Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zasady konkurencyjności

Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zasady konkurencyjności Warszawa, 21.05.2018 Zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie pt.: Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki realizowanego w ramach II Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (nr. projektu POWR. 02.08.00-00-0018/17-00). KOD CPV: 48900000-7 Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY 1. Nazwa i adres zamawiającego: Stowarzyszenie Niepełnosprawni dla Środowiska EKON ul. Jakuba Mortkowicza 5 02-823 Warszawa NIP: 5342246480, REGON: 015635511 2. Rodzaj zamawiającego: Stowarzyszenie 3. Kontakt z Zamawiającym: Osobą upoważnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego jest: Agata Rakowska tel. +48 513 190 943, email: zapytania2.8power@ekon.org.pl SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Określenie przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki realizowanego w ramach II Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (nr. projektu POWR. 02.08.00-00-0018/17-00). Strona 1 z 12

Zamówienie obejmuje: 1.1. Dostarczenie do 360 smartfonów do użytku przez Opiekunów smartfon o przekątnej ekranu min. 4,8 i rozdzielczości min. 1280 x 720, smartfon pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego minimum Android 5.1, smartfon wyposażony w kartę SIM i abonamentem na usługi głosowe oraz usługi transmisji danych o miesięcznym limicie transferu min. 5Gb sztuk 360. 1.2. Dostęp do elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów Opis systemu System ma wspierać pracę do 360 opiekunów i opiekunek u 400 podopiecznych łącznie (400 miejsc świadczenia usług asystenckich i opiekuńczych). Funkcje administracyjne systemu mają umożliwiać dynamiczne alokowanie zadań poszczególnym opiekunom, bieżącą kontrolę ich wykonania w miejscu świadczenia usługi opiekuńczej oraz możliwość sporządzania raportów z aktywności pracy opiekuna. Aplikacja mobilna wspierająca pracę opiekunów powinna posiadać intuicyjny interfejs pozwalający na skrócenie do minimum czasu szkolenia w zakresie użytkowania systemu. Architektura całego systemu ma być zaprojektowana tak, aby zminimalizować całkowity koszt utrzymania systemu. a) Wymagania funkcjonalne systemu 1. 2. 3. 4. System dyspozytorski przeznaczony do zarządzania pracą opiekunów osób starszych i niesamodzielnych, funkcjonujący w architekturze Klient Serwer Aplikacja Klienta (użytkownika) stanowiąca narzędzie komunikacji pomiędzy Dyspozytorem a Opiekunem Aplikacja Klienta umożliwiająca dyspozytorowi zlecanie wykonania określonych procedur opiekuńczych, podgląd ich wykonania, zatwierdzanie lub odrzucanie harmonogramu wizyt u podopiecznych oraz rejestrowanie czasu rozpoczęcia/zakończenia pracy przez Opiekuna Komunikacja pomiędzy Dyspozytorem a Opiekunem zapewniona przez wbudowany w System dyspozytorski komunikator głos/wideo; system będzie zapewniać możliwość wysłania SMS do pre-definiowanych odbiorców oraz pre-definiowania numerów Strona 2 z 12

telefonicznych w aplikacji mobilnej na terminalach mobilnych lub z numerami ratunkowymi 5. Aplikacja Klienta instalowana na urządzeniach mobilnych pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego Android i dostosowana do pracy na smartfonach i tabletach 6. Aplikacja mobilna wspierająca pracę w trybie Portrait oraz Landscape 7. 8. Aplikacja Klienta będzie zapewniać bieżącą kontrolę wykonywania zleceń dyspozytorskich, zarówno w zakresie m.in. ich liczby i terminowości, jak również ich zawartości Aplikacja będzie zapewniać jednoznaczną identyfikację Opiekunów, podopiecznych oraz urządzeń pomiarowych dołączonych do systemu o ile takie będą występować. Identyfikacja: 1. Opiekunowie poprzez (login i hasło) 2. Podopieczni poprzez NFC 9. Aplikacja będzie zapewniać składowanie danych w urządzeniu mobilnym w wypadku braku komunikacji i bezzwłoczną synchronizację danych w chwili odzyskania połączenia; Aplikacja mobilna umożliwi: a) wyświetlanie terminarza wizyt u podopiecznego wraz z listą procedur do wykonania, ich akceptowanie lub odrzucanie b) rejestrowanie czasu rozpoczęcia/zakończenia dnia pracy opiekuna 10. c) rejestrowanie czasu rozpoczęcia / zakończenia wizyty u podopiecznego z wykorzystaniem technologii zapewniających najbardziej rzetelną kontrolę pracy d) komunikację głos/wideorozmowa e) tworzenie notatek z wizyty u podopiecznego f) przesyłanie wyników badań, o ile są wykonywane 11. Część serwerowa systemu - będzie dostępna poprzez stronę www. 12. Część serwerowa systemu będzie dostępna poprzez stronę www, będącą portalem administracyjnym za pośrednictwem przeglądarki Chrome oraz Firefox. Strona 3 z 12

Portal Administracyjny zapewni administratorom m.in. możliwość: a) zarządzania systemem w tym prawami dostępu b) zakładania, modyfikowania kont oraz możliwość nadawania ról użytkownikom c) tworzenia i zarządzania umowami ze zleceniodawcami na świadczenie usług opiekuńczych wg indywidualnie konfigurowanego katalogu d) tworzenia i zarządzania umowami z opiekunkami 13. e) tworzenia, wyświetlania i zarządzania grafikiem dostępności opiekunów f) tworzenia listy procedur opiekuńczych i ich parametryzowanie g) tworzenie i przesyłanie opiekunom terminarza wizyt u podopiecznego wraz z listą procedur do wykonania h) walidacji wykonalności określonych procedur opiekuńczych w określonym czasie i) komunikacji za pośrednictwem komunikatora głos/wideorozmowa/ z opiekunem wyposażonym w urządzenie z aplikacją mobilną j) generowania raportów ze zdarzeń odnotowanych w systemie b) Wymagania niefunkcjonalne systemu 1. 2. 3. 4. System będzie skalowalny, umożliwiając obsługę do 400 jednocześnie zalogowanych użytkowników Dostawca będzie zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej mocy obliczeniowej, która zapewni brak dostrzegalnej zwłoki w dostępie do systemu w miarę wzrostu liczby zalogowanych użytkowników System będzie dostarczony wraz z częścią raportową, w której znajdzie się pięć raportów, których format będzie zgodny z wcześniej dostarczonymi wzorami; System będzie zgodny z wymaganiami standardu RODO, czyli Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, zawierając opis zaimplementowanych procedur w ww. Strona 4 z 12

zakresie a) System będzie dostarczony z licencją niewyłączną, nieprzenaszalną, udzieloną na czas trwania umowy; 5. b) Licencja będzie obejmować standardowe zmiany, aktualizacje; c) Licencja nie będzie zawierać nowych wersji oprogramowania oraz rozwoju funkcjonalności c) Wsparcie dla systemu 1. 2. 3. System dyspozytorski będzie dostarczony i utrzymywany z niezawodnością na poziomie minimum 99% w skali projektu Wsparcie dla administratorów systemu będzie się odbywać za pośrednictwem dedykowanego systemu zgłaszania awarii i usterek umożliwiającego śledzenie historii zgłoszenia Czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie wykonawcy będzie wynosić do 8 godzin, a czas naprawy do 48 godzin w dni robocze d) Wsparcie dla aplikacji mobilnej dla użytkownika końcowego 1. 2. Aplikacja mobilna wspierana poprzez dedykowaną linię telefoniczną dostępną w dni robocze w godzinach od 9:00 do 17:00 Maksymalny czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy wynosił będzie 8 godzin, a czas naprawy 48 godzin w dni robocze (72 godziny przy zgłoszeniu w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy). 1.3. Organizacja szkoleń dla administratorów i koordynatorów pracy opiekunów Szkolenia dla administratorów i koordynatorów zostaną przeprowadzone na co najmniej 7 dni przed przekazaniem Systemu do eksploatacji. Szkolenia administratorów i koordynatorów obejmą do 36 osób, które będą szkolić Strona 5 z 12

Użytkowników końcowych; szkolenia będą odbywać się w grupach liczących od 8 do 12 osób w salach szkoleniowych wskazanych przez Zamawiającego na terenie Polski. Oferent przygotuje materiały szkoleniowe dostępne on-line jak również off-line (w postaci papierowej) dla wszystkich osób, korzystających z aplikacji. 2. Termin wykonania przedmiotu zamówienia Zamówienie będzie realizowane w terminie od 01.06.2018-31.05.2019 3. Miejsce realizacji Zakres terytorialny świadczenia usług asystenckich i opiekuńczych w domach osób niesamodzielnych obejmuje 32 gminy z terenu 5 województw. SEKCJA III: WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE PRZEDMIOTOWYCH WARUNKÓW Nazwa warunku Definicja warunku Sposób dokumentowania 1. Posiadanie ubezpieczenia OC 2. Doświadczenie w realizacji dostaw w obszarze objętym zamówieniem Warunkiem udziału w postępowaniu jest: Posiadanie ubezpieczenia OC na kwotę 500 tys. zł potwierdzone polisą OC 1. Wykazanie działalności w branży związanej z przedmiotem zamówienia przez okres co najmniej 5 lat (licząc od daty złożenia oferty) 2. Doświadczenie w tworzeniu i dostarczaniu rozwiązań typu dyspozytorskiego w zakresie teleopieki i/lub rozwiązań telemedycznych na polskim rynku (licencjonowane oprogramowanie i/lub SaaS), potwierdzone minimum 2 wdrożeniami o wartości min. 700.000 zł brutto każde. 3. Potwierdzenie w formie referencji świadczenia w ciągu ostatnich 5 lat w sposób ciągły usługi monitoringu podopiecznych i/lub pacjentów w liczbie minimum 400 osób przez minimum 2 miesiące. Kopia polisy załączona do Oferty 1. Wyciąg z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej z wykazem PKD 2. Załączone referencje 3. Załączone referencje 3. Brak powiązań z Zama- W celu spełnienia wymogów zasady konkurencyjności Załącznik nr 2 - Podpisane Strona 6 z 12

wiającym (zgodność Wytycznymi) oraz mając na uwadze zapewnienie zachowania uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. oświadczenie w sprawie braku powiązań z Zamawiającym SEKCJA IV: PROCEDURA 1. Tryb prowadzonego postępowania 1.1. Zapytanie ofertowe na zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie na potrzeby projektu Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki ma formę zamówienia realizowanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, tym samym nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020). Strona 7 z 12

1.2. Zapytanie ofertowe jest realizowane zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (data obowiązywania od 23.08.2017) 2. Kryteria oceny ofert W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone Sekcji III, w oparciu o następujące kryteria: Nazwa kryterium 1. Cena (waga 40 %, maksymalnie 40 pkt) 2. Termin dostawy (waga 30 %, maksymalnie 30 pkt) Sposób oceny Oferta z najniższą ceną otrzymuje 40 pkt, kolejne proporcjonalnie mniej, wg wzoru: najniższa cena wskazana w ofertach wykonawców -------------------------------------------------------------------- x 40 pkt x 100% cena oferty badanej Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie. Liczba punktów, która zostanie przyznana danej ofercie, zostanie wyliczona w następujący sposób: 1. Termin prezentacji systemu zgodnego z opisem w sekcji I w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy 30 pkt 2. Termin prezentacji systemu zgodnego z opisem w sekcji I od 15 do 20 dni od daty podpisania umowy 15 pkt 3. Termin prezentacji systemu zgodnego z opisem w sekcji I powyżej 20 dni od daty podpisania umowy 0 pkt 3. Czas reakcji (waga 15%, maksymalnie 15 pkt) Liczba punktów, która zostanie przyznana danej ofercie, zostanie wyliczona w następujący sposób: 1. Zadeklarowany czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy będzie wynosić do 4 godzin 15 pkt 2. Zadeklarowany czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy będzie wynosić od 4 do 6 godzin - 8 pkt Strona 8 z 12

3. Zadeklarowany czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy będzie wynosić powyżej 6 godzin - 0 pkt 4. Czas naprawy (waga 15%, maksymalnie 15 pkt) Liczba punktów, która zostanie przyznana danej ofercie, zostanie wyliczona w następujący sposób: 1. Zadeklarowany czas naprawy do 24 godzin w dni robocze 15 pkt 2. Zadeklarowany czas naprawy od 25 do 36 godzin w dni robocze 8 pkt 3. Zadeklarowany czas naprawy od 36 do 48 godzin w dni robocze 0 pkt Zamawiający dokona wyboru Oferenta, którego oferta nie została odrzucona oraz uzyskała najwięcej punktów obliczonych jako suma punktów uzyskanych za poszczególne kryteria (K1 + K2 + K3 + K4), maksymalnie 100 punktów. W przypadku, gdy dwie oferty uzyskają taką samą liczbę punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferenci składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w pierwotnie złożonej ofercie. 4. Zawarcie umowy Z Wykonawcą, którego oferta będzie przedstawiała najkorzystniejszy bilans punktowy Zamawiający zawrze umowę w formie pisemnej, zgodnie z załączonymi do Zapytania ofertowego Istotnymi Postanowieniami Umowy (Załącznik nr 3). 5. Zmiany w umowie Zamawiający, zgodnie z Rozdziałem 6.5 pkt 22 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (data obowiązywania od 23.08.2017), przewiduje możliwość zmiany Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, w następujących przypadkach: 1) konieczności przedłużenia terminu umownego wykonania zamówienia z powodu: a) działania siły wyższej, tj. wyjątkowego zdarzenia lub okoliczności, np. klęski żywiołowej lub strajku; nie uważa się za wyjątkowe takich zdarzeń lub okoliczności, które przy uwzględnieniu przedmiotu zamówienia, powinny być przez Wykonawcę normalnie brane pod uwagę, b) przyczyn niezależnych od Zamawiającego, tj. z powodu nadzwyczajnych zdarzeń gospodarczych, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; Strona 9 z 12

2) konieczności zmiany terminu umownego lub harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia z powodu: a) przesunięć w harmonogramie realizacji Projektu, b) zmiany przepisów, które skutkują zmianą sposobu realizacji zamówienia, c) konieczności wykonania prac wynikających z zaleceń organów uprawnionych. 3) Realizacji zamówień uzupełniających o wartości nie przewyższającej 50% wartości określonej w umowie. 6. Termin i miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć nie później niż do dnia 29 maja 2018 r. do godziny 10:00, w formie pisemnej poczta tradycyjną, elektroniczną (skany dokumentów oryginalnych), kurierem lub osobiście na adres korespondencyjny Stowarzyszenie Niepełnosprawni dla Środowiska EKON ul. Jakuba Mortkowicza 5 02-823 Warszawa; poczta elektroniczna, e mail: zapytania2.8power@ekon.org.pl 7. Zasady przygotowania i oznaczenie oferty: 7.1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 7.2. Ofertę należy sporządzić wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. 7.3. Do oferty należy dołączyć: 1. Kserokopię odpowiedniego dokumentu rejestrowego (wypis z KRS, wypis z ewidencji działalności gospodarczej), 2. oryginał lub kserokopię pełnomocnictwa do reprezentowania oferenta, o ile ofertę składa pełnomocnik. 3. Wypełnione Załączniki 1,2 4. Dokumenty niezbędne dla potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert. 7.4. Oferta musi być złożona w zamkniętej nieprzezroczystej kopercie z dopiskiem Zapytanie ofertowe na zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki realizowanego w ramach II Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Strona 10 z 12

Edukacja Rozwój Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (nr. projektu POWR. 02.08.00-00-0018/17-00) oraz musi mieć nazwę i adres oferenta. O ważności składanej oferty decyduje data i godzina wpływu oferty do sekretariatu Stowarzyszenia w Warszawie lub na adres e-mail podany w ogłoszeniu. 7.5. W przypadku przesłania oferty pocztą elektroniczną Wykonawca zobowiązany jest do przekazania oryginału dokumentów w formie papierowej najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych po złożeniu oferty. 7.6. Oferta winna być przygotowana w języku polskim, czytelnie, w jednym egzemplarzu. Cena oferty musi być podana w polskich złotych. 7.7. Oferta powinna zawierać pieczątkę nagłówkową Oferenta oraz jego podpis. 8. Termin związania ofertą: Oferent jest związany ofertą 30 dni 9. Ogłoszenie wyników postępowania 9.1. Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty. Informacja o wyborze oferty zastanie upubliczniona na stronie internetowej projektu www.ekon.org.pl, a także w Bazie Konkurencyjności. 10. Odrzucenie oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) treść oferty nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego; b) oferta zostanie złożona po terminie składania ofert; c) cena realizowanych usług będzie rażąco niska, a Wykonawca nie przedstawi wiarygodnych dla Zamawiającego źródeł szacowania ceny. 11. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: a) cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; b) postępowanie dotknięte będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy; Strona 11 z 12

c) nastąpi rozwiązanie umowy pomiędzy Stowarzyszeniem a Instytucją Pośredniczącą, d) wystąpią inne okoliczności, które według oceny Zamawiającego uczynią wszczęcie lub dalsze prowadzenie postepowania, jako nieuzasadnione. 12. Postanowienia końcowe 13.1. Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający odpowie na pytania, które wpłynęły nie później niż do upływu połowy terminu wyznaczonego na składanie ofert. 13.2. Zamawiający dopuszcza zmianę treści zapytania. W przypadku zmian istotnych, mogących mieć wpływ na czas przygotowania oferty, Zamawiający wydłuży termin składania ofert. 13.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, o czym poinformuje niezwłocznie wszystkich Oferentów Załączniki do zapytania ofertowego. 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty. 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku występowania powiązań. 3. Załącznik nr 3 Istotne postanowienia umowy. Strona 12 z 12