UMOWA GOTOWOŚCI SERWISU Nr n/29/06/18 Zał. nr 5 do n/29/06/18 Projekt umowy Zawarta w dniu. pomiędzy: Szpitalem Giżyckim Sp. z o.o. w restrukturyzacji, z siedzibą w Giżycku ul. Warszawska 41, 11-500 Giżycko, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000452879, NIP 8451983121, REGON 000308442, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości 100.000,00 zł w imieniu której działa... -... przy kontrasygnacie Głównego Księgowego..- zwaną dalej Usługobiorcą a.... zwaną dalej Usługodawcą, o następującej treści: Definicje i pojęcia: 1. Usterka - błąd w programie, który pozwala na korzystanie z systemu lub modułu, powodując jedynie utrudnienia w pracy. 2. Awaria - błąd w programie / systemie, który uniemożliwia korzystanie z modułu / programu / systemu. 3. Czas reakcji na wezwanie - maksymalny czas od zgłoszenia (tel/mail/dedykowany system elektroniczny) do rozpoczęcia usuwania usterki 4. Czas reakcji na awarię - maksymalny czas od zgłoszenia (tel/mail/ dedykowany system elektroniczny) do rozpoczęcia usuwania awarii 5. Czas naprawy - czas od rozpoczęcia usuwania usterki/ awarii do rozwiązania problemu (wgrania poprawek do wersji produkcyjnej systemu) 1. 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest wykonanie Usługi serwisowania oprogramowania polegającej na prowadzeniu prac związanych z utrzymaniem prawidłowego funkcjonowania oprogramowania i rozwojem systemu Q-Szpital ERP 3000 i pozostałych modułów zgodnie z zakresem zawartym w formularzu cenowym stanowiącym załącznik Nr 1 do umowy, zainstalowanych w siedzibie USŁUGOBIORCY, w następującym zakresie: 1) modyfikacja i usprawnienia oprogramowania na życzenie Usługobiorcy, 2) analiza i modyfikacja administracyjna danych na życzenie Usługobiorcy, 3) prowadzenia serwisu oprogramowania na życzenie Usługobiorcy (reakcja na wypadek
awarii lub nieprawidłowego działania systemu ), 4) w przypadku wykonania nowych funkcjonalności w programie zobowiązuje się Usługodawcę do przesyłania instrukcji obsługi nowych funkcjonalności/ścieżkę dostępu. 2. Zakresem usługi stanowiącej przedmiot niniejszej umowy objęte są moduły oprogramowania: 1) części białej : a) Moduły poszczególnych oddziałów szpitala tj. Q-Szpital 3000 ERP, wraz z wszystkimi systemami z nimi powiązanymi (serwisy komunikujące się z laboratorium Optimed i portalem e-wuś, eksport danych do systemu KS-PPS) b) Moduł Apteki c) Moduł apteczek oddziałowych d) Statystyka medyczna e) Moduł zakażenia szpitalne 2) oraz części szarej a) Gospodarka magazynowa i obsługa przetargów b) Moduł finanse i księgowość i kasa c) Moduł środki trwałe d) Moduł budżetowanie e) Moduł analiza kosztów f) Moduł koszt pacjenta 2. 1. Usługodawca podejmuje się rozpocząć wykonywanie Usługi w terminie określonym w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy od momentu zgłoszenia takiej potrzeby przez Usługobiorcę. Usługobiorca zgłasza wszelkie nieprawidłowości działania systemu, awarie oraz wnioski i uwagi dotyczące modyfikacji i usprawnień telefonicznie na numery:.. i za pomocą serwisu wprowadzania i monitorowania zgłoszeń w dedykowanym systemie elektronicznym pod adresem: https://.. 2. Zgłoszenia w imieniu Usługobiorcy mogą zgłaszać jedynie osoby przez niego upoważnione. Załącznik nr 2 do umowy zawiera listę osób upoważnionych do dokonywania zgłoszeń w imieniu Usługobiorcy. Każdorazowa zmiana osób upoważnionych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Po dokonanym zgłoszeniu przez Usługobiorcę, Usługodawca dokonuje szacowania wartości zleconych prac. Usługodawca przystępuje do realizacji zlecenia po akceptacji przez Usługobiorcę szacowanych kosztów. Koszty prac są zatwierdzane przez Kierownika pomiotu leczniczego, w czasie jego nieobecności przez wyznaczonego zastępcę. 4. W sytuacjach awaryjnych Usługodawca zobowiązuje się jak najszybciej zbadać problem za pomocą połączenia zdalnego w czasie nie dłuższym niż określony w załączniku nr 3 do umowy od wezwania go przez Usługobiorcę. Nie dotyczy to dni ustawowo wolnych od pracy oraz sobót. W sytuacji zgłoszenia nieprawidłowości w działaniach systemu lub awarii w dzień bezpośrednio poprzedzający dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, zdalne zbadanie problemu przez Usługodawcę nastąpi najpóźniej do godziny 10.00 rano w dniu następującym po dniu ustawowo wolnym od pracy. 5. Usługodawca zobowiązuje się do usunięcia awarii lub nieprawidłowości w działaniu systemu w czasie określonym w załączniku nr 3 do umowy od momentu zgłoszenia przez Usługobiorcę. 6. Za poprawne usunięcie awarii uznaje się wgranie poprawki i wprowadzenie potwierdzenia do dedykowanego systemu elektronicznego na https. przez Usługobiorcę. Okres
czasu, jaki upłynie między wprowadzeniem rozwiązania do dedykowanego w/w systemu zgłoszeń przez Usługodawcę, a momentem potwierdzenia przez Usługobiorcę nie jest wliczany w czas naprawy. 7. W celu wykonywania czynności serwisowych oraz interwencji w przypadku awarii Usługobiorca udostępni serwisantom stały prawidłowo skonfigurowany i zabezpieczony zdalny dostęp do urządzenia z ewidencją sesji logujących się użytkowników (serwer, stacja robocza). 8. Usługodawca zobowiązany jest do usuwania utajonych błędów nowo wprowadzonej funkcjonalności w okresie 12 miesięcy od udokumentowanej daty przekazania podpisanego protokołu jej odbioru. 9. W przypadku niemożności usunięcia awarii za pomocą zdalnego łącza Usługodawca, za zgodą Usługobiorcy, wyśle osobę upoważnioną serwisanta do siedziby Usługobiorcy w terminie uzgodnionym przez strony. 10. W sytuacji określonej w ust. 10 Usługobiorca zapewni na czas naprawy obecność administratora sieci w firmie oraz osoby uprawnionej do odbioru prac wykonanych przez serwisanta. Usługobiorca zostanie obciążony kosztami: 1) dojazdu publicznym środkiem transportu (w przypadku pociągu klasa II) udokumentowane biletami lub fakturą uwzględniającą koszt przejazdu lub 2) dojazdu własnym transportem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden km przebiegu wynoszącej 50% stawki określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. 3) noclegu, który wybiera Usługodawca na podstawie propozycji ceny podanej przez Usługobiorcę natomiast 4) wszelkie prace wykonane przez serwisanta, w siedzibie Usługobiorcy, będą rozliczane według obowiązującej stawki godzinowej z uwzględnieniem udzielonych rabatów Usługobiorcy zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy, ale nie mniej niż 1.000 PLN netto/ dzień (+23%VAT) wraz z opłatą za dojazd i nocleg. Koszty hotelowe będą opłacane w wysokości nie większej niż 150 brutto zł za pokój. 3 1. Wynagrodzenie za gotowość serwisu do wykonania Usługi w terminie wskazanym w 2 niniejszej Umowy strony ustalają na kwotę netto + VAT..brutto w okresie każdego miesiąca obowiązywania niniejszej Umowy. 2. Wynagrodzenie za poświęcony czas na usunięcie awarii płatne będzie na podstawie stawek wymienionych w zał. nr 1 do umowy. 3. Usługodawca obciąża Usługobiorcę fakturą VAT za Gotowość serwisu oraz za wykonany w danym miesiącu na zlecenie Usługobiorcy zakres usług, o którym mowa w 1. Opłata za zlecony zakres usług może być włączona do miesięcznej faktury, po podpisaniu przez Usługobiorcę protokołu odbioru poprawnie wykonanych prac, oraz miesięcznego zestawienia (zawierającego rodzaj prac, poświęcony czas, wartość danej usługi) zatwierdzonego przez Usługodawcę wspierającego system informatyczny Usługobiorcy tzw. Helpdesk. Zestawienie do zatwierdzenia należy wysłać na adres:... 4. W przypadku wystawienia faktury za dodatkowo zlecone prace, należy w opisie podać nr zgłoszenia wykonanej usługi. 5. Faktury należy wysłać w wersji papierowej na adres Usługobiorcy.
W przypadku włączenia do w/w faktury opłaty za zlecony zakres usług fakturę należy wysłać po zatwierdzeniu miesięcznego zestawiania. 6. Płatności będą realizowane w terminie 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury na podstawie zaakceptowanych wartości za usługi zlecone w danym okresie. 7. Za datę zapłaty strony ustalają datę obciążenia rachunku bankowego Usługobiorcy poleceniem przelewu. 4. 1. Oprogramowanie, o którym mowa w 1 niniejszej umowy zostało nabyte przez Usługobiorcę z Licencją użytkownika w roku 2012 i jest użytkowane na zasadach opisanych w licencji użytkownika. 2. Usługodawca oświadcza, iż zgodnie z Licencją Użytkownika z dniem podpisania Protokołu Odbioru Programu Usługobiorca stał się właścicielem struktur danych oraz plików konfiguracyjnych programu. 5. 1. W przypadku przekroczenia określonych w załączniku nr 3 do umowy czasów reakcji/naprawy awarii Usługobiorca może nałożyć na Usługodawcę karę umowną w wysokości 2% miesięcznego ryczałtu brutto za czas pozostawania w gotowości za każde rozpoczęte 12 godz. opóźnienia. 2. W przypadku niespełnienia innych warunków Umowy i SWNPO z załącznikami Usługobiorca może nałożyć karę w wysokości 5% miesięcznego ryczałtu brutto za czas pozostawania w gotowości za każde stwierdzone naruszenie w danym miesiącu. 3. W przypadku rozwiązania umowy przez Usługobiorcę z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy Usługobiorca może nałożyć karę w wysokości 10% całkowitej wartości brutto niezrealizowanej części umowy (za podstawę obliczenia przyjmując stałą kwotę miesięcznego ryczałtu). 4. Kary umowne mogą być nakładane wielokrotnie, sumowane i potrącane z miesięcznych należności przysługujących Usługodawcy, przy czym łączna wysokość kar umownych naliczonych w danym miesiącu nie może przekroczyć wysokości 40% miesięcznego ryczałtu brutto. 6. 1. W czasie realizacji swoich zobowiązań określonych niniejszą umową Usługodawca zobowiązuje się do ochrony i przetwarzania przekazywanych przez Usługobiorcę danych zgodnie z zasadami określonymi w podpisanej przez obie strony Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych oraz przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) 2. W związku z wykonywaniem Umowy Usługodawca zobowiązuje się do: zastosowania odpowiednich środków organizacyjnych, technologicznych i technicznych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych i innych informacji chronionych ze szczególnym uwzględnieniem danych medycznych, w tym zabezpieczenie dostępu osobom nieupoważnionych, przed uszkodzeniem, kradzieżą lub zniszczeniem. Usługobiorca jako
administrator danych powierza Usługodawcy dostęp do bazy danych osobowych i medycznych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług. 3. Usługodawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Usługobiorcy oraz osób trzecich za wszelkie szkody powstałe z tytułu udostępnienia danych osobowych i danych medycznych. 4. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania najwyższej staranności i zabezpieczenia wszelkich danych przechowywanych na sprzęcie lub przekazanych na nośnikach, przed ich ujawnieniem lub utratą. 5. Strony zobowiązują się do zachowania wyłącznie do swojej wiadomości informacji poufnych uzyskanych w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej umowy. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje również po zakończeniu umowy. 6. W dniu zawarcia niniejszej umowy strony zawierają jednocześnie odrębną Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych 7. Strony zawierają niniejszą umowę na czas określony od... 8. 1. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem 3- miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec m-ca kalendarzowego. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Niniejsza umowa może być rozwiązana przez Usługobiorcę bez zachowania okresu wypowiedzenia (w trybie natychmiastowym) w przypadku rażącego naruszenia jej postanowień przez Usługodawcę, a w szczególności w przypadku wystąpienia istotnych opóźnień w reakcji na zgłoszenie, usuwaniu awarii lub realizowaniu innych terminowych zadań wynikających z umowy (sytuacja winna wystąpić przynajmniej trzykrotnie w okresie obowiązywania niniejszej umowy). 3. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie na mocy porozumienia stron. 4. Usługobiorca może odstąpić od umowy na zasadach określonych w art. 145 ust. 1 ustawy Pzp: W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 9. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 10. 1. W sprawach nieregulowanych postawieniami niniejszej umowy zastosowanie znajdują stosowne przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Ewentualne sprawy mogące stanowić przedmiot rozstrzygnięć sądowych, strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie, zaś w razie niemożności załatwienia sprawy w sposób polubowny zostanie ona poddana pod rozstrzygnięcie przez sąd właściwy dla siedziby Usługobiorcy. 11. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. Załączniki: 1. Formularz cenowy;
2. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania zgłoszeń w imieniu Usługobiorcy; 3. Specyfikacja usługi; Usługodawca Usługobiorca......