Zapytanie ofertowe nr 1/2017/7.3/MF Lesko, 02.02.2017 r. Projekt Moja firma sukces Podkarpacia nr RPPK.07.03.00-18-0032/15 współfinansowany ze środków Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany przez Bieszczadzkie Forum Europejskie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 oraz budżetu Paostwa OŚ PRIORYTETOWA VII. REGIONALNY RYNEK PRACY DZIAŁANIE 7.3 WSPARCIE ROZWOJU PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I. Zamawiający: Bieszczadzkie Forum Europejskie ul. Mickiewicza 17 38-600 Lesko NIP: 688-12-13-809 Składa zapytanie ofertowe na usługę specjalistycznego doradztwa podczas wsparcia pomostowego dla Uczestników do projektu Moja firma sukces Podkarpacia. II. Nazwa i tryb przeprowadzenia zamówienia: Usługa specjalistycznego doradztwa podczas wsparcia pomostowego dla Uczestników projektu Moja firma sukces Podkarpacia. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności dla wydatków powyżej 50 000,00 PLN netto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 z dnia 19 września 2016 r. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówieo Publicznych. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi w niniejszym zapytaniu kryteriami oceny. Kod ze słownika CPV: 79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne 79411100-9 Usługi doradcze w zakresie rozwoju działalności gospodarczej Strona 1
71241000-9 Studia wykonalności, usługi doradcze, analizy III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie specjalistycznego doradztwa podczas wsparcia pomostowego dla maksymalnie 70 Uczestników do projektu Moja firma sukces Podkarpacia, w wymiarze 5 godzin zegarowych na osobę (liczba godzin może byd podzielona na maksymalnie 5 spotkao, w zależności od preferencji uczestników projektu). Łączna liczba godzin doradztwa wynosi 350. Zamawiający zastrzega możliwośd zmiany zamawianej ilości usług (przedmiotu zamówienia). Liczba godzin specjalistycznego doradztwa podczas wsparcia pomostowego zostanie dostosowana do faktycznego zapotrzebowania uczestników projektu. 2. Charakterystyka i zakres doradztwa. a) Cel doradztwa: Poszerzenie wiedzy i umiejętności organizacyjnych, menadżerskich i w innym zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i rozliczenia dotacji. b) Zakres doradztwa: - prawo, - księgowośd, - podatki, - promocja, marketing, - inne zagadnienia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wg zapotrzebowania uczestników projektu, - rozliczenie i efektywne wykorzystanie dotacji. 3. Minimalna liczba deklarowanych godzin indywidualnego doradztwa przed rozpoczęciem działalności gospodarczej oferowana przez Oferenta wynosi 50 godzin zegarowych. 4. Zamawiający zastrzega możliwośd wyboru takiej ilości Wykonawców, którzy pozwolą na realizację zamówienia z planowanym terminie. 5. Wykonawcy będą wybierani w kolejności związanej z ilością uzyskanych punktów do momentu zapewnienia zrealizowania w terminie zakładanej liczby godzin doradztwa. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 7. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, z zastrzeżeniem, że minimalna deklarowana liczba godzin doradztwa nie będzie mniejsza niż 50. 8. Ceny zaoferowane w ofercie nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy. Strona 2
IV. Wykonawca zobowiązany będzie do: 1. Osobistego przeprowadzenia doradztwa przez osoby wyszczególnione w ofercie zgodnie z ustalonym harmonogramem w pomieszczeniach udostępnianych przez Zamawiającego. 2. Prowadzenia dokumentacji indywidualnego doradztwa listy obecności i/lub karty doradztwa, które zostaną zapewnione przez Zamawiającego. 3. Bieżącego informowania Zamawiającego o przypadkach nieobecności Uczestnika projektu na spotkaniach (telefonicznie lub mailowo). 4. Sporządzenia protokołu, wskazującego na prawidłowe wykonanie zadania w projekcie, uwzględniającego liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadao w projekcie. V. Przewidywany termin i miejsce realizacji doradztwa: 1. Termin realizacji: 16.02 31.03.2017 r. w godzinach od 8.00 do 20.00, jednak nie mniej niż 1 godzinę dziennie i nie więcej niż 8 godzin dziennie. 2. Miejsce realizacji: Doradztwo będzie realizowane na terenie powiatu leskiego (w Lesku lub w miejscowości w promieniu do 15 km od Leska oraz powiatu brzozowskiego (w Brzozowie lub w miejscowości w promieniu do 15 km od Brzozowa). 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwośd zmiany terminu przeprowadzenia zajęd. 4. Dokładny termin, miejsce oraz godziny prowadzenia doradztwa będą dostosowane do preferencji Uczestników projektu i zostaną podane Wykonawcy przed rozpoczęciem realizacji doradztwa. 5. Ze względu na specyfikę doradztwa Zamawiający zastrzega możliwośd poinformowania o dacie, godzinie i miejscu doradztwa nie wcześniej niż 4 dni i nie później niż 1 dzieo przed jego realizacją (Oferentom, którzy zadeklarują prowadzenie doradztwa z poinformowaniem o miejscu i terminie doradztwa z 1 dniowym wyprzedzeniem). Wykonawca powinien wziąd pod uwagę, że ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia oraz różne potrzeby uczestników nie będzie możliwe przedstawienie przez Zamawiającego szczegółowego harmonogramu na realizację całego zlecenia / danej części zlecenia. VI. Wymagania wobec oferentów: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegad się Oferenci, którzy zobowiążą się do samodzielnego wykonania zamówienia. 2. Osoba prowadząca doradztwo powinna posiadad odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w prowadzeniu doradztwa: a) posiada wykształcenie wyższe, b) w ciągu 5 lat przed upływem terminu składania ofert posiada minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie/zawodzie lub 300 przeprowadzonych Strona 3
godzin doradczych - w tematyce związanej z niniejszym zapytaniem ofertowym (zgodnie z punktem III 1. oraz III 2. zapytania ofertowego). 3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegad się Oferenci, którzy są dyspozycyjni z uwagi na koniecznośd świadczenia usług w wyznaczonym terminie wykonania zamówienia, ustalonym przez Zamawiającego. W przypadku, kiedy Oferent jest zaangażowany w realizację zadao w projektach finansowanych z funduszy strukturalnych oraz działao finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Wykonawcy i innych podmiotów, w okresie wskazanym w pkt V niniejszego zapytania musi wykazad, że obciążenie wynikające z pracy w w/w projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich powierzonych zadao Wykonawcy we wszystkich projektach oraz w projekcie, którego dotyczy niniejsze zapytanie ofertowe, a jego łączne obciążenie z tego tytułu nie przekroczy 276 godz. miesięcznie. 4. Oferent nie może byd zatrudniony jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. 5. Wykonawca będący przedsiębiorcą musi na dzieo składania oferty prowadzid działalnośd doradczą zgodnie z wpisem do CEIDG/KRS. VII. Wykluczenia: 1. Z udziału w postępowaniu wyłączeni są Oferenci, którzy powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązao w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeoskim, w stosunku pokrewieostwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieostwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. W związku z powyższym Oferent chcący realizowad zlecenie jest zobowiązany do popisania stosownego oświadczenia, określonego w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni. VIII. Warunki zmiany umowy: Strona 4
1. W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zamian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia publicznego Zamawiający zastrzega sobie możliwośd dokonania niniejszych zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyd m.in.: a) Zmiany okresu realizacji umowy, b) ostatecznej ilości godzin doradczych do zrealizowania, IX. Wybór Wykonawcy: 1. Najkorzystniejsza oferta będzie wybrana wg kryterium: a) 70% cena, b) 30% deklaracja prowadzenia doradztwa z poinformowaniem Wykonawcy o miejscu i terminie doradztwa z 1 dniowym wyprzedzeniem. X. Sposób przyznawania punktacji 1. Sposób przyznawania punktów w kryterium cena: oferta N /oferta B (x70) = ilośd punktów w kryterium oferta N wartośd oferty z najniższą ceną oferta B wartośd oferty badanej 2. Sposób przyznawania punktów w kryterium prowadzenia doradztwa z poinformowaniem Wykonawcy o miejscu i terminie doradztwa z 1 dniowym wyprzedzeniem: prowadzenie doradztwa z poinformowaniem Wykonawcy o miejscu i terminie doradztwa z 1 dniowym wyprzedzeniem 30 punktów XI. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Ofertę należy przygotowad zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. Do oferty należy dołączyd: a) Oświadczenie o braku powiązao z Zamawiającym stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, wypełnione przez Oferenta. b) CV Oferenta. c) Kopie dokumentów poświadczających spełnienie warunków koniecznych Oferenta zgodnie z punktem zgodnie z punktem III 1. oraz III 2. zapytania ofertowego. d) Wykaz zrealizowanych usług doradczych zrealizowanych przez Oferenta na wzorze stanowiącym załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego ; wykazywane w ofercie doświadczenie winno byd udokumentowane załącznikami do oferty, tj. kopia potwierdzona za zgodnośd z oryginałem wraz z podpisem Wykonawcy i datą potwierdzenia np. referencji, protokołów odbioru usługi, listu polecającego potwierdzającego przedmiot, jakośd, wymiar czasowy usługi. Z załączonej Strona 5
dokumentacji musi jednoznacznie wynikad wymiar doświadczenia Oferenta. W innym przypadku nie będzie to wzięte pod uwagę przy dokonaniu oceny oferty. e) Oświadczenie Oferenta o zatrudnieniu lub braku zatrudnienia w instytucji uczestniczącej w realizacji PO, stanowiące załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. f) Oświadczenie Oferenta stanowiące załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. g) Aktualny (nie starszy niż 1 miesiąc) wydruk z KRS/ CEIDG - (jeśli dotyczy) 2. Oferent przedstawi ofertę zgodnie z wymogami określonymi w Zapytaniu ofertowym. 3. Oferta musi byd sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim, trwałą i czytelną techniką. 4. Oferty powinny byd składane w zamkniętej kopercie. 5. Formularz oferty, CV, wykaz zrealizowanych usług i oświadczenia dołączone do oferty mają byd w formie oryginałów, natomiast świadectwa, dyplomy, zaświadczenia oraz inne dokumenty dołączane do oferty kopia potwierdzona za zgodnośd z oryginałem, 6. Oferent winien wycenid szacunkowy koszt brutto jednej godziny doradztwa (godzina zegarowa), zadeklarowad liczbę godzin doradztwa, które chce zrealizowad oraz podad całkowitą cenę oferty jest to wartośd brutto godziny doradztwa pomnożona przez liczbę deklarowanych godzin doradztwa (w cenie należy uwzględnid realizację doradztwa oraz pozostałe koszty niezbędne do jego przeprowadzenia np. dojazdu doradztwo będzie się odbywad na terenie województwa podkarpackiego zgodnie z p. V niniejszego zapytania ofertowego), 7. Oferta musi byd trwale spięta a każda ze stron ponumerowana, podpisana (w miejscach do tego przeznaczonych oraz parafowana). 8. Złożenie powyższych dokumentów jest obligatoryjne, ich brak skutkuje odrzuceniem ofert na etapie oceny formalnej. 9. Z uwagi na finansowanie Projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu paostwa i możliwe opóźnienia w wypłacie kolejnych transz dotacji, Zamawiający zastrzega, iż minimalny termin płatności wynosi 14 dni od dostarczenia i zaakceptownia poprawnego rachunku/faktury przez Wykonawcę. O sytuacji ewentualnych opóźnieo z wyżej wymienionych powodów Zamawiający będzie każdorazowo informował Wykonawcę. XII. Termin, miejsce składania i otwarcia ofert: 1. Ofertę zawierającą komplet dokumentów należy przesład pocztą tradycyjną, przesyłką kurierską lub złożyd osobiście do dnia 10.02.2017 r. do godz. 09.00 w siedzibie Zamawiającego: Bieszczadzkie Forum Europejskie,. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpływu oferty. 3. Kopertę z ofertą należy opisad podając: Strona 6
a) Imię i nazwisko/nazwę oraz adres Oferenta b) Dopisek na kopercie: Oferta na usługę specjalistycznego doradztwa podczas wsparcia pomostowego dla Uczestników projektu Moja firma sukces Podkarpacia. Nie otwierad przed 10.02.2017 do godziny 9.10. XIII. Informacje dodatkowe: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru 5-7 Wykonawców. 2. Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia Wykonawców prowadzących doradztwo. 3. Oferent może złożyd tylko jedną ofertę. 4. Jeżeli wyłonieni Wykonawcy będą uchylad się od podpisania umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego lub odstąpią od podpisania umowy, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 5. W przypadku podpisania umowy z wybranym Oferentem i braku możliwości przeprowadzenia doradztwa w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego, Zamawiający ma możliwośd natychmiastowego rozwiązania umowy i naliczenia kar umownych. 6. Zamawiający zastrzega, że doradztwo będzie odbywało się w godzinach 8.00 do 20.00 w zależności od preferencji Uczestników projektu. 7. Szczegółowe terminy i miejsca realizacji doradztwa zostaną podane Oferentom, których oferty okażą się najkorzystniejsze, nie wcześniej niż 4 dni i nie później niż 1 dzieo przed jego realizacją (Oferentom, którzy zadeklarują prowadzenie doradztwa z poinformowaniem o miejscu i terminie doradztwa z 1 dniowym wyprzedzeniem). 8. Forma zatrudnienia: umowa cywilno-prawna (umowa zlecenia) lub umowa na świadczenie usługi. Podana przez Oferentów kwota brutto w formularzu ofertowym zostanie po udzieleniu zamówienia pomniejszona o stosowne potrącenia. 9. Złożenie niekompletnej i niewłaściwie przygotowanej oferty powoduje jej odrzucenie. 10. Zamawiający nie planuje udzielad Wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego przewidzianych w zapytaniu ofertowym zamówieo uzupełniających na usługi polegające na powtórzeniu podobnych usług. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny, w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyd na sfinansowanie zamówienia. 12. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Strona 7
13. Pytania związane z zapytaniem proszę kierowad na adres lub telefonicznie pod numer telefonu 13 469 62 72. Osobą wyznaczoną do kontaktów jest Pan Adam Uliasz. 14. Wszyscy Oferenci zostaną poinformowani drogą mailową o wynikach postępowania. XIV. Informacje dotyczące umowy 1. Zamawiający informuje, iż w umowie znajdą się zapisy: a) przewidujące karę umowną w wysokości 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku niewykonywania przez Wykonawcę zlecenia w sposób zgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności, b) zastrzegające Zamawiającemu możliwośd dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokośd kar umownych, na zasadach ogólnych. c) przewidujące karę umowną w wysokości 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku niewykonywania przez Wykonawcę przedmiotu zlecenia, np. poprzez niestawienie się w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego celem świadczenia usług doradczych. d) przewidujące karę umowną w wysokości 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku niewykonywania przez Wykonawcę przedmiotu zlecenia poprzez wypowiedzenie umowy przez Wykonawcę. e) przewidujące możliwośd wypowiedzenia przez Zamawiającego umowy bez okresu wypowiedzenia. Takie rozwiązane będzie możliwe w przypadku gdy Wykonawca będzie się uchylał od realizacji zlecenia, bądź będzie wykonywał zlecenie bez zachowania należytej staranności oraz/lub niezgodnie z postanowieniami umowy. W takim przypadku Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowna w wysokości 100% łącznego wynagrodzenia. f) przez % łącznego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej należy rozumied % od wynagrodzenia brutto. g) w przypadku wykonania mniejszej liczby godzin zlecenia niż zakładana, np. z powodu wycofania się uczestników projektu, rezygnacji przez uczestnika z doradztwa, itp. wynagrodzenie za niewykonaną częśd zlecenia nie należy się Wykonawcy. 2. Zamawiający przewiduje możliwośd zmiany postanowieo zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego lub wynikły z okoliczności, których nie można było przewidzied w chwili zawarcia umowy, lub w chwili złożenia przez Wykonawcę oferty, w szczególności zmiany mogą dotyczyd: terminu obowiązywania umowy, harmonogramu doradztwa, ilości Uczestników, liczby godzin doradczych, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia. Zamawiający może na wniosek Wykonawcy wydad zgodę na zmianę liczby Strona 8
zadeklarowanych godzin doradczych, jednakże musi to byd uzasadnione dobrem realizacji projektu, dobrem uczestników oraz Zamawiającego. 3. Zamawiający wyznaczy wybranym Wykonawcom termin na podpisanie umowy nie dłuższy niż 3 dni od daty upublicznienia wyników postępowania. 4. Zamawiający przedstawi wybranym Wykonawcom wzór umowy zawierający między innymi istotne postanowienia umowy wskazane powyżej. Strona 9