Załącznik nr 2 do Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie kontroli i monitorowania projektów realizowanych w ramach Osi priorytetowej I VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 METODYKA DOBORU PROJEKTÓW DO KONTROLI W OKRESIE TRWAŁOŚCI MRPO Procedura kontroli trwałości projektów obejmuje Beneficjentów, którzy zobligowani są do poddania się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji projektu pod kątem przestrzegania art. 57 pkt. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) 1260/1999. Dzień zakończenia realizacji projektu definiowany jest jako dzień przekazania beneficjentowi ostatniej płatności końcowej na rzecz projektu. Celem niniejszej metodyki jest określenie zasad dot. wyłaniania, w oparciu o analizę ryzyka, projektów, które zostaną poddane kontroli trwałości na miejscu realizacji projektu. ZASADY OGÓLNE 1. Instytucja Zarządzająca MRPO prowadzi monitoring trwałości projektów w oparciu o Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwałości (Sprawozdanie), składane corocznie przez Beneficjentów. Sprawozdania są weryfikowane i zatwierdzane pod kątem formalnym i merytorycznym. 2. Wszystkie projekty, dla których istniał obowiązek złożenia Sprawozdania w danym roku znajdą się w populacji, z której zostanie wyłoniona próba projektów do kontroli w okresie trwałości z wyjątkiem następujących grup projektów: a) projekty, dla których w wyniku weryfikacji ostatnio złożonego Sprawozdania stwierdzone zostały przesłanki do dokonania kontroli trwałości danego projektu, b) projekty, dla których wskazano w informacji pokontrolnej konieczność przeprowadzenia kontroli w okresie trwałości w danym roku, c) projekty, dla których do momentu wyboru próby uzyskano informacje z zewnętrznych źródeł dotyczące ewentualnych nieprawidłowości związanych z realizacją projektu i po ich wyjaśnieniu przez IZ MRPO stwierdzone zostaną przesłanki do dokonania kontroli trwałości. d) projekty, które były poddane kontroli trwałości w poprzednim roku kalendarzowym i skończyła się ona pozytywnym wynikiem, 3. Projekty wskazane w pkt 2 ppkt a, b i c zostają poddane kontroli w okresie trwałości projektów. Projekty zostaną poddane analizie pod kątem wybranych kryteriów (czynników ryzyka). 1
4. Analizę kończącą się wyborem projektów do kontroli przeprowadza się corocznie w I kwartale, a kontrole trwałości przeprowadzone są w kolejnych kwartałach danego roku. 5. Kontroli trwałości będzie podlegało co najmniej 5% wartości populacji i 5% liczby projektów w danym roku, które uzyskają największą liczbę punktów w analizie ryzyka. W przypadku, gdy kilka projektów uzyska tą samą liczbę punktów, kontroli zostaną poddane wszystkie te projekty. 6. Po przeprowadzeniu doboru próby zgodnie z niniejszą metodyką zostaje sporządzona lista projektów, które zostaną poddane kontroli trwałości w danym roku. ANALIZA RYZYKA Macierz ryzyka metodyka doboru próby projektów do kontroli w okresie trwałości Lp. C1. Czynnik ryzyka Obszar tematyczny projektu C2. Typ beneficjenta C3. Dochodowość projektu Ocena ryzyka (OR C) 0 1 2 3 objęte pomocą publiczną, o wartości całkowitej poniżej 1 mln euro, Pozostałe działania/ schematy Jednostka Samorządu Terytorialnego nie przychodów. 1.1.b/ IPI 1.1.b / 1.2 / IPI 1.2 / 3.2.a / 4.2.a / IPI 4.2.b / IPI 4.2.c / 5.3.a/ 6.1.a / 6.2.a / 6.3.a / IPI 6.3.a / 7.1 / 7.2 / IPI 7.2 Jednostka Sektora Finansów Publicznych (nie JST) przychody, które zgłosiły zmianę na etapie sprawozdań monitorujących 1.1.a / IPI 1.1.a / IPI 3.1.a / 3.1.b / IPI 3.1.b / 3.1.c / 3.1.d / 3.3.a / IPI 3.3.a / IPI 3.3.a / 4.3.a / 4.3.b / IPI 5.1 / IPI 5.2 / IPI 5.3.b / Pozostali beneficjenci przychody, które nie zgłosiły zmiany na etapie sprawozdań monitorujących Waga C4. Wartość wydatków kwalifikowalnych Poniżej 4 mln zł Od 4 mln zł do 20 mln zł Powyżej 20 mln zł 15% C5. C6. Kwalifikowalność podatku Ocena subiektywna opiekuna/osoby weryfikującej/kontrolującej na etapie realizacji projektu (zastrzeżenia zgłoszone indywidualnie dla każdego projektu) niekwalifikowa lny Przedział oceny 1 1,6 Przedział oceny 1,7 2,3 kwalifikowalny (w tym częściowe kwalifikowanie) Przedział oceny 2,4-3 15% 10% Suma 100% WZÓR dot. wyznaczania punktacji dla każdego projektu: R n = OR 1 *0,2 + OR 2 *0,2 + OR 3 *0,2 + OR 4 *0,15 + OR 5 *0,15 + OR 6 *0,10 n liczba porządkowa projektu w populacji 2
OPIS CZYNNIKÓW RYZYKA 1. Obszar tematyczny projektu waga. IZ MRPO uznaje, iż rodzaj merytoryczny projektu ma bardzo duży wpływ na utrzymanie trwałości projektu. Wynika to z następujących przyczyn: rodzaj wytworzonej infrastruktury ma bezpośredni wpływ na możliwości jej wykorzystania w przyszłości, efektywność projektów realizujących cele silnie uzależnione od sytuacji zewnętrznej, np. cele kulturalne, edukacyjne na wyższym poziomie, zatrudnienia, może być uzależniona od sytuacji ekonomiczno-społecznej, projekty posiadające ponadregionalny charakter mają silniejsze oddziaływanie od projektów lokalnych. Mając na uwadze wskazane powyżej kryteria za grupę najwyższego ryzyka (pkt 3) wskazano projekty realizowane w ramach następujących Działań/ Schematów: 1.1.a / IPI 1.1.a / IPI 3.1.a / 3.1.b / IPI 3.1.b / 3.1.c / 3.1.d / 3.3.a / IPI 3.3.a / IPI 3.3.a / 4.3.a / 4.3.b / IPI 5.1 / IPI 5.2 / IPI 5.3.b. Jako grupę projektów o średnim poziomie ryzyka (pkt 2) wskazano projekty realizowane w ramach Działań/ Schematów: 1.1.b/ IPI 1.1.b / 1.2 / IPI 1.2 / 3.2.a / 4.2.a / IPI 4.2.b / IPI 4.2.c / 5.3.a/ 6.1.a / 6.2.a / 6.3.a / IPI 6.3.a / 7.1 / 7.2 / IPI 7.2. Są to projekty o mniejszym oddziaływaniu - z reguły subregionalnym lub lokalnym- charakteryzujące się średnim poziomem trudności w kontekście wykorzystania powstałej infrastruktury. Projekty o najniższym poziomie ryzyka (pkt 1) to pozostałe Działania/Schematy MRPO, które charakteryzują się jednorodnością powstałej infrastruktury służącej realizacji określonego rodzaju usług, co wpływa na niski poziom złożoności projektów. 2. Typ Beneficjenta waga. Typ Beneficjenta ma istotny wpływ na realizacje i utrzymanie celów projektów: jednostki sektora finansów publicznych (w tym jst.) działają w oparciu o ustawę o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych (w tym jst.) podlegają licznym kontrolom instytucji zewnętrznych powołanych do kontroli i nadzoru nad ich działalnością, a ponadto mają określony system kontroli i audytu wewnętrznego, jednostki samorządu terytorialnego działają w oparciu o ustawy kompetencyjne, a realizowane projekty wynikają z zadań własnych jst, tym samym zachowanie celów projektów wynika z ustawowych obowiązków jednostki, zakres funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych (nie jst) określają również wewnętrzne dokumenty, tym samym wprowadzanie zmian w określonych ramach jest uzależnione od poszczególnych jednostek, funkcjonowanie jednostek nienależących do sektora finansów publicznych uzależnione jest od właścicieli/założycieli/zarządców tych jednostek, tym samym brak powszechnie obowiązujących praw gwarantujących stałość funkcjonowania tych jednostek. Dodatkowo jednostki te charakteryzuje duża zmienność na czynniki zewnętrzne. W oparciu o powyższe kryteria zdefiniowano następujące obszary ryzyka: - Beneficjenci, spoza sektora finansów publicznych (pkt 3), - Jednostki Sektora Finansów Publicznych (nie JST) (pkt 2), - Jednostki Samorządu Terytorialnego (pkt 1) 3
3. Dochodowość projektu waga. Kryterium to ma na celu zapewnienie, iż uzyskany poziom dofinansowania jest zgodny z obowiązującymi zasadami, w szczególności określonymi w art. 55 pkt.1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Dlatego też wyłączeniu z analizy w tym kryterium podlegają projekty o wartości równej lub poniżej 1 mln euro oraz projekty objęte pomocą publiczną. W ocenie IZ MRPO w tych projektach nie występuje ryzyko generowania dochodu (pkt 0). Pozostałe projekty podlegają analizie pod kątem: generowania przychodów, deklarowanych zmian w zakresie przychodów. IZ MRPO uznaje, iż grupę najwyższego ryzyka stanowią projekty, które na etapie sprawozdań monitorujących nie zgłosiły zmiany w zakresie przychodów w stosunku do ostatnio sporządzanej analizy finansowej (pkt 3). Projekty, które nie są objęte zasadami pomocy publicznej i ich wartość całkowita przekracza równowartość 1 mln euro i projekty przychody, które zgłosiły zmianę na etapie sprawozdań monitorujących to w ocenie IZ MRPO grupa o średnim ryzyku (pkt 2). Są to projekty, które na etapie składania sprawozdań w okresie trwałości wskazały na zmiany w zakresie przychodów. Projekty, które są objęte pomocą publiczną lub o wartości poniżej 1 mln euro (pkt 0) oraz nie przychodów, to projekty zaliczane do grupy niskiego ryzyka (pkt 1). 4. Wartość wydatków kwalifikowanych waga 15 %. Uznanie wartości wydatków kwalifikowanych jako kolejnego czynnika ryzyka wynika z następujących czynników: niezachowanie trwałości w projektach o większej wartości powoduje większe straty finansowe dla budżetu Unii Europejskiej oraz Beneficjenta, wartość projektu wynika z jego skali, złożoności, a tym samym trudności w jego zarządzaniu i koordynacji. Mając na względzie powyższe czynniki oraz liczbę realizowanych projektów w ramach osi I-VIII z wyłączeniem osi II, dokonano następującego podziału na obszary ryzyka: - projekty o wartości wydatków kwalifikowanych powyżej 20 mln zł (pkt 3), - projekty, których wartość wydatków kwalifikowanych wynosi od 4 mln zł do 20 mln zł (pkt 2), - projekty, których wartość wydatków kwalifikowanych jest poniżej 4 mln zł (pkt 1) Wartość projektów, stan na 5/01/12 liczba Wartość całkowita Wartość dofinansowania MRPO Wartość dofinansowania MRPO z EFRR do 4 mln zł 446 834 967 714,99 zł 528 578 352,54 zł 458 967 790,11 zł od 4 do 20 mln zł 314 2 729 695 164,46 zł 1 556 512 698,56 zł 1 480 126 596,84 zł powyżej 20 mln zł 75 3 549 849 928,48 zł 2 164 668 039,06 zł 2 124 088 762,91 zł RAZEM 835 7 114 512 807,93 zł 4 249 759 090,16 zł 4 063 183 149,86 zł Źródło: Opracowanie własne IZ MRPO 4
5. Kwalifikowalność podatku waga 15%. Mając na uwadze: wartość podatku w projektach, zmienność przepisów podatkowych, ryzyko wprowadzania przez beneficjentów zmian w projektach, które nie wywierają żadnego wpływu na cele projektu, ale mogą wpłynąć na kwalifikowalność podatku, IZ MRPO wyodrębnia ten obszar jako obszar ryzyka gdyż wystąpienie zmian w tym zakresie w bezpośredni sposób oddziałuje na kwalifikowalność kosztów, a tym samym na ewentualną konieczność dokonania zwrotu środków. Grupę wysokiego ryzyka stanowią projekty, w których występuje kwalifikowalny (w tym częściowo kwalifikowany) (pkt 3) W przypadku Beneficjentów, którzy na etapie aplikowania oraz realizacji i rozliczania projektu wskazali podatek jako wydatek niekwalifikowalny praktycznie nie ma ryzyka wystąpienia nieprawidłowości na etapie trwałości projektu, wobec czego tej grupie Beneficjentów przypisano ocenę ryzyka na poziomie 0 pkt. 6. Ocena subiektywna opiekuna/osoby weryfikującej/kontrolującej na etapie realizacji projektu (zastrzeżenia zgłoszone indywidualnie dla każdego projektu) waga 10%. IZ MRPO wprowadza przedmiotowe kryterium z następujących powodów: Pracownicy IZ MRPO, którzy na etapie realizacji projektów pełnią rolę tzw. opiekunów projektów ze strony merytorycznej i finansowej posiadają bardzo dobrą znajomość projektu oraz Beneficjenta z zakresu zarzadzania projektem, tym samym są w stanie wydać profesjonalny osąd w zakresie występowania ryzyka w zachowaniu trwałości projektu. Podobnie ocena dokonywana jest, w imieniu Zespołu Kontrolnego, przez Kierownika Zespołu Kontrolnego na podstawie przeprowadzonej kontroli w oparciu o wizję w miejscu realizacji projektu oraz przygotowanie Beneficjenta do zarządzania projektem po jego zrealizowaniu. Na zakończenie realizacji projektu, opiekunowie projektu (opiekun ze strony realizacji projektu, opiekun ze strony finansowej projektu) oraz Kierownik Zespołu kontrolującego przeprowadzający kontrolę na zakończenie realizacji projektu, oceniają projekt mając do dyspozycji punktację od 1 do 3, przy czym pkt 1 projekt o niskim ryzyku na etapie trwałości, 2 projekt o średnim ryzyku na etapie trwałości, 3 projekt o wysokim ryzyku na etapie trwałości. Ocena uwzględnia rekomendacje wydawane na etapie weryfikacji zaktualizowanych analiz finansowych. Z ocen dokonywanych przez poszczególnych pracowników wyliczana jest średnia arytmetyczna. 5