Systemy zarządzania W PUBLICZNYCH JEDNOSTKACH OCHRONY ZDROWIA Z przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli badań wynika, że w większości placówek świadczących usługi zdrowotne kadra kierownicza nie posiada wiedzy dotyczącej tego, jak zbudować sprawnie funkcjonujący dział zajmujący się. Działy aparatury tworzone są bowiem w placówkach posiadających dużą liczbę urządzeń medycznych. Obecnie w Polsce funkcjonuje ok. 900 placówek, w których świadczone są usługi zdrowotne. Ponad dwie trzecie z nich to publiczne jednostki ochrony zdrowia (wykres 1, s. 25). Działy aparatury medycznej, inaczej nazywane działami inżynierii klinicznej, sekcje techniki medycznej itp. tworzone są tylko w przypadku posiadania przez te jednostki dużej liczby urządzeń medycznych. W innych przypadkach aparatura medyczna podlega działom technicznym, zaopatrzenia bądź nawet działom zamówień publicznych. W tym momencie nasuwa się pytanie: czy osoby zarządzające szpitalami zdają sobie sprawę z tego, jak prowadzić sprawnie funkcjonujący dział zajmujący się. Z przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli działań wynika, że w większości przypadków osoby zarządzające nie posiadają takiej wiedzy. Zakup i wykorzystanie aparatury medycznej W artykule zostaną przedstawione wybrane najistotniejsze fragmenty informacji o wynikach kontroli przeprowadzonej przez NIK w zakresie zakupu i wykorzystania aparatury medycznej współfinansowanej ze środków regionalnych programów operacyjnych (tzw. środki unijne): Najwyższa Izba Kontroli zwraca uwagę, iż na podstawie art. 118 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej minister zdrowia ma prawo przeprowadzenia kontroli podmiotów leczniczych pod względem zgodności z prawem, a w ramach kontroli do oceny informacji i dokumentacji (art. 118 ust. 2 pkt 4). Ocenie takiej mo- że zatem podlegać dokumentacja wytworzona w podmiocie leczniczym, a więc także sprawozdania zawierające dane dotyczące m.in. wyposażenia jednostki w specjalistyczną aparaturę medyczną. Odwołując się do powyższego, osoby zarządzające publicznymi jednostkami ochrony zdrowia powinny zdać sobie sprawę, że zwiększy się liczba przeprowadzanych kontroli z zakresu prawidłowego zakupu, wykorzystania i wyposażania szpitali w aparaturę medyczną. Do tego potrzebne są odpowiednio funkcjonujące sekcje i wykwalifikowany personel. Czy osoba znająca podstawy prawa zamówień publicznych bądź pracująca jako specjalista ds. infrastruktury jest w stanie prawidłowo zewidencjonować bądź opisać parametry techniczne sprzętu medycznego? Należy również zwrócić uwagę na sformułowanie: W pięciu podmiotach leczniczych, z 33 skontrolowanych (15,2%), nierzetelne przygotowanie projektu skutkowało opóźnieniem dostawy, instalacji i uruchomienia aparatury medycznej. W konsekwencji nowoczesna aparatura medyczna przez wiele miesięcy była niewykorzystywana. ( ) Fakt posiadania przez podmioty lecznicze specjalistycznego sprzętu i aparatury medycznej nie przesądza jeszcze o możliwości poprawy dostępu do świadczeń, co potwierdzają ustalenia kontroli. Czy osoby niemające wiedzy z zakresu m.in. długości trwania instalacji wysokospecjalistycznej aparatury są w stanie rzetelnie przygotować odpowiednią inwestycję? AGNIESZKA SOPEL konsultantka ds. inżynierii klinicznej i technologii medycznej, Politechnika Krakowska 21
OGÓLNOPOLSKI PRZEGLĄD MEDYCZNY 3/2014 TECHNIKA TECHNOLOGIA Fot. 1, 2, 3. Interfejs oprogramowania Medex. Źródło: www.medex.pl 22 1 2 3 Stanowisko ministra zdrowia W wyniku kontroli przeczytać można: Minister zdrowia nie dysponował również aktualnymi analizami nasycenia w jednostkach ochrony zdrowia. Tymczasem z raportów cząstkowych konsultantów wojewódzkich, poprzez których konsultanci krajowi wypełniają swoje funkcje kontrolne, wynika, iż aparatura medyczna została wprawdzie w ostatnich latach znacząco zmodernizowana, jednak w wielu przypadkach nie jest właściwie wykorzystywana, a jej rozmieszczenie nie zawsze odpowiada potrzebom i możliwościom poszczególnych jednostek. Wątpliwości konsultantów budzi m.in. umieszczenie aparatury o bardzo wysokich parametrach technologicznych w szpitalach o przeciętnym profilu specjalistycznym. Czas pracy i efektywne wykorzystanie drogiego sprzętu diagnostycznego w tych placówkach są niewystarczające. Z drugiej strony w niektórych ośrodkach wyspecjalizowanych aparatura medyczna jest wyeksploatowana i posiada przestarzałe oprogramowanie, co zmusza te ośrodki do korzystania z usług podmiotów zewnętrznych. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do ministra zdrowia wnioskowano o: 1) przeprowadzenie analizy nasycenia jednostek ochrony zdrowia aparaturą wysokospecjalistyczną służącą do diagnostyki obrazowej i w oparciu o jej wyniki podjęcie działań wspierających proporcjonalne i odpowiednie do potrzeb rozmieszczenie tej aparatury; 2) podjęcie działań w celu wyegzekwowania terminowego dostarczania sprawozdań statystycznych przez podmioty do tego zobowiązane. Obowiązki podmiotów tworzących SP ZOZ Wnioski pokontrolne dotyczące aparatury medycznej kierowane do jednostek samorządu terytorialnego podmiotów tworzących SPZOZ dotyczyły m.in.: 1) dokonania analiz dotyczących wyposażenia podległych jednostek ochrony zdrowia w specjalistyczną aparaturę diagnostyczną, jej stanu technicznego i stopnia wykorzystania oraz dostępności badań diagnostycznych; 2) zapewnienia systematycznego uzyskiwania informacji o wyposażeniu szpitali w specjalistyczną aparaturę diagnostyczną; 3) podjęcia działań organizacyjnych w celu zapewnienia nadzoru nad podmiotami leczniczymi w zakresie zakupu i wykorzystania specjalistycznej aparatury diagnostycznej; 4) podjęcia działań w celu zagospodarowania niewykorzystanej aparatury medycznej przez podmioty lecznicze utworzone przez samorząd województwa; 5) podjęcia działań organizacyjnych w celu zapewnienia rzetelnego sporządzania analiz i opracowań zbiorczych o działalności merytorycznej podmio-
System zarządzania Stan aparatury medycznej Użytkowanie aparatury medycznej Zarządzanie i raportowanie Schemat rozróżniania urządzeń medycznych (tworzenie słownika w celu prawidłowej identyfikacji) Ewidencja aparatury medycznej zgodnie z założonym schematem (np. wg działów medycyny) Rozmieszczenie urządzeń na poszczególnych oddziałach, sekcjach bądź poradniach Stopień zużycia technicznego aparatury medycznej Nadawanie numeru inwentarzowego Dostępność instrukcji obsługi w języku polskim Dostępność do urządzeń okresy, w których sprzęt jest najbardziej eksploatowany Nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom systemu Raportowanie kosztów procesu obsługi i użytkowania w trybach: zakupowym, eksploatacji i serwisu danych urządzeń medycznych Tworzenie paszportów technicznych danej aparatury medycznej Eksportowanie danych do programu kalkulacyjnego Określenie stanu inwentarzowego Rozmieszczenie urządzeń zgodnie z ich miejscem instalacji i uruchomienia Osoby odpowiedzialne, pielęgniarki oddziałowe, użytkownicy Rok zakupu, moment uruchomienia, czas pracy, liczba badań danego urządzenia Opinia użytkownika Wprowadzanie, zmiana bądź kasowanie danych Dostępność do informacji dla osób zarządzających szpitalem Możliwość druku danych Instrukcje użytkowania dostępne w wersji elektronicznej Serwis Zgłaszanie awarii sprzętu medycznego, zgłaszanie przeglądów okresowych urządzeń Tab. 1. Przykładowa funkcjonalność systemu zarządzania Efektywność serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego Czas oczekiwania na serwis Zdolność wsparcia zdalnego tów leczniczych, dla których samorząd województwa jest podmiotem tworzącym. Prawne aspekty zarządzania w placówkach publicznych Podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych w większości przypadków nie posiadają systemów zarządzania : W ocenie NIK obowiązujące regulacje prawne nie sprzyjają prowadzeniu skoordynowanej polityki w zakresie wyposażenia podmiotów leczniczych w sprzęt i aparaturę medyczną. Zdarza się również, że brak jest prowadzonej w sposób prawidłowy ewidencji posiadanego sprzętu medycznego bądź ewidencja jest prowadzona nierzetelnie. Zgodnie z Ustawą o wyrobach medycznych z dnia 20 maja 2010 roku w rozdziale 11 pn. Używanie i utrzymywanie wyrobów Art. 90. ( ): 1) 6. Świadczeniodawca jest obowiązany posiadać dokumentację wykonanych instalacji, napraw, konserwacji, działań serwisowych, aktualizacji oprogramowania, przeglądów, regulacji, kalibracji, wzorcowań, sprawdzeń i kontroli bezpieczeństwa wyrobu, który wykorzystuje do udzielania świadczeń zdrowotnych, zawierającą w szczególności daty wykonania tych czynności, nazwisko lub nazwę (firmę) podmiotu, który wykonał te czynności, ich opis, wyniki i uwagi dotyczące wyrobu. 23
OGÓLNOPOLSKI PRZEGLĄD MEDYCZNY 3/2014 TECHNIKA TECHNOLOGIA Lp. Funkcjonalność systemu Opis Zgłoszenia 1. 2. Ewidencjonowanie elementów infrastruktury (aparatura medyczna, urządzenia techniczne) Elektroniczne zgłaszanie usterek i monitorowanie stanu urządzeń Przegląd zleceń Zapisywanie informacji 3. o zleceniach serwisowych i ich rozliczaniu 4. Rejestracja faktur Urządzenia 5. 6. 7. 8. Rejestracja czasu pracy aparatury medycznej Tworzenie raportów i zestawień dotyczących urządzeń w formie tabelarycznej i graficznej Dostęp do danych aparatury za pomocą przenośnych urządzeń typu PDA Współpraca z systemem rejestracji urządzeń za pomocą kodów kreskowych Przegląd zleceń 9. 10. Moduł raportowania graficznego Inne realizowane przez system funkcje Pełna ewidencja wyposażenia aparatury medycznej oraz pozostałych składników infrastruktury technicznej. Możliwość zgłaszania przez operatorów urządzeń usterek poprzez wewnętrzną sieć komputerową ze stacji wyposażonej w aktualną wersję dowolnej przeglądarki internetowej. Przy pomocy zleceń mogą być realizowane naprawy, przeglądy okresowe, konserwacje oraz inne działania serwisowe. Zlecenie serwisowe może zostać utworzone na podstawie wcześniej zarejestrowanego zgłoszenia w systemie lub niezależnie. Fakturę można automatycznie rozliczyć na urządzenia podlegające danej umowie. Dane są przenoszone automatycznie do rozliczenia zlecenia. Możliwość zarejestrowania godzin pracy urządzenia. Historia: kosztów serwisu, wygasających gwarancji, terminów zakończenia umów serwisowych, najbliższych zleceń do wykonania, planu przeglądów okresowych, itp. Współpraca z kolektorem danych w zakresie inwentaryzacji urządzeń i ewidencji podstawowych danych o aparaturze. Utrzymywanie spójnej bazy danych z systemem ewidencji majątku. Mechanizm tworzenia indywidualnych zestawień na podstawie zgromadzonych w programie danych. Realizacja wytycznych normy ISO 9001:2008 w zakresie: punktu 6.3 nadzór nad infrastrukturą techniczną, punktu 7.6 legalizacja i wzorcowanie, zasad nadzorowania dokumentacji. Budowanie szablonów pism zewnętrznych i wewnętrznych w ramach tworzonych w systemie dokumentów. Możliwość eksportu danych do plików.xls,.csv. Słownik firm z podziałem na serwis, producent, dostawca z pełnymi danymi adresowymi. Aktualne słowniki NFZ. Słownik nazw i typów urządzeń. Tab. 2. Funkcjonalność wybranych systemów zarządzania urządzeniami medycznymi. Źródło: interfejs oprogramowania MMEwidencja, http://www.mmpoland.pl/ 2) 7. Świadczeniodawca jest obowiązany posiadać dokumentację określającą terminy następnych konserwacji, działań serwisowych, przeglądów, regulacji, kalibracji, wzorcowań, sprawdzeń i kontroli bezpieczeństwa wyrobu stosowanego do udzielania świadczeń zdrowotnych, wynikające z instrukcji używania lub zaleceń podmiotów, które wykonały czynności, o których mowa w ust. 6. 3) 8. Dokumentację, o której mowa w ust. 6 i 7, świadczeniodawca jest obowiązany przechowywać nie krócej niż przez 5 lat od dnia zaprzestania używania wyrobu do udzielania świadczeń zdrowotnych. 4) 9. Świadczeniodawca jest obowiązany udostępniać dokumentację, o której mowa w ust. 6 i 7, organom i podmiotom sprawującym nadzór nad świadczeniodawcą lub upoważnionym do jego kontroli. Z powyższego fragmentu ustawy wynika, że każda jednostka udzielająca świadczeń zdrowotnych zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji i dokumentacji stanu technicznego sprzętu medycznego. W celu optymalnego i funkcjonalnego zarządzania na rynku powstają elektroniczne systemy wspomagające te działania. Ze względu na ujemne wyniki finansowe publiczne placówki często wzbraniają się przed zakupem takiego oprogramowania, co ponosi za sobą negatywne skutki w postaci braku rzetelnych informacji nt. wyposażenia w sprzęt i aparaturę medyczną. 24
Podobnie uważa NIK, formułując następujące podsumowanie: Wnioski pokontrolne skierowane do podmiotów leczniczych SPZOZ i spółek kapitałowych dotyczyły ( ) rzetelnego prowadzenia ewidencji aparatury medycznej i prawidłowego jej oznaczania numerami inwentarzowymi; prawidłowego naliczania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych (aparatury medycznej) przyjętych do używania i skorygowanie odpowiednich zapisów w ewidencji księgowej oraz w sprawozdaniach finansowych. Dane dotyczące rozmieszczenia specjalistycznej aparatury medycznej zgromadzone przez Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia (CSIOZ), na podstawie sprawozdań MZ-29, różniły się od danych uzyskanych bezpośrednio od wojewodów w trakcie kontroli NIK. Minister Zdrowia nie wykorzystywał uprawnień do przeprowadzenia kontroli podmiotów leczniczych, które uwzględniałyby rzetelność informacji przekazywanych w sprawozdaniach. W ocenie NIK takie kontrole mogłyby przyczynić się do poprawy wiarygodności danych przekazywanych przez podmioty lecznicze. Funkcjonalne systemy zarządzania Zdaniem autora systemy zarządzania aparaturą medyczną powinny mieć następujące cechy: intuicyjność i łatwość obsługi oprogramowania, prawidłowa identyfikacja urządzeń medycznych, ewidencjonowanie aparatury medycznej wg schematów, prawidłowe przyporządkowanie sprzętu do miejsca użytkowania (w późniejszym czasie możliwość przeniesienia urządzenia do innej lokalizacji), nadawanie numeru inwentarzowego, zgłaszanie przeglądów technicznych, zgłaszanie awarii urządzeń, informacja o kosztach serwisowych i eksploatacyjnych urządzeń, dostępność oprogramowania poprzez sieć danej placówki, możliwości weryfikacji dostępu przez poszczególnych użytkowników w zakresie wprowadzania zmian i kasowania danych, pełne wsparcie techniczne w przypadku awarii oprogramowania, możliwość wparcia zdalnego. Więcej funkcjonalności przedstawia tab. 1 (s. 23). Wybrane systemy zarządzania Funkcjonalność wybranych systemów zarządzania urządzeniami medycznymi przedstawiono w tab. 2 i w formie rzutów interfejsu oprogramowania. Piśmiennictwo 1. http://www.nik.gov.pl/ oficjalna strona Najwyższej Izby Kontroli. 2. http://www.mz.gov.pl/ oficjalna strona Ministerstwa Zdrowia. 3. Ustawa z dnia 20 maja 2010 r. o wyrobach medycznych. 4. Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej. 5. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych. 6. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 czerwca 2012 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą. 1000 800 754 795 830 891 600 400 200 0 228 286 313 brak danych 2009 2010 2011 2012 w tym publicznych ilość szpitali ogółem Wyk. 1. Liczba szpitali w podziale na publiczne i niepubliczne. Źródło: opracowanie własne na podstawie biuletynów statystycznych Ministerstwa Zdrowia 25