniczący Komisji, - Główny Księgowy, - Kierownik (wskazany przez Dyrektora CW LAGUNA) - Pracownik Kadr - Sekretarz Komisji. 5.3.3. Przy powstaniu potrzeby zatrudnienia na stanowiska innego stanowiska urzędniczego. Po akceptacji wniosku Kierownika Wydziału Dyrektor CW LAGUNA powołuje 4 osobową Komisję Rekrutacyjną w składzie: - Dyrektor CW LAGUNA Przewodniczący Komisji, - Kierownik wydziału, - Specjalista (z wydziału, do którego odbywa się rekrutacja), - Pracownik Kadr - Sekretarz Komisji. 5.3.4. Członkiem komisji nie może być osoba pozostająca z kandydatem w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa, a także inne osoby bliskie, w szczególności pozostające w stałym pożyciu z członkiem komisji.
5.4. Ogłoszenie o naborze. 5.4.1. Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych przygotowuje ogłoszenie o poszukiwaniu kandydata na stanowisko pracy. Wzór ogłoszenia o naborze oraz wymaganych dokumentów stanowi Załącznik Nr 4a. Wymagane dokumenty powinny być opatrzone klauzulą: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 101. poz. 926 z późniejszymi zmianami), oraz ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458 z późniejszymi zmianami) '. 5.4.2. Termin do składania dokumentów nie powinien być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej. Dokumenty należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem Dotyczy naboru na wolne stanowisko urzędnicze. 5.4.3. Ogłoszenie o naborze udostępnia się w BIP, na tablicy zakładu do dnia określonego w ogłoszeniu jako termin składania ofert oraz w Powiatowym Urzędzie Pracy. 5.5. Selekcja wstępna. 5.5.1. Przed przystąpieniem Komisji do selekcji wstępnej Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych przekazuje Komisji następujące dokumenty: 5.5.2 Komisja: opis stanowiska pracy, kopię ogłoszenia o naborze, złożone zamknięte oferty. a) dokonuje otwarcia kopert z ofertami oraz wstępnej selekcji w oparciu o ustalone wcześniej kryteria tj. porównuje dane zawarte w ofertach z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu. Oferty niespełniające wymagań podlegają odrzuceniu. Kandydaci, których oferty spełniają ustalone kryteria są dopuszczeni do dalszego postępowania rekrutacyjnego, b) sporządza listę kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze (Załącznik Nr 5). Lista zawiera liczbę kandydatów oraz imiona i nazwiska kandydatów oraz ich miejsce zamieszkania (tj. miejscowość, w której kandydat przebywa z zamiarem stałego pobytu) (art.14 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych). Komisja upowszechnia listę w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie zakładu, c) ustala termin rozmowy kwalifikacyjnej z wyłonionymi w drodze selekcji
kandydatami. 5.5.3. Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych powiadamia wszystkich kandydatów o wynikach selekcji wstępnej i zaprasza, na rozmowę kwalifikacyjną wyłonionych w drodze selekcji kandydatów w terminie ustalonym przez komisję. 5.5.4. Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych przygotowuje z Kierownikiem Wydziału, w oparciu o ustalone wymagania i opis stanowiska pracy, jednakowe pytania dla wszystkich kandydatów oraz formularz oceny rozmowy kwalifikacyjnej. 5.6. Rozmowa kwalifikacyjna 5.6.1. Przed przystąpieniem do rozmowy kwalifikacyjnej Komisja Rekrutacyjna powinna posiadać: ustalone wcześniej pytania, jakie będą zadawane kandydatom, komisja ma prawo do składania dodatkowych pytań w celu uzyskania dodatkowych informacji od kandydata, formularz oceny rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem (Załącznik Nr 6) do niniejszej procedury). 5.6.2. W ustalonym terminie, Komisja przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną, której celem jest : - dostarczenie Komisji dodatkowych w stosunku do zawartych w podaniu informacji o kandydacie i jego możliwościach pracy na danym stanowisku, - stworzenie kandydatom możliwości zaprezentowania swoich umiejętności i wiedzy w stosunku do ustalonych kryteriów, - dostarczenie kandydatowi dodatkowych informacji o pracy i wydziale, tak by mógł zdecydować czy chce dalej starać się o tą pracę, czy też nie. 5.6.3. Na początku rozmowy Przewodniczący Komisji przedstawia Członków Komisji. Komisja zadaje takie same pytania wszystkim kandydatom. Pytania dodatkowe, zadawane przez Członków Komisji powinny być związane z pracą lub okolicznościami mającymi wpływ na jej wykonywanie przez kandydata. 5.6.4. Wszystkie notatki robione w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej powinny być sporządzane na formularzach oceny rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem. Pod koniec rozmowy Przewodniczący Komisji informuje, o tym kiedy zostanie podjęta decyzja i w jaki sposób kandydat zostanie o niej poinformowany. 5.6.5. Wszystkie informacje o kandydatach i związane z nimi dyskusje oraz rozmowy kwalifikacyjne są poufne.
5.7. Stanowisko Komisji 5.7.1. Po rozmowie kwalifikacyjnej, każdy z Członków Komisji powinien dokonać swojej oceny na formularzu oceny rozmowy kwalifikacyjnej. Dyskusja z pozostałymi Członkami Komisji odbywa się dopiero po zakończeniu wszystkich rozmów kwalifikacyjnych. Komisja podejmuje ostateczne stanowisko po odbyciu rozmów kwalifikacyjnych ze wszystkimi kandydatami. Komisja wybiera kandydata, który w selekcji końcowej uzyskał najwyższą liczbę punktów. 5.7.2. W razie równej ilości głosów zdobytych przez kilku kandydatów, Przewodniczący Komisji ma decydujący głos. 5.7.3. Kandydat wyłoniony w drodze naboru przed zawarciem umowy o pracę zobowiązany jest przedłożyć Zaświadczenie o niekaralności. 5.7.4. Pracownik stanowiska ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych kieruje kandydata do objęcia stanowiska na badania lekarskie, w celu potwierdzenia zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku (Załącznik Nr 7) oraz kieruje kandydata na szkolenie BHP. 5.7.5. Stosowne dokumenty o zatrudnieniu odpowiedniego kandydata podpisuje Dyrektor CW LAGUNA. 5.8. Protokół i informacja o wyniku naboru 5.8.1. Z przeprowadzonego naboru kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze sporządza się protokół. 5.8.2. Protokół zawiera dane określone w art. 14 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych. Wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 8. 5.8.3. Informację o wyniku naboru udostępnia się niezwłocznie po przeprowadzonym naborze. Wzór informacji stanowi Załącznik Nr 9. 5.8.4. Informacja o wyniku naboru jest upowszechniona przez umieszczenie na tablicy informacyjnej w Zakładzie, w której był przeprowadzony nabór, oraz opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej przez okres co najmniej 3 miesięcy. 5.8.5. Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru istnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów, o których mowa w art. 13a ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy na stanowisku zatrudnia się kolejną osobę spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru.
5.9. Przechowywanie dokumentów 5.9.1. Dokumenty aplikacyjne kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do jego akt osobowych. 5.9.2. Dokumenty aplikacyjne osób, które w procesie rekrutacji zakwalifikowały się do dalszego etapu i zostały umieszczone w protokole, będą przechowywane, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, przez okres 2 lat, a następnie przekazane do archiwum zakładowego. 5.9.3. Dokumenty Aplikacyjne pozostałych osób będą odsyłane lub odbierane osobiście przez zainteresowanych. 6. DOKUMENTY ZWIĄZANE 6.1. Załączniki Załącznik nr 1 Wniosek Kierownika Wydziału do Dyrektora o potrzebie zatrudnienia osoby na stanowisko urzędnicze Załącznik nr 2 Wniosek Pracownika Kadr do Dyrektora o potrzebie zatrudnienia osoby na stanowisko kierownicze Załącznik nr 3 Zakres czynności pracownika Załącznik nr 4 Wzór ogłoszenia o naborze na stanowisko pomocnicze Załącznik nr 4a - Wzór ogłoszenia o naborze na wolne stanowisko urzędnicze Załącznik nr 5 Lista kandydatów spełniających wymagania formalne Załącznik nr 6 Selekcja końcowa kandydatów na stanowisko rozmowa kwalifikacyjna Załącznik nr 7 Skierowanie na badania lekarskie Załącznik nr 8 Protokół z przeprowadzonego naboru na wolne stanowisko Załącznik nr 9 Informacja o wynikach naboru 7. INFORMACJE DODATKOWE Brak 8. ZMIANY I POPRAWKI Zmiany i poprawki do niniejszej procedury wprowadza Pracownik ds. kadr, szkoleń i analiz płacowych. Dyrektor Centrum Wodnego LAGUNA zatwierdza procedurę.