Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego UMOWA NR../MJWPU/../2017/Z/WZP/WIS/U-332-15/17 PROJEKT UMOWY zawarta w dniu. w Warszawie, pomiędzy Województwem Mazowieckim, z siedzibą w Warszawie (03-719) przy ul. Jagiellońskiej 26, NIP: 1132453940 (zwanym dalej Nabywcą usługi/dostawy), w imieniu którego działa, z siedzibą w Warszawie (03-301), przy ul. Jagiellońskiej 74 (zwana dalej Zamawiającym lub Odbiorcą usługi/dostawy), reprezentowanym przez Pana Mariusza Frankowskiego p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych a Wykonawcą, reprezentowanym przez: Strony zawierają Umowę w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.). 1. 1. Przedmiotem Umowy jest usługa zlecenia ekspozycji reklamy zewnętrznej (outdoor: billboardy 18m 2 ) w ramach działań informacyjno-promocyjnych dotyczących Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014 2020 na potrzeby Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. 2. W ramach zawartej Umowy Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do: 1) opracowania harmonogramu produkcji oraz harmonogramu ekspozycji materiałów reklamowych, 2) przedstawienia szczegółowych informacji nt. wybranych lokalizacji nośników, 3) rezerwacji i zakupu powierzchni reklamowej stacjonarnych, wolnostojących tablic billboardowych o powierzchni ekspozycyjnej 18 m 2 (format 6,00 x 3,00 m) posiadających oświetlenie zewnętrzne, 4) przygotowanie projektów graficznych do druku (obróbka DTP oraz dostosowanie projektów graficznych przekazanych przez Zamawiającego do wymaganych formatów nośników outdoorowych) oraz druk materiałów reklamowych, Strona 1 z 7
5) montażu i ekspozycji materiałów reklamowych, 6) przekazania Zamawiającemu dokumentacji potwierdzającej realizację zamówienia, 7) przekazania Zamawiającemu wersji archiwalnych wszystkich materiałów reklamowych produkowanych w ramach zamówienia (finalne projekty graficzne pliki w formatach AI oraz JPG/PDF). 3. Szczegółowy wykaz prac, zakres, sposób i terminy ich wykonania zostały określone w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy i zwanym dalej SOPZ. 4. Wykonawca oświadcza, że spełnia warunki niezbędne do wykonania Umowy, posiada wystarczającą wiedzę, doświadczenie i kompetencje do realizacji przedmiotu Umowy oraz zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy zgodnie z przedłożoną Ofertą, stanowiącą Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy, z należytą starannością wymaganą przy usługach tego rodzaju, w sposób, w zakresie i terminach określonych w Umowie i w Załączniku nr 1 do Umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z zasadami sztuki, z należytą starannością wymaganą przy tego rodzaju usługach oraz z uwzględnieniem interesów Zamawiającego. 6. Wykonawca odpowiada za jakość wykonywanych usług. 7. W przypadku powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca, na życzenie Zamawiającego, ma obowiązek poinformowania, która z części zamówienia została powierzona podwykonawcom. 2. 1. Całość zamówienia będzie realizowana w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 20 grudnia 2017 r. 2. Zamówienie musi być realizowane zgodnie z harmonogramem prac i harmonogramem ekspozycji zaakceptowanymi przez Zamawiającego, przy czym oba harmonogramy muszą zostać przekazane Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 3 dni od daty zawarcia Umowy. 3. W ramach umowy zaplanowano cykl 9 odsłon ekspozycji materiałów reklamowych (ekspozycja przez 14 dni, raz w miesiącu od kwietnia do grudnia) oraz dwie dodatkowe odsłony (ekspozycja przez 14 dni, w miesiącach październik oraz listopad/grudzień). Jeśli okres pomiędzy terminem zawarcia umowy a terminem pierwszej z zaplanowanych odsłon nie będzie dłuższy niż 14 dni, wówczas ilość odsłon do zrealizowania w zaplanowanym cyklu 9 odsłon zostanie odpowiednio zmniejszona. Powyższe zmiany nie powodują zmiany Umowy i konieczności zawierania aneksu. 4. Na etapie realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega możliwość bieżącego dostosowywania harmonogramu ekspozycji materiałów reklamowych do aktualnego zapotrzebowania, w szczególności w odniesieniu do ekspozycji planowanych w IV kwartale 2017 r. Jednak w takim przypadku wszelkie propozycje zmian będą na bieżąco konsultowane z Wykonawcą, w celu niedopuszczenia do sytuacji, w której wprowadzane zmiany w harmonogramie ekspozycji mogłyby wiązać się ze zwiększeniem kosztów, naliczeniem kar przez media za anulowanie zleceń lub brakiem wolnych nośników. 5. Informacja na temat planowanych zmian będzie przekazywana przez Zamawiającego z wyprzedzeniem nie krótszym niż 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia danej odsłony. 6. Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich odstępstwach od harmonogramu prac i harmonogramu ekspozycji, jeżeli miałyby one mieć miejsce w trakcie realizacji zamówienia. Strona 2 z 7
7. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia terminów ekspozycji poszczególnych odsłon w odniesieniu do zaakceptowanego harmonogramu ekspozycji tylko w przypadku braku możliwości rezerwacji nośników w zakładanym terminie spowodowanych wystąpieniem sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć. Zmiana taka jest dopuszczalna, pod warunkiem że wprowadzone zmiany nie będą powodowały odstąpienia od generalnego wymogu przeprowadzenia poszczególnych odsłon w miesiącach, w których zostały wskazane w SOPZ. 3. 1. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy przez cały czas realizacji przedmiotu Umowy. 2. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę w celu wykonania niniejszej Umowy wymagają akceptacji Zamawiającego, przy czym w przypadku zatwierdzania finalnych wersji obowiązująca jest forma pisemna akceptacji przekazywana za pomocą poczty elektronicznej przez osoby określone w ust. 8. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek na każdym etapie produkcji poszczególnych materiałów. 4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę w celu wykonania niniejszej Umowy muszą być oznaczone znakiem UE EFSI oraz spełniać inne wymagania dotyczące oznakowania projektów współfinansowanych ze środków UE wyszczególnione w SOPZ, w cz. IV Informacje dodatkowe. 5. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności oraz nieprzekazywania osobom trzecim danych i informacji, do których uzyska dostęp w trakcie realizacji Umowy, oraz do dbałości o bezpieczeństwo danych, do których będzie miał dostęp. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przekazywania drogą elektroniczną bieżących informacji dla Wykonawcy oraz materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy. 7. Wykonawca zapewni możliwość kontaktu telefonicznego i/lub e-mailowego z Zamawiającym maksymalnie w ciągu 2 godzin od momentu powiadomienia o wystąpieniu takiej konieczności. 8. Osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego za realizację niniejszej Umowy są: 9. Osobami upoważnionymi ze strony Wykonawcy do stałego kontaktu z Zamawiającym w sprawie realizacji przedmiotu Umowy są: 10. Zmiana powyżej określonych osób wymaga powiadomienia drugiej Strony na piśmie lub e-mailem i nie wymaga zmiany treści niniejszej Umowy. 4. 1. Po zakończeniu realizacji zamówienia Strony sporządzą protokół odbioru, w którym potwierdzone zostanie ilość wyprodukowanych i wyeksponowanych materiałów reklamowych oraz przekazanych Zamawiającemu materiałów. 2. Protokół zostanie każdorazowo przygotowany przez Zamawiającego i podpisany w siedzibie Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie w terminie do 2 dni roboczych od daty zakończenia poszczególnych fal kampanii. Strona 3 z 7
3. Osobami upoważnionymi do odbioru zamówienia są: 1) Kierownik Wydziału Informacji i Szkoleń Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, zwanego dalej WIS:.. 2) Pracownik WIS:.. 4. Protokół odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy powinien zawierać w szczególności: 1) datę i miejsce jego sporządzenia, 2) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeżeń do wykonania zamówienia. 5. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 4 pkt 2), Zamawiający zgłosi w protokole odbioru, jeżeli stwierdzi, że zamówienie wykonano w sposób niezgodny z wymaganiami Zamawiającego, wskazanymi w Załączniku nr 1 do Umowy. 6. Podpisanie protokołu odbioru bez zastrzeżeń będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury. 5. 1. Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy przysługuje wynagrodzenie w wysokości nie wyższej niż zł brutto (słownie: złotych), zgodnie z Ofertą Wykonawcy z dnia... 2017 r. stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy, płatne na podstawie faktury, wystawionej przez Wykonawcę za zrealizowanie całości przedmiotu Umowy, w tym: 2. Kwota określona w ofercie Wykonawcy z dnia.. 2017 r. zawiera wszystkie koszty jakie ponosi Zmawiający w związku z realizacją przedmiotu Umowy, a w szczególności: wynagrodzenie, koszty użytkowania własnego sprzętu i inne opłaty niewymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu Umowy, zysk, narzuty, ewentualne opusty, podatki, w tym podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze. 5. Wykonawca będzie rościł sobie prawo do wynagrodzenia jedynie za faktycznie wykonaną część Umowy, w tym zwłaszcza za ilość faktycznie zrealizowanych odsłon ekspozycji materiałów reklamowych, zgodnie z postanowieniami w 2, ust. 3. 6. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie należne Wykonawcy na podstawie poprawnie wystawionej faktury, przy czym podstawą do wystawienia faktury jest każdorazowo podpisanie przez Strony protokołu odbioru. 7. Wykonawca wystawi fakturę na: Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, NIP: 1132453940. Odbiorcą faktury będzie, na adres której należy dostarczać faktury VAT. 8. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć fakturę do siedziby Zamawiającego najpóźniej w terminie 3 dni od dnia podpisania protokołu odbioru. 9. Zapłata zostanie dokonana przelewem przez Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany w fakturze. 10. Płatność zostanie dokonana w terminie 14 dni od otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury, przy czym za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 11. W przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za każdy dzień opóźnienia od niewypłaconego wynagrodzenia. 12. W przypadku błędnie wystawionej faktury, termin płatności liczony będzie od daty dostarczenia faktury korygującej. 13. Zwiększenie stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i Strony są związane zaproponowaną przez Wykonawcę ceną brutto. Po wejściu w życie zmiany stawki podatku VAT, Wykonawca Strona 4 z 7
zobowiązany jest do wystawiania faktury uwzględniającej obowiązującą stawkę podatku poprzez zmniejszenie ceny netto, bez zmiany ceny brutto. Zmniejszenie stawki podatku VAT pomniejszy wynagrodzenie Wykonawcy. Powyższe zmiany nie powodują zmiany Umowy i konieczności zawierania aneksu. 6. 1. Zamawiający naliczy karę umowną za: 1) niezrealizowanie w ogóle którejkolwiek z zaplanowanych odsłon ekspozycji materiałów reklamowych, w wysokości 40% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1, 2) niezrealizowanie w całości którejkolwiek z zaplanowanych odsłon ekspozycji materiałów reklamowych, tj. zmniejszenie liczby nośników w ramach którejkolwiek z odsłon, w wysokości 20% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1, 3) odstąpienie od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1, 4) niewykonanie wymiany plakatów w ramach którejkolwiek z zaplanowanych odsłon ekspozycji materiałów reklamowych, tj. nienaklejenie po 7 dniach ekspozycji nowych plakatów na nośnikach wykorzystywanych w ramach danej odsłony, w wysokości 15% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1, 5) nienależytą produkcję i/lub montaż któregokolwiek z materiałów przeznaczonych do ekspozycji w ramach którejkolwiek z zaplanowanych odsłon ekspozycji materiałów reklamowych, tj. wydrukowanie i naklejenie plakatów w formacie i w kolorystyce niedopasowanej do założeń (np. spłaszczenie/rozciągnięcie obrazu i/lub widoczne błędy w zakresie odwzorowania kolorów z projektu i/lub niewypełnienie plakatem całej powierzchni nośnika), w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1, 6) za każdy dzień zwłoki w rozpoczęciu ekspozycji zaplanowanej w ramach którejkolwiek z odsłon, w odniesieniu do terminu określonego w zaakceptowanym harmonogramie ekspozycji, w wysokości 0,1% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1, 7) nienależytą i/lub nieterminową, tj. niezgodną z wymaganiami określonymi w SOPZ, realizację którejkolwiek z pozostałych prac zaplanowanych do wykonania w czasie trwania Umowy, nieuwzględnioną w pkt. 2) - 6) w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia brutto, określonego w 5 ust. 1. 2. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych, o których mowa w ust. 1, przez Zamawiającego z wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1. 7. 1. Postanowienia z 6 ust. 1 nie wykluczają prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 2. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca. 3. Za działania i/lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, Wykonawca odpowiada jak za własne. Strona 5 z 7
8. 1. Każdej ze Stron przysługuje prawo natychmiastowego rozwiązania Umowy w przypadku istotnego naruszenia jej postanowień przez drugą Stronę. 2. Zamawiający ma prawo natychmiastowego rozwiązania Umowy w przypadku stwierdzenia: 1) powtarzającego się minimum trzy razy świadczenia usług niskiej jakości lub świadczenia usług w sposób rażąco naruszający warunki realizacji zamówienia określone w SOPZ, na co Zamawiający zwróci Wykonawcy uwagę w formie pisemnej lub drogą elektroniczną; 2) naruszenia istotnych postanowień niniejszej Umowy lub zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Istotnym naruszeniem Umowy jest świadczenie usługi będącej przedmiotem zamówienia niezgodnie z warunkami opisanymi przez Zamawiającego w SOPZ oraz z zaakceptowanymi przez Wykonawcę w złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia ofercie. 4. Wypowiedzenie dla swej skuteczności wymaga zachowania formy pisemnej. 9. 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Zamawiający może odstąpić od Umowy w trakcie 7 dni od daty powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 2. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania takiej części Umowy, która ma praktyczne zastosowanie dla Zamawiającego. 10. 1. Autorskie prawa majątkowe oraz prawa zależne do wszystkich utworów w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 666 z późn. zm.), które to utwory Zamawiający będzie udostępniał Wykonawcy w celu realizacji przedmiotu niniejszej Umowy, są własnością Zamawiającego. 11. 1. Żadna ze Stron Umowy nie bierze odpowiedzialności za przeszkody w realizacji Umowy spowodowane przez siłę wyższą i okoliczności będące poza jej kontrolą. W takim przypadku każda ze Stron ma obowiązek przedsięwzięcia bezzwłocznych czynności zmierzających do zmniejszenia skutków działania siły wyższej i powiadomienia o tym drugiej strony. 2. W przypadku przeszkód w realizacji Umowy spowodowanych przez siłę wyższą, Strony będą dążyły do polubownego, obopólnie korzystnego rozwiązania. 12. 1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Strona 6 z 7
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 13. 1. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 2. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania. 14. Załącznikami stanowiącymi integralną część Umowy są: 1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; 2) Oferta Wykonawcy z dnia... 2017 r.; 3) Wzór protokołu odbioru zamówienia. Z A M A W I A J Ą C Y W Y K O N A W C A Strona 7 z 7