ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Mielec, dnia 21.10.2014r. Do Wykonawców ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Powiat mielecki - Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu zaprasza do złożenia oferty na ubezpieczenie komunikacyjne OC, AC, NNW pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych przez pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu. Postępowanie o wartości poniżej 30 000 euro realizowane jest bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. I. Informacje dotyczące Zamawiającego: Postępowanie prowadzone jest na rzecz: Powiat mielecki - Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16 A, 39-300 Mielec będący jednostką organizacyjną Powiatu mieleckiego, NIP 817-10-33-080 REGON 830466865 Postępowanie prowadzone jest przez: Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16 A, 39-300 Mielec będący jednostką organizacyjną Powiatu mieleckiego, Dni i godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku od 7:15 15:15 Adres strony internetowej Zamawiającego: http://www.pup.mielec.pl Adres e-mail: sekretariat@pup.mielec.pl, Faks: /017/ 788-00-69. II. Opis przedmiotu zamówienia: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest roczne ubezpieczenie komunikacyjne OC, AC, NNW pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych przez pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu. Dane pojazdu ubezpieczanego stan na dzień 20.10.2014 r. : - SKODA OCTAVIA I, 1.9 TDI TOUR CLASSIC Liftback, - data pierwszej rejestracji 10.12.2010 r., - Nr rej. RMI 22855, - pojemność silnika - 1896 cm3, - rok produkcji 2010, - przebieg 26 800 km, - moc silnika 101 KM, - zabezpieczenia przeciwkradzieżowe: autoalarm, Imobiliser, - liczba oryginalnych kluczy 2 szt, - liczba miejsc 5, 1

- stan wnętrza dobry, samochód w dobrym stanie technicznym serwisowany, - wyposażenie standardowe pojazdu: ABS, MBA, MSR, ACS, poduszka kierowcy, poduszka pasażera, instalacja radiowa + 4 głośniki, filtr przeciwpyłkowy, fotel kierowcy z manualną regulacją wysokości, kolumna kierownicy regulowana w pionie i poziomie, lampki do czytania przód, przygotowanie do montażu bagażnika dachowego, sygnalizacja niezapiętego pasa bezpieczeństwa kierowcy, szyby barwione, tapicerka materiałowa scale, tylne oparcie składane/dzielone, uchwyt Isofix do instalacji fotelika dziecięcego, wspomaganie układu kierowniczego. - wyposażenie dodatkowe pojazdu: tempomat, światło przeciwmgielne tylne, ESP, ASR, EDS, czujnik parkowania tył, elektrycznie regulowane lusterka boczne i podgrzewane, elektrycznie podnoszone szyby przód, klimatyzacja automatyczna, lakier metalik, felgi aluminiowe 15 triton z ogumieniem, centralny zamek z pilotem, komputer pokładowy, sprzęt AV radio CD/MP3 marki Blaupunkt, - pojazd nie posiada haka, - przegląd techniczny ważny do 10.12.2015 r., - dotychczasowy ubezpieczyciel PZU S.A, - ubezpieczenie ważne do 09.12.2014 r., - pojazd posiada zniżki ubezpieczeniowe 50%, - pojazd nie potrzebuje zielonej karty, - Zamawiający jest pierwszym właścicielem pojazdu, - w ciągu ostatnich 24 miesięcy nie było szkody na pojeździe, - Pojazd należy wycenić wg katalogu EUROTAX. 2. Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych Zakres ubezpieczenia: Odpowiedzialność cywilna posiadaczy pojazdów mechanicznych z tytułu szkód powstałych w związku z ruchem tych pojazdów, których następstwem jest szkoda na osobie lub szkoda w mieniu. Suma gwarancyjna: zgodna z aktualnymi zapisami w Ustawie o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych, na dzień wystawienia polis. 3. Ubezpieczenie Auto Casco Zakres ubezpieczenia AC: Ubezpieczenie obejmuje szkody powstałe w pojeździe lub jego wyposażeniu w związku z ruchem i postojem pojazdu wskutek: 1) nagłego działania siły mechanicznej w chwili zetknięcia się pojazdu z innym pojazdem, osobami, zwierzętami lub przedmiotami pochodzącymi z zewnątrz pojazdu, 2) uszkodzenia przez osoby trzecie dewastacja (w tym również włamanie), 3) zdarzeń losowych: pożaru, wybuchu, uderzenia pioruna, upadku statku powietrznego, powodzi, zatopienia, opadów atmosferycznych, huraganu, zapadania bądź osuwania się ziemi, nagłego działania czynnika termicznego lub chemicznego pochodzącego z zewnątrz pojazdu, 4) kradzieży pojazdu, jego części bądź wyposażenia, 2

5) uszkodzenia pojazdu w następstwie jego zabrania w celu krótkotrwałego użycia lub kradzieży pojazdu. Wymagane warunki dodatkowe: - Rozliczenie szkody: bezgotówkowe, serwisowe, - Wartość pojazdów: brutto (z VAT), - Zniesiony udział własny i amortyzacja, - franszyza redukcyjna - brak, - Maksymalna dopuszczalna franszyza integralna 500,00 zł, - Niezmienność wartości pojazdu w okresie ubezpieczenia, - Suma ubezpieczenia nie będzie pomniejszana o wypłacone odszkodowanie. 4. Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów pojazdu mechanicznego Zakres ubezpieczenia: Trwałe następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałych w związku z ruchem pojazdu oraz: 1) podczas wsiadania do pojazdu i wysiadania z pojazdu, 2) podczas przebywania w pojeździe w przypadku zatrzymania pojazdu lub postoju pojazdu na trasie jazdy, 3) podczas naprawy pojazdu na trasie jazdy, 4) podczas załadowywania i rozładowywania pojazdu. Ubezpieczeniem objęte są również trwałe następstwa i śmierć wywołane zawałem serca oraz udarem mózgu kierowcy. Suma ubezpieczenia: 10 000 zł na miejsce w pojeździe. 5. Assistance Bezskładkowo. 6. Składka za ubezpieczenie płatna jednorazowo przelewem na rachunek Wykonawcy 7. Złożenie oferty niezgodnej z opisem przedmiotu zamówienia określonym przez Zamawiającego skutkuje odrzuceniem oferty z postępowania z zastrzeżeniem Rozdziału VII ust. 6-8. Za niezgodną z przedmiotem zamówienia uznaje się w szczególności ofertę nie zawierającą wszystkich prawidłowych pod względem treści dokumentów, ofertę zawierającą przedmiot zamówienia niezgodny z warunkami niniejszego zamówienia, zawierającą termin wykonania zamówienia inny niż określony przez Zamawiającego, nie uwzględniającą pełnego zakresu ryzyk lub ofertę zawierającą podlimity w poszczególnych ryzykach. III. Termin realizacji zamówienia: Od 10.12.2014 r. do 09.12.2015 r. IV. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, dokumentów oraz informacji, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną, faksem lub pisemnie. 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, dokumenty oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3

3. Domniemywa się, że pismo przesłane przez Zamawiającego na numer faksu lub adres e-mail podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma, chyba że Wykonawca wezwany przez Zamawiającego do potwierdzenia otrzymania pisma w sposób określony w ust. 2 oświadczy, iż ww. pisma nie otrzymał. 4. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować zgodnie z wyborem: 1) pisemnie na adres Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16A, 39-300 Mielec, 2) elektronicznie na adres sekretariat@pup.mielec.pl, 3) faksem na numer 17 788 00 69. 5. Osoba uprawniona do kontaktu z Wykonawcami: Alina Kozioł, Stanisława Kamuda, kontakt: tel. 17 788 00 65, e-mail: sekretariat@pup.mielec.pl. V. Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VI. Opis sposobu przygotowywania ofert. 1. Ofertę składa się w postaci elektronicznej w formie skanu na adres: sekretariat@pup.mielec.pl. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w formie pisemnej na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu, ul. Chopina 16A, 39-300 Mielec, sekretariat - pokój nr 13 (I piętro). 2. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do złożenia oferty. 3. Zaleca się złożenie oferty na formularzu ofertowym przygotowanym przez Zamawiającego wg załącznika nr 1 do zaproszenia. W przypadku przygotowania oferty na innym formularzu Wykonawca przedstawi wszystkie informacje wskazane przez Zamawiającego w formularzu ofertowym. 4. Ofertę podpisuje czytelnie (w przypadku podpisu nieczytelnego wymagana jest pieczątka imienna) osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestrowym. Jeżeli ofertę w imieniu Wykonawcy podpisuje pełnomocnik Wykonawcy, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. 5. Zamawiający wezwie Wykonawcę, który w określonym terminie nie złożył pełnomocnictwa lub złożył wadliwe pełnomocnictwo, do jego złożenia w wyznaczonym terminie. Nie złożenie na wezwanie pełnomocnictwa skutkuje odrzuceniem oferty. 6. Złożone na wezwanie pełnomocnictwo musi potwierdzać posiadanie uprawnień do złożenia oferty najpóźniej na dzień składania ofert. 7. Wykonawca może złożyć jedną ofertę, złożenie kilku ofert skutkuje ich odrzuceniem. 8. Złożenie oferty nie zgodnej z treścią zaproszenia lub nie podpisanej skutkuje jej odrzuceniem. 9. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 10. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert zmienić ofertę. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty wyłącznie przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian przez Wykonawcę musi 4

być złożone wg takich samych wymagań jak składana oferta, z dopiskiem ZMIANA OFERTY. ZMIANA OFERTY zostanie dołączona do oferty Wykonawcy. 11. Wykonawca ma prawo przed terminem składania ofert wycofać ofertę z postępowania składając pisemne powiadomienie. VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty: 1. Oferta musi zawierać łączną cenę brutto całego przedmiotu zamówienia, zwaną dalej ceną oferty, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. poz. 915), tj. wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą Zamawiający jest obowiązany zapłacić Wykonawcy za towar lub usługę. 2. Wykonawca winien uwzględnić w cenie oferty wszystkie przewidywane koszty związane z prawidłową i pełną realizacją przedmiotu zamówienia, które mają wpływ na cenę oferty, w tym podatek VAT. 3. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia obliczoną według tabeli cenowej zamieszczonej w formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić wszystkie pozycje tabeli cenowej i ściśle wg formularza bez dodatkowych zmian w jego treści. 4. Opis sposobu obliczania ceny oferty (tabela cenowa w załączniku nr 1 do zaproszenia): 1) Cenę brutto oferty stanowi suma składek ubezpieczeniowych dla poszczególnych rodzajów ubezpieczeń wyszczególnionych w tabeli cenowej, 2) Cenę brutto oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zaokrąglając zgodnie z zasadami rachunkowymi. 5. Wszystkie składki określone przez Wykonawcę w tabeli cenowej zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom. 6. Zamawiający dokona w tekście oferty ewentualnych poprawek oczywistych omyłek pisarskich takich jak: 1) widoczna mylna pisownia wyrazu, 2) ewentualny błąd gramatyczny, 3) niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części, 4) rozbieżności pomiędzy ceną wpisaną liczbą i słownie. 7. Zamawiający w obliczeniach zawartych w ofercie dokona poprawek oczywistych omyłek rachunkowych (z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek), takich jak: 1) błędnie obliczenie prawidłowo podanej w ofercie stawki podatku od towarów i usług (VAT), 2) błędne zsumowanie w ofercie wartości netto i kwoty podatku od towarów i usług (VAT), 3) błędny wynik działania matematycznego wynikający z dodawania, odejmowania, mnożenia i dzielenia (w celu ustalenia prawidłowego wyniku działań matematycznych, za poprawne Zamawiający uzna ceny jednostkowe netto/brutto wskazane w ofercie, które posłużą do dalszych obliczeń zgodnie z formułą określoną w ust. 4 niniejszego rozdziału. Zamawiający zastrzega, że powyższy katalog nie wyczerpuje możliwości poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych. Zamawiający poprawi wszelkie oczywiste omyłki rachunkowe, które wystąpią w ofertach. 5

8. Zamawiający w ofercie dokona poprawek innych omyłek polegających na niezgodności oferty z zaproszeniem, nie powodujących istotnych zmian w treści oferty. 9. O wszystkich dokonanych poprawkach w ofertach Wykonawców, o których mowa w ust. 6-8 Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 10. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który w terminie 2 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w ust. 8. 11. Zamawiający odrzuci ofertę, która zawiera błędy w obliczeniu ceny. VIII. Warunki udziału w postępowaniu i wykaz dokumentów na potwierdzenie ich spełniania: Zamawiający nie precyzuje warunków udziału w postępowaniu. IX. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Ocenie podlegają wyłącznie oferty spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w niniejszym zaproszeniu. 2. Jedynym kryterium oceny ofert jest cena brutto podana w polskich złotych (PLN). 3. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium jest cena nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Zamawiający zastrzega, że Wykonawcy, składający oferty, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Złożenie oferty dodatkowej zawierającej wyższą ceną skutkować będzie odrzuceniem oferty z postępowania. X. Wybór najkorzystniejszej oferty oraz informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu realizacji zamówienia publicznego. 1. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wymaganiom określonym w zaproszeniu i jego załącznikach oraz przedstawiać będzie najniższą cenę. 3. Realizacja zamówienia nastąpi na podstawie polisy ubezpieczeniowej. 4. Wykonawca niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty przedłoży projekt polisy do akceptacji Zamawiającego. 5. Wykonawca zobowiązany jest do załączenia do polisy oryginału oferty. 6. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Zamawiającego z tytułu przygotowania i złożenia swojej oferty na przedmiotowe zaproszenie. XI. Termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć do dnia 28.10.2014r. do godziny 13.00. 2. Oferty złożone po terminie nie podlegają ocenie. 6

XII. Podwykonawcy 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia zamówienia podwykonawcom. XIII. Wyjaśnienie treści zaproszenia 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zaproszenia. Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie udzielić wyjaśnień, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Zamawiającego co najmniej na jeden dzień przed dniem, w którym upływa termin składania ofert. Wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia złożony po godzinie 15.15 uważany będzie za złożony dnia następnego. 2. Zamawiający treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamieści na własnej stronie internetowej bez ujawniania źródeł zapytania. XIV. Ogłoszenie wyników prowadzonego postępowania Zamawiający powiadomi e-mailowo uczestników postępowania o wynikach postępowania oraz zamieści stosowną informacje na swojej stronie internetowej. XV. Unieważnienie postępowania o udzielenia zamówienia Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego: 1. jeżeli nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, 2. jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 3. jeżeli wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, 4. jeżeli postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego, 5. bez podania przyczyn. Załączniki: 1) formularz ofertowy. Podpisała: Alicja Makowska-Madej Z-ca Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu podpis kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej 7

załącznik nr 1 - formularz ofertowy I. Dane Wykonawcy: FORMULARZ OFERTOWY I. NAZWA OPERATORA NIP REGON SIEDZIBA ALBO ADRES ZAMIESZKANIA WYKONAWCY TELEFON / FAKS E-MAIL IMIĘ I NAZWISKO OSOBY DO KONTAKTÓW II. W związku z zaproszeniem do złożenia oferty na ubezpieczenie komunikacyjne OC, AC, NNW pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych przez pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z zakresem zamieszczonym w zaproszeniu i jego załącznikach. III. Przedmiot zamówienia wykonamy za cenę brutto (kwota przeniesiona z wiersza 5 kolumny c) w wysokości: PLN, (słownie: PLN), Tabela cenowa Lp. Wyszczególnienie ubezpieczenia Składka ubezpieczeniowa za 12 m-cy a b c 1. OC PLN 2. AC przy sumie ubezpieczenia PLN 3. NNW PLN 4. Assistance 0,00 PLN 5. Cena oferty (suma wierszy od 1 do 4 kolumny c) PLN IV. Oświadczamy, że w podanej cenie zostały uwzględnione wszystkie koszty związane z terminową i pełną realizacją przedmiotu zamówienia. V. Oświadczamy, że: 1. w ubezpieczeniu OC zastosowano zniżkę (w %):, 2. w ubezpieczeniu AC zastosowano zniżkę (w %):, 3. zniesiono udział własny i amortyzację w AC, 4. franszyza integralna w AC wynosi: zł, 5. nie zastosowano franszyzy redukcyjnej, 6. rozliczenie szkody w AC jest bezgotówkowe, serwisowe, 7. ubezpieczeniem AC objęto wartość pojazdu brutto (z VAT), 8. ubezpieczenie AC obejmuje niezmienność wartości pojazdu w okresie ubezpieczenia, 8

9. suma ubezpieczenia w AC nie będzie pomniejszana o wypłacone odszkodowanie. VI. Oferowane ubezpieczenie nie obejmuje nw. ryzyk: 1. 2. 3. 4. 5. VII. Zastosowane podlimity w poszczególnych ryzykach (należy podać wysokość i rodzaj ryzyka): 1. 2. 3. 4. 5. - w przypadku braku zapisów w pozycjach VI i VII Zamawiający przyjmie, że oferta uwzględnia wszystkie wnioskowane zakresy i ryzyka ujęte w zapytaniu i uzna ofertę za zgodną z przedmiotem zamówienia. VIII. Oświadczamy, że: 1. zamówienie wykonamy w terminie i na warunkach określonych w zaproszeniu do składania ofert i jego załącznikach oraz niniejszej oferty, 2. zapoznaliśmy się z zaproszeniem do składania ofert i jego załącznikami i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń i w pełni je akceptujemy, 3. uzyskaliśmy wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania i złożenia oferty, 4. oferowany przez nas przedmiot zamówienia spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego określone w zaproszeniu do złożenia oferty i jego załącznikach. IX. Uważamy za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w zaproszeniu do złożenia oferty, czyli przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. X. Załączniki: 1) 2) Miejscowość i data Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy 9