Monitoring u pracodawcy jak wdrożyć stosowanie monitoringu wizyjnego 1
Autor: Michał Culepa Kierownik grupy tematycznej: Hanna Komorowska Wydawca: Barbara Plucińska Redaktor prowadzący: Leszek Skupski ISBN 978-83-269-7628-5 Nr rejestrowy BDO: 000008579 Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2018 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym e-booku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w e-booku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2
Równocześnie z wejściem w życie unijnego rozporządzenia ogólnego w sprawie ochrony danych osobowych (tzw. rozporządzenia RODO) zaczęła obowiązywać nowa ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000). Wprowadziła ona do Kodeksu pracy przepisy regulujące na nowo i bardziej szczegółowo niektóre zasady przetwarzania danych osobowych, zwłaszcza jeżeli chodzi o obraz i wizerunek. Od 25 maja 2018 r. obowiązują bowiem regulacje dotyczące monitoringu pracowników kwestii dotąd nieuregulowanej szczegółowo w przepisach, aczkolwiek dopuszczonej prawnie w świetle orzecznictwa i wykładni przepisów. Z publikacji dowiesz się m.in.: Jakie są przesłanki stosowania monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach zakładowych? Gdzie Kodeks pracy zakazuje stosowania monitoringu? Jakie przykładowe zapisy dotyczące stosowania monitoringu mogą zostać zawarte w przepisach wewnątrzzakładowych? Jakie dodatkowe nakazy informacyjne ciążą na pracodawcy? Przez jaki okres mogą być przechowywane zapisy z monitoringu? 3
Spis treści Monitoring musi mieć określony cel 5 Miejsca zakazane 6 Konieczność wydania przepisów zakładowych 7 Nakazy informacyjne 9 Przechowywanie zapisów 10 Monitoring poczty elektronicznej 11 4
Monitoring musi mieć określony cel Kwestie monitoringu wizyjnego doprecyzowuje nowy art. 22 2 kp. Kodeks pracy wskazuje przyczyny, dla których pracodawca ma prawo założyć np. kamery w pomieszczeniach swojego zakładu. Monitoring można więc założyć, gdy jest on konieczny do zapewnienia: bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Przyczyny wprowadzenia monitoringu są wymienione enumeratywnie choć niewątpliwie szeroko. Inne przyczyny nie są wymienione w przepisach, a zatem wprowadzanie monitoringu tylko w celu np. kontroli ruchu załogi w zakładzie czy samego nadzorowania wejść i wyjść z pracy, a zwłaszcza w celu kontroli procesu pracy jeżeli nie jest on związany z produkcją, nie jest więc dopuszczalne prawnie. Warto jednak zauważyć, że niemal każdy pracodawca dysponuje w zakładzie pracy określonymi przedmiotami majątku trwałego czy ruchomego (np. rozmaity sprzęt biurowy czy elektroniczny), który może podlegać ochronie. W takim wypadku, w celu zabezpieczenia przed ewentualną kradzieżą lub zniszczeniem tego mienia, monitoring można założyć. Inną sytuacją będzie ochrona bezpieczeństwa pracowników. W tym wypadku uzasadnieniem wprowadzenia monitoringu będzie np. dopuszczalny w niektórych pomieszczeniach ruch osób trzecich klientów lub interesantów. Aby zabezpieczyć zdrowie i życie pracowników obsługi klienta/interesanta, założenie takiego monitoringu będzie więc dopuszczalne. Jedynym przypadkiem dopuszczenia monitoringu w celu kontroli procesów pracy jest jak to określono w przepisach kontrola produkcji. Niestety, ani Kodeks pracy, ani inne przepisy nie określają normatywnie pojęcia kontroli produkcji a zatem należy przyjąć, że ustawodawca rozumie poprzez to pojęcie kontrolę produkcji, w znaczeniu zwykłym, potocznym, tj. bieżący nadzór nad procesami wytwórczymi, jakie mają miejsce w danym zakładzie pracy. Należy zauważyć, że chodzi tu o produkcję czyli zorganizowaną działalność mającą na celu wytwarzanie jakichś towarów, usług lub dóbr kultury (definicja za Internetowym Słownikiem Języka Polskiego www.sjp.pwn.pl). Tym samym należy uznać, że w zakładach pracy, u pracodawców, u których nie jest prowadzony proces produkcji, kontrolowanie procesów pracy nie powinno być dopuszczone. Przykład Firma X. prowadzi działalność w zakresie produkcji napojów. Posiada w swojej fabryce kilka linii produkcyjnych, na których prowadzone są różne czynności segregowa- 5
nie surowców (np. owoców, warzyw), przetwarzanie tych surowców i zbieranie gotowych wyrobów (soków, przecierów itp.) oraz ich pakowanie (napełnianie butelek lub puszek). W takim wypadku, ze względu na rodzaj produkcji (artykuły spożywcze), firma ma prawo w całej fabryce, na wszystkich liniach produkcyjnych wprowadzić stały monitoring maszyn i urządzeń. Z kolei w siedzibie firmy Z., która zajmuje się głównie pośrednictwem w obrocie nieruchomościami, zakładanie monitoringu w pokojach poszczególnych pracowników nie jest już uzasadnione prawnie, gdyż nie mamy tu do czynienia z produkcją. Możliwość założenia monitoringu istnieje tylko w pomieszczeniach archiwum firmy oraz na recepcji i biurze obsługi klienta, gdzie odpowiednio istnieje konieczność ochrony informacji posiadanych przez pracodawcę, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkody (archiwum), oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz ewentualnej ochrony mienia (recepcja i biuro obsługi klienta). Ponadto należy uznać, że taki monitoring ma spełniać warunki kontrolne tylko w zakresie pracy na danym stanowisku, obserwacji działań pracownika czy prawidłowo wykonuje on swoje czynności (zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z produkcją w systemie taśmowym, gdy poszczególni pracownicy wykonują jakiś fragment wyrobu, by z tych fragmentów złożyć całość), czy praca wykonywania jest w sposób bezpieczny i czy nie występuje zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników (zwłaszcza, gdy w toku produkcji używa się komponentów niebezpiecznych, toksycznych lub radioaktywnych). Monitoring kontroli produkcji ma więc służyć raczej bieżącej kontroli czynności pracowników, by wyeliminować potencjalne zagrożenia w toku produkcji, ewentualnie zapobiec czynom przestępczym (np. kradzieżom czy aktom wandalizmu lub sabotażu). Ważne Przyczyny wskazane w przepisie art. 22 2 1 kp mogą występować pojedynczo, wystarczy, że pracodawca wykaże choćby jeden z wymienionych wyżej powodów do wprowadzenia monitoringu, aby był on w pełni legalny. Miejsca zakazane Istnieją jednak miejsca, w których zasadniczo Kodeks pracy przewiduje zakaz prowadzenia monitoringu. Są to: pomieszczenia sanitarne (np. toalety, natryski, łaźnie), szatnie, stołówki, palarnie, pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. 6
Jednak i w takich pomieszczeniach monitoring będzie mógł być zainstalowany, jeżeli zostaną spełnione cele główne wprowadzenia monitoringu, a więc zachowanie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji czy zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W takim wypadku KP wprowadza dodatkowe warunki. Monitoring nie może naruszać: godności i innych dóbr osobistych pracownika, zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Dodatkowo Kodeks pracy przewiduje w takim wypadku zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Tym samym wprowadzanie monitoringu do wskazanych zakazanych stref zakładu pracy może okazać się bardzo kosztowne i tylko naprawdę poważne względy mogą przemawiać za instalacją monitoringu w takich miejscach. W praktyce będzie to możliwe tylko w zakładach pracy należących do pracodawców ściśle związanych z zabezpieczeniem podstawowych interesów państwa (np. produkcja zbrojeniowa, wytwórnie papierów wartościowych, mennice, a także w jednostkach związanych z obronnością, bezpieczeństwem publicznym, więziennictwem itp.). Konieczność wydania przepisów zakładowych Pracodawca, wprowadzając monitoring wizyjny, obowiązany jest do dopełnienia określonych w przepisach formalności. Przede wszystkim monitoring jego wprowadzenie, ale też zasady funkcjonowania muszą być ogłoszone w akcie zakładowego prawa pracy. Pracodawca obowiązany jest więc do zapisania w: układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo obwieszczeniu gdy nie jest zobligowany do wydania regulaminu, a nie obejmuje go układ zbiorowy. Brak wprowadzenia wskazanych zasad wprowadzania i realizacji monitoringu do przepisów zakładowych oznacza, że pracodawca nie tylko nie dopełnił obowiązku ustawowego, ale może zostać obwiniony o zbieranie i przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej. 7
Zapis regulaminu pracy wprowadzający monitoring Regulamin pracy Se-Com Sp. z o.o. ( ) 15 1. W celu ochrony bezpieczeństwa pracowników zatrudnionych w biurze obsługi klienta oraz zabezpieczenia mienia należącego do Pracodawcy, znajdującego się w pomieszczeniach magazynowych oraz kasowych, a także zapobieżenia czynom skierowanym przeciwko zatrudnionym lub mieniu Pracodawcy wprowadza się monitoring wizyjny, polegający na rejestrowaniu obrazu przez zamontowane w siedzibie pracodawcy kamery i inne podobne urządzenia. 2. Monitoring wizyjny będzie obejmować następujące pomieszczenia: 1) wejścia do siedziby Pracodawcy od strony ul. Kwiatowej i ul. Strąkowej, 2) zaplecze siedziby wraz z wejściem do magazynu, 3) pomieszczenia magazynowe: A i B oraz pokoje nr 4 i nr 5 na parterze budynku siedziby Pracodawcy, 4) biura obsługi klientów pokoje nr 6 na parterze budynku oraz pokój nr 101 na I piętrze budynku siedziby Pracodawcy, 5) kasę pokój nr 107 na I piętrze budynku siedziby Pracodawcy. 3. Monitoring pomieszczeń określonych w punktach 4 i 5 ustępu poprzedzającego jest prowadzony w godzinach pracy biura obsługi klientów i kasy. Urządzenia są włączane i wyłączane automatycznie, za pomocą komputera. 4. Jeżeli pracownicy wykonują w pomieszczeniach wskazanych w ust. 3 czynności służbowe poza normalnymi godzinami pracy, czas monitorowania ulega przedłużeniu aż do faktycznego zakończenia czynności służbowych. W takim wypadku ręcznego wyłączenia urządzeń dokonuje pracownik wyznaczony, wskazany w ust. 7, który w tym czasie powinien znajdować się na terenie zakładu. 5. Monitoring pozostałych pomieszczeń jest prowadzony całodobowo. 6. Urządzenia rejestrujące obraz znajdują się w wyłącznej dyspozycji pracodawcy. Informacje o ich umiejscowieniu w określonych pomieszczeniach stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. 7. Do przeglądania zarejestrowanego obrazu oraz do kontroli urządzeń rejestrujących obraz mogą zostać upoważnieni pracownicy Działu Administracyjnego i Działu Kadr i Płac po jednej osobie z każdego działu. 8. Osoby wyznaczone w ust. 6 otrzymują imienne upoważnienia Prezesa Zarządu do czynności związanych z monitoringiem i nadzorem nad urządzeniami. 9. Nadzór nad monitoringiem i przeglądanie zarejestrowanych obrazów następuje wyłącznie w godzinach pracy, na pisemne polecenie Prezesa lub członka zarządu odpowiedzialnego za sprawy administracji i bezpieczeństwa Spółki lub zakładowego inspektora ochrony danych. 10. Dostęp pozostałych pracowników oraz osób postronnych do urządzeń rejestruwzór 8
jących obraz jest zabroniony, z wyjątkiem: upoważnionych pracowników serwisu urządzeń rejestrujących obraz w celu dokonania niezbędnych napraw i czynności serwisowych, oraz członków zarządu Spółki i zakładowego inspektora ochrony danych osobowych. 11. Obraz zarejestrowany za pomocą urządzeń monitoringu jest przechowywany na zasadach określonych w przepisach Rozporządzenia RODO i Kodeksu pracy. Podlega on zniszczeniu po upływie 3 miesięcy od zarejestrowania, chyba że zarejestrowany obraz może być użyty lub będzie użyty jako dowód w postępowaniu prowadzonym przez właściwy sąd lub inny organ publiczny. Za przechowywanie i zniszczenie materiałów po upływie określonych prawem terminów odpowiada zakładowy inspektor ochrony danych. 12. Każdy nowy pracownik przed dopuszczeniem do pracy otrzymuje pisemną informację o monitoringu na terenie siedziby pracodawcy ze wskazaniem, które pomieszczenia są objęte monitoringiem i w jakim czasie. Odpowiedzialni za przekazanie tych informacji są bezpośredni przełożeni pracownika lub kierownik Działu Kadr i Płac. 13. Wejścia do budynków oraz pomieszczenia objęte monitoringiem są oznakowane tablicami z rysunkiem kamery i napisem Teren monitorowany Se-Com Sp. z o.o. lub Pomieszczenie monitorowane Se-Com sp. z o.o.. W pomieszczeniach monitorowanych musi znajdować się w widocznym miejscu co najmniej jedna tablica. W przypadku pomieszczeń kasy i biura obsługi klientów określonych w ust. 2 pkt 4 i 5 tablica może znajdować się nad drzwiami wejściowymi do określonych w tych przepisach pokojów. Nakazy informacyjne Kodeks pracy w art. 22 2 7-9 nakłada na pracodawcę obowiązki informacyjne. Przede wszystkim pracodawca obowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja ta ma charakter jednorazowy i dotyczy pracowników już zatrudnionych w chwili wprowadzenia monitoringu. Ogłoszenie to może nastąpić w różnoraki sposób, generalnie pracodawca powinien dokonać takiego ogłoszenia w identyczny sposób, w jaki ogłasza zmiany w przepisach zakładowych. Ogłoszenie to może więc zostać wywieszone na tablicy informacyjnej, przesłane pracownikom e-mailem, przedłożone do wglądu np. wraz z listą obecności. 9
Ważne W stosunku do pracowników już zatrudnionych pracodawca po wprowadzeniu monitoringu nie musi już ponawiać tego ogłoszenia. Kodeks pracy nie reguluje jednak sytuacji odwrotnej, gdy pracodawca rezygnuje z prowadzenia monitoringu. Jednak należy uznać, że powinien on poinformować o tym fakcie zatrudnionych, gdyż pracodawca w takim wypadku rezygnuje z przetwarzania danych zebranych dzięki monitoringowi. Natomiast w przypadku nowo zatrudnionych pracowników, już po wprowadzeniu monitoringu, pracodawca ma obowiązek przekazania informacji o stosowaniu monitoringu w zakładzie pracy na piśmie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Informacja ta powinna zawierać te same elementy, które znajdują się w regulacjach dotyczących monitoringu, zawartych w przepisach zakładowych, tj. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, lub obwieszczeniu. Można więc pracownikowi przekazać na piśmie np. wyciąg z regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenie dotyczące monitoringu. Ważne Informacja przekazana nowemu pracownikowi o monitoringu może zawierać przepisy dotyczące monitoringu będące wyciągami z odpowiednich aktów zakładowego prawa pracy. Istotne jest także oznakowanie miejsc monitorowanych. Kodeks pracy nakazuje, aby w przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznaczył pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Po uruchomieniu monitoringu informacje te powinny pozostać. Kodeks pracy nie określił normatywnego wzoru takiej informacji, dlatego informacja wizualna powinna zawierać co najmniej tekst Obiekt monitorowany, Pomieszczenie monitorowane, Teren monitorowany lub podobne. Niekiedy dla wzmocnienia przekazu na tabliczkach informacyjnych umieszcza się np. rysunek lub piktogram oznaczający kamerę. Pożądanym jest też wskazanie w tej informacji nazwy (firmy) pracodawcy, który wprowadził i dysponuje monitoringiem. Przechowywanie zapisów Kodeks pracy ustalił normatywny termin przechowywania nagrań monitoringu wizyjnego na 3 miesiące od daty nagrania. Po upływie tego okresu nagrania mają być zniszczone, co oznacza w praktyce fizyczną likwidację nośników typu ROM (ang. read only memory, tj. nośników, które można wyłącznie odtwarzać, np. płyt CD lub DVD). W przypadku nośników 10
zapisywalnych (takich jak dyski twarde magnetyczne, dyski SSD, pendrive y itp.) pliki z nagraniami muszą zostać skasowane, a następnie usunięte z pamięci (dysku) urządzenia. To oznacza, że w niektórych wypadkach muszą zostać zainstalowane specjalne aplikacje niszczące pliki. Tryb likwidacji danych powinien być zapisany w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Termin 3-miesięczny nie obowiązuje jednak w dwóch wypadkach: jeżeli odrębne przepisy przewidują inny termin przechowywania (np. dla danej kategorii pracodawców), jeżeli nagrania mają stanowić dowód w postępowaniu. W tym drugim przypadku mamy do czynienia z dwiema sytuacjami: gdy postępowanie już się toczy i pracodawca został zobowiązany postanowieniem wydanym przez właściwy sąd lub organ publiczny do zabezpieczenia i przekazania nagrań, gdy pracodawca powziął wiadomość o możliwości użycia nagrań jako dowodów w postępowaniu; w takim wypadku należy przyjąć, że postępowanie już zostało wszczęte, z tym że nie doszło jeszcze do formalnego zobowiązania pracodawcy do udostępnienia nagrań, którymi on dysponuje. Ważne Kodeks pracy nie przewiduje możliwości prewencyjnego przechowywania nagrań monitoringu w sytuacji, gdy postępowanie jeszcze nie zostało wszczęte przez jakikolwiek organ. Nie można wtedy mówić o możliwości użycia nagrań jako dowodów gdyż postępowania nie ma. Jeżeli jednak postępowanie zostanie wszczęte i pracodawca zostanie zobligowany do przedłożenia nagrań jako dowodów lub poweźmie wiadomość o takiej możliwości, wówczas termin 3-miesięczny przestaje obowiązywać i pracodawca musi przechowywać nagrania aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. W przypadku postępowania sądowego przechowywanie to musi trwać aż do bezskutecznego upływu terminu zaskarżania orzeczenia I instancji lub do dnia wydania przez sąd II instancji wyroku, jednak należy uznać, że w razie skutecznego złożenia skargi kasacyjnej przez jedną ze stron nagrania powinny być nadal przechowywane, aż do wydania przez Sąd Najwyższy ostatecznego orzeczenia kończącego postępowanie. W niektórych przypadkach przechowywanie nagrań może być przedłużone nawet o kilka lat. Monitoring poczty elektronicznej Od 25 maja 2018 r. w Kodeksie pracy (nowy art. 22 3 kp) znalazły się również przepisy określające zasady monitorowania (kontroli) służbowej poczty elektronicznej. Pracodawca może prowadzić go w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzysta- 11
nie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Do zasad wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej oraz obowiązków z tym związanych (w szczególności w zakresie obowiązków informacyjnych) odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego. Podstawa prawna: art. 22 2, art. 22 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.), art. 111 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000). 12
Stawka Monitoring Chcesz minimalna być u pracodawcy na bieżąco zleceniobiorców w jak sprawach wdrożyć od 2017 stosowanie prawa roku pracy, monitoringu... płac i ZUS? 23 456 ARTYKUŁÓW dotyczących prawa pracy, płac i ZUS 45 EKSPERTÓW którzy czekają na Twoje pytania uzyskasz poradę w ciągu 48 72h 245 NARZĘDZIA kadrowo-płacowe dostępne od ręki: kalkulatory, regulaminy, wzory dokumentów MONITORING PRAWA informacja o aktualnych zmianach w prawie: orzeczenia, komentarze i praktyczne porady zobrazowane praktycznymi przykładami. Przetestuj Portal Kadrowy przez 548 dni h całkowicie bezpłatnie Kliknij tu: BEZPŁATNY DOSTĘP 213
1 OB 12 ISBN 978-83-269-7628-5 14