REGULAMIN OŚRODKA MEDIACYJNEGO PRZY KONIŃSKIEJ IZBIE GOSPODARCZEJ 1 Zasady ogólne 1. Regulamin Ośrodka Mediacyjnego przy Konińskiej Izbie Gospodarczej określa zasady działania Ośrodka oraz kryteria wyboru mediatorów. 2. Ilekroć mowa o Ośrodku, rozumie się przez to Ośrodek Mediacyjny przy Konińskiej Izbie Gospodarczej. 3. Ilekroć w regulaminie mowa o stronach, rozumie się przez to strony sporu. 4. Strony mogą uzgodnić, Ŝe postępowanie mediacyjne w ich sprawie będzie w określony sposób odbiegało od postanowień niniejszego Regulaminu dotyczących przebiegu postępowania mediacyjnego. 2 Wewnętrzna organizacja 1. Na czele Ośrodka Mediacyjnego przy Konińskiej Izbie Gospodarczej stoi Dyrektor Ośrodka. 2. Obsługę administracyjną i biurową Ośrodka prowadzi biuro Konińskiej Izby Gospodarczej, za wyjątkiem mediacji skierowanych przez Sąd. 3. Dyrektor wykonuje wszelkie czynności przewidziane w niniejszym Regulaminie. Wyznaczony przez Dyrektora pracownik Biura KIG ma prawo podpisywać w jego imieniu wszelkie pisma nadające bieg sprawom skierowanym do mediacji. 3 Zakres zastosowania Postępowanie mediacyjne prowadzi się w następujących przypadkach: 1. na wspólny pisemny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, które zawarły umowę o rozstrzygnięciu sporu w drodze mediacji, 2. gdy jedna ze stron sporu wniesie pisemny wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, a druga strona wyrazi zgodę na przystąpienie do postępowania mediacyjnego na piśmie w terminie 14 dni od dnia doręczenia jej odpisu wniosku przez Dyrektora Ośrodka Mediacyjnego przy KIG, 3. na mocy postanowienia Sądu kierującego strony do mediacji, wyznaczając mediatora z listy mediatorów prowadzonej przez Ośrodek. 4 Mediacja na podstawie skierowania przez Sąd 1. Dyrektor Ośrodka po otrzymaniu postanowienia Sądu kierującego strony do mediacji, w którym wyznaczony jest mediator, informuje wskazanego w postępowaniu Sądu mediatora o wpłynięciu sprawy. 2. Mediator w terminie 7 dni od otrzymania informacji od Dyrektora Ośrodka ma obowiązek potwierdzenia moŝliwości lub poinformowania o przeszkodach w podjęciu się mediacji, skierowanej do niego sprawie. Mediator oświadczenie w tym zakresie przesyła bezpośrednio do Sądu, a takŝe na adres Ośrodka Mediacyjnego przy KIG do wiadomości Prezesa Ośrodka. 1
5 Wszczęcie postępowania mediacyjnego 1. Postępowanie mediacyjne zostaje wszczęte: a) na wspólny pisemny wniosek stron sporu o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, albo b) gdy jedna ze stron sporu wniesie pisemny wniosek przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, a druga strona wyrazi zgodę na piśmie na udział w mediacji w terminie 14 dni od dnia doręczenia jej odpisu przez Dyrektora Ośrodka, albo c) na podstawie postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. 2. Wspólny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego powinien zawierać: a) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego wraz z podaniem ich adresów, b) określenie przedmiotu sporu wraz z podaniem jego wartości przy sprawach o prawa majątkowe, c) określenie stanowisk stron wraz z ich uzasadnieniem, d) podpisy stron, e) wymienienie dokumentów uzasadniających wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, f) podanie kwalifikacji wydanych przez mediatora, g) dowód uiszczenia opłaty rejestracyjnej za rozpoczęcie mediacji. 3. Wspólny wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego moŝe równieŝ zawierać: a) wskazanie miejsca i języka postępowania mediacyjnego, b) wskazanie mediatora wyznaczonego przez strony, c) Wniosek o wyznaczenie mediatora przez Dyrektora Ośrodka. 4. Postanowienia ustępów 2 i 3 niniejszego punktu stosuje się odpowiednio do wniosku składanego przez jedną ze stron. 5. Wnioskodawca jest zobowiązany dołączyć jego odpis wraz z załącznikami w następującej ilości: jeden egzemplarz na kaŝdego z mediatorów oraz jeden egzemplarz dla kaŝdej osoby fizycznej lub prawnej będącej stroną postępowania. 6. Dyrektor Ośrodka lub mediator jest uprawniony do odmowy przyjęcia wniosku w przypadku gdy ten zawiera braki stanowiące przeszkodę do jego rozpoznania, a które nie zostały uzupełnione przez stronę w terminie wyznaczonym przez Dyrektora Ośrodka lub mediatora. 7. Dopuszcza się, Ŝe wspólny wniosek stron w rozumieniu ustępu niniejszego paragrafu mogą stanowić dwa odrębne pisma stron, o ile zawierają dane określone w tym ustępie. 6 Zasady postępowania mediacyjnego 1. Ośrodek prowadzi listy mediatorów stałych. 2. Mediatorem moŝe być osoba fizyczna, która: a) jest wpisana na listę mediatorów prowadzoną przez Ośrodek, b) daję rękojmię naleŝytego wykonywania obowiązków Mediatorów. 2
3. Wpis na listę mediatorów następuje na wniosek zainteresowanego, który powinien zawierać: a) imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, b) podanie zakresu specjalizacji, c) oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania w pełni z praw publicznych. 4. Wpis na listę mediatorów dokonuje Dyrektor Ośrodka informując o wpisie wnioskodawcę oraz Prezesa Sądu Okręgowego w Koninie. 5. Dyrektor Ośrodka wykreśla mediatora z listy mediatorów: a) na wniosek samego mediatora, b) utraty rękojmi naleŝytego wykonywania obowiązków Mediatora, c) gdy mediator notorycznie odmawia prowadzenia mediacji, d) wobec raŝących uchybień obowiązkom wynikającym z postępowania cywilnego lub niniejszego regulaminu, e) zatajenia przeszkód wyłączających bezstronność mediatora w prowadzonej sprawie. 6. Strony są zobowiązane do przestrzegania poufności postępowania mediacyjnego i nie mogą wykorzystywać ani przedstawiać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym, arbitraŝowym lub jakimkolwiek innym, Ŝadnych faktów i dokumentów ujawnionych w toku postępowania mediacyjnego, a w szczególności: a) stanowisk lub sugestii wyraŝonych przez druga stronę co do moŝliwego rozstrzygnięcia sporu, b) ustępstw uczynionych przez drugą stronę w trakcie postępowania mediacyjnego, c) propozycji uczynionych lub poglądów wyraŝonych przez mediatora, d) faktu, Ŝe druga strona wyraŝała zamiar przyjęcia propozycji co do sposobu polubownego zakończenia sporu, lub takiego zamiaru nie wyraŝała. 7. Strony nie mogą powoływać się na poufny charakter postępowania mediacyjnego celem utajnienia okoliczności, na które powoływały się w jego toku, a które mogą być ustalone takŝe poza postępowaniem mediacyjnym. 8. Osoby trzecie poza mediatorami i protokolantem mogą być obecne na sesji mediacyjnej jedynie za zgodą stron i mediatora. 9. Mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub wskazany przez sąd, moŝe odmówić prowadzenia mediacji, ale tylko z waŝnych powodów, o których jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić strony, Dyrektora Ośrodka, a jeŝeli strony do mediacji skierował sąd-równieŝ sąd. 7 Wyznaczenie mediatora 1. Mediator powinien być wybrany wspólnie przez strony z listy mediatorów prowadzonej przez Ośrodek. 2. JeŜeli strony nie wyznaczyły wspólnie mediatora Anie nie wnosiły o wyznaczenie mediatora przez Dyrektora Ośrodka, niezwłocznie po wszczęciu postępowania mediacyjnego Dyrektor Ośrodka zwraca się do stron, aby wyznaczyły mediatora w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. Do wezwania dołącza się Listę mediatorów. 3. Dyrektor Ośrodka niezwłocznie wyznacza mediatora z Listy mediatorów, jeśli: a) strony wniosły wniosek o wyznaczenie mediatora przez Dyrektora Ośrodka, lub b) strony nie wyznaczyły mediatora w terminie 14 dni od otrzymania wezwania Dyrektora Ośrodka do wyznaczenia mediatora. 4. Dyrektor Ośrodka wzywa strony do wyznaczenia innego mediatora, jeśli: a) osoba wyznaczona nie moŝe przyjąć lub odmówi powierzonej jej funkcji, albo 3
b) poprzednio wyznaczony mediator został wyłączony przez Dyrektora Ośrodka. 5. JeŜeli strony nie wyznaczają innego mediatora, w razie zajścia okoliczności określonych w poprzedzającym ustępie, w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, Dyrektor Ośrodka wyznacza niezwłocznie mediatora z Listy mediatorów. 6. KaŜda ze stron moŝe z waŝnych przyczyn Ŝądać wyłączenia mediatora składając wniosek o wyłączenie do Dyrektora Ośrodka w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o wyznaczeniu mediatora lub od podjęcia wiadomości p przyczynach wyłączenia. 7. Dyrektor Ośrodka rozpoznaje wniosek o wyłączenie mediatora niezwłocznie. Decyzja Dyrektora nie wymaga uzasadnienia. 8. Przed przyjęciem funkcji w kaŝdej sprawie, mediator składa w Ośrodku pisemne oświadczenie o swojej bezstronności i niezaleŝności. 8 Zadania i obowiązki mediatora 1. Mediator udziela stronom pomocy w sposób bezstronny i niezaleŝny w ich negocjacjach zmierzających do polubownego rozwiązywania sporu. 2. Mediator nie rozstrzyga sporu między sporami, lecz stara się ułatwić stronom osiągnięcie porozumienia. 3. Mediator powinien starać się kontrolować przebieg postępowania mediacyjnego kierując się zasadami słuszności, bezstronności i niezaleŝności, biorąc pod uwagę wnioski stron. 4. Mediator moŝe odbywać spotkania z kaŝdą ze stron pod nieobecność drugiej strony. 5. Mediator moŝe zaproponować stronom skorzystanie z ekspertów lub w przypadku wniosku stron, przedstawić własną opinię co do istotnych okoliczności faktycznych i prawnych sporu, o ile posiada wiedzę w danej dziedzinie. 6. Mediator ma obowiązek ujawnienia wszelkich okoliczności, które mogłyby powodować uzasadnione wątpliwości co do bezstronności. 7. Mediator prowadzi postępowanie według zasad wskazanych w niniejszym regulaminie oraz przepisach kodeksu postępowania cywilnego dotyczących mediacji. 8. Fakt odbycia mediacji i jej przebieg ma charakter poufny. Informacje przekazane mediatorowi przez strony lub inne osoby podczas postępowania mediacyjnego, nie mogą być przez nie ujawnione. 9. Mediator nie moŝe być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitraŝowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w postępowaniu mediacyjnym, chyba Ŝe strony uzgodnią inaczej. 9 Miejsce postępowania mediacyjnego 1. Miejscem postępowania mediacyjnego jest Konin, Polska, chyba Ŝe strony postanowiły na piśmie inaczej. 10 Język postępowania mediacyjnego 1. Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski, chyba, ze strony postanowiły inaczej. 4
11 Postępowanie mediacyjne 1. Postępowanie mediacyjne odbywa się na sesjach mediacyjnych. 2. Miejscem prowadzenia mediacji jest siedziba Ośrodka Mediacyjnego przy Konińskiej Izbie Gospodarczej, chyba Ŝe strony postanowią inaczej. 3. Na kaŝdym etapie postępowania mediator moŝe zwrócić się do kaŝdej ze stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Informacje przedstawione przez stronę mediator ujawnia drugiej stronie, chyba, Ŝe udzielając ich strona zastrzegła, Ŝe mediator ma je zachować w poufności. 4. Strony zobowiązują się do współdziałania z mediatorem, w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania odpowiednich dokumentów, składnia wyjaśnień i uczestnictwa w sesjach mediacyjnych. 5. Mediator moŝe spotkać się z kaŝdą ze stron poza posiedzeniami mediacyjnymi. 6. Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a takŝe imię i nazwisko, adresy stron, imię i nazwisko, adres mediatora, a ponadto wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator. 7. Mediator doręcza stronom odpis protokołu z pouczeniem o moŝliwości wystąpienia do Sądu o zatwierdzenie ugody. 8. Protokół postępowania mediacyjnego przechowuje się w archiwum Ośrodka wraz z kopią wniosku o przeprowadzeni mediacji i ewentualnie kopią zawartej ugody przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania mediacyjnego. 9. Mediator moŝe sporządzić notatki dla lepszego rozumienia przebiegu postępowania mediacyjnego i stanowisk stron. 10. Dokumenty przechowywane w archiwum mogą być udostępnianie wyłącznie stronom lub upowaŝnionym przez nie osobom. 12 Zakończenie postępowania mediacyjnego 1. Postępowanie mediacyjne kończy się: a) zawarciem przez strony pisemnej ugody, b) złoŝeniem przez Mediatora Ośrodka oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemoŝności prowadzenia dalszego postępowania mediacyjnego, c) złoŝeniem przez stronę Dyrektorowi Ośrodka oświadczenia na piśmie o wycofaniu się z postępowania mediacyjnego, d) z upływem czasu przeznaczonego na postępowanie mediacyjne w zapisie na mediację lub we wcześniejszych uzgodnieniach stron, przy czym czas ten moŝe zostać przedłoŝony w kaŝdej chwili za zgodą obu stron, e) w terminie 7 dni od dnia, w którym bezskutecznie upłynął termin do wniesienia przez strony opłat przewidzianych w niniejszym Regulaminie. f) Podaniem przez strony na piśmie wynikłego między nimi sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego. 2. W sprawie zakończonej w postępowaniu mediacyjnym przez Ośrodek strony mogą złoŝyć wniosek o ponowne wszczęcie postępowania mediacyjnego; wówczas stosuje się taki sam tryb jak dla kaŝdego nowego wniosku o mediację. 5
13 Odpowiedzialność prawna Ośrodka i mediatora 1. Odpowiedzialność prawna Ośrodka i mediatora jest ograniczona jedynie do przypadków winy umyślnej lub raŝącego niedbalstwa. 2. Ośrodek i mediator nie ponoszą wobec stron odpowiedzialności za działanie związane z postępowaniem mediacyjnym toczącym się według postanowień niniejszego Regulaminu poza zakresem określonym w ustępstwie poprzedzającym. 14 Opłaty mediacyjne 1. Opłaty z tytułu postępowania mediacyjnego prowadzonego przez Ośrodek obejmuje: a) opłatę rejestracyjną b) opłatę mediacyjną c) zaliczkę na wydatki Ośrodka 2. KaŜda ze stron postępowania mediacyjnego prowadzonego według niniejszego Regulaminu jest zobowiązana wpłacić opłatę rejestracyjną w wysokości 200 zł. 3. Jeśli wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego został złoŝony tylko przez jedną ze stron, Dyrektor Ośrodka doręczając drugiej stronie odpis wniosku wzywa ją do wpłacenia opłaty rejestracyjnej. JeŜeli druga strona nie wyrazi zgody na udział w mediacji lub nie wniesie opłaty rejestracyjnej w określonym w niniejszym terminie, Dyrektor Ośrodka zwraca wnioskodawcy połowę wpłaconej przez niego opłaty rejestracyjnej. 4. Strony są zobowiązane solidarnie wpłacić przed rozpoczęciem pierwszej sesji mediacyjnej opłatę mediacyjną w wysokości: a) przy wartości przedmiotu sporu do 40 000 zł- 900 zł b) od 40 001 zł do 400 000 zł- 1000 zł. 5. W przypadku konieczności poniesienia przez Ośrodek wydatków przekraczających zwyczajowo przeciętne rozmiary, strony s zobowiązane wpłacić zaliczkę na te wydatki w wysokości określonej przez Dyrektora Ośrodka. 6