REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ Definicje: Program BAQ Organizator Programu BAQ Partner Programu BAQ Uczestnik Znak BAQ Umowa Sprzedaży Załącznik BAQ - Program Badania Jakości Paliw, to system monitoringu jakości paliw na stacjach uczestniczących w Programie Stacji Stowarzyszonej, polegający na okresowej kontroli jakości paliwa na stacjach dokonujących zakupu paliw w PKN ORLEN S.A. - PKN ORLEN S.A., będący równocześnie organizatorem Programu STACJA. - ORLEN Laboratorium Sp. z o.o., podmiot realizujący zadania związane z monitorowaniem jakości paliw w ramach Programu BAQ, zwany w treści Regulaminu również ORLEN Laboratorium. - Stacja Paliw uczestnicząca w Programie Stacji Stowarzyszonej PKN ORLEN S.A. i objęta Programem Badania Jakości Paliw BAQ. - marka, której wyłącznym właścicielem jest ORLEN Laboratorium oraz dedykowany znak Programu Badania Jakości Paliw BAQ. - umowa na zakup paliw wraz z Załącznikiem STACJA i Załącznikiem BAQ. - Załącznik do Umowy Sprzedaży regulujący zasady współpracy w ramach Programu BAQ. 1. Postanowienia ogólne 1) Niniejszy Regulamin określa zasady funkcjonowania Programu BAQ prowadzonego przez Organizatora Programu BAQ. 2) Zasady współpracy w ramach Programu BAQ regulują zapisy zawarte w Załączniku BAQ oraz niniejszym Regulaminie. W przypadku, gdy kontrole wykazują jakość paliwa odpowiadającą wymaganiom jakościowym zgodnie z 1 ust. 4 niniejszego Regulaminu, stacje zostają oznakowane pakietami podstawowymi i dodatkowymi, zwanymi dalej w umowie elementami wizualnymi Programu BAQ, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. 3) Uczestnik Programu BAQ zapoznał się i w pełni akceptuje Regulamin BAQ oraz Załącznik BAQ do Umowy Sprzedaży regulujący zasady współpracy w ramach Programu BAQ. 4) Badania paliw dokonywane w ramach systemu monitoringu jakości paliw BAQ przeprowadzane są z zastosowaniem metod badań parametrów jakościowych przywołanych w aktualnych aktach prawnych: a) Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 grudnia 2008 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. Nr 221, poz. 1441); b) Ustawie o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw z dnia 25 sierpnia 2006 r. (Dz.U.06.169.1200), zwane w dalszej części niniejszego Regulaminu, uregulowaniami prawnymi w sprawie jakości paliw. W przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie monitorowania i kontrolowania jakości paliw, w tym w szczególności zmiany wymagań jakościowych dla paliw płynnych lub biopaliw płynnych, badania dokonywane w ramach systemu monitorowania jakości paliw BAQ zostaną automatycznie dostosowane do takich zmian, co nie wymaga zmiany niniejszego Regulaminu. 5) Marka BAQ pozostaje marką odrębną od marki ORLEN. 6) Akceptując niniejszy Regulamin, Uczestnik jednocześnie udziela ORLEN Laboratorium upoważnienia do przeprowadzania wszelkich kontroli paliw na stacjach w ramach Programu BAQ. 7) W Programie BAQ może uczestniczyć stacja spełniająca następujące kryteria: a) prowadzi sprzedaż wszystkich paliw łącznie (benzyny i oleje napędowe) w skali roku w ilości określonej w stosownym Załączniku BAQ do Umowy Sprzedaży, b) stacja sprzedaje następujący asortyment paliw: olej napędowy oraz co najmniej jeden gatunek benzyn, co nie wyklucza rozszerzenia wymagań Organizatora Programu BAQ w przypadku wybranych stacji paliw, c) posiada ogólny wizerunek stacji zgodny z aktualnymi wymaganiami Organizatora Programu BAQ w tym zakresie. REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ - Strona 1 z 6
2. Opis techniczny Badania Jakości Paliw 1) Monitoring jakości w ramach Programu BAQ realizowany jest na stacji paliw Uczestnika nie mniej niż trzy razy w roku. Liczba badań podstawowych może ulec zmianie w zależności od możliwości Organizatora w tym zakresie. 2) Zakres każdej kontroli umożliwia wykonanie badania parametrów istotnych z punktu widzenia jakości paliwa, pracy silnika samochodowego oraz wymagań związanych z ochroną środowiska naturalnego. 3) Z chwilą przystąpienia do Programu BAQ klient otrzymuje pakiet powitalny, w skład którego wchodzą: badanie bakteriologiczne zbiorników magazynowych, badanie zbiorników magazynowych w zakresie zawartości wody. 4) Pierwsza kontrola jakości paliw oraz badanie w ramach tzw. pakietu powitalnego następuje niezwłocznie po podpisaniu Załącznika BAQ do Umowy Sprzedaży dotyczącego przystąpienia stacji paliw do Programu BAQ. 5) Zakres pierwszej kontroli obejmuje paliwa sprzedawane na stacji: olej napędowy oraz jedną z benzyn. Nie dotyczy paliw sezonowych (np. olejów napędowych arktycznych) oraz LPG i BIO100. 3. Zasady ogólne przeprowadzania kontroli 1) Kontrole są niezapowiedziane. Kontrolę przeprowadza inspektor wyznaczony przez ORLEN Laboratorium. 2) Po przyjeździe na stację inspektor ORLEN Laboratorium informuje pracownika stacji o swoim przybyciu w celu dokonania poboru próbek do badań w ramach Programu BAQ. Na żądanie pracownika stacji, inspektor ORLEN Laboratorium jest zobowiązany wylegitymować się pisemnym upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli. 3) Próbki paliw pobierane są przez inspektora w obecności pracownika stacji do dwóch pojemników metalowych osobno dla oleju napędowego i benzyny, w ilości 2 litrów na każdy rodzaj paliwa, z jednego, losowo wybranego dystrybutora. Podczas dokonywania w/w czynności, zachowane będą warunki określone w aktualnie obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Gospodarki w sprawie sposobu pobierania próbek paliw ciekłych. Wartość pobranego paliwa stanowi wyłączny koszt Uczestnika Programu BAQ. 4) W przypadku, gdy Uczestnik Programu BAQ odmówi lub uniemożliwi inspektorom ORLEN Laboratorium wykonanie badań na stacji, kontrola uznana zostanie za przeprowadzoną z wynikiem negatywnym. 5) Po zakończeniu poboru paliwa inspektor sporządza w dwóch egzemplarzach protokół pobrania próbek, oryginał pozostawia na stacji, a kopię z próbkami opatrzonymi banderolami przekazuje niezwłocznie do akredytowanego laboratorium wykonującego badania. Protokół podpisuje zarówno Inspektor, jak i osoba biorąca udział w procesie poboru próbek ze strony Uczestnika, w obecności której odbyła się kontrola.. Uczestnik Programu BAQ bierze pełną odpowiedzialność za osoby podpisujące protokół. 6) Po dokonaniu poboru próbek paliwa inspektor umieszcza w wyznaczonym miejscu na stacji informację opatrzoną hologramem, wskazującą datę przeprowadzonej kontroli. 7) Informacja o wynikach badania podstawowego może być przekazywana przez Organizatora Programu BAQ do Uczestnika Programu BAQ w ciągu 21 dni roboczych od daty zakończenia poboru próbek. 8) Paliwa pozostałe po badaniach przechowywane są przez Partnera Programu zgodnie z procedurami Systemu Zarządzania Jakością ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. 9) Wyniki badań interpretowane są zgodnie z zasadami ujętymi w aktualnej normie. Na dzień zawarcia Umowy jest to norma PN-EN ISO 4259 pkt. 9.3. Zmiana normy nie wymaga zmiany niniejszego Regulaminu. 4. Zakres badania próbek Określenie zakresu badania próbek pozostaje w wyłącznej dyspozycji Organizatora Programu BAQ i może ulec zmianie w zależności od aktualnych potrzeb Organizatora oraz obowiązujących przepisów prawnych. REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ - Strona 2 z 6
5. Wyniki kontroli 1) Jeśli w wyniku przeprowadzenia pierwszej kontroli, jakość paliw w zakresie badanych parametrów będzie odpowiadać wymaganiom określonym w rozporządzeniach Ministra Gospodarki wydanych w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych i biopaliw, wymienionych w 1 ust. 4 niniejszego Regulaminu, danej stacji paliw przysługuje prawo do oznakowania elementami wizualnymi BAQ. 2) Elementy wizualne dostarcza w imieniu Organizatora Programu BAQ ORLEN Laboratorium w ciągu 30 dni od daty uzyskania pozytywnych wyników kontroli. 3) Jeśli w wyniku przeprowadzenia pierwszej kontroli zostanie stwierdzone, iż jakość paliw nie odpowiada wymaganiom, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, stacji paliw nie przysługuje prawo do oznakowania elementami wizualnymi BAQ. W przypadku takim, w terminie ustalonym przez Organizatora, zostanie przeprowadzona dodatkowa kontrola jakości paliwa. Na podstawie wyników dodatkowej kontroli Organizator Programu BAQ podejmie decyzję w sprawie dalszej kontynuacji uczestnictwa stacji w Programie BAQ. Organizator Programu BAQ ma również prawo do zakończenia współpracy ze stacją w ramach Programu Stacji Stowarzyszonej. 4) Dodatkowa kontrola, o której mowa w ust. 3 powyżej jest traktowana jako pierwsza zgodnie z 2 ust. 4 Regulaminu. 5) W przypadku, gdy wynik dodatkowej kontroli będzie zgodny z wymaganiami jakościowymi o których mowa w ust.1, Uczestnik ma prawo do oznakowania stacji elementami wizualnymi BAQ. Jeśli wynik będzie niezgodny z wymaganiami jakościowymi, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Uczestnik Programu BAQ nie ma prawa do oznakowania elementami wizualnymi i zostaje wyłączony z Programu BAQ na zasadach określonych w Załączniku BAQ do Umowy Sprzedaży. 6) W przypadku, gdy w czasie trwania monitoringu jakości paliw, o którym mowa w 2 ust. 1 niniejszego Regulaminu, kolejne kontrole wykażą niezgodność jakości choćby jednego paliwa z wymienionymi wymaganiami, Organizator Programu BAQ jest uprawniony do wykonania interwencyjnej kontroli na koszt Uczestnika Programu BAQ. W przypadku, gdy wyniki dodatkowej kontroli nie będą zgodne z wymaganiami określonymi 1 ust. 4 Regulaminu, Uczestnik zostaje wykluczony z Programu BAQ i jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia lub umożliwienia przedstawicielom ORLEN Laboratorium usunięcia elementów wizualnych BAQ ze stacji. Usunięcie elementów wizualnych odbywa się w obecności przedstawiciela Organizatora Programu BAQ i zostaje potwierdzone stosownym protokołem. Wszelkie ewentualne uszkodzenia powstałe w wyniku usuwania elementów wizualnych BAQ oraz konieczność przywrócenia infrastruktury stacji do stanu pierwotnego (sprzed oznakowania elementami wizualnymi BAQ) stanowią wyłączny koszt Uczestnika. 7) W przypadku wyników negatywnych dodatkowych kontroli, o którym mowa w 5 ust. 5 i 6 w szczególnych przypadkach Organizator Programu BAQ może podjąć decyzję o kontynuacji monitoringu BAQ i dalszym udziale Uczestnika w Programie BAQ. 8) W przypadku wykluczenia Uczestnika z Programu BAQ z powodu negatywnych wyników dodatkowych kontroli, powrót do Programu BAQ jest możliwy nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od dnia przeprowadzenia ostatniej negatywnej kontroli. 6. Elementy wizualne 1) Po przeprowadzeniu pierwszej kontroli zakończonej uzyskaniem pozytywnych wyników, Uczestnikowi przysługuje prawo do otrzymania znaku BAQ, o którym mowa w 5 ust. 2 Regulaminu w postaci pakietu podstawowego elementów wizualnych identyfikujących Program BAQ. W skład tego pakietu wchodzą: nalepki na dystrybutory paliw z hologramem i datą kontroli nalepka na pylon cenowy zawieszki na pistolety dystrybutora baner z logo BAQ plakat OWV na szybę plakaty BAQ plakaty z logo BAQ w ramce (do ustawienia na dystrybutor) identyfikatory dla pracowników stacji Pakiet Ppodstawowy Ubrań dla pracowników stacji REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ - Strona 3 z 6
2) Zakres oznakowania stacji elementami wizualnymi może ulec zmianie i być różny w zależności od indywidualnych uzgodnień i warunków technicznych na stacji paliw. 3) Uczestnik Programu BAQ zobowiązany jest przygotować nieodpłatnie zgodnie z wytycznymi Organizatora Programu BAQ miejsca do umieszczenia logo BAQ oraz powierzchnię pod stelaż z banerem. W przypadku umieszczania logo na pylonie cenowym, wiacie lub innym miejscu wymagającym prac wysokościowych, Uczestnik Programu BAQ w tym czasie winien na swój koszt umożliwić przeprowadzenie bezpiecznego montażu elementów wizualnych (przygotować odpowiednie zaplecze techniczne zgodne z obowiązującymi przepisami i standardami bezpieczeństwa). 4) Umieszczanie elementów wizualnych wymagających wyklejania, odbywa się w ściśle określonych warunkach meteorologicznych do temperatury otoczenia min. + 5 0 C. W przypadku niższych temperatur Organizator ma prawo odmówić wyklejania i zobowiązany jest to oznakowania stacji natychmiast, gdy warunki meteorologiczne na to pozwolą (temperatura otoczenia będzie powyżej + 5 0 C). 5) Elementy wizualne BAQ pozostają własnością Organizatora i są udostępniane stacji paliw wyłącznie na czas uczestnictwa w Programie BAQ z zachowaniem zasad postępowania w przypadku niezgodności wyników badań, o których mowa w 5 Regulaminu. 6) W przypadku wypowiedzenia warunków Załącznika BAQ do Umowy Sprzedaży przez którąkolwiek ze stron Umowy, Uczestnik Programu BAQ jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia lub umożliwienia przedstawicielom Partnera Programu usunięcia elementów wizualnych BAQ ze stacji. Usunięcie elementów wizualnych odbywa się w obecności przedstawiciela Organizatora Programu BAQ i zostaje potwierdzone stosownym protokołem. Wszelkie ewentualne uszkodzenia powstałe w wyniku usuwania elementów wizualnych BAQ oraz konieczność przywrócenia infrastruktury stacji do stanu pierwotnego (sprzed oznakowania elementami wizualnymi BAQ) stanowią wyłączny koszt Uczestnika. 7) O każdym przypadku uszkodzenia lub zniszczenia elementów wizualnych pakietu podstawowego, Uczestnik niezwłocznie informuje Organizatora Programu BAQ. Koszty wymiany elementów przez pierwsze 24 miesiące uczestnictwa w Programie BAQ ponosi Uczestnik. Po upływie 24 miesięcznego okresu współpracy Uczestnik nabiera prawo do wymiany elementów ze pakietu podstawowego na koszt Organizatora. 8) Organizator Programu BAQ zastrzega sobie prawo do wstrzymania się od realizacji lub zmiany planowanego terminu wymiany elementów wizualnych w odniesieniu do pojedynczych lub wszystkich uczestników Programu BAQ. 9) Nowe elementy wizualne pakietu podstawowego BAQ zostaną wydane po odebraniu przez Organizatora elementów dotychczas wykorzystywanych przez Uczestnika. Elementy te pozostają własnością Organizatora i są udostępniane stacji paliw wyłącznie na czas uczestnictwa w Programie BAQ z zachowaniem zasad postępowania w przypadku niezgodności wyników badań, o których mowa w 5 i 6 ust. 6 niniejszego Regulaminu. 10) Uczestnik ma możliwość dokupienia elementów wizualnych z pakietu dodatkowego materiałów wizualnych i ubrań w ramach Programu BAQ na zasadach, o których Organizator poinformuje Uczestnika odrębnie. 11) Elementy z pakietów dodatkowych są udostępniane stacji paliw wyłącznie na czas uczestnictwa w Programie BAQ z zachowaniem zasad postępowania w przypadku niezgodności wyników badań, o których mowa w 5 Regulaminu. 12) Organizator Programu BAQ ma prawo do przeprowadzenia kontroli stanu technicznego, miejsca ekspozycji i prawidłowości wykorzystania przyznanych elementów wizualnych Programu BAQ. 13) Z tytułu dostarczenia i wykorzystania elementów wizualnych oraz prowadzonego monitoringu jakości paliw Uczestnik Programu BAQ zobowiązany jest do uiszczenia opłaty zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku BAQ do Umowy Sprzedaży. 14) Organizator umieszcza stacje paliw, dla których pierwsza kontrola jakości paliwa będzie pozytywna na internetowej mapie stacji paliw objętych Programem. Lista stacji jest dostępna w Internecie na stronach internetowych www.baq-badania.pl. 15) W przypadku stwierdzenia, iż paliwo na stacji umieszczonej na liście stacji paliw objętych Programem nie spełnia wymagań zgodnie z 1 ust. 4 Regulaminu, stacja zostanie niezwłocznie usunięta z internetowej listy. 16) W ramach monitoringu jakości paliw Organizator przyznaje Certyfikat uczestnictwa w Programie BAQ z unikalnym numerem. Powyższy Certyfikat dla każdej stacji paliw umieszczony będzie na stronie internetowej www.baq-badania.pl. 7. Opłaty Organizator Programu BAQ obciąży Uczestnika Programu BAQ za dodatkowe kontrole, będące następstwem negatywnych wyników badań podstawowych, o których mowa w 5 Regulaminu, według obowiązującego cennika ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. W przypadku niezapłacenia noty obciążeniowej przez Uczestnika Programu BAQ, może on zostać wykluczony z Programu BAQ z jego wyłącznej winy. Wykluczenie z Programu jest jednoznaczne z rozwiązaniem Załącznika BAQ do Umowy Sprzedaży. REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ - Strona 4 z 6
8. Ankietowanie Jakości Paliw i Obsługi 1) Celem badania jest ankietowanie i monitoring jakości paliw na stacjach objętych Programem BAQ oraz zbieranie opinii o jakości sprzedawanych paliw i obsługi na stacji. 2) W badaniu jakości obsługi mogą uczestniczyć wyłącznie stacje paliw objęte Programem BAQ. 3) Ankietowanie prowadzone jest z wykorzystaniem aplikacji na stronie internetowej www.baq-badania.pl. 4) Dostęp do aplikacji zostaje przyznany Uczestnikowi Programu BAQ w momencie umieszczenia na stronie internetowej www.baq-badania.pl informacji o przystąpieniu stacji paliw do Programu BAQ. 5) Z chwilą przyznania Uczestnikowi dostępu do aplikacji, o której mowa w ust. 4 powyżej, Partner Programu BAQ przekazuje mu login i hasła do aplikacji. 6) Dostęp do aplikacji ograniczony jest wyłącznie do przeglądania wyników danej stacji przez jej właściciela - Uczestnika Programu BAQ bez możliwości edycji treści. 7) Wszelkie zmiany na serwisie dokonywane są wyłącznie przez administratora serwisu. 8) Ankietowanie odbywa się za pośrednictwem formularza do głosowania. Klienci stacji odpowiadają na pytania zadane przez Organizatora Programu BAQ oraz przyznają ocenianej stacji punkty jakości,,q. 9) Informacjami uzyskanymi za pomocą ankiet zarządza Organizator Programu BAQ. 10) Na podstawie otrzymanych opinii zostanie stworzony ranking stacji paliw. 11) Grupa stacji paliw z wymaganą średnią punktów Q zostanie wyróżniona i otrzyma od Organizatora Programu Certyfikat Jakości Obsługi. 12) Certyfikat Jakości Obsługi zostanie umieszczony na stronie internetowej i będzie ważny 1 rok kalendarzowy. 13) Organizator Programu BAQ zastrzega sobie prawo do wyłączenia w każdym czasie poszczególnych Stacji Paliw z Badania Jakości Obsługi w przypadku naruszenia Regulaminu Programu BAQ. 9. Dzień z BAQ 1) Uczestnik Programu BAQ realizujący zakupy na poziomie min. 90 m 3 /miesiąc na jednej stacji paliw oraz spełniający inne określone przez Organizatora wymagania, może zostać wyróżniony i wziąć udział w specjalnej akcji promocyjnej organizowanej na wybranych stacjach objętych Programem - DZIEŃ Z BAQ. 2) Akcja promocyjna DZIEŃ Z BAQ polega na przeprowadzeniu na stacji promocji jakości sprzedawanego na niej paliwa w połączeniu z promocją Programu BAQ. 3) Uczestnik Programu BAQ udostępni nieodpłatnie teren stacji paliw na czas trwania akcji promocyjnej i umożliwi przeprowadzenie na własny koszt bezpiecznego montażu elementów wizualnych DZIEŃ Z BAQ (przygotuje odpowiedni sprzęt, urządzenia, itp.). Dotyczy to głównie przypadków, które wymagają prac wysokościowych. 4) Zakres i przebieg kampanii promocyjnej DZIEŃ Z BAQ może być dowolnie zmieniany przez Organizatora Programu BAQ. 5) Akcja DZIEŃ Z BAQ może zostać przeprowadzona również w czasie jednej z planowanych kontroli wówczas pokazowe pobieranie próbek będzie jednoczesnym poborem do tej właśnie kontroli. 6) Koszty akcji DZIEŃ Z BAQ ponosi Organizator Programu BAQ. 7) Organizator Programu BAQ może w każdym czasie bez podania przyczyny wycofać się z kampanii promocyjnej DZIEŃ Z BAQ. Uczestnikom Programu BAQ nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia względem Organizatora. 10 Ochrona znaku 1) Znak BAQ jest prawnie chroniony przez właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego i wykorzystywanie go w sposób niezgodny z postanowieniami Umowy na świadczenie usług monitoringu jakości paliw BAQ, bez pisemnej zgody Organizatora Programu BAQ jest zabronione. 2) Uczestnik zobowiązuje się do niewykorzystywania logotypów ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. i innych znaków towarowych ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. pod żadną postacią, bez pisemnej zgody Organizatora Programu BAQ i ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ - Strona 5 z 6
Uczestnik Programu BAQ zobowiązuje się do natychmiastowego usunięcia niedozwolonego oznakowania umieszczonego na należącej do niego stacji na swój koszt. 11 Postanowienia końcowe 1) Organizator Programu BAQ zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w dowolnym czasie. Zmiana ta nie wymaga aneksowania warunków Umowy Sprzedaży wraz z Załącznikiem BAQ. 2) O zmianie Regulaminu BAQ Uczestnik Programu zostanie poinformowany każdorazowo przez Organizatora Programu BAQ drogą e-mailową na adres e-mailowy podany w Umowie Sprzedaży. 3) Jeżeli w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia wysłania komunikatu do Uczestnika o zmianie Regulaminu, zgodnie z ust. 2 niniejszego paragrafu, nie zgłosi on w formie pisemnej zastrzeżeń do nowej treści Regulaminu BAQ, bądź nieskutecznie poinformuje Organizatora Programu o ich nieprzyjęciu, uznaje się, że zaakceptował on nowe warunki Regulaminu. REGULAMIN PROGRAMU BADANIA JAKOŚCI PALIW BAQ - Strona 6 z 6