Ewidencjonowanie zbiorów archiwalnych

Podobne dokumenty
Ewidencjonowanie zbiorów archiwalnych. Szkolenie w ramach projektu Gdańskie historie. Dofinansowano ze środków Miasta Gdańska.

z dnia 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Muzeum Regionalne w Siedlcach. Tytuł teczki

Wskazówki metodyczne dotyczące zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych 1

ZARZĄDZENIE NR 37/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

AGNIESZKA WOJCIECHOWSKA ŚRODKI EWIDENCYJNE W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH W POLSCE.

INSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO

Ewidencjonowanie materiałów ulotnych

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2017 CZĘŚĆ PRAKTYCZNA

zewidencjonowany zespoły (zbiory) 01 Dział 2. WYKORZYSTANIE ZASOBU ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO Dział 2 część A. Kategorie kwerend razem:

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku

WZÓR FORMULARZA SPISU ZDAWCZO - ODBIORCZEGO

Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie

W przypadku kiedy szkoła nie posiada JRWA przyjmuje klasyfikację zawartą w poniższej tabeli.

z dnia 30 października 2006 r. (Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 201 CZĘŚĆ PISEMNA

Ewidencjonowanie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego

Warszawa, dnia 19 lutego 2014 r. Poz. 153

... tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)

Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2 sierpnia 1999 r. w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego

WYMOGI W ZAKRESIE ARCHIWIZACJI ZESPOŁÓW I ZBIORÓW

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2017 CZĘŚĆ PISEMNA

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO. Urząd Gminy Darłowo ul. ojca Damiana Tynieckiego Darłowo

Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska

WYŻSZA SZKOŁA BEZPIECZEŃSTWA z siedzibą w Poznaniu INSTRUKCJA ARCHIWALNA

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2018 CZĘŚĆ PISEMNA

ZARZĄDZENIE NR 42/2013 WÓJTA GMINY WIELGIE

============================================================== ArchNet. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Naukowy Portal Archiwalny

WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W TORUNIU

INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania składnicy akt w Szkole Podstawowej w Gierałtowcu

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2018 CZĘŚĆ PISEMNA

Z A R Z Ą D Z E N I E NR 146 /2016 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 22 września 2016 r.

(Dz. U. z dnia 20 września 2011 r.)

ZARZĄDZENIE Nr 9/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 17 marca 2016 r.

Pojęcie dokumentacji spraw kadrowych

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 22 czerwca 2011 r.

Data zniszczenia lub przekazania do arch. państwowego Kat. akt. Liczba teczek

Ewidencjonowanie fotografii Jolanta Musiał

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE

ZARZĄDZENIE NR 2 BURMISTRZA MIROSŁAWCA. z dnia 8 stycznia 2014 r.

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ W ŚWIETLE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ

Archiwum zakładowe w świetle zmian prawnych. Andrzej Klubioski Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl

Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego

ZARZĄDZENIE Nr 6/2006. Wójta Gminy Sadlinki. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sadlinkach

Zarządzenie Nr 327/2016 Burmistrza Obornik z dnia 01 lutego 2016 r.

Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego

ZASADY PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM URZĘDU MIASTA KRAKOWA. Określenia użyte w zasadach oznaczają:

KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE

Standardy Międzynarodowej Rady Archiwów ISAD (G) i ISAAR (CPF)

1. Określa się harmonogram przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Płoskinia

ZARZĄDZENIE Nr NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH. z dnia r.

Warszawa, dnia 29 maja 2019 r. Poz Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej. z dnia 27 maja 2019 r.

Zarządzanie dokumentacją po nowelizacji przepisów prawa archiwalnego -

Praktyczne aspekty i mechanizmy zarządzania cyklem życia dokumentów elektronicznych w administracji publicznej

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. w Milanowie

ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W SPECJALNYM OŚRODKU SZKOLNO WYCHOWAWCZYM W DĘBOWEJ ŁĄCE

Wstęp do inwentarza. Zespołu/ zbioru: KOLEKCJA OSOBISTA STANISŁAWA OKOŃSKIEGO

Katalog dobrych praktyk digitalizacyjnych dla obiektów bibliotecznych

PROTOKÓŁ KONTROLI. Nazwa jednostki. Leszek Heinzel

Warszawa, dnia 9 listopada 2017 r. Poz. 2075

Załącznik 7 do Wniosku - Warunki techniczne dla części 5 - Powiat Krapkowicki WARUNKI TECHNICZNE

INSTRUKCJA SKŁADNICY AKT. Spis treści

Zarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku

Podstawy prawne w zakresie archiwistyki i zasad postepowania z dokumentacją w jednostce organizacyjnej

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZWIĄZKU ŻOŁNIERZY WOJSKA POLSKIEGO

Załącznik nr 9a do SIWZ Warunki techniczne dla zadania nr 1 - Powiat Krapkowicki WARUNKI TECHNICZNE

Warszawa, dnia 26 sierpnia 2013 r. Poz ZARZĄDZENIE Nr 23/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. z dnia 26 sierpnia 2013 r.

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2019 CZĘŚĆ PRAKTYCZNA

ARCHIWUM PAŃSTWOWE m.st. WARSZAWY

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwizacji dokumentacji Szkoły Podstawowej Nr 56 w Lublinie I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Gminy Trzebiechów ul. Sulechowska 2; Trzebiechów

Instrukcja archiwalna

Jowita Piotrowicz Marcin Buczek APL

Komentarz Technik archiwista 348[02] Czerwiec [02] Strona 1 z 19

Wstęp do inwentarza. zespołu/ zbioru: KOLEKCJA OSOBISTA WŁADYSŁAWY I KAROLA SZMIDTÓW

0142 P1/01/2011 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ

Elektroniczne Zarządzanie dokumentacją i jej archiwizacja. Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

Wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX XX w.

Janusz Pawelczyk Pomorskie Towarzystwo Genealogiczne

Instrukcja dla autorów Studia Geohistorica

ZATWIERDZAM: WZÓR INSTRUKCJA. o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt. Warszawa

ZARZĄDZENIE NR 5/12 KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 17 maja 2012 r.

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W SOKOŁOWIE PODLASKIM

1. Atrybuty dla klasy obiektów PZG MaterialZasobu. 1. Sposób pozyskania materiału zasobu. 2. Data przyjęcia

Archiwistyka i zarządzanie dokumentacją. Kurs teorii i metodyki archiwalnej.

KATOLICKIEGO UNIWERSYTETU LUBELSKIEGO JANA PAWŁA II. Poz. 201

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Miejskiego Oświatowego Zespołu Ekonomicznego w Tarnobrzegu

DECYZJA NR 46/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 19 listopada 2007 r.

zeskanowania publikacji artykułów cyfrowej

KOMITET WOJEWÓDZKI POLSKIEJ ZJEDNOCZONEJ PARTII ROBOTNICZEJ W ELBLĄGU Z LAT [ ]

ZARZĄDZENIE NR 3/2017R. KIEROWNIKA GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W POSTOMINIE. z dnia 8 lutego 2017 r.

UNIWERSYTET WARSZAWSKI INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM W UNIWERSYTECIE WARSZAWSKIM

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

Transkrypt:

Ewidencjonowanie zbiorów archiwalnych

Plan warsztatów Informacje wstępne o ewidencjonowaniu dokumacji Ewidencjonowanie dokumacji archiwalnej typowej (aktowej) Międzynarodowe standardy opisu dokumacji Ewidencjonowanie dokumacji archiwalnej speclnej - fotograficznej - audiowizualnej

Zasób archiwalny - cała zawartość archiwum - jednostki organiyjnej, zawartość zgromadzona i uporządkowana według określonych zasad Ter min olo gia Zespół archiwalny - organiczne powiązane ze sobą zarchiwizowane materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności urzędu (instytucji) lub osoby fizycznej Zbiór archiwalny - dokumy zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych Kolekc potoczne określenie zespołu lub zbioru archiwalnego, zwłaszcza w odniesieniu do kolekcji osobistych Dokum - 1. pismo uwierzytelnione sporządzone z howaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień; 2. zapis bez względu na jego postać będący świadectwem kiegoś faktu (faktów) i zwisk obiektywnej rzeczywistości lub przewów myśli ludzkiej.

Etapy oprac owania zbiorów archiw alnych Podział materiałów na zespoły (zbiory) archiwalne Podział materiałów wewnątrz zespołu (zbioru) archiwalnego na jednostki archiwalne Ułożenie dokumów wewnątrz jednostek archiwalnych Opisanie zespołu (zbioru), jednostek i dokumów

Ewid encj ono wan nie SJP: wpisywanie do ewidencji, wpisywanie do rejestrów, tabel, robienie spisów, rejestrów, zapisywanie CEL: - rejestrac danych - informac - ochrona zasobu - zarządzanie zasobem

Ewide nc synte tyczna Środki ewidencji syntetycznej Kartoteka zespołów archiwalnych Księga nabytków Księga ubytków Księga przesunięć międzyzespołowych

Karta Zespołu Archiwalnego Ewide nc synte tyczna 1. idyfikator zespołu archiwalnego 2. nazwa zespołu archiwalnego 3. inne nazwy twórcy zespołu archiwalnego 4. daty skrajne 5. rozmiar 6. stan howania 7. pomoce archiwalne 8. symbol zespołu 9. mikrofilmowanie i digitali 10. części zespołu, przechowywane poza archiwum 11. udostępnianie 12. język materiałów archiwalnych 13. zespół archiwalny otwarty czy zamknięty 14. dokumac niearchiwalna: a) daty skrajne, b) liczba jednostek oraz liczba metrów bieżących; 15. klasyfikac rzeczowo-ustrojowa twórcy zespołu.

Księga Nabytków Ewide nc synte tyczna 1) numeru księgi nabytków (numerac ciągła) 2) forma nabytku (przejęcie na podstawie przepisów, rewindykac, kupno, darowizna, depozyt, przejęcie z innego archiwum, korekta ewidencji, zmiana rozmiaru, inne) 3) numer i nazwa zespołu, który utworzono z przejętych materiałów archiwalnych lub do którego dołączono nabytek 4) daty skrajne nabytku 5) postać materiałów archiwalnych (tradycyjna lub elektroniczna) 6) rodzaju materiałów archiwalnych 7) rozmiaru nabytku 8) data nabytku 9) znak sprawy 10) ewidencji nabytku (protokół zdawczo-odbiorczy, spis materiałów archiwalnych, spis zdawczo-odbiorczy, spis roboczy, inwarz książkowy, inwarz kartkowy, inwarz opublikowany, elektroniczny inwarz archiwalny, inwarz skarbowy, Bez ewidencji ) 11) stan fizyczny nabytku (dobry, dostateczny, destrukt) 12) przekazujący 13) inne dane (charakteru depozytu, nietypowy rodzaj materiałów lub środków ewidencyjnych, wykaz jednostek do konserwacji, zakres konserwacji, tytuł lub nazwa nabytku, itp.) 14) określenia, czy jest to nabytek po podmiocie państwowym lub samorządowym

Księga Ubytków Ewide nc synte tyczna Księga Przesunięć Międzyzespołowych www.archiwa.gov.pl Start / Zarządzanie dokumacją / Prawo archiwalne / Akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ZARZĄDZENIE Nr 7 NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych

Ewide nc szczeg ółowa Środki ewidencji szczegółowej Elektroniczny inwarz archiwalny Spisy: materiałów archiwalnych, zdawczo-odbiorczy, robocze Inwarze: roboczy, zatwierdzony, kartkowy, książkowy, idealny

Ewide nc szczeg ółowa Inw jest jednym z etapów opracowania zespołu (zbioru) archiwalnego Inwarz - spis materiałów archiwalnych, wchodzących w skład zespołu (zbioru) archiwalnego, zawierającym elemy rozpoznawcze materiałów oraz dane o zespole

Podstawowe jednostki mi materiałów archiwalnych Ewi dencj ono wanie Podstawową jednostką mi materiałów archiwalnych jest jednostka archiwalna, którą jest, niezależnie od postaci w kiej występują materiały archiwalne, dokum lub grupa dokumów, połączonych ze sobą według określonych kryteriów przed lub po ich przejęciu przez archiwum państwowe, stanowiące fizyczną i logiczną całość albo jedną z tych całości.

Podstawowe jednostki mi materiałów archiwalnych Ewi dencj ono wanie 1) w postaci tradycyjnej pojedynczy dokum np. dokum pergaminowy, dokum papierowy, projekt techniczny (technologiczny), rysunek, plan, mapa, afisz, plakat, ulotka, fotografia, dokum filmowy, dokum dźwiękowy, pieczęć lub tłok pieczętny; grupa dokumów w formie scalonej np. teczka, koperta, poszyt, księga, wiązka, atlas, mapa wielosekcyjna, rolka (pasek) błony fotograficznej oraz grupa pieczęci (np. lakowych, opłatkowych i innych) odciśnięta

Podstawowe jednostki mi materiałów archiwalnych Ewi dencj ono wanie 2) w postaci elektronicznej dokum elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych sprawa dla dokumów zgrupowanych w akta spraw na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt lub innego kwalifikatora dokumacji; klasa dla dokumów elektronicznych nie zgrupowanych w akta spraw, a przypisanych do klasy na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt lub innego kwalifikatora dokumacji

zasób archiwalny zespół archiwalny zbiór archiwalny zespół archiwalny jednostka archiwalna jednostka archiwalna jednostka archiwalna dokum dokum dokum

zasób archiwalny jednostka archiwalna zespół archiwalny jednostka archiwalna dokum dokum jednostka archiwalna zbiór archiwalny jednostka archiwalna zespół archiwalny seria seria seria jednostka archiwalna jednostka archiwalna dokum dokum dokum dokum

Ewi dencj ono wanie Materiały archiwalne ewidencjonuje się z uwzględnieniem ich podziału na następujące rodzaje: 1) dokumac aktowa 2) dokumy pergaminowe i papierowe 3) dokumac techniczna 4) dokumac geodezyjno-kartograficzna 5) dokumac fotograficzna 6) materiały ulotne 7) dokumy filmowe 8) dokumy dźwiękowe 9) materiały sfragistyczne 10) inne

Jednostką archiwalną dla poszczególnych rodzajów materiałów archiwalnych jest: Ewi dencj ono wanie 1) dla dokumacji aktowej m.in. teczka z dokumami, poszyt, wiązka, księga, akta wiązane, grupa luźnych dokumów w kopercie; 2) dla dokumacji fotograficznej m.in. negatyw (rolka, pasek, pojedyncza klatka), odbitka pozytywowa, stykówka, diapozytyw (rolka, pasek, pojedyncza klatka), tablo, album, grupa fotografii (negatywów, odbitek pozytywowych, diapozytywów) w formie scalonej (np. w albumie, teczce, kopercie); 3) dla dokumów filmowych zapis następujących po sobie obrazów wywołujących wrażenie ruchu, z dźwiękiem lub bez dźwięku, stanowiący odrębną całość znaczeniową; zapis ten może mieścić się na jednym nośniku lub wielu nośnikach albo na części nośnika;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 1) IDENTYFIKATOR JEDNOSTKI wskazuje miejsce jednostki w strukturze zasobu archiwalnego idyfikator zespołu/numer serii lub podserii/sygnatura a) sygnatura jest numerem kolejnym w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego, wyrażonym wyłącznie cyframi arabskimi bez dodatkowych oznaczeń (np. literowych), b) jest ona niezmienna, co oznacza, że raz nadana nie podlega modyfikacjom, c) nowe, przyjęte do zespołu archiwalnego jednostki archiwalne otrzymują kolejny numer, d) w sytuacji, gdy z zespołu archiwalnego zostanie wyłączona jednostka archiwalna, sygnatura, którą była oznaczona, pozostaje wolna i nie należy nią oznaczać kolejnych jednostek archiwalnych;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 2) TYTUŁ a) podstawowym tytułem jest tytuł oryginalny, w oryginalnej pisowni b) tytuł jednostki archiwalnej powinien w zwięzły sposób odzwierciedlać ich treść, c) jeżeli oryginalny tytuł zapisany jest w innym języku niż polski, można dodatkowo podać jego tłumaczenie na język polski, d) jeżeli tytuł oryginalny nie odzwierciedla treści jednostki archiwalnej (np. varia, akta różne, sprawy różne, korespondenc), należy go uzupełnić lub nadać nowy, e) jeżeli jednostka archiwalna nie posiada tytułu oryginalnego, należy nadać nowy tytuł, f) jeśli na poszytach akt wytworzonych w XIX w. i w pierwszej połowie XX w. występują określenia takie k: Akta Generalia, Akta Specialia, Akta ogólne, należy je umieścić przed tytułem oryginalnym,

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 2) TYTUŁ g) w przypadku, gdy dwie jednostki archiwalne mają tytuł w tym samym brzmieniu, jego uzupełnieniem może być kolejny numer tomu i części albo tylko tomu lub części, jeżeli oznaczenia te znajdują się na jednostce archiwalnej lub zostały nadane w celu zapewnienia im właściwego układu w zespole (zbiorze) archiwalnym; h) wszystkie występujące w tytule oryginalnym skróty i skrótowce należy rozwinąć poprzez umieszczenie pełnej wersji wyrażenia w nawiasie kwadratowym (np. UL [Uniwersytet Ludowy], prof. [profesor] ); w przypadku wątpliwości dotyczących rozwinięcia skrótu i skrótowca należy zastosować znak zapytania [?], a gdy rozwinięcie jest niepewne zastosować znak zapytania po pełnej wersji wyrażenia w nawiasie kwadratowym, np. [Uniwersytet Ludowy?]; i) skróty imion i nazwisk, o ile można ustalić ich pełne brzmienie, należy rozwinąć (np. Korespondenc J. Kowalskiego z A. Nowak należy zapisać ko Korespondenc Jana Kowalskiego z Anną Nowak ),

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 2) TYTUŁ j) jeśli uzupełnienie tytułu nie określa treści całej jednostki archiwalnej, lecz zwraca uwagę jedynie na niektóre informacje, należy je poprzedzić zwrotami takimi k: m.in., a także, ponadto, k) obcojęzyczne nazwy miejscowości i nazwy innych obiektów geograficznych, znajdujących się na terenie państwa polskiego, należy podać także w polskim brzmieniu, w nawiasie kwadratowym;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 3) DATY SKRAJNE a) należy podać najwcześniejszą i najpóźniejszą datę dokumów zawartych w jednostce archiwalnej; b) do dat właściwych nie zalicza się dat załączników, które należy podać w miejscu przeznaczonym na uwagi, c) daty skrajne określa się przy pomocy dat rocznych, d) w uzasadnionych przypadkach, jeżeli w datach dokumów występują luki czasowe, można je zaznaczyć, rozdzielając poszczególne daty przecinkiem, np. 1950-1955, 1960, 1945, 1950 ; e) w uzasadnionych przypadkach można podać daty dzienne i miesięczne, zapisując je w formacie rok miesiąc dzień (RRRR-MM-DD), np. 1939-09-01, 1950-05-01, f) jeżeli nie ma możliwości ustalenia dat skrajnych jednostki archiwalnej, należy podać daty sowane (ustalone w przybliżeniu), ze znakiem zapytania w nawiasie kwadratowym, np. daty skrajne zespołu (zbioru) archiwalnego lub daty działalności twórcy, g) daty jednostki archiwalnej określa się zgodnie z kalendarzem gregoriańskim; oryginalne daty można podać w miejscu przeznaczonym na uwagi;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 4) JĘZYK nazwy języków w kich zapisano materiały archiwalne, należy podać w formie przymiotnikowej (np. polski, niemiecki);

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 5) ZAWARTOŚĆ (TREŚĆ) należy przedstawić w sposób zwięzły (hasłowy);

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 6) FORMA ZEWNĘTRZNA a) należy podać zgodnie z przepisami metodycznymi, dotyczącymi postępowania z poszczególnymi rodzami dokumacji; b) w przypadku dokumacji aktowej należy użyć określeń: księga, poszyt, luzy, wiązane;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 7) FORMA WEWNĘTRZNA a) należy podać zgodnie z przepisami metodycznymi, dotyczącymi postępowania z poszczególnymi rodzami dokumacji; b) w przypadku dokumacji aktowej należy użyć określeń: maszynopis, rękopis, druk, wydruk komputerowy, światłokopia, woskówka, fotografia, mapa, ikonografia, materiał ulotny;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 8) FORMAT a) należy podać zgodnie z przepisami metodycznymi, dotyczącymi postępowania z poszczególnymi rodzami dokumacji; b) w przypadku dokumacji aktowej format podaje się w zapisie zestandzowanym (np. A4, A3 ); w uzasadnionych przypadkach rozmiar można podać w milimetrach (mm), w układzie szerokość x wysokość, c) w przypadku dokumacji w postaci tradycyjnej należy podać liczby stron i kart zapisanych w jednostce archiwalnej albo jedną z tych liczb, c) w przypadku dokumacji w postaci elektronicznej należy podać rozmiar, wyrażony w megabajtach i liczbie plików oraz format (np. xls, doc, pdf, midi, mp3);

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 9) ZNAK KANCELARYJNY a) dawna sygnatura kanceljno-registraturalna, b) należy podać wszystkie znaki (sygnatury) kanceljne, kimi oznaczona była jednostka archiwalna przed jej przejęciem przez archiwum;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 10) SYGNATURA DAWNA a) należy podać wszystkie sygnatury nadane jednostce archiwalnej w archiwum; b) w uzasadnionych przypadkach należy podać pełny idyfikator jednostki archiwalnej (numer archiwum państwowego, numer zespołu (zbioru) archiwalnego, ciąg dalszy numeru tego zespołu (zbioru), numer serii, podserii i numer jednostki w obrębie zespołu (zbioru), tj. sygnaturę);

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 11) STAN FIZYCZNY należy podać stan fizyczny jednostki używając określeń: dobry, dostateczny lub destrukt ;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 12) DANE O UDOSTĘPNIENIU a) informacje o możliwości udostępniania i ewualnych ograniczeniach w dostępie do danych zawartych w jednostce archiwalnej lub udostępnianiu oryginału jednostki archiwalnej należy podawać przy pomocy określeń: tak, nie lub warunkowo, wraz z określeniem roku, w którym ograniczenia wygasną; b) ograniczenia udostępniania mogą wynikać z: - z przepisów prawa; - zastrzeżeń darczyńców; - zastrzeżeń deponów; - złego stanu howania jednostki archiwalnej.

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 13) STAN ZMIKROFILMOWANIA należy podać informację o sporządzonych mikrofilmach;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 14) STAN DIGITALIZACJI należy podać informację o sporządzonych kopiach cyfrowych, używając określeń: brak kopii, częściowe skopiowanie jednostki archiwalnej lub całkowite skopiowanie jednostki archiwalnej ;

Podstawowe elemy opisu jednostki archiwalnej: 15) UWAGI należy podać dodatkowe istotne informacje, nieuwzględnione w pozostałych elemach opisu jednostki archiwalnej.

OBOWIĄZKOWE ELEMENTY OPISU JEDNOSTKI ARCHIWALNEJ: 1. SYGNATURA 2. TYTUŁ 3. DATY SKRAJNE

Serie opisy jednostek archiwalnych lub dokumów elektronicznych można grupować w serie seria składa się z opisów jednostek archiwalnych, usystematyzowanych w określony sposób opis może mieć strukturę hierarchiczną: seria podseria. opis serii (podserii): 1) numer serii (podserii); 2) nazwa serii (podserii); 3) daty skrajne serii (podserii) 4) rozmiar serii (podserii)

Inwarz archiwalny 1) strona tytułowa a) idyfikator zespołu (zbioru) archiwalnego, b) nazwa zespołu (zbioru) archiwalnego, c) obcojęzyczna nazwa zespołu archiwalnego (o ile występuje), d) daty skrajne zespołu (zbioru) archiwalnego lub daty części materiałów archiwalnych, które obejmuje inwarz, e) nazwa archiwum z danymi teleadresowymi, f) imiona i nazwiska: - edytorów jednostek archiwalnych oraz opisu zespołu (zbioru) archiwalnego, - redaktora;

Inwarz archiwalny 2) spis treści

Inwarz archiwalny 3) wstęp a) dzieje twórcy w przypadku organu lub jednostki organiyjnej informację o ich powstaniu, rozwoju i likwidacji, siedzibie, funkcji i dziedzinach działalności1; nie należy podawać dziejów jednostki nadrzędnej, jeżeli twórcą opisywanego obiektu jest jednostka podrzędna, lub ocen twórcy i jego działalności, w przypadku osoby fizycznej daty urodzenia i zgonu, funkcje, dziedziny działalności i miejsca pobytu, w przypadku rodziny daty i główne miejsca pobytu, funkcje i dziedziny działalności, klasyfikację aktotwórcy

Inwarz archiwalny 3) wstęp b) dzieje zespołu (zbioru) archiwalnego informacje o dziech zespołu (zbioru) archiwalnego przed przejęciem do zasobu archiwum, dane o nabytkach (numer księgi nabytków, rok oraz dane dotyczące rozmiaru), dane o ubytkach (numer księgi ubytków, rok oraz dane dotyczące rozmiaru), dane o przesunięciach międzyzespołowych (nr księgi, rok, numery zespołów, rozmiar), informacje przybliżone lub prawdopodobne (np. Akta przejęto przed 1939 r., Materiały przejęto prawdopodobnie po 1950 r. ), w przypadku braku danych możliwych do zweryfikowania,

Inwarz archiwalny 3) wstęp c) charakterystyka archiwalna zespołu (zbioru) archiwalnego powinna zawierać dane o: wszystkich nazwach twórcy, dawnych nazwach zespołu (zbioru) archiwalnego, datach skrajnych zespołu (zbioru) archiwalnego lub datach tej części dokumacji, którą obejmuje inwarz, liczbie jednostek archiwalnych ogółem i metrażu, a także rozmiarze dokumacji w postaci elektronicznej (liczbie plików i megabajtów), postaci i rodzach dokumacji, formie zewnętrznej, stanie fizycznym, językach, pomocach archiwalnych, stanie zmikrofilmowania i digitaliji, dostępności, statusie zespołu (otwarty lub zamknięty), częściach zespołu (zbioru) archiwalnego przechowywanych poza archiwum,

Inwarz archiwalny 3) wstęp d) zawartość zespołu (zbioru) archiwalnego można podać: wykaz serii lub podserii (numer serii, podserii, tytuł, daty skrajne, liczba jednostek archiwalnych) lub opisać zawartość w sposób narracyjny, e) metody opracowania zespołu (zbioru) archiwalnego należy podać dane o wszelkich czynnościach porządkowych, o przyjętej metodzie systematyji, o zastosowanych przepisach metodycznych itp.,

Inwarz archiwalny 3) wstęp f) bibliografia należy podać bibliografię prac o zespole (zbiorze) lub jego twórcy, opublikowanych oraz udostępnianych na prawach rękopisu (jeśli przechowywane są w zbiorach publicznych), w tym przewodniki archiwalne ogólne, informatory tematyczne, artykuły informacyjne o zawartości, referaty o charakterze metodycznym i archiwoznawczym oraz prace magisterskie i doktorskie (również w postaci elektronicznej),

Inwarz archiwalny 3) wstęp g) układ zespołu (zbioru) archiwalnego czyli wykaz serii lub podserii, h) konkordanc, i) spis opisów jednostek archiwalnych, j) podsumowanie zawierające datę sporządzenia inwarza, informację o ogólnej liczbie jednostek archiwalnych zawartych w inwarzu oraz podpis osoby sporządzającej inwarz lub/i sprawującej nadzór nad tą czynnością

Standardy archiwalne Międzynarodowej Rady Archiwów Records in Contexts - Conceptual Model Sta nda rdy ISAD(G) Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego. Część ogólna. Wers 2. Norma przyjęta przez Komitet ds. standji opisu Sztokholm, Szwec, 19-22 września 1999 r., Naczelna Dyrekc Archiwów Państwowych, Warszawa 2005, ss. 133; ISBN 83-89115-46-8 ISAD(G): General International Standard Archival Description - Second edition ISDF. Międzynarodowy standard opisu funkcji, tłum. Adam Baniecki, Naczelna Dyrekc Archiwów Państwowych, Warszawa 2017; s. 69; ISBN 978-83-65681-23-2 ISDF: International Standard for Describing Functions ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2nd Edition ISDIAH. Międzynarodowy standard opisu instytucji z zasobem archiwalnym, tłum. Hubert Wajs, Naczelna Dyrekc Archiwów Państwowych, Warszawa 2017; s. 102; ISBN 978-83-65681-26-3 ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings

Opracowała Monika Płuciennik gdansk@sap.waw.pl