ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PONIŻEJ 30 000 EURO NA USŁUGI POCZTOWE
1. Nazwa oraz adres Zamawiającego Zamawiającym jest: 1.1. Adres korespondencyjny Nazwa: 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Adres: ul. 9-go Maja 95, 98-100 Łask 1.2. Siedziba Zamawiającego Nazwa: 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Adres: Gucin 58A, 98-113 Buczek Strona internetowa: www.32blot.wp.mil.pl Email: 32blt.kancelaria1@ron.mil.pl Numer telefonu: +48 261 554 433 Numer faksu: +48 261 554 709 Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 do 15.30 REGON: 730097572 NIP: 8310004953 2. Tryb udzielenia zamówienia 2.1. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2018.1986). zwanej dalej ustawą. 2.2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania wykonawców oferujących wykonanie określonej dostawy. 2.3. Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2018.1986) i wynosi poniżej 30 000 EURO. 2.4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 3. Opis przedmiotu zamówienia 3.1. Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe 3.2. Zakres wykonywanych usług jest zgodny z formularzem cenowym, załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 3.3. Zamawiający wymaga aby wykonawca posiadał placówkę, punkt zdawczoodbiorczy na ternie m. Łask i m. Sieradz. 3.4. Zamawiający zawrze umowę w każdej części postepowania. Klasyfikacja przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika zamówień: 64110000-0 4. Termin wykonania zamówienia Termin realizacji zamówienia: 01.01.2019r. do 31.12.2019r. 5. Warunki udziału w postępowaniu, podstawy wykluczenia O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 5.1. Nie podlegają wykluczeniu: 5.1.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie załącznik nr 2 do zapytania. 5.2. Spełniają warunki udziału w postępowaniu 5.2.1. Warunek kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej 5.2.1.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności załączą do oferty wypis z CEIDG RP lub KRS). 5.2.2. Warunek sytuacji ekonomicznej lub finansowej: 5.2.2.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 2/8
przedstawią oświadczenie załącznik nr 2 5.2.3. Warunek zdolności technicznej lub zawodowej: 5.2.3.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie załącznik nr 2 Ocena spełniania warunków określonych w punkcie 5 zapytania nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia, o których mowa w punkcie 6 zapytania na zasadzie spełnia nie spełnia. 6. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu 6.1. Oferta musi zawierać: 6.1.1. wypełniony i podpisany formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru załącznik 1 do zapytania 6.1.2. wypełniony i podpisany formularz cenowy z wykorzystaniem wzoru załącznik 2 do zapytania; (w zależności od potrzeb) 6.1.3. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postepowaniu załącznik nr 2 do zapytania i załączą do oferty wypis z CEIDG RP lub KRS; 6.1.4. dokument potwierdzający, że Wykonawca posiada placówkę lub punkt zdawczo-odbiorczy w m. Łask oraz m. Sieradz 7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje itp. Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub mailem. 7.1. Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach merytorycznych jest: stanowisko: Kierownik Kancelarii Jawnej imię i nazwisko: Krystyna LESZCZYŃSKA tel. +48 261 554 433 fax. +48 261 554 709 uwagi: od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 15:30 stanowisko: starszy referent imię i nazwisko: Marta BANDZIERZ tel. +48 261 554 430 fax. +48 261 554 709 uwagi: od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 14:30 7.2. Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do potwierdzenia wpłynięcia ofert przekazywanych pocztą lub osobiście jest: stanowisko: Kierownik Kancelarii Jawnej imię i nazwisko: Krystyna LESZCZYŃSKA tel. +48 261 554 433 fax. +48 261 554 709 uwagi: od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 15.30 8. Opis sposobu przygotowywania ofert 8.1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. 8.2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 8.3. Oferta oraz wszystkie wymagane dokumenty dotyczące oferty powinny być sporządzone w języku polskim. 8.4. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. 8.5. Oferta powinna być napisana pismem maszynowym, komputerowym lub 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 3/8
ręcznym, w sposób zrozumiały, pismem czytelnym. 8.6. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. 8.7. Wskazane jest by pierwsza strona zawierała spis wszystkich dokumentów znajdujących się w kopercie/opakowaniu brak takiego spisu nie skutkuje odrzuceniem oferty. 8.8. Wykonawca winien załączyć do składanej oferty dokumenty i oświadczenia wyszczególnione w punkcie 5 i 6 zapytania ofertowego. 8.9. Wszystkie strony oferty powinny być spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. 8.10. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert za pomocą poczty elektronicznej, w tym wypadku przesłane dokumenty muszą być podpisane i opatrzone pieczątka Wykonawcy oraz potwierdzone za zgodność (skan oryginalnego dokumentu). 8.11. Ofertę przekazywaną pocztą lub osobiście należy złożyć w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie/opakowaniu, w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta/opakowanie zawierające ofertę winno być zaadresowane do Zamawiającego na adres podany w punkcie 1 niniejszej specyfikacji i opatrzone nazwą, dokładnym adresem Wykonawcy oraz oznaczone w sposób następujący: Oferta na usługi pocztowe Nie otwierać przed 19.11.2018 r. godz. 13:00.. dla ofert przesłanych Pocztą Polską dla ofert dostarczanych osobiście lub przesyłką kurierską (pieczęć/nazwa firmy) (pieczęć/nazwa firmy) 32 Baza Lotnictwa Taktycznego ul. 9-go Maja 95 98-100 Łask Oferta na usługi pocztowe Nie otwierać przed 19.11.2018 r. godz. 13:00. 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Gucin 58A 98-113 Buczek (wjazd od m. Teodory) Oferta na usługi pocztowe Nie otwierać przed 19.11.2018 r. godz. 13:00. 8.12. Ofertę przekazywaną pocztą elektroniczną (email): 8.12.1. w tytule maila należy wpisać: Oferta na usługi pocztowe, nr sprawy 01/ZO/2019 Nie otwierać przed 19.11.2018r. godz. 13:00 8.12.2. Załączone dokumenty muszą być opatrzone podpisem wykonawcy 8.13. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty/opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji. 8.14. Oferta oraz dokumenty i oświadczenia Wykonawcy muszą być podpisane przez Wykonawcę lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8.15. W przypadku gdy Wykonawca dołącza do oferty jako załącznik kopię wymaganego dokumentu kopia winna być poświadczona za zgodność z oryginałem, na każdej zapisanej stronie przez Wykonawcę lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8.16. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 4/8
składania ofert 8.17. Termin związania ofertą - 30 dni. 9. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 9.1. Oferty należy do dnia 19.11.2018r. do godz. 11:00, przesłać na adres Zamawiającego podany w punkcie 1.1. niniejszego zapytania ofertowego, lub składać osobiście w siedzibie Zamawiającego podany w pkt 1.2. niniejszego zapytania ofertowego, biuro przepustek lub przesłać na adres e-mail podany w pkt. 1 i 15 zapytania. 9.2. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, kilka lub wszystkie części postepowania. 9.3. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 9.4. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane na adres Zamawiającego podany w punkcie 1 i dodatkowo opatrzone napisem ZMIANA. Podobnie, w przypadku powiadomienia o wycofaniu oferty opatrzone napisem WYCOFANIE. Koperty oznaczone w podany wyżej sposób będą otwierane w pierwszej kolejności. 9.5. Wykonawca nie może wycofać oferty lub wprowadzić zmian w jej treści po upływie terminu składania ofert. 9.6. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. 9.7. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 19.11.2018r. o godz. 13:00 w siedzibie Zamawiającego podany w pkt. 1.2. bud. nr 222 p. 16 9.8. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę w postępowaniu. 10. Opis sposobu obliczenia ceny 10.1. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. 10.2. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego. 10.3. Cena może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen. 10.4. Cena jednostkowa netto towaru to cena ustalona za jednostkę towaru, którego ilość lub liczba jest wyrażona w jednostkach miar w rozumieniu przepisów o miarach (bez kwoty podatku VAT). 10.5. Wartość netto to wartość towaru, którego dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (iloczyn ceny jednostkowej netto i ilości towaru). 10.6. Stawka VAT w procentach (%) to stawka określona w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług dla poszczególnych towarów. 10.7. Wartość brutto towaru to wartość sprzedaży towaru wraz z kwotą podatku VAT (suma wartości netto towaru i wartości podatku VAT). 10.8. Cena zadania to cena ustalona poprzez zsumowanie wartości brutto poszczególnych towarów w zadaniu. Stanowi ona podstawę oceny i porównania ofert. 10.9. Przy wyliczaniu poszczególnych wartości należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny. 10.10. Kwoty wykazane w ofercie zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 10.11. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu ofertowym (zał. Nr 1 do zapytania), Formularzu cenowym 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 5/8
(zał. Nr 4 do zapytania). 11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert 11.1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryterium, wg wzoru przedstawionego poniżej: 11.1.1. Kryterium cena oferty cena oferowana minimalna brutto Cena = --------------------------------------------- x 100 x 100% =.. pkt. cena badanej oferty brutto Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów 100. Pozostałe oferty zostaną przeliczone według powyższego wzoru. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty w kryterium cena oferty. 11.1.2. Inne kryterium (opisać jakie i w jaki sposób obliczane) 11.2. Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej będzie niemożliwy z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. 11.3. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 12. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz zamieści informacje na stronie internetowej www.32blot.wp.mil.pl, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano. 13. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, wzór umowy Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 14. Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 15. Adres poczty elektronicznej Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się pocztą elektroniczną w sprawie wyjaśnień do zapytania ofertowego, wniosków oraz składania ofert. Email: 32blt.kancelaria1@ron.mil.pl 16. Inne informacje dotyczącego postępowania. 16.1. Postępowanie jest ważne, jeżeli wpłynie co najmniej jedna ważna oferta. 16.2. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert, które zostaną uznane za ważne według wymagań określonych w Zapytaniu Ofertowym. 16.3. Zamawiający w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie mógł przewidzieć w chwili ogłaszania zapytania może unieważnić postępowanie bez podania przyczyn. 16.4. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia w wyznaczonym przez siebie terminie po przekazaniu Wykonawcom zawiadomienia o wyborze oferty. 16.5. Jeżeli wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy zamawiający może wybrać następnego Wykonawcę, którego oferta jest najkorzystniejsza spośród pozostałych. 16.6. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej. 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 6/8
16.7. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany oraz określił warunki takiej zmiany. 17. Ochrona danych osobowych. 17.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: 17.1.1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku, 98-100 Łask, ul. 9-go Maja 95. 17.1.2. Inspektorem ochrony danych osobowych w 32. Bazie Lotnictwa Taktycznego w Łasku jest Pan Paweł Rogala, tel. 261 554 639, email: p.rogala@ron.mil.pl. 17.1.3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na usługi pocztowe, nr sprawy 01/ZO/2019 prowadzonego w trybie zapytania ofertowego poniżej 30 000 euro. 17.1.4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2018.1986), dalej ustawa Pzp. 17.1.5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. 17.1.6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp. 17.1.7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. 17.1.8. Posiada Pani/Pan: 17.1.8.1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; 17.1.8.2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ; 17.1.8.3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ; 17.1.8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO. 17.1.9. Nie przysługuje Pani/Panu: 17.1.9.1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 17.1.9.2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; 17.1.9.3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 7/8
danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO 18. Załączniki do Zapytania ofertowego Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 Wzór umowy Załącznik nr 4 Formularz cenowy Załącznik Nr 5 Potwierdzenie odbioru Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (-) mjr Tomasz KOSSAKOWSKI 32 Baza Lotnictwa Taktycznego w Łasku Str. 8/8