Rzeszów, 14.02.2013 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/02/2013 z dnia 14.02.2013 dotyczące opracowania i wykonania materiałów promocyjnych i informacyjnych. Postępowanie prowadzone w trybie art. 701 i 703-705 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Do postępowania nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 223 z 2007 roku poz. 1655 z późniejszymi zmianami) I. Zamawiający: KlasterPro Sp. z o.o, NIP 813-36-66-274, REGON 180766165, zwana w dalszej części Zamawiającym, zaprasza Wykonawców do złożenia oferty cenowej. II. Opis przedmiotu zamówienia: Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Dywersyfikacja działań firmy Klasterpro.pl poprzez utworzenie i promocję Podkarpackiego Centrum Klasteringu", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu/działania 1.2 Instytucje otoczenia biznesu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. 1. Przedmiotem zamówienia jest: a) Opracowanie i wykonanie systemu identyfikacji wizualnej wraz z księgą znaku Podkarpackiego Centrum Klasteringu 1 szt.; b) Opracowanie i wykonanie następujących materiałów promocyjnych: Roll-up 1 szt.; Baner reklamowy 1 szt.; Naklejki promocyjne 1 000 szt.; Gadżety reklamowe 200 szt. ( parasole, skórzane portfele, pendrivy, podręczne torby podróżne o wymiarach spełniających wymagania linii lotniczych dotyczących bagażu kabinowego, pokrowce na garnitur w formie torby podróżne ); łącznie 200 szt. gadżetów. Identyfikatory i zaproszenia na konferencje 1 kpl.; c) Opracowanie i wykonanie folderu promocyjnego w 2 wersjach językowych- polskiej i angielskiej: minimum 8 stron, druk 4+4, kreda, lakier UV wybiórczo- 2 x 1000 szt.; d) Opracowanie i wykonanie dwujęzycznego portalu internetowego www. ClusterManager.pl 1 szt.: strona główna + minimum 6 podstron, wewnętrzny intranet do bezpiecznej komunikacji; e) Opracowanie i wykonanie promocyjnego spotu filmowego przedstawiającego usługi spółki świadczone w ramach Podkarpackiego Centrum Klasteringu (min. 30 s); spot w dwóch wersjach jęz. polskiej i angielskiej, spot na płycie CD (1000 szt.). 1
f) Wynajem na okres 12 miesięcy powierzchni reklamowej na samolocie lotnictwa ogólnego; w celu umieszczenia na niej pierwotnie logo KlasterPro.pl, a następnie opracowanego logo Podkarpackiego Centrum Klasteringu g) Tłumaczenie materiałów na j. angielski, oficjalnym językiem biznesowym polskich i europejskich klastrów. Zamówienie obejmuje tłumaczenie treści merytorycznej materiałów drukowanych, tłumaczenie materiałów do publikacji na portalu, tłumaczenie scenariusza spotu, a także przygotowanych prezentacji na seminarium promocyjne. h) Zapewnienie cateringu dla uczestników seminarium promocyjnego. Zakres usługi: przerwa kawowa + lunch w postaci szwedzkiego stołu. Wymagania dotyczące poszczególnych części przedmiotu zamówienia: Lp. Nazwa Liczba Specyfikacja 1 Opracowanie i wykonanie systemu identyfikacji wizualnej wraz księgą znaku Podkarpackiego Centrum Klasteringu 2 Opracowanie i wykonanie zestawu materiałów promocyjnych 1 kpl Kompleksowe opracowanie i wykonanie systemu identyfikacji wizualnej wraz z księgą znaku Podkarpackiego Centrum Klasteringu przekazane w formie elektronicznej oraz 1 egz. w formie drukowanej ( format A4, pełny kolor ), wraz z przekazaniem wszystkich praw autorskich zamawiającemu. 1 kpl Projekt i wszystkie szczegóły Roll-up ( druk kolorowy, szerokość min. 80 cm, torba transportowa,) 1 szt. Baner reklamowy (druk kolorowy, wymiary ok. 200 x 60 cm, wraz z umieszczeniem na wynajmowanej powierzchni reklamowej w sali konferencyjno - szkoleniowej ) 1 szt. ; Naklejki promocyjne ( folia lub papier samoprzylepny, druk kolorowy, format A3 100 szt., A4-400 szt., A8 500 szt. od ) - razem 1 000 szt. Gadżety reklamowe z nadrukiem promocyjnym ( parasole 10 szt., skórzane portfele 10, pendrivy min 4 GB 170 szt., podręczne torby podróżne o wymiarach spełniających wymagania linii lotniczych dotyczących bagażu kabinowego 5 szt.,, pokrowce na garnitur w formie torby podróżnej - 5 szt) razem 200 szt. gadżetów. 2
Identyfikatory ( format A8 ) do i zaproszenia ( format A6 ) na konferencje ( druk kolorowy, 1 kpl. w formie elektronicznej oraz min 50 identyfikatorów i 100 zaproszeń w formie drukowanej. Projekty i wszystkie szczegóły 3. Opracowanie i wykonanie folderu promocyjnego 2 x 1000 szt. 2 wersje językowe: polska i angielska: minimum 8 stron, druk 4+4, kreda 175-200 g, lakier UV wybiórczo, wraz z przekazaniem wszystkich praw autorskich zamawiającemu. Projekt, zdjęcia i wszystkie szczegóły 4. Opracowanie i wykonanie portalu internetowego 1 kpl. Kompleksowe opracowanie i wykonanie dwujęzycznego portalu internetowego www.clustermanager.pl 1 szt.: strona główna + minimum 6 podstron w wersji polskiej i angielskiej, wewnętrzny intranet do bezpiecznej komunikacji; wraz z przekazaniem wszystkich praw autorskich zamawiającemu. Opracowanie i wykonanie promocyjnego spotu filmowego. 1kpl = 1000 szt Projekt, zdjęcia i wszystkie szczegóły Opracowanie i wykonanie promocyjnego spotu filmowego przedstawiającego usługi spółki świadczone w ramach Podkarpackiego Centrum Klasteringu. Wykonanie materiału filmowego oraz montaż spotu w dwóch wersjach jęz. polskiej i angielskiej ( czas trwania filmu min. 30 s); nagranie spotu na płytach CD (1000 szt.). Projekt, zdjęcia filmowe, teksty wypowiedzi i wszystkie szczegóły Wynajem powierzchni reklamowej na samolocie lotnictwa ogólnego. 12 miesięcy Wynajem na okres 12 miesięcy powierzchni reklamowej na samolocie lotnictwa ogólnego w celu umieszczenia na niej pierwotnie logo KlasterPro.pl, a 3
następnie opracowanego logo Podkarpackiego Centrum Klasteringu. Wynajmowana powierzchnia powinna znajdować się na zewnętrznej, pionowej części samolotu ( np. z boku kadłuba, przed lub za kabiną pilotów, albo na stateczniku pionowym), tak aby była widoczna dla obserwatorów, gdy samolot znajduje się na ziemi. Tłumaczenie materiałów na język angielski 1 kpl. Tłumaczenie wykonywanych materiałów promocyjnych na język angielski, oficjalnym językiem biznesowym polskich i europejskich klastrów. Zamówienie obejmuje tłumaczenie treści merytorycznej materiałów drukowanych oraz testów do umieszenia w portalu internetowym www.clustermanager.pl, tłumaczenie scenariusza spotu filmowego, a także przygotowanych prezentacji na seminarium promocyjne. III. IV. Termin wykonania przedmiotu zamówienia Rozpoczęcie: od dnia podpisania Umowy (przewidywany termin podpisania umowy 10 marca 2013r.) Zakończenie: 31 marca 2014r. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy : 1) Przedłożą wraz z ofertą (Załącznik nr 1) następujące dokumenty: a) kopię odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. b) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego lub oświadczenie wykonawcy potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienia, odroczenia lub rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem składania ofert. c) aktualne zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego lub oświadczenie, potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie 4
na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert d) w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców, dokumenty o których mowa w pkt. od a do c muszą być złożone dla każdego z nich. 2) Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. Warunek ten będzie spełniony przez wykonawcę jeżeli: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie zrealizował minimum 10 zleceń dotyczących wykonania materiałów reklamowych, informacyjnych lub promocyjnych. Potwierdzeniem spełniania niniejszego warunku jest złożenie podpisanego przez Oferenta oświadczenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferenta do przedłożenia w ciągu 2 dni dokumentów poświadczających zrealizowanie ww. usług (kserokopie umów, faktur, referencje lub dokumenty równoważne). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta, który poświadczy informacje nieprawdziwe. 3) Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia-nie spełnia. Nie spełnienie chociażby jednego warunku, skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy. 4) Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. 5) Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być składane wraz z tłumaczeniami na język polski, potwierdzonymi przez Wykonawcę. 6) Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości. 7) Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 1 b d zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. V. Wykaz dokumentów składających się na ofertę wraz z załącznikami, które Wykonawcy są zobowiązani dostarczyć Zamawiającemu 1. W celu potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu Oferenci zobowiązani są dostarczyć: 1) Wypełniony Formularz Oferty zawierający Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 1). 2) Dokumenty wymienione w pkt. IV1 a), b), c). 2. Przygotowana według powyższych wskazówek oferta, oświadczenia, dokumenty, które sporządza Wykonawca muszą być podpisane przez osobę(y) uprawnioną(e) do zaciągania zobowiązań cywilno prawnych w imieniu Wykonawcy. W przypadku, gdy uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z przedłożonych w ofercie dokumentów, do oferty dodatkowo należy załączyć stosowne upoważnienie. 5
VI. Osoby uprawnione do kontaktów z Oferentami 1. Pytania i prośby o wyjaśnienia mogą być zadawane pisemnie, telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. 2. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami jest Agata Rybka, KlasterPro.pl Sp. z o.o., ul. Kościelna 45, 3-114 Rzeszów, tel. 17 85 93 251, email: info@klasterpro.pl VII. Termin związania ofertą 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VIII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę zawierającą jedną-jednoznacznie opisaną propozycję. 2. Oferent powinien zapoznać się z całością niniejszej dokumentacji i przedstawić ofertę zgodnie z jej wymaganiami. 3. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4. Ofertę należy sporządzić czytelnie na piśmie, w języku polskim pod rygorem nieważności. 5. Wymaga się, by oferta była podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Oferenta, a wszystkie strony oferty parafowane przez te osoby. 6. Ofertę przedkłada się Zamawiającemu w jednym egzemplarzu. 7. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny i dodatkowo opatrzone parafą osoby podpisującej ofertę. 8. Ofertę, oświadczenia oraz dokumenty należy złożyć w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością przed upływem terminu otwarcia ofert. 9. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymaga zachowania formy pisemnej. 10. Ze zmiany oferty musi jednoznacznie wynikać, które postanowienia oferty są zmieniane. 11. Zmiany dotyczące treści oferty oraz powiadomienie o wycofaniu oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. IX. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert 1. Ofertę w odpowiedzi na otrzymane zapytanie należy składać za pośrednictwem poczty lub osobiście na adres KlasterPro.pl Sp. z o.o., ul. Kościelna 45, 3-114 Rzeszów, w terminie do dnia 28.02.2013. 2. Wybór zwycięzcy niniejszego postępowania nastąpi w dniu w dniu 1.03.2013 O decyzji Zamawiającego zostanie powiadomiony w formie pisemnej zwycięzca postępowania. 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.klasterpro.pl X. Opis sposobu obliczania ceny oferty 1. Wykonawca podaje cenę oferty prawidłowo wypełniając Formularz Ofertowy - Załącznik nr 1 do zapytania. 6
2. W cenie oferty należy ująć wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zakresu zamówienia określonego w zapytaniu. 3. Wynagrodzenie ma obejmować całość kosztów za wykonanie czynności Wykonawcy ujętych w zapytaniu. 4. W cenie będą również uwzględnione wszystkie opłaty celne, wszystkie podatki, wraz z podatkiem od towarów i usług - VAT. Podana cena będzie obowiązująca w całym okresie ważności oferty. 5. Cena musi być wyrażona w złotych polskich. XI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów sposobu oceny oferty 1. Przy wyborze i ocenie ofert Zamawiający kierować się będzie następującymi kryteriami: Cena- 100% 2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryterium wyboru. XII. Informacje o składaniu ofert częściowych i ofert wariantowych 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. XIII. Postanowienia końcowe 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszymi postanowieniami obowiązują przepisy Kodeksu Cywilnego. XV. Załączniki 1. Formularz oferty (Załącznik nr 1). 7
Miejscowość, data.. Pieczęć oferenta ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego z dnia NR 2/02/2013 x FORMULARZ OFERTY W związku z ogłoszonym zapytaniem ofertowym z dnia 14.02.2013, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami zapytania ofertowego. I. CENA Lp. Nazwa Cena jednostkowa netto VAT Liczba Cena łączna brutto 1. Opracowanie i wykonanie systemu identyfikacji wizualnej wraz księgą znaku 2. Opracowanie i wykonanie zestawu materiałów promocyjnych 3. Opracowanie i wykonanie folderu promocyjnego 4. Opracowanie i wykonanie portalu internetowego 5. Opracowanie i wykonanie promocyjnego spotu filmowego. 6. Wynajem powierzchni reklamowej na samolocie lotnictwa ogólnego. 8
7. Tłumaczenie materiałów na język angielski Całkowita wartośd oferty netto Słownie netto Całkowita wartośd oferty brutto Słownie brutto II. OŚWIADCZENIA 1. Określone w pkt. I wynagrodzenie zawiera wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. 2. Przedmiot zamówienia wykonamy w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym. 3. Uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i akceptujemy warunki w nim określone. 4. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą do 30 dni licząc od terminu składania ofert. 5. Załącznikami do niniejszej oferty są dokumenty i oświadczenia wymienione w zapytaniu. 6. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia określoną w pkt. IV.2 Zapytania Ofertowego i na wezwanie Zamawiającego zobowiązujemy się do dostarczenia dokumentów poświadczających prawdziwość złożonego Oświadczenia.. Podpis osoby lub osób uprawnionych do zaciągania zobowiązań cywilno prawnych w imieniu Wykonawcy 9