POLITYKA POSTĘPOWAŃ DYSCYPLINARNYCH WPROWADZENIE Zasady i procedury dyscyplinarne są niezbędne do promowania prawidłowych stosunków pracy oraz zapewnienia sprawiedliwości, konsekwencji i przejrzystości w sposobie traktowania pracowników. Umożliwiają one również Tayside Contracts skuteczne prowadzenie działalności. Przepisy określają normy postępowania w pracy; procedury pomagają w zapewnieniu przestrzegania przyjętych norm oraz dostarczają metod sprawiedliwego postępowania w przypadku naruszenia przez pracowników obowiązków pracowniczych lub etyki zawodowej. Polityka ta jest zgodna z Kodeksem Postępowania Acas (Komisji Pojednawczej w Sporach Pracowniczych) w Zakresie Procedur Dyscyplinarnych i Procedur Składania Skarg z 2009 roku (the 2009 Acas Code of Practice on Disciplinary and Grievance procedures). Na ile to możliwe, Tayside Contracts będzie wspierać pracowników w osiągnięciu akceptowalnych norm postępowania poprzez zwrócenie ich uwagi na zasady obowiązujące w miejscu pracy oraz poprzez zapewnienie niezbędnego szkolenia, aby dopomóc im w wykonywaniu obowiązków zawodowych w sposób bezpieczny i skuteczny. Procedury tej nie należy traktować przede wszystkim jako środka do nakładania sankcji. O ile to możliwe, ma ona na celu zachęcanie do poprawy w postępowaniu indywidualnym. ZAKRES POLITYKI Niniejsza procedura dotyczy wszystkich pracowników Tayside Contracts z wyjątkiem Dyrektora Zarządzającego (Managing Director), który jest objęty odrębną, choć podobną do tej procedurą. Kwestie związane z zobowiązaniami zawodowymi pracowników będą rozpatrywane zgodnie z Polityką z zakresu Wydajności w Pracy (Performance at Work Policy) lub Polityką Dotyczącą Absencji Chorobowych (Sickness Absence Policy). ZASADY OGÓLNE Dyrektor Zarządzający (Managing Director) jest ostatecznie odpowiedzialny za zarządzanie oraz dyscyplinowanie pracowników zatrudnionych w Tayside Contracts. Dyrektor Zarządzający lub mianowany przez niego przedstawiciel ma prawo do wydania ostrzeżenia, zwolnienia z pracy, wstrzymania podwyżki wynagrodzenia, obniżenia wysokości wynagrodzenia bądź zastosowania innych sankcji dyscyplinarnych, od których pracownik ma prawo się odwołać, tak jak to przedstawiono poniżej. Obowiązkiem Dyrektora Zarządzającego lub nominowanego przedstawiciela jest zapewnienie, iż przestrzegane są następujące zasady: Przesłuchanie Dyscyplinarne zostaje zwołane dopiero po zakończeniu dochodzenia. Kierownik/bezpośredni przełożony pracownika, wyznaczony do przeprowadzenia dochodzenia, może zwrócić się do Działu świadczącego Usługi w zakresie Zarządzania 1
Zasobami Ludzkimi (HR Services) z prośbą o pomoc w przeprowadzeniu dochodzenia. Wszelkie późniejsze decyzje odnośnie nakładania lub nie nakładania sankcji dyscyplinarnych będą podjęte przez osobę kierującą dochodzeniem, po konsultacjach z Kierownikiem Działu HR (HR Manager) lub wyznaczonym przedstawicielem. Pracownikowi nie przysługuje ustawowe prawo do obecności osoby towarzyszącej na spotkaniach w sprawie prowadzonego dochodzenia, jednakże o ile to możliwe pracownikowi może towarzyszyć przedstawiciel Związku Zawodowego lub kolega z pracy. Jeśli po zakończeniu dochodzenia i przedłożeniu raportu z dochodzenia koniecznym okaże się zwołanie Przesłuchania Dyscyplinarnego, pracownik zostanie pisemnie powiadomiony o dacie, godzinie, miejscu Przesłuchania, postawionych zarzutach, świadkach, którzy będą wezwani, dokumentacji dowodowej w sprawie oraz o prawie do obecności na przesłuchaniu osoby towarzyszącej, a także prawie do wezwania własnych świadków. Podjęte zostaną wszelkie starania, aby Przesłuchanie odbyło się jak najszybciej. Pracownik otrzyma zawiadomienie o terminie Przesłuchania z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Głównym celem przesłuchania jest umożliwienie pracownikowi przedstawienia swoich argumentów w sprawie, zanim podjęta zastanie jakakolwiek decyzja. Przedstawiciel Działu świadczącego Usługi w zakresie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HR Services) będzie obecny na Przesłuchaniu Dyscyplinarnym. Podczas Przesłuchania Dyscyplinarnego pracownikowi może towarzyszyć kolega z pracy lub może on/a być reprezentowany przez przedstawiciela związku zawodowego. Pracownik jest sam odpowiedzialny za zapewnienie, iż jego/jej przedstawiciel będzie obecny na przesłuchaniu. Pracownikowi nie przysługuje prawo do obecności (na przesłuchaniu) żadnych innych przedstawicieli, w tym członków rodziny. Normalne standardy postępowania dyscyplinarnego obowiązują pracownika pełniącego funkcję przedstawiciela związku zawodowego. Jednakże Przesłuchanie Dyscyplinarne w sprawie przeciwko takiemu pracownikowi zostanie zwołane dopiero po omówieniu okoliczności sprawy z pełnoetatowym urzędnikiem związku zawodowego, do którego pracownik ten należy. Na Przesłuchaniu Dyscyplinarnym pracownik będzie miał możliwość wezwania świadków i zadawania im pytań oraz/lub przedstawienia dokumentacji dowodowej. Jeśli pracownik dwukrotnie nie weźmie udziału w Przesłuchaniu Dyscyplinarnym bez podania uzasadnionej przyczyny, decyzja w sprawie zostanie podjęta pod jego/jej nieobecność, w oparciu o dostępny na ten czas materiał dowodowy. W zależności od rodzaju i powagi wykroczenia, może się okazać, iż po nałożeniu sankcji dyscyplinarnych nie będzie konieczne przechodzenie kolejno z jednego etapu postępowania dyscyplinarnego na następny. Przykładowo, pracodawca może wydać ostateczne ostrzeżenie pisemne, pomimo iż wcześniej nie wydano żadnego pisemnego ostrzeżenia. Pracownik nie może zostać zwolniony z pracy za pierwsze wykroczenie, chyba że udowodnie zostanie, iż dopuścił/a się on/a rażącego wykroczenia. 2
Pracownikom przysługuje prawo do odwołania się od wszelkich formalnych sankcji dyscyplinarnych. ZAWIESZENIE W OBOWIĄZKACH ZAWODOWYCH W sytuacji gdy pracownik jest oskarżony o popełnienie wykroczenia, w pewnych okolicznościach może być on/a zawieszony w wykonywaniu obowiązków służbowych przy pełnym wynagrodzeniu na określony czas, do momentu zakończenia dochodzenia w sprawie domniemanego przewinienia. Niemniej jednak, zawieszenie w obowiązkach służbowych samo w sobie nie może służyć jako środek represyjny. W przypadku, gdy rozważana jest możliwość zawieszenia pracownika w obowiązkach służbowych, jego/jej kierownik zobowiązany jest do skonsultowania się w tej sprawie z Działem świadczącym Usługi w zakresie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HR Services), najlepiej przed lub zaraz po tym jak pracownik zostanie zawieszony. ZARZUTY KARNE LUB PRZESTĘPSTWA Zarzut karny lub przestępstwo nie zawsze są automatycznie traktowane jako powód do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, w tym zwolnienia z pracy, niezależnie od tego czy zarzut bądź przestępstwo ma jakiekolwiek odniesienie do obowiązków zawodowych danej osoby. Każdy przypadek będzie dogłębnie zbadany, rozważony indywidualnie na podstawie dostępnych w sprawie faktów i rozpatrzony zgodnie z niniejszą procedurą. SANKCJE DYSCYPLINARNE NIEFORMALNE I FORMALNE POSTĘPOWANIE NIEFORMALNE/DORADZTWO W przypadku mniej poważnego naruszenia ustalonych norm zachowania kierownik/bezpośredni przełożony pracownika może mu/jej udzielić pouczenia. Ważnym jest, aby wszelkie problemy tej natury zostały dokładnie omówione z pracownikiem i aby udzielono mu/jej odpowiedniego wsparcia w celu zachęcania do poprawy indywidualnego zachowania, poprzez użycie nieformalnych metod, tj. udzielanie porad, wskazówek oraz doradztwo. Działania te nie stanowią formalnego postępowania dyscyplinarnego i nie zostaną odnotowane w aktach osobowych pracownika. Zostaną jednak zaprotokołowane przez kierownika/bezpośredniego przełożonego pracownika jako notatka o poprawie. POSTĘPOWANIE FORMALNE Pracownicy zostaną pisemnie zawiadomieni o terminie Przesłuchania Dyscyplinarnego oraz o tym że: Jeżeli którykolwiek lub wszystkie z wyżej wymienionych zarzutów zostaną udowodnione, wydana zostanie formalna kara dyscyplinarna. 3
Jeżeli którykolwiek lub wszystkie z wyżej wymienionych zarzutów zostaną udowodnione, wydana zostanie formalna kara dyscyplinarna. Może być nią również zwolnienie z pracy. W toku Przesłuchania Dyscyplinarnego na pracownika mogą być nałożone następujące sankcje dyscyplinarne: Ostrzeżenie Pisemne (Written Warning) Jeśli pracownik dopuści się wykroczenia, jakie uznane zostanie za wystarczająco poważne, pod koniec Przesłuchania Dyscyplinarnego może on/a otrzymać pisemne ostrzeżenie. Pisemne potwierdzenie wyniku Przesłuchania Dyscyplinarnego, zawierające uzasadnienie decyzji, potencjalne konsekwencje dalszych wykroczeń oraz prawo do złożenia odwołania, zostanie przesłane pracownikowi w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty Przesłuchania Dyscyplinarnego. Jeżeli pracownik wykaże się poprawnym zachowaniem, ostrzeżenie pisemne zostanie usunięte z akt po upływnie 9-ciu miesięcy. Ostateczne Ostrzeżenie Pisemne (Final Written Warning) Kolejne lub poważniejsze wykroczenia mogą stanowić podstawę wydania przez pracodawcę ostatecznego ostrzeżenia pisemnego. Pisemne potwierdzenie wyniku Przesłuchania Dyscyplinarnego zawierające uzasadnienie decyzji, oświadczenie, iż jakiekolwiek dalsze wykroczenia będą stanowić podstawę do zwolnienia z pracy oraz informację na temat prawa do złożenia odwołania, zostanie przesłane pracownikowi w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty Przesłuchania Dyscyplinarnego. Jeżeli pracownik wykaże się poprawnym zachowaniem, ostateczne ostrzeżenie pisemne zostanie usunięte z akt po upływnie 15 miesięcy. Zastosowanie Innych Sankcji Dyscyplinarnych Możliwe jest uzupełnienie ostrzeżenia pisemnego lub ostatecznego ostrzeżenia pisemnego poprzez zastosowanie innych sankcji dyscyplinarnych, w tym wstrzymanie planowanej podwyżki wynagrodzenia, degradację rangi pracownika oraz przedłużenie standardowego terminu obowiązywania ostrzeżenia pisemnego lub ostatecznego ostrzeżenia pisemnego. Zwolnienie z Pracy Powtarzające się naruszanie obowiązku zawodowego z reguły prowadzi do zwolnienia z pracy. Pisemne potwierdzenie decyzji o zwolnieniu pracownika zostanie mu/jej przesłane w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty Przesłuchania Dyscyplinarnego. Zwolnienie ze Skutkiem Natychmiastowym W niektórych przypadkach naruszenie przez pracownika obowiązków zawodowych uznawane jest za rażące i pomimo tego, iż wcześniej pracodawca nie wydał żadnych ostrzeżeń, stanowią podstawę do zwolnienia pracownika z pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia (oraz bez prawa do odprawy z tytułu zwolnienia). Określa się to mianem Zwolnienia Ze Skutkiem Natychmiastowym ( Summary Dismissal ). 4
Poniższa lista, która nie jest kompletna, podaje przykłady wykroczeń, jakie uznawane są zazwyczaj za rażące naruszenie obowiązku zawodowego: kradzież, oszustwo, celowe fałszowanie dokumentacji, bójki, celowe uszkodzenie mienia, bezprawna dyskryminacja lub nękanie, napaść fizyczna/przemoc lub zastraszanie, uzyskiwanie dostępu do, pobieranie lub rozpowszechnianie materiałów pornograficznych lub innych o charakterze obraźliwym, obscenicznym lub dyskryminującym, poważne zaniedbanie, powodujące niedopuszczalne straty, obrażenia i urazy ciała, poważny akt niesubordynacji, niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu lub nielegalnych narkotyków, poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, poważne nadużycie zaufania, ujawnienie poufnych informacji osobom nieupoważnionym lub wykorzystanie tychże informacji do uzyskania korzyści osobistych, nieujawnienie osobistej korzyści finansowej wynikającej z umowy lub proponowanej umowy z Tayside Contracts, nieautoryzowane przyjęcie jakiejkolwiek zapłaty lub nagrody, w związku z wykonaną pracą, poważne, niestosowne użycie mienia lub nazwy Tayside Contracts lub narażanie Tayside Contracts na utratę dobrej reputacji. Prawo do Odwołania/Apelacji Przeciwko wyżej wymienionym formalnym sankcjom dyscyplinarnym może zostać wniesione odwołanie (apelacja). Zgodnie z zasadami uczciwości i sprawiedliwości na każdym z etapów Postępowania Dyscyplinarnego sprawa rozpatrywana będzie przez odrębna komisję. Podczas ogłaszania wyniku Przesłuchania Dyscyplinarnego przewodniczący komisji poinformuje pracownika o prawie do wniesienia odwołania (w stosownych przypadkach) oraz wskaże osobę, do której należy skierować odwołanie. W przypadku, gdy pracownik zdecyduje się skorzystać z tego prawa, ma on/a obowiązek wniesienia odwołania w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisemnego potwierdzenia wyniku Przesłuchania Dyscyplinarnego. Wszelkie odwołania będą w pierwszej kolejności rozpatrywane przez Dyrektora Zarządzającego (Managing Director) lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela. Rezultat odwołania zostanie potwierdzony pisemnie w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty Przesłuchania. Jeśli odwołanie od decyzji o zwolnieniu z pracy nie zostanie uznane za zasadne, pracownik w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania pisemnego potwierdzenia rezultatu pierwszego odwołania ma prawo wniesienia ostatecznego pisemnego odwołania do Dyrektora Zarządzającego. Dyrektor Zarządzający zleci, aby ostateczne odwołanie rozpatrzone zostało przez Podkomisję Odwoławczą (Appeals Sub-Committee) składającą się z wybranych członków Komisji Wspólnej (Joint Committee) Tayside Contracts. Prawo odwołania się do Podkomisji Odwoławczej dotyczy wyłącznie zwolnień z pracy, ostateczne prawo do odwołania się w odniesieniu do wszystkich innych sankcji dyscyplinarnych będzie rozpatrywane przez Dyrektora Zarządzającego lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela. W toku Posiedzenia Odwoławczego (apelacyjnego) pracownikowi może towarzyszyć lub być reprezentowanym przez przedstawiciela związków zawodowych lub wybranego kolegi 5
z pracy. Pracownik jest sam odpowiedzialny za zapewnienie, iż jego/jej przedstawiciel będzie obecny w trakcie posiedzenia. Przedstawiciel Działu ds. Zasobów Ludzkich (HR Services) będzie obecny na wszystkich posiedzeniach odwoławczych i przedstawi materiały dowodowe Tayside Contracts w sprawach apelacyjnych rozpatrywanych przez Podkomisję Odwoławczą. INNE POWIĄZANE POLITYKI (REGULAMINY) Polityka dotycząca Postępowań Dyscyplinarnych wiąże się z innymi politykami (regulaminami), dostępnymi na Intranecie, których kopię uzyskać można od bezpośredniego przełożonego oraz Pracownika Administracji Działu ds. Zasobów Ludzkich (HR Admin Team): Kodeks Postępowania Pracownika (Employee Code of Conduct) Polityka w zakresie Wydajności Pracy (Performance at Work Policy) Polityka Zarządzania Absencjami Chorobowymi (Sickness Absence Management Policy) PRZEGLĄD POLITYKI Polityka dotycząca Postępowań Dyscyplinarnych będzie poddawana corocznemu przeglądowi. W przypadku jakichkolwiek pytań lub w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień odnośnie któregokolwiek z aspektów niniejszej polityki lub innych powiązanych z nią polityk należy się skontaktować z Działem ds. Zasobów Ludzkich (HR) pod numerem telefonu 01382 812721 lub na adres e-mailowy: employment.policies@tayside-contracts.co.uk 6