Akcja 2 Kształcenie i szkolenie zawodowe Partnerstwa strategiczne

Akcja 2 Kształcenie i szkolenie zawodowe Partnerstwa strategiczne Zarządzanie finansami Raporty przejściowe - UMOWY 2016 Warszawa, 01.06.2017 r.

Przewodnik po programie Erasmus+ na rok 2016 Warunki szczegółowe umowy finansowej Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej Załącznik III: Zasady finansowe i umowne Załącznik IV: Stawki mające zastosowanie w umowie Najczęściej zadawane pytania - Zagadnienia finansowe dotyczące projektów zatwierdzonych do realizacji w ramach Akcji 2. Partnerstwa Strategiczne http://erasmusplus.org.pl

Raport przejściowy raportowanie i kontrola Raportowanie odbywa się w systemie Mobility Tool. Beneficjent może na bieżąco uzupełniać dane w systemie, w trakcie trwania projektu. Kwoty kategorii ryczałtowych naliczane są automatycznie z uwzględnieniem stawek KE. Beneficjent nie ma możliwości wpisania kwot niższych jako kwot przedstawianych do rozliczenia. Wyjątek: zarządzenie projektem i jego wdrażanie. Kontrola ze strony NA: weryfikacja tabel w systemie Mobility Tool wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesione koszty do kategorii Koszty nadzwyczajne [EC].

Zarządzanie projektem i jego wdrażanie [PMI] Zakładka Zarządzanie projektem i jego wdrażanie umożliwia wprowadzanie kosztów działań związanych z zarządzaniem, takich jak: planowanie, finanse, koordynacja i komunikacja między partnerami. W raporcie przejściowym należy m.in.: wybrać organizacje, którym przyznano środki na zarządzanie projektem i jego wdrażanie uwzględnić w obliczeniach liczbę miesięcy zgodną z okresem raportowania dodać komentarz jeżeli kwota jest inna niż całkowita kwota obliczona, z uwzględnieniem maksymalnego dozwolonego limitu np. Całkowita kwota skorygowana jest inna z powodu redukcji Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool. NA nie wymaga dosyłania faktur, rachunków i innych dowodów księgowych na potwierdzenie poniesienia kosztów. Dokumenty te należy zbierać dla własnych, wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych instytucji (zgodnie z przepisami prawa krajowego).

Zarządzanie projektem i jego wdrażanie [PMI]

Międzynarodowe spotkania projektowe [TPM] Międzynarodowe spotkania projektowe są to wydarzenia organizowane przez jedną z organizacji uczestniczących w projekcie, w celu realizacji projektu i jego koordynowania. Funkcjonalności tej strony umożliwiają przedstawienie listy spotkań projektowych wraz z liczbą uczestników danego spotkania oraz kosztami przypisanymi do spotkania. W raporcie przejściowym należy m.in.: pogrupować uczestników wg organizacji wysyłającej i przedziału odległości raportować spotkania, które odbyły się w sprawozdawanym okresie raportować dni działań, bez dni podróży w przypadku zmiany kraju lub miasta przyjmującego/wysyłającego wpisać w raporcie faktyczne miejsce spotkania oraz w odpowiednim miejscu przeznaczonym na komentarz podać uzasadnienie takiej zmiany. Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool. NA nie wymaga na etapie analizy raportu przejściowego dosyłania dokumentacji określonej w Załączniku III na potwierdzenie poniesienia kosztów.

Międzynarodowe spotkania projektowe [TPM]

Rezultaty pracy intelektualnej [IO] Rezultaty pracy intelektualnej są to trwałe i istotne pod względem jakości produkty, takie jak programy nauczania, materiały pedagogiczne, narzędzia IT, analizy, studia, metody i inne. Ta zakładka umożliwia dokładne przedstawienie zrealizowanych rezultatów pracy intelektualnej. Umożliwia ona również wyszczególnienie kosztów ich opracowania. W raporcie przejściowym należy m.in.: raportować czas pracy tylko za dany okres rozliczeniowy raportować tylko pełne dni pracy. System Mobility Tool nie pozwoli na wpisanie niepełnych dni np. 139,93. Jeśli suma dni nad danym rezultatem wyniesie 139,93, wówczas w raporcie należy rozliczyć 139 dni, 0,93 dnia to wkład własny beneficjenta. Nie można zaokrąglać w górę liczby dni wykazanych na kartach czasu pracy. Uwaga: w kategorii osób zarządzających i pracowników administracyjnych nie można przekraczać planowanych dni pracy. Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool. NA nie wymaga na etapie analizy raportu przejściowego dosyłania dokumentacji określonej w Załączniku III na potwierdzenie poniesienia kosztów.

Rezultaty pracy intelektualnej [IO]

Wydarzenia upowszechniające [ME] Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej są to krajowe oraz międzynarodowe konferencje, seminaria i inne wydarzenia, organizowane w celu upowszechniania rezultatów pracy intelektualnej wytworzonych w projekcie. W raporcie przejściowym należy m.in.: raportować wydarzenia, które odbyły się w sprawozdawanym okresie rozliczać stawki tylko dla uczestników spoza organizacji partnerskich Organizacja wydarzenia możliwa jest w kraju koordynatora lub partnera. Działania mogą mieć miejsce również w siedzibach instytucji Unii Europejskiej, nawet jeśli w projekcie nie ma uczestniczących organizacji z kraju, w którym ma siedzibę instytucja UE. Siedziby instytucji Unii Europejskiej znajdują się w Brukseli, Frankfurcie, Luksemburgu, Strasburgu i Hadze. Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool. NA nie wymaga na etapie analizy raportu przejściowego dosyłania dokumentacji określonej w Załączniku III na potwierdzenie poniesienia kosztów.

Wydarzenia upowszechniające [ME]

Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami [LTT] Działania te muszą być uzasadnione wartością dodaną, jaką wnoszą do osiągnięć projektu. W raporcie przejściowym m.in.: należy raportować działania, których daty zawierają się w okresie objętym danym raportem jeśli wyjazd jest łączony z wyjazdem w ramach TPM, można rozliczyć jedynie koszty wsparcia indywidualnego, podróż: 0,00 EUR. wsparcie indywidualne możliwość doliczenia dwóch dni na podróż podróż - uprawniony 1 dzień przed i 1 dzień po działaniu istnieje możliwość wykazania udziału niefinansowanego ze środków UE w przypadku występowania kosztów podróży uczestników z krajów i terytoriów zamorskich oraz najbardziej oddalonych regionów, oprócz wpisania kwoty należy opisać koszty w miejscu przeznaczonym na komentarz. w przypadku zmiany kraju lub miasta przyjmującego/wysyłającego należy w raporcie wpisać faktyczne miejsce spotkania oraz w odpowiednim miejscu przeznaczonym na komentarz podać uzasadnienie takiej zmiany. Uwaga! Organizacja przyjmująca nie może być jednocześnie organizacją wysyłającą w ramach danego spotkania. Wyjątek jest możliwy w następującym przypadku: organizacja przyjmująca może wysłać swoich uczestników i opłacić koszty ich podróży i utrzymania, jeżeli dystans podróży z tej organizacji na miejsce spotkania wynosi co najmniej 100 km (>=100 km zgodnie ze wskazaniem kalkulatora odległości online) a działania będą angażować uczestników z organizacji beneficjentów z przynajmniej dwóch różnych krajów programu. Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool. NA nie wymaga na etapie analizy raportu przejściowego dosyłania dokumentacji określonej w Załączniku III na potwierdzenie poniesienia kosztów.

Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami [LTT]

Wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami [SN] W projektach typu partnerstwa strategiczne uczestnicy ze specjalnymi potrzebami są uprawnieni do dodatkowego wsparcia finansowego. Koszty dotyczą uczestników dowolnego z działań projektowych. W raporcie przejściowym należy m.in.: zaraportować liczbę uczestników, całkowite koszty oraz opisać rozliczane koszty Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool. NA nie wymaga na etapie analizy raportu przejściowego dosyłania dokumentacji określonej w Załączniku III na potwierdzenie poniesienia kosztów.

Wsparcie uczestników ze specjalnymi potrzebami [SN]

Koszty nadzwyczajne [EC] Koszty nadzwyczajne obejmują przede wszystkim koszty podwykonawstwa i zakupu dóbr/usług, koszty amortyzacji sprzętu, koszty gwarancji bankowej. możliwa kwota dofinansowania to 75% poniesionych kosztów (dotyczy zakupu dóbr/usług, sprzętu, podwykonawstwa, gwarancji bankowej) lub w przypadku kosztów podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz terytoriów zamorskich - 80% kosztów kwalifikowalnych daty wystawienia dokumentów i ich zapłaty muszą mieścić się w okresie raportowania koszty przesyłki uprawnione w kat. zarządzanie i jego wdrażanie Dokumenty potwierdzające: raport przejściowy w Mobility Tool oraz kopie dokumentacji: podwykonawstwo: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty, z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty i daty wystawienia koszty związane z amortyzacją: dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu zgodny z ewidencją księgową beneficjenta, z poświadczeniem, że koszt ten odnosi się do okresu raportowania i może zostać uwzględniony stopień rzeczywistego wykorzystania dla celów realizacji projektu w przypadku kosztów podróży uczestników z najbardziej oddalonych regionów oraz krajów i terytoriów zamorskich: dowód zapłaty na podstawie faktur/rachunków dokumentujących poniesione koszty rzeczywiste związane z powyższym rodzajem kosztu, z podaniem w treści faktur/rachunków nazwy i adresu podmiotu wystawiającego, kwoty, waluty i daty wystawienia gwarancja finansowa: potwierdzenie poniesienia przez beneficjenta kosztów związanych z wystawieniem gwarancji finansowej przez podmiot do tego upoważniony, z podaniem jego nazwy i adresu, kwoty, waluty oraz kosztu gwarancji, a także daty i podpisu reprezentanta prawnego podmiotu wystawiającego gwarancję

Koszty nadzwyczajne [EC] Do każdego dowodu księgowego dotyczącego kategorii kosztów rzeczywistych należy dołączyć komplet dokumentów potwierdzających dokonanie płatności: w przypadku płatności gotówkowej dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; w przypadku płatności przelewem dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu.

Koszty nadzwyczajne [EC]

Budżet Jeżeli w budżecie wykazano koszty nadzwyczajne, to w zakładce z podsumowaniem budżetu należy zamieścić komentarz w odniesieniu do wszystkich kosztów nadzwyczajnych tj. informację nt. kwalifikowalności podatku VAT, zasad amortyzacji, wartość zastosowanego kursu do przeliczenia wydatków w innej walucie na EUR.

Budżet

Przesunięcia pomiędzy kategoriami 1. Zwiększenie do 20% kategorii: - Międzynarodowe spotkania projektowe; - Rezultaty pracy intelektualnej; - Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej; - Międzynarodowe działania związane z uczeniem się / nauczaniem / szkoleniami; (przesunięć można dokonywać z każdej kategorii za wyjątkiem Wsparcia uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami). 2. Pomniejszenie danej kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie, jest możliwe tylko o maksymalnie 20%;

Przesunięcia pomiędzy kategoriami c.d. 3. Dowolne przesunięcia z każdej kategorii do kategorii Wsparcie uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami, nawet jeśli żadne środki w tej kategorii nie zostały przyznane; 4. Dowolne przesunięcie z każdej kategorii (poza Wsparciem uczestników projektu ze specjalnymi potrzebami) do kategorii Koszty nadzwyczajne WYŁĄCZNIE na pokrycie kosztów wystawienia gwarancji finansowej wymaganej przez NA; 5. Przesunięcia wykraczające poza powyższe zasady możliwe są po uzyskaniu zgody NA i podpisaniu aneksu do umowy.

Polityka kursowa Przelewy z NA będą dokonane w walucie EUR. Rachunki bankowe koordynatora mogą być prowadzone w EUR lub PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR. Wszelkie przeliczenia na walutę EUR kosztów rzeczywistych poniesionych w innych walutach niż EUR, będą dokonane przez beneficjentów z zastosowaniem miesięcznego kursu wymiany KE (InforEuro), obowiązującego na dzień podpisania umowy przez ostatnią z dwóch stron. W przypadku kosztów ryczałtowych beneficjent może stosować inną politykę kursową, zgodną z zasadami przyjętymi w swojej instytucji.

Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Erasmus+ nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej.

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: 22 4631 000 Uwaga! Już 16 czerwca nastąpi zmiana adresu siedziby Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji. Prosimy o kierowanie korespondencji, która dotrze do Warszawy po 16 czerwca, na nowy adres: Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Aleje Jerozolimskie 142A 02-305 Warszawa Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich: Joanna Kaszewska Izabela Lubiak Belter Anna Myrcha Sylwia Stanios Marcin Żółcik Małgorzata Sztarbała tel. 22 4631 147, jkaszewska@frse.org.pl tel. 22 4631 145, i.lubiak-belter@frse.org.pl tel. 22 4631 142, amyrcha@frse.org.pl tel. 22 4631 136, sstanios@frse.org.pl tel. 22 4631 141, mzolcik@frse.org.pl tel. 22 4631 134, msztarbala@frse.org.pl