ZAPYTANIE OFERTOWE Dotyczące: 1) OBSŁUGI GASTRONOMICZNEJ / SPRZEDAŻY NAPOJÓW (W TYM ALKOHOLOWYCH) itp. 2) OBSŁUGI ROZRYWKOWEJ (WESOŁE MIASTECZKO, DMUCHAŃCE, INNE.) W TRAKCIE IMPREZY DNI ZBĄSZYNKA 11/12 SIERPNIA 2018 I. ORGANIZATORZY: ZBĄSZYNECKI OŚRODEK KULTURY II. ORGANIZATOR ODPOWIEDZIALNY ZA WYBÓR OFERTY I ZAWARCIE UMOWY: ZBĄSZYNECKI OŚRODEK KULTURY tel. (68) 3849 607 zok@zbaszynek.pl Kontakt: Malwina Kubicka (Dyrektor ZOK) 602571415 Wojciech Podemski (Zastępca Dyrektora ZOK) 506073767 III. ZAKRES USŁUGI: 1. Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty zobowiązany będzie do zapewnienia obsługi gastronomicznej i/ lub rozrywkowej imprezy pod nazwą Dni Zbąszynka 2018 w terminie 11-12 sierpnia 2018r. na terenie targowiska miejskiego. W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się zorganizować: a) Co najmniej dwa stoiska gastronomiczne z piwem (min. 6 rolbarów) i napojami bezalkoholowymi (woda gaz./niegaz., soki wieloowocowe, inne napoje) w plastikowych butelkach oraz puszkach, - napoje alkoholowe do 4,5%, oraz piwo w kubkach plastikowych o poj. nie mniejszej niż 0,4l. Cena za piwo nie powinna przekroczyć 5,50zł brutto. Na sprzedaż napojów alkoholowych wykonawca powinien posiadać aktualne pozwolenie. b) co najmniej dwa stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie m.in.: - potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.), ważne: organizator wymaga by ceny towaru podawane były za sztukę a nie na gramy/kg. - potrawy typu fast food - zestawy obiadowe (dania mięsne, frytki, ziemniaki, surówki), Ważne: stoiska z grillem powinny być zabezpieczone folią lub kartonem (przed wylaniem się tłuszczu na kostkę)
c) gofry, lody, popcorn, kukurydza itp. z oferty wyłączona jest wata cukrowa, którą zapewnia organizator d) pozostałe stoiska (gadżety, zabawki itp.) e) ilość miejsc siedzących (minimum 400): - ławki do stołów organizatora (organizator posiada 50 stołów, które na stałe znajdują się pod wiatą targowiska ) - dodatkowe komplety ławostołów + parasole f) przygotowanie bezpłatnej puli talonów na potrzeby własne organizatora - 50 szt. talonów standard (kiełbasa/pieczywo/napój lub piwo) - 30 szt. Talonów VIP (karkówka/ziemniaczki/napój lub piwo) g) udostępnienie organizatorowi dwóch namiotów (najpóźniej do 08.08.2018r.), które posłużą jako garderoby dla wykonawców. Minimalne wymiary jednego(4m x 4m) h) przygotowanie stoiska (namiot) na zapleczu ZOK, gdzie będą realizowane talony. 3. Zamawiający pobierze opłatę za wyłączność świadczonej usługi, którą będzie trzeba wpłacić na konto zamawiającego najpóźniej do 27.07.2018r. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi organizatora. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do obsługi punktów gastronomicznych w trakcie trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru, a także do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach wydawania posiłków. 6. Wykonawca zobowiązuje się do wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych. 7. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych W ramach obsługi rozrywkowej oferent zobowiązuje się zorganizować: 1. Atrakcje rozrywkowe (sprzęt lekki) na terenie imprezy: - mała karuzela dla dzieci trampoliny - dmuchańce - wodne kule - loteria/ fortuna każdy wygrywa strzelnica i inne. 2. Atrakcje rozrywkowe (sprzęt ciężki) po za terenem imprezy miejsce wskazane przez organizatora. Teren przy Lądowisku dla Helikopterów (podłoże-ściernisko). Na tym terenie urządzenia muszą działać na agregatach prądotwórczych (które zapewnia wykonawca) 3. Wykonawca załatwi we własnym zakresie doprowadzenia energii elektrycznej, wody oraz pojemniki na nieczystości stałe i utrzyma teren w należytej czystości, itp. 4. Wykonawca zobowiąże się pozostawić teren w stanie nie pogorszonym oraz uporządkować na własny koszt w dniu zakończenia imprezy. (tj. 12.08.2018) 5. Zabrania się ruchu pojazdów na chodnikach jak również w bezpośrednim sąsiedztwie mogącym prowadzić do uszkodzenia nawierzchni. W przypadku uszkodzenia lub
zniszczenia Wykonawca na własny koszt wykona naprawę remont chodnika, ścieżki rowerowej. 6. Wykonawca oświadcza, że zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów finansowych związanych z działalnością wesołego miasteczka oraz pokrycia roszczeń finansowych osób trzecich dotyczących swojej działalności. 7. Udostępnienie placu na wesołe miasteczko nastąpi nie wcześniej, jak w środę 08 sierpnia 2018r. IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu. O obsługę gastronomiczną i rozrywkową imprezy mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy: 1. Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium. V. Opis sposobu i kryteria oceniania ofert. GASTRONOMIA 1. Cena jaką oferuje wykonawca za wyłączność 2. Zaproponowane menu oraz ogólna estetyka stoisk 3. Różnorodność oferty 4. Referencje 5. Proponowane ceny napojów alkoholowych i dań z grilla ROZRYWKA a. Cena jaką oferuje wykonawca za wyłączność b. Wymienione sprzęty/ karuzele/ atrakcje wraz ze zdjęciami c. Różnorodność oferty d. Referencje i aktualne przeglądy VI. Termin i miejsce składania ofert. 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego osobiście, bądź drogą pocztową w zamkniętych kopertach z dopiskiem Dni Zbąszynka 2018 obsługa gastronomiczna lub rozrywkowa. 2. Termin składania ofert 20.02.2018r. 13.03.2018 do godz. 16.00 (data dostarczenia oferty) 3. Analiza ofert odbędzie się w dniach 14.03.2018r. 16.03.2018r. w siedzibie Zbąszyneckiego Ośrodka Kultury.
4. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty najpóźniej do 16.03.2018r. W przypadku dodatkowych pytań, zamawiający będzie się kontaktować telefonicznie lub mailowo. 5. O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie, e-mailowo lub telefonicznie. Podmiot, którego oferta zostanie wybrana otrzyma również informacje telefoniczną, bezpośrednio po rozstrzygnięciu konkursu. 6. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem. VII. Informacje dotyczące przygotowania oferty. 1. Wykonawca powinien zapoznać się z warunkami wymienionymi w zapytaniu. 2. Wykonawca musi złożyć ofertę w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim napisana na maszynie do pisania lub komputerze oraz opatrzona pieczątką Wykonawcy i podpisana przez upoważnione osoby. Oferta musi zawierać nr telefonu i adres e-mail. 4. Jeśli oferentem jest spółka cywilna bądź oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników tej spółki a do oferty powinna być dołączona umowa spółki. 5. Oferty należy złożyć w zamkniętym opakowaniu lub kopercie zabezpieczoną w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści. 6. Oferta gastronomiczna powinna zawierać: a) Proponowaną cenę za wyłączność b) Proponowaną cenę oraz markę napojów alkoholowych c) Proponowaną cenę za zakup 1szt. Kiełbasy/ 1szt. Szaszłyka/ 1szt. Karkówki d) Wykaz proponowanych stoisk gastronomicznych e) Wykaz proponowanych stanowisk rozrywkowych f) Referencje g) Proponowana cena sprzedaży talonów dla organizatora (standard + VIP) h) Wymagane zabezpieczenia elektryczne Informacje dodatkowe: 1. W bliskiej lokalizacji znajduje się super market Inter Marche, który w dniach 11.08-12.08.2018r. będzie otwarty. 2. Organizator na bramkach ustawia ochronę, która nie będzie wpuszczać na plac osób z własnym alkoholem i napojami powyżej 0,5l. 3. Teren imprezy jest całkowicie ogrodzony
4. Miejsce na stoiska/namioty itp.: 9 stanowisk o wymiarach 5,70m x 4,5m + 8 słupków z gniazdkami do prądu przy stanowiskach. 5. Wymiary powierzchni całkowitej na ciąg gastronomiczny ok. 23m x 4,5m głębokości i drugi ciąg ok. 29m x 4,5m głębokości. 6. Stoły organizatora w ilości 50 szt. znajdują się pod zadaszeniem. 7. Program artystyczny w wersji roboczej : 11.08.2018r. (sobota), 17:00 02:00 17:00 Koncert 18:30 koncert 20:00 koncert 21:30 gwiazda CLEO 22:30 zabawa taneczna 12.08.2018r. (niedziela) 14:00 22:00 14:00 program dla dzieci (animacje) 15:00 Znani i Lubiani blok artystów lokalnych 17:00 koncert 18:00 mini gala disco polo 20:30 gwiazda SŁAWOMIR 21:30 pokaz sztucznych ogni POGLĄDOWE ZDJĘCIA TERENU: