WSKAZÓWKI PRZYGOTOWANIA DOKUMENTACJI I SPISÓW AKT DO PRZEKAZANIA DO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W OLEŚNICY

WSKAZÓWKI PRZYGOTOWANIA DOKUMENTACJI I SPISÓW AKT DO PRZEKAZANIA DO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W OLEŚNICY I. WYMOGI DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA SPISÓW AKT 1. Na spisie w lewym górnym rogu powinna znajdować się pełna nazwa jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację nie posługujemy się nr JW. 2. Na spisie nie umieszczać adnotacji : Egzemplarz nr.. 3. Na środku spisu powinien znajdować się nagłówek dotyczący numeru spisu, oraz pod nim nazwa jednostki (nie posługujemy się nr JW., używamy pełnej nazwy jednostki), której dokumentów dotyczy spis, a także nazwa archiwum, do którego przekazane zostaną akta. ( przykład poniżej ) SPIS AKT NR... 3 Batalion Dowodzenia we Wrocławiu. (nazwa twórcy zespołu, której dotyczą akta przekazywane) Przekazanych do Archiwum Wojskowego w Oleśnicy (lub innego Archiwum, właściwego dla danej jednostki organizacyjnej) 4. Nagłówek tabelki powinien zawierać kolejno kolumny: liczbę porządkową (1), symbol klasyfikacyjny z Rzeczowego Wykazu Akt i nr ewidencyjny rejestracji w jednostce organizacyjnej (2) a. numer teczki (dokumentu) dla teczek wytworzonych przed wprowadzeniem RWA na podstawie zarządzenia 3/MON z 02.02.2005 r. b. numer teczki (dokumentu) jako symbol klasyfikacyjny dla teczek wytworzonych po wprowadzeniu RWA na podstawie zarządzenia 3/MON z 02.02.2005 r., oraz numer ewidencyjny, czyli numer z rejestru, w którym zarejestrowana jest teczka hasło klasyfikacyjne, zgodne z faktycznym tytułem teczki i obowiązującym ówcześnie RWA oraz zgodne z RTD lub RDEiT. Również tutaj umieszczamy informację dotyczące uszczegółowieni tytułu oraz liczbie tomu teczki. (3), kategoria archiwalna (4) data rozpoczęcia oraz zakończenia (5,6) - daty dotyczą dokumentów zawartych w teczce, można zapis ograniczyć do dat rocznych, wówczas zapis w tej formie musi obowiązywać na wszystkich teczkach przekazywanych. Nie dotyczy to teczek akt personalnych, gdzie należy stosować daty pełne. ilość zapisanych stron (7) - numerujemy tylko strony zapisane, wyjątkiem są dokumenty zbroszurowane mające formę druku, takie jak np. rejestry zeszyt ewidencyjny, podlegają numeracji w całości bez względu na niezapisane strony Informacje uzupełniające (szerokość rubryki ma wynosić minimum 2,5 cm., nie wolno umieszczać tam jakichkolwiek informacji, rubryka powinna być pusta) (8) ( przykład poniżej ) L.p. Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny Hasło klasyfikacyjne (tom, nr egzemplarza) Kategoria archiwalna Rozpoczęto Data Zakończono Ilość stron Informacje uzupełniające 1 2 3 4 5 6 7 8 5. Każda kolejna strona spisu powinna zaczynać się od umieszczenia nagłówka tabeli. 6. Wiersz tabelki nie powinien być rozdzielony na 2 stronach. Pozycja, której początek zamieszczony jest na jednej ze stron, a kończy się na następnej, powinna w całości zostać przeniesiona na stronę następną. 7. Czcionka wykonania spisu: Times New Roman - 12 lub Arial - 10. 8. Margines na spisie od strony wszycia ma wynosić 3,5 cm.(od strony wszycia) 9. Wiersz w tabeli ma wynosić minimum 2 cm. wysokości. 1

10. Spis powinien być wydrukowany dwustronnie, zachowaniem marginesu na każdej ze stron (margines lustrzany). 11. Spis dotyczący kategorii A powinien być sporządzony w kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w obecnie obowiązującym RWA, wówczas chronologicznie w obrębie danej grupie teczek. UWAGA: numery teczek powinny być zgodne z zapisem w RWA obowiązującym podczas tworzenia teczki. 12. Dostosować wielkość komórki do rozmiaru czcionki: V/ 3/2010 dobrze V/3/201 0 źle 13. Pod ostatnią pozycją spisu musi być umieszczona (nie na oddzielnej stronie): adnotacja o ilości pozycji widniejących na spisie podsumowanie spisu, zgoda kierownika jednostki organizacyjnej na przekazanie akt wymienionych na spisie informacja, w jakim dniu dokonano przekazania akt miejsce na podpisy przekazującego i przyjmującego oraz pieczęć urzędową przyjmującego (przykład poniżej) 20. 8/1 RTD 26/2013 Rozkazy personalne A 02.01. 2013 29.12. 2013 233 Razem pozycji: 20 (dwadzieścia) Wyrażam zgodę na przekazanie akt wymienionych w spisie.... (imię i nazwisko oraz podpis kierownika jednostki organizacyjnej) pieczęć urzędowa jednostki organizacyjnej Ø 36 Przekazano w dniu:.. r. Przekazał : (stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis) Przyjął:... (stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis) pieczęć urzędowa archiwum Ø 36 14. Przed przystąpieniem do przekazania akt, należy zawiadomić Archiwum o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów do przekazania materiałów archiwalnych, podając dane, o których mówi 6 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. ( szczegółowa rozpiska na końcu wskazówek) 15. Do spisu akt należy dołączyć dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie z którego pochodzą przekazywane akta (przeformowania, zmiana struktury, kompetencji). 16. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, która była sukcesorem innej jednostki, do spisu należy dołączyć informację o aktach, które pozyskała w drodze sukcesji. 17. Przy przekazaniu akt wymagane jest dołączenie wersji elektronicznej spisu akt przekazywanych. 18. Wersje ostateczne spisów akt do przekazania należy wykonać w 3 egzemplarzach. (Edytowalna wersja spisu akt znajduje się na stronie www.awo.wp.mil.pl w zakładce dokumenty oraz na stronie http://portal.ron.int/portal/strona/?awo w zakładce do pobrania ) 2

II. WYMOGI DOTYCZĄCE TECZEK KATEGORII A 1. Teczka kategorii A może być utworzona z kilku cieńszych teczek, o takim samym symbolu klasyfikacyjnym, tytule i formacie, w takim przypadku należy na okładce (prawy górny róg) wypisać wszystkie numery RTD poszczególnych teczek. 2. Tworząc teczkę, należy usunąć stare okładki oraz ostatnie strony zakańczające poszczególne teczki, z których powstanie nowa teczka. 3. Łącząc teczki, w przypadku pojawienia się niezapisanych stron, należy je wypiąć, tworząc teczkę bez czystych stron. 4. Teczka nie może być grubsza niż 5 cm. 5. Teczkę utworzoną z kilku cieńszych teczek, należy ponownie przenumerować wszystkie strony zapisane, tak aby powstała jedna numeracja. Punkty od 1 do 5 dotyczą WYŁĄCZNIE TECZEK, PRZEKAZYWANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ, KTÓRA JEST TWÓRCĄ DANYCH AKT 6. Na początku każdej teczki akt, należy zamieścić spis spraw lub spis dokumentów nietworzących akt sprawy. Sporządzony spis spraw dołączamy na przodzie teczki. Nie podlega on numeracji. WYJĄTEK: nie trzeba sporządzać spisu spraw - dla teczki rozkazów dziennych, lub dokumentów o podobnym charakterze ( kwestia do uzgodnienia z właściwym archiwum) oraz dla pojedynczych dokumentów zszytych w jedna teczkę. 7. Gdy w teczce dominująca ilość stron to strony niezapisane, w miarę możliwości wypinamy zbędne, (czyste) kartki zmniejszając tym samym ilość stron w teczce. Jeżeli nie ma możliwości usunięcia niezapisanych kart pod ostatnim wpisem w teczce należy umieścić adnotacje: teczkę zakończono na stronie. W razie wystąpienia takiej sytuacji, należy zwrócić się do Archiwum, które rozpatruje taką sprawę indywidualnie. 8. Na teczce umieszczamy kategorię archiwalną oraz numer z urządzenia ewidencyjnego. 9. Teczka nie powinna zawierać jakichkolwiek elementów metalowych (zszywki, spinacze) oraz plastikowych (okładki, koszulki foliowe)- każdy z tych elementów musi zostać usunięty. 10. W teczkach nie powinno być taśm klejących nie przystosowanych do konserwacji papieru. 11. Dokumenty w teczce muszą być w pełni czytelne. Nowotworzona dokumentacja w oprawy powinna być zamontowana przy pomocy klipsa archiwizacyjnego wykonanego z bezbarwnego polipropylenu lub polietylenu lub przy pomocy tasiemki bawełnianej o szerokości 5 mm. 12. Dozwolone jest, aby nowe teczki po spięciu klipsem lub tasiemką dodatkowo zabezpieczyć sznurkiem opatrzonym plombą (odcisk pieczęci do pakietów w kleju termotopliwym). 13. Dokumentacja wcześniej wytworzona w postaci poszytu, jeżeli jest w pełni czytelna będzie przyjęta w takiej postaci. Jeżeli tekst jest nieczytelny( zbyt małe marginesy od strony wpięcia dokumentów), poszyt należy rozszyć, do dokumentów należy wykonać doklejkę od strony wszycia, którą na łączeniu należy opieczętować pieczęcią do pakietu. Powstała w ten sposób teczka powinna odpowiadać wymogom spięcia klipsem archiwizacyjnym lub tasiemką bawełnianą. 14. Zakończenie teczki (na ostatniej stronie) powinno zawierać adnotację o sumarycznej liczbie stron, podpis kierownika kancelarii, data zakończenia oraz odcisk pieczęci do pakietów do silikonu, laku. Strona ta nie podlega numeracji. 15. Oprawa teczek kategorii A, powinna być wykonana z zgodnie z wytycznymi zawartymi w Rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 (załącznik 4). W przypadku, kiedy jednostka organizacyjna przekazuje akta jako następca prawny po rozformowanej jednostce, kwestia okładek podlega indywidualnemu ustaleniu z Archiwum. 16. Proszę o przegląd teczek, celem sprawdzenia numeracji. Jeśli teczka ma ponumerowane karty, konieczne jest przenumerowanie teczki, tak by ponumerowane były tylko strony zapisane. 17. Jeżeli nie była prowadzona kronika należy sporządzić oświadczenie w formie notatki służbowej, które informuje o tym fakcie. Jeżeli kronika była i jest prowadzona w ciągu dalszym, również tę informację należy zawrzeć w notatce, podając nr zaewidencjonowania kroniki w jednostce. 18. Jeżeli w jednostce organizacyjnej, której dokumenty podlegają przekazaniu, nie była prowadzona dokumentacja kat. A, a jest ujęta na RWA, lub występuje brak ciągłości dokumentów należy sporządzić notatkę służbową z informacją o przyczynach braku w/w teczek. 19. Z dokumentacją niejawną należy postępować zgodnie z ustawą z dnia 05. sierpnia 2010 o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. 2010.182 poz.1228 art.181 ; art. 6 pkt.4). Przed przekazaniem akt posiadających klauzule niejawności, należy dokonać przeglądu teczek. Informacja o dokonanym przeglądzie musi zostać naniesiona na okładce teczki. W przypadku zniesienia klauzuli lub zmiany klauzuli należy wykonać wszystkie czynności aktualizujące bieżącą klauzule na wszystkich dokumentach w teczce. 20. Na okładce teczki w prawym dolnym rogu powinna widnieć: Data rozpoczęcia Data zakończenia Ilość stron (zgodna ze stanem faktycznym oraz z ilością podaną w spisie) 21. Daty skrajne dokumentów: 3

Plany roczne zamierzeń: datą rozpoczęcia planu jest data z pieczęci wpływu do kancelarii. Gdy brak pieczęci wpływu, datą rozpoczęcia, jest data zatwierdzenia planu przez Dowódcę jednostki organizacyjnej. Datą zakańczającą plan, jest ostatni dzień roku, na który wykonany został plan. Dokumentacja typu regulaminy, zakresy działania: datami skrajnymi są data wprowadzenia w życie danego dokumentu, do dnia poprzedzającego wprowadzenie nowego dokumentu tego typu lub data rozformowania jednostki organizacyjnej. III. WYMOGI DOTYCZĄCE TECZKI PERSONALNEJ Dla instytucji przekazujących dokumentację personalna zalecamy zapoznanie się z rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych 1. Każda z teczek powinna posiadać oznaczona kategorię BE 50 2. Każda z teczek powinna zawierać opis: Stopień wojskowy (tylko w przypadku teczek żołnierzy) Nazwisko Imię (imiona), imię ojca Rok urodzenia 3. Umieścić opis na grzbiecie TAP, które powinny być jednolite dla każdej z teczek. Zawarte na nich informacje powinny uwzględniać, obowiązkowe przy TAP żołnierzy: NAZWISKO (pisane wielkimi literami) IMIĘ (pisane wielkimi literami) Rok urodzenia 4. Na okładce w prawym dolnym rogu powinna widnieć: Data rozpoczęcia pracy / zawodowej służby wojskowej z uwzględnieniem szkoły wojskowej (akademii, oficerskiej, chorążych, podoficerskiej szkoły zawodowej) w razie wątpliwości - Archiwum przypadek rozpatrzy indywidualnie Data zakończenia pracy / zawodowej służby wojskowej Ilość stron ( zgodna ze stanem faktycznym oraz z ilością podaną w spisie) 5. Na okładce w lewym górnym rogu powinna znaleźć się pieczęć jednostki organizacyjnej, która przekazuje dokumentację. DOTYCZY WNĘTRZA TECZKI: 6. Teczka nie powinna zawierać jakichkolwiek elementów metalowych (zszywki, spinacze) - każdy z tych elementów ma zostać usunięty. 7. W teczkach nie powinno być taśm klejących. 8. Wszystkie teczki powinny mieć ponumerowane tylko strony zapisane. 9. Dokumenty w teczce muszą być w pełni czytelne. Nowotworzona dokumentacja w oprawy powinna być zamontowana przy pomocy klipsa archiwizacyjnego wykonanego z bezbarwnego polipropylenu lub polietylenu lub przy pomocy tasiemki bawełnianej o szerokości 5 mm. 10. Dokumentacja wcześniej wytworzona w postaci poszytu, jeżeli jest w pełni czytelna będzie przyjęta w takiej postaci. Jeżeli tekst jest nieczytelny, poszyt należy rozszyć, do dokumentów o zbyt małym marginesie należy wykonać doklejkę od strony wszycia, którą na łączeniu należy opieczętować pieczęcią do pakietu. Taką dokumentację w oprawie montuje się jak dokumentację nowotworzoną. 11. Pojawiająca się podklejka w teczce, powinna być uwierzytelniona pieczęcią do pakietów, co najmniej w dwóch miejscach. 12. Dozwolone jest, aby nowe teczki po spięciu klipsem lub tasiemką dodatkowo zabezpieczyć sznurkiem opatrzonym plombą (odcisk pieczęci do pakietów w kleju termotopliwym). 13. Każda teczka, na początku powinna posiadać sporządzony spis dokumentów zawartych w teczce. 14. KARTY SPISU DOKUMENTÓW (karty działowe wewnątrz teczki) należy usunąć z teczki. 15 Zakończenie teczki (na ostatniej stronie) powinno zawierać adnotację o sumarycznej liczbie stron, podpis kierownika kancelarii, data zakończenia oraz odcisk pieczęci do pakietów do silikonu, laku. Strona ta nie podlega numeracji. 16 Teczki personalne podlegające przekazaniu, wewnątrz uporządkowane powinny być zgodnie z obowiązującym w chwili zamknięcia teczki aktem prawnym dotyczącym prowadzenia TAP. W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z Archiwum. 17 Zaznaczamy, że przekazanie akt personalnych do archiwum, nie powinno być traktowane jak przekazanie teczki do kolejnego organu kadrowego prowadzącego teczkę. Instytucja, która zdaje dokumentację personalna zobligowana jest do należytego jej przygotowania. Na instytucji spoczywa obowiązek dostosowania całości dokumentacji wewnątrz teczki do wymogów, jakie stawia archiwum. 18 Numer z rejestru, powinien zostać umieszczony na okładce teczki 19 Przykłady prawidłowego opisu hasła klasyfikacyjnego w spisie (rubryka nr 3): 4

TAP pracownika cywilnego: NAZWISKO imię (imiona) np. KOWALSKI Józef Jan imię ojca ; rocznik s. Stanisława r. 1950 TAP żołnierza zawodowego: skrót stopnia wojskowego np. st. chor. NAZWISKO imię (imiona) NOWAK Jan, Janusz imię ojca ; rocznik s. Józefa r.1944 20 Karta ewidencyjna, występująca w teczkach żołnierzy, powinna być wpięta w teczkę żołnierza. W przypadku wystąpienia dwóch kart ewidencyjnych żołnierza- jedna zostaje wpięta, a druga luźno dołączona na końcu teczki 21 W teczce żołnierza zawodowego (w zeszycie ewidencyjnym i na karcie) powinna być odnotowana data oraz podstawa zwolnienia ze służby. 22 Spis dotyczący teczek akt personalnych, powinien być sporządzony według kolejności alfabetycznej osobno dla oficerów i podoficerów. 23 Przy przekazywaniu teczek personalnych, wymagane jest przekazanie uzupełnionej w wersji elektronicznej tabeli bazy TAP ( do pobrania ze strony AWO) 24 W przypadku degradacji żołnierza, teczkę należy umieścić na spisie korpusu z jakiego nastąpiła degradacja, podając skrót stopnia wojskowego po degradacji, a w nawiasie przed degradacją. 25 Wytyczne do tomowanych teczek akt personalnych a) Na tomie pierwszym musi znajdować się informacja z ilu tomów składa się teczka, i że jest to tom pierwszy (oznaczony liczba rzymską). b) Każdy kolejny tom musi być oznaczony liczba rzymską zgodnie z kolejnością. c) Zapis o numerze tomu powinien również być umieszczony na grzbiecie teczki. d) Spis zawartości dokumentów należy wykonać osobno dla każdego tomu. e) Przez wszystkie tomy zachowuje się ciągłość numeracji stron. f) Datacja na wszystkich tomach musi odpowiadać służbie zawodowej żołnierza z uwzględnieniem szkół wojskowych. g) Ilość stron za poszczególne tomy łamana jest przez ogólna ilość stron w teczce personalnej danego żołnierza, np. 100/241 h) Niezależnie od ilości tomów, na spisie akt teczka widnieje pod jedną pozycją. IV. WYMOGI DOTYCZĄCE INNEJ DOKUMENTACJI, STANOWIĄCEJ MATERIAŁ ARCHIWALNY: Mapy broszury fotografie ulotki plakaty oraz inne materiały, które są świadectwem działalności jednostki. Materiały te, podlegają przygotowaniu według wytycznych zawartych w decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 09 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad gromadzenia i opracowywania materiałów ulotnych w archiwach państwowych i przekazaniu ich do archiwum. Przekazanie wyżej wymienionych materiałów następuje, po wcześniejszym indywidualnym uzgodnieni z właściwym archiwum 5

WZORY OKŁADEK i SPISU SPRAW: przedstawiamy poniżej WZÓR OPISU WIERZCHNIEJ STRONY OKŁADKI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH: (nazwa jednostki organizacyjnej będącej twórcą akt) ( nr wg RTD) TECZKA AKT NR (symbol klasyfikacyjny). (Hasło klasyfikacyjne).... (informacje o dokumentacji zawartej w teczce) TOM.. KATEGORIA ARCHIWNLNA.. Rozpoczęto dnia:.. Zakończono dnia:. Ilość stron: NOWY WZÓR OPISU WIERZCHNIEJ STRONY OKŁADKI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH: (nazwa jednostki organizacyjnej będącej twórcą akt) ( nr wg RTD) Symbol z JRWA lub numer sprawy kategoria archiwalna A TYTUŁ TECZKI ZGODNY Z JRWA [USZCZEGÓŁOWIENIE ZAWARTOŚCI TECZKI] TOM.. DATY SKRAJNE TECZKI (roczne) 2015-2017 ILOŚĆ STRON. 6

WZÓR OKŁADKI TECZKI AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO: (pieczęć lub nadruk instytucji przekazującej dokumentację) (nr wg. rejestru ) SIŁY ZBROJNE RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ TECZKA AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO Stopień wojskowy i nazwisko.. imię (imiona) i imię ojca.. rok urodzenia KATEGORIA ARCHIWALNA BE 50 Rozpoczęto: Zakończono: Teczka zawiera:. WZÓR OKŁADKI TECZKI TOMOWANEJ AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO: (pieczęć lub nadruk instytucji przekazującej dokumentację) (nr wg. rejestru ) SIŁY ZBROJNE RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ TECZKA AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO Stopień wojskowy i nazwisko.. imię (imiona) i imię ojca.. rok urodzenia KATEGORIA ARCHIWALNA BE 50 TECZKA SKŁADA SIĘ Z... TOMÓW TOM I Rozpoczęto: Zakończono: Teczka zawiera:. 7

WZÓR SPISU SPARW ZAMIESZCZONY NA POCZĄTKU TECZKI: SPIS SPRAW DLA TECZKI (nazwa teczki- zgodna z hasłem klasyfikacyjnym).. 1. tytuł sprawy (dokumentu) str. 1 2. tytuł sprawy (dokumentu) str. 15 3. tytuł sprawy (dokumentu) str. 33 4. tytuł sprawy (dokumentu) str. 45 5. tytuł sprawy (dokumentu) str. 66 6. tytuł sprawy (dokumentu) str. 115 podpis sporządzającego spis spraw WZÓR NOTATKI WYJAŚNIAJACEJ: Nazwa jednostki organizacyjnej miejscowość, data NOTATKA WYJAŚNIAJACA DO SPISU AKT NR. w sprawie dokumentacji przekazywanej za jednostkę organizacyjną.. Informuję, ze dokumentacja: 1. Dokumentacja ( nr dokumentacji oraz nazwa) -.wyjaśniania 2. Dokumentacja ( nr dokumentacji oraz nazwa) -.wyjaśniania 3. Dokumentacja ( nr dokumentacji oraz nazwa) -.wyjaśniania 4. Dokumentacja ( nr dokumentacji oraz nazwa) -.wyjaśniania podpis sporządzającego notatkę 8

NAZWA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ PRZEKAZUJACEJ AKTA Miejscowość, data ZAWIADOMIENIE 1.nazwa organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła i zgromadziła materiały zgromadziła i wytworzyła JW. 3560- Okuninka. 2. zmiany nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz z okresem działania pod dana nazwą 01.03.2005-31.12.2009 r.- JW. 3550 Okuninka - 02.01.2010 obecnie - JW. 3560 Okuninka. 3. zmiany struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej - opis zmian jakie zachodziły, lub wpis, że zmian struktury organizacyjnej nie było. 4. podstawa prawna utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej - JW. 3560 Okuninka powstała na podstawie Decyzji Ministra Obrony Narodowej nr PF-56/Org/ -1MON z dnia 17 marca 2004 r. 5. podstawa prawna ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej - jeśli jednostka nie istnieje- podać nr podstawy jej rozformowania. -jeśli jednostka nadal istnieje napisać- nie dotyczy. 6. właściwość rzeczowa i miejscowa organu lub jednostki organizacyjnej - JW. 3560 Okuninka przeznaczona jest do zabezpieczenia medycznego na Poziomie 1 i Poziomie 2 oraz kompleksowej opieki medyczne - internistycznej, chirurgicznej oraz stomatologicznej. 7. system kancelaryjny stosowany w organie lub jednostce organizacyjnej - system kancelaryjny tradycyjny, od 01.07.2013 r. wspomagany komputerowo przez system informatyczny SI ARCUS/SI ARCUS-Z. 8. system wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją - czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, od 01.07.2013 r. wspomagany komputerowo przez system informatyczny SI ARCUS/SI ARCUS-Z. Brak zarzadzania elektronicznego dokumentacją. (Brak EZD). 9.skład chronologiczny, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i o jego rozmiarze - materiały archiwalne nie były gromadzone w składzie chronologicznym( jeśli występuje skład chronologiczny należy go opisać oraz podać rozmiar). [Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD, utworzony w podmiocie gdzie wprowadzony został system EZD] 10. skład informatyczny nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i o jego rozmiarze - materiały archiwalne nie były gromadzone w składzie informatycznych nośników danych ( jeśli występuje skład informatyczny należy go opisać oraz podać rozmiar). [Skład informatycznych nośników danych, to materiały i urządzenia służące do zapisywania, przechowywania i odtwarzania danych w postaci cyfrowej.] 11. daty roczne okresów, z którego pochodzą materiały archiwalne - 2005-2010 r. 12. rodzaj materiałów archiwalnych - dokumentacja aktowa 13. rozmiar materiałów archiwalnych wyrażony we właściwy dal danego rodzaju materiałów archiwalnych sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących - 56 j.a. ; 2,5 mb. 14. stan zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub konserwacji właściwej -materiały archiwalne zachowane są w stanie dobrym, przechowywane są w okładkach bezkwasowych. (Jeśli były prowadzone konserwacje akt- należy opisać w jaki sposób) 15. stopień zaewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych - materiały archiwalne zaewidencjonowane są w urządzeniu kancelaryjnym RTD, zgodnie z obowiązującymi RWA. Tu również należy opisać dokumentację, która spełnia przesłanki do przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej. *pogrubienie oraz kursywa zostały zastosowane wyłącznie dla przykładu. Opracowała: SEKCJA NAZDORU ARCHIWALNEGO AWO Stan aktualny marzec 2017 r. 9