00-695 Warszawa, ul. Nowogrodzka 47a tel.: +48 22 39 07 401, fax: +48 22 20 13 408 sekretariat@ncbr.gov.pl Audyt zewnętrzny Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na 2014-2015 1. Przedmiot zamówienia Audyt zewnętrzny Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na 2014-2015 r. (RPD PT PO KL 2014-2015), realizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR), które pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej dla IV Priorytetu POKL. Audytem zostaną objęte wydatki dokonane w ramach RPD 2014-2015 w okresie od 1.01.2014 do 31.03.2015 r. Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt i przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji przez NCBR Rocznego Planu Działania Pomocy Technicznej PO KL na lata 2014-2015 według zasad zawartych w umowie o dofinansowanie RPD PT PO KL oraz potwierdzenia, czy wydatki poniesione w ramach RPD PT PO KL spełniają warunki kwalifikowalności. W celu stwierdzenia, że RPD PT PO KL realizowany jest zgodnie z umową o dofinansowanie RPD PT PO KL, a wydatki są kwalifikowalne w szczególności należy sprawdzić: a) prawidłowość realizacji działań podjętych w ramach RPD PT PO KL, zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także z wewnętrznymi procedurami; b) sposób archiwizacji dokumentów, pozwalających na prześledzenie ścieżki wydatku; c) kwalifikowalność poniesionych wydatków i sposób ich dokumentowania; d) wiarygodność sprawozdań z realizacji RPD PT PO KL poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach RPD PT PO KL; e) poprawność realizacji zasad dotyczących informacji i promocji; f) poprawność udzielania zamówień publicznych; g) efektywność wydatkowania środków publicznych; h) zgodność prowadzenia rachunkowości ci z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, ze zm.), w części dotyczącej realizowanych działań; i) czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa dla RPD PT PO KL; j) zgodność realizowanych działań w ramach audytowanego RPD PT PO KL z zapisami Zasad realizacji PT PO KL;
k) czy realizacja wydatków następuje zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w umowie o dofinansowanie Rocznych Planów Działania Pomocy Technicznej w ramach PO KL, a w szczególności w Rocznym Planie Działania Pomocy Technicznej na rok, który jest audytowany; l) zgodność informacji zawartych we wnioskach o płatność i w sprawozdaniach z realizacji Pomocy technicznej w ramach PO KL obejmujących RPD PT PO KL z zapisami w ewidencji księgowo-finansowej. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana całość lub próbka (dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych nie mniej niż 25% całości dokumentów do badania) ogółem poniesionych wydatków, a także pozostałej dokumentacji powstałej w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji RPD PT PO KL i sporządzić raport w tym zakresie. Raport powinien wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami. Poziom ufności powinien być nie mniejszy niż 60%, a próg istotności nie większy niż 2%. W ramach RPD PT PO KL 2014-2015 sporządzono 5 wniosków o płatność (468 pozycji), w których wykazano wydatki na łączną kwotę 4 687 149,13 zł. Wszystkie wydatki wykazane we wnioskach o płatność zostały zatwierdzone. Ponadto, sporządzono i przekazano do Instytucji Zarządzającej PO KL dwa sprawozdania (sprawozdanie za I półrocze 2014 i za rok 2014 r.). Wykazane przez NCBR we wnioskach o płatność wydatki dotyczyły: szkoleń i kursów językowych pracowników IP; zakupu materiałów biurowych; zakupu wyposażenia biurowego i mebli; zakupu sprzętu komputerowego i elektronicznego oraz oprogramowania; działań informacyjno-promocyjnych w tym: ogłoszeń w prasie, artykułów sponsorowanych, zakupu gadżetów, wynajęcia sal, cateringów, kampanie w mediach; zakupu usług telekomunikacyjnych (telefonia komórkowa oraz dostęp do sieci Internet); najmu powierzchni biurowej, opłat z tytułu zarządzania nieruchomością oraz opłat za media (woda, energia elektryczna); przesyłek pocztowych; serwisu kserokopiarek ; hostingu i opieki technicznej środowiska pocztowego; delegacji służbowych pracowników IP PO KL; wypłaty wynagrodzeń wraz z pochodnymi w ramach zawartych umów zleceń; wypłaty wynagrodzeń dla ekspertów oceniających wnioski o dofinansowanie złożonych w konkursach ogłoszonych w ramach Priorytetu IV PO KL. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z wybranymi, międzynarodowymi standardami audytu, wymienionymi poniżej:
Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów; Międzynarodowymi Standardami Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) Europejskie Wytyczne Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. Wykonawca w złożonej ofercie wskazuje, zgodnie z którymi wyżej wymienionymi standardami zostanie przeprowadzony audyt. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest przygotować raport z audytu. Przedmiotowy raport powinien zawierać ustalenie stanu faktycznego, wskazywać stwierdzone problemy (wraz ze wskazaniem ich wagi), w tym określenie ewentualnych wydatków niekwalifikowanych, analizę przyczyn i skutków uchybień i nieprawidłowości oraz rekomendację dotycząca usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. Wzór raportu stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2. Warunki, które musi spełniać Wykonawca Warunkiem udzielenia zamówienia jest wykazanie, iż Wykonawca posiada doświadczenie w realizacji audytów zewnętrznych projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż 3 000 000 zł. W tym celu, Wykonawca w formularzu ofert w punkcie IV wskaże minimum 3 audyty zewnętrzne projektów, wykonanych w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Ponadto Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponować do realizacji zamówienia zespołem co najmniej 2-osobowym, w skład którego wejdą osoby, z których każda spełniać będzie łącznie warunki a) i b): a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła w realizacji przynajmniej trzech audytów zewnętrznych projektów finansowanych z funduszy Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż 3 000 000 zł (słownie trzy miliony złotych) brutto każdy; b) posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego, zgodnie z art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240), tj. osoba która: posiada jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów lub uprawnienia biegłego rewidenta, lub dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. Zamawiający wymaga, aby w skład 2-osobowego zespołu wchodziła jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz osoba posiadająca jedno z wymienionych w punkcie b) pozostałych uprawnień. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Instytucji Pośredniczącej NCBR. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt: jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie działaniami finansowanymi i realizowanymi w ramach RPD PT PO KL na lata 2014-2015 lub który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności. Warunkiem zawarcia umowy z Wykonawcę jest złożenie przez osoby wyznaczone przez niego do realizacji Umowy oświadczenia o bezstronności i niezależności, które będą stanowić załącznik do Umowy. 3. Termin realizacji zamówienia 60 dni od daty zawarcia umowy termin ten obejmuje wszystkie czynności związane z realizacją usługi, tj. przygotowanie czynności audytowych, realizacja czynności audytowych w siedzibie Zamawiającego, sporządzenie ostatecznej wersji raportu oraz podpisanie protokołu wykonania zamówienia.
4. Miejsce realizacji czynności audytowych Narodowe Centrum Badań i Rozwoju ul. Nowogrodzka 47a 00-695 Warszawa 5. Termin złożenia oferty 7 lipiec 2015 r., do godz. 14.00 Oferta powinna być zgodna z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do formularza oferty należy dołączyć: wykaz wykonanych usług sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. kopie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia przez podmiot ubiegający się o uzyskanie zlecenia, wskazane w części 2 pkt a i b. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć zarówno doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia oraz podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia. Oferty prosimy przesyłać za pomocą poczty elektronicznej na adres: anna.murawska@ncbr.gov.pl 6. Kryteria oceny ofert O wyborze najkorzystniejszej oferty zadecyduje następujące kryteria: 1) cena brutto usługi o wadze 50 % 2) doświadczenie Wykonawcy w realizacji audytów zewnętrznych projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż 3 000 000 zł (słownie trzy miliony złotych) brutto każdy o wadze 50 %. Kryterium nr 1 "Cena" oceniane będzie w następujący sposób: najniższa zaoferowana cena brutto X 1 = x 50 gdzie: cena ocenianej oferty brutto X 1 - wartość punktowa ocenianego kryterium W kryterium cena Wykonawca może uzyskać maksymalnie 50 punktów.
Kryterium nr 2 Doświadczenie Wykonawcy - w niniejszym kryterium oceniane będzie doświadczenie Wykonawcy w realizacji audytów zewnętrznych projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, o wartości audytowanego projektu nie mniejszej niż 3 000 000 zł. W tym celu, Wykonawca dołączy do oferty wykaz audytowanych projektów wraz z ich wartością (sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego), wykonanych w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Punkty w wyżej wskazanym kryterium zostaną przyznane na podstawie łącznej wartości audytowanych projektów, wskazanych przez Wykonawcę, według następującego wzoru: łączna wartość audytowanych projektów wskazanych w ocenianej ofercie X 2 = ------------------------------------------------------------------------------------------------------ x 50 najwyższa łączna wartość audytowanych projektów spośród wszystkich ofert Ocenie nie będą podlegały audyty, które zostały wskazane na spełnienie warunku udziału w postępowaniu o którym mowa w punkcie 2 zapytania ofertowego. W kryterium Doświadczenie Wykonawcy można uzyskać maksymalnie 50 punktów. Punkty ogółem = punkty za kryterium cena + punkty za kryterium doświadczenie Wykonawcy. Za najkorzystniejszą Zamawiający uzna ofertę, która uzyska największą łączną liczbę punktów (obliczoną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku). 7. Kontakt Anna Murawska Sekcja Pomocy Technicznej Dział Administracyjno-gospodarczy Narodowe Centrum Badań i Rozwoju ul. Nowogrodzka 47a 00-695 Warszawa tel: 022 39 07 219 e-mail: anna.murawska@ncbr.gov.pll