ROCZNIK HISTORII PRASY POLSKIEJ 225 Urszula LISOWSKA Centralna Kartoteka Tytułów Czasopism Central Catalogue of Press Titles W bieżącym roku mija już 6 lat działalności Centralnej Kartoteki Tytułów Czasopism (CKTCZ), znajdującej się na serwerze Biblioteki Głównej Uniwersytetu Gdańskiego w Sopocie. Pomysłodawcą utworzenia bazy wydawnictw ciągłych była Anna Paluszkiewicz, a jej założycielkami zostały: Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie, Biblioteka Jagiellońska, Biblioteka Główna Uniwersytetu Gdańskiego, Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu i Biblioteka Główna Akademii Górniczo- Hutniczej w Krakowie1. Wspomniane biblioteki szybko przystąpiły do pracy pierwsza robocza narada Zespołu ds. CKTCZ Bibliotek VTLS odbyła się w dniach 6-7 marca 1995 r. Współpraca w krótkim czasie przyniosła widoczne rezultaty: już pod koniec 1995 r. w bazie zaistniały 1472 rekordy bibliograficzne, w 1996 r. było ich już 3707, w 1997 r. 63052, a 1 stycznia 2001 r. osiągnięto liczbę 15 8563 rekordów. Ten jakże 1I. Suszko-Sobina, Centralny katalog wydawnictw ciągłych 1995-1998, [w:] Materiały na Międzynarodową Konferencję nt. Współpraca bibliotek naukowych w zakresie automatyzacji Kraków 16-19 II 1998, Warszawa 1998, s. 41. 2 I. Suszko-Sobina, Wpływ bazy CKTCZ na proces opracowania wydawnictw ciągłych w bibliotekach stosujących oprogramowanie VTLS, [w:] Problematyka czasopism a funkcje biblioteki akademickiej w procesie naukowo-dydaktycznym, Rzeszów 1999, s. 216. 3 Wg: Dane statystyczne o bazach lokalnych i centralnych w systemie VTLS (www.oss.wroc.pl/vtls/dane.htm). TOM IV (2001), ZESZYT 1 (7)
226 KRONIKA szybki wzrost bazy spowodowany był także przystępowaniem do współpracy kolejnych bibliotek: w 1996 r. do CKTCZ dołączyły 4 biblioteki lubelskie: Biblioteka Główna UMCS, Biblioteka Uniwersytecka KUL, Biblioteka Główna AR i Biblioteka Główna Politechniki Lubelskiej, w 1997 r. dołączyła Biblioteka Główna AE z Krakowa, w 1998 r. Wojewódzka Biblioteka Publiczna z Lublina, Biblioteka Główna AR i Biblioteka Główna WSP z Krakowa. W 1999 r. do współpracy dołączyły Biblioteka Gdańska PAN oraz Biblioteka Zakładu Narodowego im. Ossolińskich, a w roku ubiegłym zawarto umowę o współpracę z Biblioteką UMK, pracującą w systemie Horizon. W celu koordynowania prac i kontrolowania czystości bazy powołano do życia Samodzielną Sekcję ds. CKTCZ, która swoją działalność zaczęła w dniu 1 września 1996 r. Sekcja odpowiada m.in. za poprawność i spójność danych wprowadzanych do bazy, organizuje liczne szkolenia i warsztaty. Działalność Sekcji jest bardzo prężna, przykładowo w 1998 r. zorganizowano 3 narady Zespołu ds. CKTCZ Bibliotek VTLS, szkolenie pierwszego stopnia z katalogowania przedmiotowego czasopism w języku KABA i szkolenie dotyczące tworzenia rekordów zasobu, w 1999 r. odbyły się 2 narady Zespołu ds. CKTCZ oraz szkolenie drugiego stopnia z katalogowania przedmiotowego czasopism w języku KABA. Podobnie było w roku ubiegłym, oprócz narad dwóch Zespołów ponownie przeprowadzono warsztaty z katalogowania przedmiotowego czasopism. Samodzielna Sekcja ds. CKTCZ prowadzi także liczne szkolenia w zakresie tworzenia rekordów bibliograficznych i rekordów zasobu. Jakie są zasady współpracy z Centralną Kartoteką Tytułów Czasopism? Otóż CKTCZ współtworzą biblioteki pracujące w systemie VTLS. Do nawiązania współpracy z CKTCZ wystarczy, że dyrektor danej biblioteki pracującej w tym systemie wyznaczy osobę odpowiedzialną za współpracę z bazą i zgłosi ją odpowiednim osobom z Samodzielnej Sekcji ds. CKTCZ. Po przeszkoleniu w zakresie tworzenia rekordów haseł wzorcowych w Centralnej Kartotece Haseł Wzorcowych (CKHW) w Warszawie przedstawiciel danej biblioteki zostanie przeszkolony przez pracowników Samodzielnej Sekcji ds. CKTCZ w zakresie tworzenia rekordów bibliograficznych wydawnictw ciągłych i rekordów zasobu. Po zakończeniu szkolenia osoba wyznaczona otrzyma uprawnienia ADMIN (oczywiście liczba przysłanych na szkolenie osób może być większa, jednak status ten otrzyma tylko jedna z nich, pozostałe osoby otrzymają uprawnienia CAT pozwalające na modyfikowanie, tworzenie i kopiowanie rekordów bibliograficznych). ROCZNIK HISTORII PRASY POLSKIEJ
Urszula Lisowska CENTRALNA KARTOTEKA TYTUŁÓW CZASOPISM 227 W celu usprawnienia pracy i uniknięcia dublowania opisów w 1997 r. Sekcja utworzyła internetową listę tytułów czasopism zgłaszanych do opracowania, znajdującą się pod adresem www.bg.univ.gda.pl/ library/czas. Dla ułatwienia pracy przyjęto także kilka zasad, do których wszyscy współpracujący z CKTCZ muszą się stosować. Każda osoba tworząca opisy katalogowe przed przystąpieniem do opracowania danego tytułu musi wykonać następujące kroki: sprawdzić w CKTCZ, czy dany tytuł nie został już opracowany, sprawdzić na liście tytułów zgłoszonych do opracowania, czy tytuł ten nie został już zarezerwowany przez inną bibliotekę, zgłosić tytuł odpowiedniej osobie z Samodzielnej Sekcji ds. CKTCZ. Po dokładnym sprawdzeniu przez pracowników Sekcji nie opracowany do tej pory tytuł pojawi się na liście zgłoszeniowej taka organizacja pracy zapobiega pomyłkom i występowaniu w bazie podwójnych opisów. Po utworzeniu rekordu bibliograficznego w CKTCZ i powiązaniu go z odpowiednimi hasłami wzorcowymi katalogujący pozostawia go w statusie WAIT, a osoba z uprawnieniami ADMIN, po dokładnej korekcie, nadaje rekordowi status KEEP Dokładna korekta jest niezbędna, ponieważ od początku funkcjonowania bazy obowiązuje zasada, że za jakość merytoryczną rekordu bibliograficznego odpowiada biblioteka, która go utworzyła. Z ukazanej formy współpracy wynikają niewątpliwe korzyści: opis danego tytułu tworzony jest tylko raz i znajduje się w CKTCZ, skąd jest pobierany (kopiowany) do lokalnych katalogów. Poprawki można wprowadzać tylko w rekordzie znajdującym się w centralnej bazie; wszystkie modyfikacje rekordu bibliograficznego zostaną wprowadzone automatycznie do skopiowanych rekordów dzięki takiemu rozwiązaniu nie istnieje konieczność żmudnego, ręcznego wprowadzania poprawek. Kolejną korzyścią jest możliwość kopiowania dowolnej ilości opisów z CKTCZ do lokalnych katalogów (w lokalnych bazach nie tworzy się kolejnych opisów, tak jak w przypadku książek, a jedynie je kopiuje niewątpliwą zaletą jest tu zaoszczędzony dzięki temu czas). Dzięki informacjom zawartym w odpowiednim polu rekordu bibliograficznego wiemy, które biblioteki posiadają dane czasopismo kolejna zaleta dotycząca czasu, w jakim czytelnik uzyska odpowiedź. Centralna Kartoteka Tytułów Czasopism, jak mówi jej nazwa, jest bazą centralną. Stale powiększa się liczba bibliotek współpracujących, TOM IV (2001), ZESZYT 1(7) Digitalizacja - Klaudia Kawa Adriana Sałata Krakow 2009
228 KRONIKA wzrasta liczba utworzonych rekordów. Oprócz czasopism naukowych (polskich i zagranicznych) w bazie pojawiają się także inne wydawnictwa ciągłe, poczynając od serii, poprzez wydawnictwa popularnonaukowe, na dziennikach kończąc4. Wiemy już, że CKTCZ znajdzie swoje miejsce w Narodowym Uniwersalnym Katalogu Centralnym. To dobrze, bo ogrom włożonej pracy i osiągnięty rezultat budzi szacunek zarówno dla tych, którzy podjęli się utworzenia bazy, jak i dla tych, którzy współpracując, mają na uwadze dobro nas wszystkich. 4 1. Suszko-Sobina, Centralny katalog wydawnictw ciągłych 1995-1998, [w:] Materiały na Międzynarodową Konferencję nt. Współpraca bibliotek naukowych w zakresie automatyzacji Kraków 16-19 U 1998t Warszawa 1998, s. 41. ROCZNIK HISTORII PRASY POLSKIEJ Digitalizacja - Klaudia Kawa Adriana Sałata Krakow 2009