Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ Przedmiotem zamówienia jest: I. Organizacja cyklu działań informacyjno - edukacyjnych: 1. Stoiska i działania informacyjne podczas imprez masowych i kulturalnych; 2. Organizacja i przeprowadzenie spotkań informacyjno edukacyjnych w szkołach z uczniami; 3. Organizacja i przeprowadzenie szkoleń dla nauczycieli. II. Organizacja działań informacyjno-promocyjnych: 1.Publikacja artykułów prasowych 2.Akcja informacyjna na tablicach zewnętrznych (bilboardy). Działania informacyjno-edukacyjne oraz informacyjno-promocyjne mają realizować cele Projektu pn. Pilotażowy system gospodarowania odpadami azbestowymi na terenie Województwa Lubelskiego wzmocniony sprawnym monitoringiem ilości oraz kontroli ich usuwania i unieszkodliwiania w zakresie informowania o szkodliwości i konieczności usuwania wyrobów zawierających azbest oraz o możliwościach uczestnictwa w Projekcie. Projekt jest realizowany w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy, priorytet 2, Środowisko i Infrastruktura. I. Organizacja cyklu działań informacyjno - edukacyjnych: 1. Organizacja i przeprowadzenie spotkań informacyjno edukacyjnych w szkołach z uczniami. Powinno zostać zorganizowanych łącznie 50 spotkań z uczniami w szkołach gimnazjalnych na terenie województwa lubelskiego wg zestawienia: - 20 spotkań powinno zostać zorganizowanych w okresie od marca do 6 czerwca 2014 r. - 30 spotkań powinno zostać zorganizowanych w okresie od września do 28 listopada 2014 r. Każde spotkanie powinno trwać 45 min. i być zorganizowane w innym miejscu. Wykonawca wskaże szkoły, w których będą organizowane spotkania z uczniami. Ostateczny harmonogram spotkań zostanie ustalony po podpisaniu umowy według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do umowy. Lista szkół, w których będą organizowane Strona 1 z 9
spotkania zostanie uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego po wskazaniu ich przez Wykonawcę. Zamawiający oczekuje, że: - Wykonawca będzie dysponować sprzętem (laptop, projektor oraz ekran) do przeprowadzenia spotkania oraz zapewni jedną z osób wskazanych w załącznik nr 7 do SIWZ (wykaz osób). - Wykonawca przygotuje quiz dla uczniów, w którym nagrodami będą gadżety; - w czasie spotkań uczniom zostaną rozdane materiały informacyjne (plakaty, ulotki, foldery, broszury) i promocyjne (gadżety); uczniom powinny zostać przekazane informacje o działaniach prowadzonych przez Regionalne Biuro Projektu; istotne jest, aby informować młodzież, że są to działania o charakterze proekologicznym; - w szkołach zostaną rozwieszone plakaty informujące o spotkaniu i Projekcie; - Wykonawca zapewni i zadba o właściwe oznakowanie miejsc, w których będą odbywać się spotkania będzie dysponował min. 1 roll-upem ( wym. 100 cmx 200 cm, zadruk jednostronny), którego projekt zostanie przygotowany na podstawie wytycznych ws. Informacji i Promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i Key Visual Zamawiającego; projekt powinien zostać zaakceptowany przez Zamawiającego; - Wykonawca udokumentuje przeprowadzenie każdego spotkania materiałem zdjęciowym w ilości min. 5 zdjęć (łącznie min. 250 zdjęć). Min. 1 zdjęcie powinno identyfikować szkołę, w której odbywać będzie się spotkanie. Materiał zdjęciowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu. Materiały informacyjne (plakaty, ulotki, foldery, broszury) i promocyjne (gadżety) dostarczy Zamawiający. Wykonawca ma obowiązek sporządzić z każdego spotkania notatkę/sprawozdanie. Notatka/sprawozdanie powinna być potwierdzona przez upoważnionego pracownika szkoły i zawierać następujące dane: - termin spotkania; - miejsce spotkania; - godziny spotkania; - ilość uczestników. Notatkę/sprawozdanie Wykonawca przekaże Zamawiającemu jako materiał do częściowego protokołu odbioru, obejmującego merytoryczny zakres działań realizowanych w danym miesiącu trwania umowy w celu rozliczenia materiałów informacyjnych i promocyjnych. Strona 2 z 9
Wykonawca przed podpisaniem umowy powinien, zgodnie z tabelą: ZESTAWIENIE KOSZTÓW, podać cenę jednostkową netto i brutto każdego spotkania oraz cenę łączną dla wszystkich spotkań. Cena powinna uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zadania. 2. Organizacja i przeprowadzenie szkoleń dla nauczycieli. Powinno zostać zorganizowanych 10 szkoleń dla nauczycieli biologii i chemii w szkołach gimnazjalnych na terenie województwa lubelskiego. Każde szkolenie powinno trwać 45 min. i być zorganizowane w innym miejscu z wyłączeniem szkół, w których zostały zorganizowane spotkania z uczniami. Wykonawca wskaże szkoły, w których będą organizowane szkolenia dla nauczycieli. Ostateczny harmonogram szkoleń zostanie ustalony po podpisaniu umowy według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do umowy. Lista szkół, w których będą organizowane szkolenia zostanie uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego po wskazaniu ich przez Wykonawcę. Szkolenia powinny ostać zorganizowane w okresie od października do 28 listopada 2014 r. Zamawiający oczekuje, że: - Wykonawca przygotuje ankietę ewaluacyjną pre i post, ankieta powinna składać się z min. 5 pytań i jej treść powinna zostać zaakceptowana przez Zamawiającego; - Wykonawca będzie dysponować sprzętem (laptop, projektor oraz ekran) do przeprowadzenia szkoleń oraz zapewni jedną z osób wskazanych w załącznik nr 7 do SIWZ (wykaz osób). - podczas szkoleń Wykonawca przekaże nauczycielom materiały informacyjnopromocyjne; każdy nauczyciel powinien otrzymać na nośniku USB prezentacje, przekazane przez Zamawiającego; - w szkołach zostaną zawieszone plakaty informujące o szkoleniu i Projekcie; -Wykonawca zapewni i zadba o właściwe oznakowanie miejsc, w których będą odbywać się szkolenia będzie dysponował min. 1 roll-upem ( wym. 100 cmx 200 cm, zadruk jednostronny, trwała torba transportowa), którego projekt zostanie przygotowany na podstawie wytycznych ws. Informacji i Promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i Key Visual Zamawiającego; projekt powinien zostać zaakceptowany przez Zamawiającego; - Wykonawca udokumentuje przeprowadzenie każdego szkolenia materiałem zdjęciowym w ilości min. 5 zdjęć (łącznie min. 50 zdjęć); min. 1 zdjęcie powinno identyfikować szkołę, w której odbywać będzie się spotkanie; materiał zdjęciowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu. Strona 3 z 9
Materiały informacyjne (plakaty, ulotki, foldery, broszury) i promocyjne (gadżety), w tym pamięć USB, dostarczy Zamawiający. Wykonawca ma obowiązek sporządzić z każdego szkolenia notatkę/sprawozdanie. Notatka/sprawozdanie powinna być potwierdzona przez upoważnionego pracownika szkoły i zawierać następujące dane: - termin szkolenia; - miejsce szkolenia; - godziny spotkania; - ilość uczestników. Notatkę/sprawozdanie Wykonawca przekaże Zamawiającemu jako materiał do częściowego protokołu odbioru, obejmującego merytoryczny zakres działań realizowanych w danym miesiącu trwania umowy w celu rozliczenia ilości materiałów informacyjnych i promocyjnych. Wykonawca powinien przed podpisaniem umowy, zgodnie z tabelą: ZESTAWIENIE KOSZTÓW, podać cenę jednostkową netto i brutto każdego szkolenia oraz cenę łączną dla wszystkich szkoleń. Cena jednostkowa powinna uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zadania. 3. Organizacja stoisk informacyjnych i przeprowadzenie działań informacyjnych podczas imprez masowych i kulturalnych. Powinno zostać zorganizowanych 14 stoisk informacyjnych oraz przeprowadzonych 40 akcji informacyjnych w okresie od czerwca do 31 października 2014 r. na terenie województwa lubelskiego (łącznie powinno zostać zorganizowanych 54 wydarzeń). Ostateczny harmonogram wydarzeń zostanie ustalony po podpisaniu umowy według wzoru stanowiący Załącznik nr 2 do umowy. Lista miejsca, w których zostaną zorganizowane stoiska informacyjne i przeprowadzone działania informacyjne, zostanie wskazana przez Zamawiającego po przedstawieniu ich przez Wykonawcę. Wykonawca ma obowiązek sporządzić notatkę/sprawozdanie informującą o zorganizowanych stoiskach i akcjach informacyjnych. Notatka/sprawozdanie powinna zawierać następujące dane: - ilość stoisk/akcji; - termin organizacji stoisk/akcji; - miejsce organizacji stoisk/akcji; - czas trwania działań. Strona 4 z 9
Notatkę/sprawozdanie Wykonawca przekaże Zamawiającemu jako materiał do częściowego protokołu odbioru, obejmującego merytoryczny zakres działań realizowanych w danym miesiącu trwania umowy. Zamawiający przewiduje, że w jednym terminie: - stoisko informacyjne będzie należało zorganizować maksymalnie w 2 różnych lokalizacjach tego samego dnia; - akcje informacyjne będzie należało zorganizować maksymalnie w 3 różnych lokalizacjach tego samego dnia. Miejsca, w których organizowane będą stoiska informacyjne oraz akcje informacyjne nie mogą się pokrywać, tzn. każde stoisko informacyjne i każda akcja informacyjna powinny być zorganizowane w innym miejscu. a) W celu poprawnej organizacji stoisk informacyjnych Wykonawca: - zapewni kompleksową usługę zorganizowania stoiska i będzie dysponował 2 kompletami wyposażenia. Każdy komplet powinien składać się: z 2 parasolek, z namiotu o wymiarach min. 3 m x 6 m, 2 stolików, 8 krzeseł i 2 stojaków reklamowych; każdy element wyposażenia wraz z namiotem powinien być oznakowany z uwzględnieniem wytycznych ws. Informacji i Promocji Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy, w tym namiot i parasolki powinny być oznakowane w sposób trwały; - zapewni obsługę stoiska min. 5 osób na każde stoisko; hostessy powinny być w jednakowych lub podobnych strojach, a kolorystyka strojów powinna uwzględniać wytyczne ws. Informacji i Promocji Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy; - uzyska zgodę organizatora na ustawienie stoiska; - uzyska zgodę organizatora na przekazywanie informacji podczas trwania imprezy o funkcjonowaniu stoiska; - zapewni właściwe oznakowanie okolicy i terenu, na którym będzie odbywać się impreza ( plakaty); - poniesie koszty wynajęcia placu pod stoisko wraz ze wszystkimi opłatami z tym związanymi; - zamontuje i zdemontuje stoisko oraz uprzątnie miejsce, na którym ono stało ; - zapewni obsługę techniczną w przypadku ewentualnych usterek; - wykupi ubezpieczenie (OC, NNW); - udokumentuje każde z przeprowadzonych wydarzeń materiałem zdjęciowym w ilości min. 20 zdjęć (łącznie min. 280 zdjęć) oraz materiałem filmowym ( materiał filmowy Strona 5 z 9
powinien mieć min. 20 min.). Materiał zdjęciowy i filmowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu. Stoisko informacyjne powinno funkcjonować przez cały okres trwania imprezy lub min 7 godz. Materiały informacyjne (plakaty, ulotki, foldery, broszury) i promocyjne (gadżety) dostarczy Zamawiający. Wykonawca powinien przed podpisaniem umowy, zgodnie z tabelą: ZESTAWIENIE KOSZTÓW, podać cenę jednostkową netto i brutto organizacji każdego stoiska oraz cenę łączną dla organizacji wszystkich stoisk. Cena powinna uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zadania. b) W celu poprawnej organizacji akcji informacyjnych Wykonawca: - będzie dysponował 3 zespołami osób, każdy zespól będzie liczył 3 hostessy; - zapewni, aby hostessy były w jednakowych strojach, które będą na trwale oznakowane logotypami wskazanymi przez Zamawiającego; - wyposaży każdą hostessę w parasolkę, która będzie oznakowana logotypami wskazanymi przez Zamawiającego; - o ile to konieczne, zapewni zgodę organizatora na przebywanie hostess na terenie trwania imprezy; - wykupi ubezpieczenie (OC, NNW). Każda akcja informacyjna powinna trwać min. 2 godziny. Wykonawca udokumentuje każdą akcję informacyjną materiałem zdjęciowym w ilości min. 10 zdjęć ( łącznie wykona min. 400 zdjęć). Materiały informacyjne (plakaty, ulotki, folderu, broszury ) i promocyjne (gadżety) dostarczy Zamawiający. Wykonawca przed podpisaniem umowy powinien, zgodnie z tabelą: ZESTAWIENIE KOSZTÓW, podać cenę jednostkową netto i brutto każdej akcji oraz cenę łączną dla organizacji wszystkich akcji. Cena powinna uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zadania. II. Organizacja działań informacyjno promocyjnych 1. Publikacja artykułów prasowych Wykonawca opracuje i opublikuje 2 różne artykuły prasowe. Artykuły prasowe powinny obejmować nie mniej niż ½ powierzchni strony gazety w pełnym kolorze i powinny być opublikowane na pierwszej wolnej prawej stronie gazety. Każdy artykuł powinien zawierać min. 4 tys. znaków i zdjęcie. Zdjęcia dostarczy Zamawiający. Artykuły powinny być opublikowane w piątkowych wydaniach 3 dzienników oraz w 3 tygodnikach wg specyfikacji: - w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim, posiadającym oddzielną wkładkę dla Strona 6 z 9
Lublina i województwa lubelskiego (publikacja we wkładce); - w dzienniku o zasięgu regionalnym, ukazującym się na terenie województwa lubelskiego, - w dzienniku o zasięgu regionalnym, wykazującym największą sprzedaż na terenie Lublina i powiatu lubelskiego ziemskiego, - w tygodniku lokalnym na terenie powiatów: chełmskiego, krasnostawskiego i włodawskiego, - w tygodniku lokalnym na terenie powiatów: bialskiego, parczewskiego i radzyńskiego, - w tygodniku lokalnym na terenie powiatów: zamojskiego, biłgorajskiego i tomaszowskiego. Artykuły powinny być opublikowane w okresie od marca do listopada 2014 r. Harmonogram publikacji zostanie uzgodniony i zaakceptowany przez Zamawiającego. Wykonawca każdorazowo przedstawi do akceptacji Zamawiającemu treść artykułów w terminie umożliwiającym ich opublikowanie, uwzględniający techniczny tryb oddawania materiałów do druku przez poszczególne tytuły. Poza 2 egzemplarzami gazet, stanowiącymi przedmiot odbioru, Wykonawca zobowiązany jest w ramach umówionego wynagrodzenia do przekazania Zamawiającemu po 10 egzemplarzy każdej z gazet, w której opublikowano dany artykuł.. Wykonawca przed podpisaniem umowy powinien, zgodnie z tabelą: ZESTAWIENIE KOSZTÓW, podać cenę jednostkową netto i brutto oraz cenę łączną publikacji 2 artykułów w każdym z dzienników i w każdym z tygodników. Cena powinna uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zadania 2. Akcja informacyjna na tablicach zewnetrznych (bilbordy) Wykonawca powinien przeprowadzić akcję informacyjną na min. 75 i max.100 tablicach wielkoformatowych. Min. format bilbordów to 5,04 m x 2,38, a max. 6 m x 3m. Bilbordy powinny być zlokalizowane na obszarze województwa lubelskiego, w miejscach zapewniających jak najlepszą widoczność i jak największy kontakt odbiorców z bilbordami, uwzględniając grupę docelową, którą są mieszkańcy terenów wiejskich. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu mapę lokalizacji bilbordów, uwzględniającą lokalizacje tablic przy drogach krajowych i powiatowych, z uwzględnieniem lokalizacji na drogach wjazdowych do ośrodków miejskich. Ostateczną mapę lokalizacji zaakceptuje Zamawiający. Wykonawca przygotuje 2 propozycje projektu bilbordu, w oparciu o Kay Visual przekazany przez Zamawiającego oraz wytyczne ws. Informacji i Promocji Szwajcarsko Strona 7 z 9
Polskiego Programu Współpracy. Ostateczny projekt bilboardu zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego. Wykonawca wydrukuje plakaty bilbordowe i będzie dbał o estetykę tablic przez cały okres trwania akcji (będzie dysponował zapasowymi plakatami bilbordowymi). Wykonawca udokumentuje akcję informacyjną materiałem zdjęciowym ( wykona min. 1 zdjęcie każdej tablicy). Materiał zdjęciowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu. Zamawiający przewiduje, że akcja informacyjna będzie trwała od 29.09. 2014 r. do 16.11.2014 r. Wykonawca powinien zagwarantować, że w tym okresie, akcja informacyjna zostanie przeprowadzona łącznie na minimalnej ( 75 sztuk) lub maksymalnej ( 100 sztuk) ilości tablic, a okres ekspozycji dla każdej tablicy będzie łącznie wynosił 30 dni. Wykonawca przed podpisaniem umowy powinien, zgodnie z tabelą: ZESTAWIENIE KOSZTÓW, podać cenę jednostkową netto i brutto oraz cenę łączną dla minimalnej i maksymalnej ilości ekspozycji bilbordów w terminie podanym przez zamawiającego. Tabela - zestawienie kosztów, którą wypełni Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza przed podpisaniem umowy. Rodzaj zadania Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto Ilość zadań/szt. Organizacja 50 spotkań z uczniami Organizacja 10 szkoleń dla nauczycieli Organizacja 14 stoisk informacyjnych Przeprowadzenie 40 działań informacyjnych Publikacja artykułów prasowych dziennik nr 1 2 dziennik nr 2 2 dziennik nr 3 2 tygodnik nr 1 2 tygodnik nr 2 2 Cena łącznie netto Cena łącznie brutto Strona 8 z 9
tygodnik nr 3 2 Bilbordy 75 100 Wykaz źródeł do wykorzystania: 1. www.azbest.lubelskie.pl; 2. www.programszwajcarski.gov.pl; 3. www.programszwajcarski.gov.pl/dokmenty/wytyczne_info_promo/strony/wytyczne _ws_informacji_i_promocji_021110.aspx; 4. www.swiss-contrybution.admin.ch/poland/pl/home/swiss_cotrybution_to_poland Strona 9 z 9