SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

WOJEWÓDZKI OŚRODEK ANIMACJI KULTURY W BIAŁYMSTOKU Postępowanie nr: MT.220-5/16 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA przetargu nieograniczonego na świadczenie usług wyżywienia uczestników działań statutowych organizowanych w listopadzie i grudniu 2016 r. 55.52.00.00-1 usługi dostarczania posiłków kod CPV: wartość zamówienia mniejsza niż kwoty określone przepisami wydanymi na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych Zatwierdzam Dyrektor WOAK w Białymstoku / / Białystok, dn. 24 października 2016 r. Cezary Jan Mielko

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury w Białymstoku 15-950 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 8 tel. 85 740 37 11, faks 85 740 37 19 strona internetowa www.woak.bialystok.pl e-mail: woak@woak.bialystok.pl zwany dalej ZAMAWIAJĄCYM zaprasza do składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.), zwaną dalej Ustawą, na wykonanie następującego zamówienia: Wspólny słownik zamówień CPV: 55.52.00.00-1 I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I.1. Przedmiot zamówienia: usługi wyżywienia uczestników działań statutowych organizowanych w listopadzie i grudniu 2016 r. CZĘŚĆ I: wyżywienie 100 uczestników konferencji Edukacja kulturowa w województwie podlaskim według standardu określonego w Załączniku Nr 1 do SIWZ. CZĘŚĆ II: wyżywienie 100 uczestników koncertu Zespołu Pieśni i Tańca Kurpie Zielone według standardu określonego w Załączniku Nr 2 do SIWZ. CZĘŚĆ III: wyżywienie 50 uczestników spotkania opłatkowego WOAK w Białymstoku według standardu określonego w Załączniku Nr 3 do SIWZ. I.2. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia: 1) Miejsce wyżywienia: a) część I Białystok, siedziba Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Białymstoku (ul. św. Rocha 14 SPODKI ), b) część II Białystok, siedziba Białostockiego Ośrodka Kultury (ul. Legionowa 5), c) część I Białystok, siedziba Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Białymstoku (ul. św. Rocha 14 SPODKI ). 2) Liczba uczestników wydarzeń statutowych korzystających z usług wyżywienia ma charakter szacunkowy i może ulec zmianie w granicach określonych poniżej lub wskazanych w Załącznikach Nr 1-3 do SIWZ. 2

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części posiłków lub elementów cateringu, o czym powiadomi Wykonawcę nie później niż 3 dni przed datą rozpoczęcia realizacji danej części zamówienia. 4) Wykonawca winien dołączyć do oferty menu z rozbiciem na poszczególne części, posiłki lub elementy cateringu oraz wskazaniem gramatury porcji i objętości napojów oraz potraw płynnych dla 1 osoby wg załączonego wzoru Załącznik Nr 7. I.3. I.4. I.5. I.6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, we wszystkich częściach zamówienia, nie więcej niż o 20% w stosunku do przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet należnego wynagrodzenia Wykonawcy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. II. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA II.1. Termin realizacji zamówienia: od 5 listopada 2016 r. do 15 grudnia 2016 r. II.2. Miejsce realizacji zamówienia: miasto Białystok w lokalizacjach wskazanych w pkt. I.2. ppkt. 1 powyżej. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW III.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej podane warunki dotyczące swojej zdolności do należytego wykonania zamówienia: a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej; b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej; c) zdolności technicznej lub zawodowej. III.2. Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: a) w zakresie warunku wskazanego w punkcie III.1. lit. c Zamawiający wymaga posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia umożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, tj. zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej 3 zadań, z których każde polegało na świadczeniu dla zorganizowanej grupy: w części I: minimum 120 osób usługi cateringowej lub wyżywienia, w części II: minimum 120 osób usługi cateringowej lub wyżywienia, w części III: minimum 60 osób usługi cateringowej lub wyżywienia. 3

Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w punkcie IV Specyfikacji. b) w zakresie warunku wskazanego w punkcie III.1. lit. a, b ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w punkcie IV Specyfikacji, Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia. Niespełnienie chociażby jednego z warunków skutkować będzie wykluczeniem z postępowania. III.3. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku Wykonawców, każdy z Wykonawców musi złożyć oświadczenia wymienione w pkt. IV. Pozostałe dokumenty mogą być składane jako wspólne. Wykonawcy działający wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia i zgodnie z art. 23 ust. 2 Ustawy i zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. III.4. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. III.5. Wykonawca może wykonać zamówienie osobiście lub powierzyć wykonanie jednej lub więcej części zamówienia podwykonawcy. III.6. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzą przesłanki określone w art. 24 ust. 1 pkt 12-23 Ustawy. III.7. Niespełnienie chociażby jednego z warunków lub wystąpienie którejkolwiek z przesłanek wykluczenia skutkować będzie wykluczeniem z postępowania. IV. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W celu udokumentowania, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz że nie podlega wykluczeniu z postępowania, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów: a) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania Załącznik Nr 5, b) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu Załącznik Nr 6. V. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI V.1. V.2. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku przekazania informacji i oświadczeń faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w drodze zapytania. Pod warunkiem, że zapytanie zostanie złożone 4

Zamawiającemu nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert Zamawiający udzieli odpowiedzi niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, oraz udostępni je na swojej stronie internetowej www.woak.bialystok.pl V.3. Treść wyjaśnienia zostanie przekazana jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym doręczono SIWZ bez wskazania źródła zapytania. VI. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważniona jest Piotr Jać przewodniczący komisji przetargowej tel. 85 740 37 26. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. VIII.1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. VII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ VIII.2. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY IX.1. Ofertę należy przygotować zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik Nr 4 do niniejszej Specyfikacji. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca może złożyć ofertę na część zamówienia lub kilka części, bądź wszystkie łącznie. Oferta złożona na część zamówienia musi obejmować pełny zakres zamówienia tej części. IX.2. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. IX.3. Upoważnienie do podpisania ofert winno być dołączone do oferty, o ile umocowanie nie wynika z innych dokumentów stanowiących integralną część oferty. IX.4. W ramach oferty Wykonawca składa wypełnione dokumenty stanowiące załączniki do niniejszej Specyfikacji: formularz ofertowy (Załącznik Nr 4), oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (Załącznik Nr 5), oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 6), a także menu (Załącznik Nr 7). IX.5. Ewentualne dokumenty załączone do oferty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. IX.6. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty oraz załączone oświadczenia i dokumenty były ponumerowane kolejnymi numerami, a wszystkie kartki oferty były spięte w sposób trwały. 5

IX.7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. IX.8. Ofertę należy złożyć w dwóch kopertach: 1) kopertę zewnętrzną nieoznakowaną nazwą Wykonawcy należy opatrzyć adresem i nazwą Zamawiającego w sposób następujący: Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury ul. Jana Kilińskiego 8, 15-950 Białystok z dopiskiem: Działania statutowe oferta 2) kopertę wewnętrzną, która oprócz opisu jw. winna zawierać nazwę i adres Wykonawcy. IX.9. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składana oferta z dopiskiem na zewnętrznej kopercie ZMIANA. IX.10. IX.11. IX.12. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego zawiadomienia (wg takich samych zasad jak wprowadzenie zmian) z dopiskiem na zewnętrznej kopercie WYCOFANIE. Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności. Koperty wewnętrzne ofert wycofanych nie będą otwierane. Oferta oraz wszelkie oświadczenia są jawne, za wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeśli Wykonawca nie później niż przed upływem terminu składania ofert zastrzegł, iż nie mogą one być ujawniane. Informacje zastrzeżone powinny być w sposób trwały oddzielone i oznaczone jako część niejawna oferty. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. X. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY X.1. X.3. X.4. X.5. X.6. Wykonawca określa cenę odrębnie dla każdej wybranej części zamówienia. Cena usługi winna być określona jako cena jednostkowa netto i brutto za wyżywienie 1 osoby, ze wskazaniem ceny poszczególnych posiłków lub danej składowej usługi cateringowej. Wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia obejmującego jedną lub więcej części zamówienia stanowić będzie sumę cen jednostkowych należnych za uczestników faktycznie korzystających z usługi wyżywienia. Cena musi być wyrażona w złotych polskich netto i brutto, z uwzględnieniem należnego podatku VAT. Wykonawca, który nie jest podatnikiem VAT winien wskazać tę okoliczność w ofercie. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN. 6

XI. KRYTERIA OCENY OFERT XI.1. Przy dokonywaniu wyboru oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria: Lp. Kryterium Znaczenie 1. Cena 60% 2. Gramatura 25% 3. Objętość 15% XI.2. Przedmiotem oceny w kryterium cena będą ceny jednostkowe brutto. Zamawiający dokona oceny ofert w ramach tego kryterium dla każdej części zamówienia odrębnie. XI.3. Przedmiotem oceny w kryterium gramatury będzie łączna waga dań i elementów wyżywienia nieserwowanych w postaci płynnej w porcji wyżywienia dla 1 osoby, wskazana przez Wykonawcę w oferowanym menu, wyrażona w gramach (Załącznik Nr 7). Zamawiający dokona oceny ofert w ramach tego kryterium dla każdej części zamówienia odrębnie. Składowe porcji wyżywienia (rodzaje posiłków, elementy wyżywienia i ich liczba) są różne w poszczególnych częściach zamówienia. Wykonawca podaje oferowaną sumaryczną, łączną gramaturę wszystkich stałych składowych porcji dla 1 osoby, w tym przekąsek, dań zimnych i gorących, ciast, słodyczy itp. XI.4. Przedmiotem oceny w kryterium objętości będzie łączna objętość dań i elementów wyżywienia serwowanych w postaci płynnej w porcji wyżywienia dla 1 osoby, wskazana przez Wykonawcę w oferowanym menu, wyrażona w mililitrach (Załącznik Nr 7). Zamawiający dokona oceny ofert w ramach tego kryterium dla każdej części zamówienia odrębnie. Składowe porcji wyżywienia (rodzaje posiłków, elementy wyżywienia i ich liczba) są różne w poszczególnych częściach zamówienia. Wykonawca podaje oferowaną sumaryczną, łączną objętość wszystkich płynnych składowych porcji dla 1 osoby, w tym zup, sosów, napojów zimnych i gorących itp. XI.5. Ocena kryteriów podanych powyżej odbywać się będzie wg następujących zasad: Sposób obliczania punktacji w kryterium cena: C = Cn / Ci 60, gdzie: Cn = najniższa cena oferowana Ci = cena badanej oferty Sposób obliczania punktacji w kryterium gramatura: G = Gi / Gn 25, gdzie: Gi = gramatura w badanej ofercie Gn = najwyższa oferowana gramatura Sposób obliczania punktacji w kryterium objętość: O = Oi / On 15, gdzie: Oi = objętość w badanej ofercie On = największa oferowana objętość XI.6. Maksymalna liczba punktów, jaką można uzyskać wynosi 100 pkt., w tym w kryterium ceny 60 pkt., w kryterium gramatury 25 pkt., w kryterium objętości 15 pkt. 7

XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT XII.1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Sekretariat WOAK w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 8, 15-950 Białystok. XII.2. Termin składania ofert upływa dnia 2 listopada 2016 r. o godz. 09:00. XII.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego po upływie określonego wyżej terminu zostaną zwrócone bez otwierania. XII.4. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego sala 12 WOAK w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 8, 15-950 Białystok, w dniu 2 listopada 2016 r. o godz. 09:30. XII.5. Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nazwy Wykonawców, ich adresy, oferowane ceny. XII.6. Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, informację z otwarcia ofert na ich pisemny wniosek. XIII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY XIII.1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom przedstawionym w Ustawie oraz SIWZ i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny ofert. XIII.2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adresy wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierających punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 4) terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 Ustawy, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. XIII.3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje, o których mowa w pkt. XIII.2. ppkt 1) na stronie internetowej www.woak.bialystok.pl oraz miejscu publicznym dostępnym w swojej siedzibie. XIV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 8

XV. ZAWARCIE UMOWY XV.1. Zamawiający dokona zawarcia umowy z Wykonawcą, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą w postępowaniu, na warunkach załączonego do SIWZ wzoru umowy Załącznik Nr 8. XV.2. W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta została wybrana, Zamawiający określi termin i miejsce zawarcia umowy. XVI. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcom, którym interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy, przysługuje środek ochrony prawnej zgodnie z art. 179 i następne Ustawy. ZAŁĄCZNIKI: 1. Standard świadczenia usług wyżywienia w poszczególnych częściach zamówienia Załączniki Nr 1-3. 2. Formularz ofertowy Załącznik Nr 4. 3. Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania Załącznik Nr 5. 4. Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu Załącznik Nr 6. 5. Menu Załącznik Nr 7. 6. Wzór umowy Załącznik Nr 8. 9