Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego w Kielcach Biuro Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dokumentacja konkursowa Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego Konkurs zamknięty nr: 3/1/9.2/POKL/2012 Kielce, luty 2012 r.
SPIS TREŚCI I. Informacje ogólne... 3 1.1 Instytucja organizująca konkurs... 3 1.2 Obowiązujące akty prawne i dokumenty programowe... 3 1.3 Przedmiot konkursu... 8 1.4 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu... 8 1.5 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów... 9 1.6 Forma finansowania... 10 II. Podstawowe wymagania projektowe... 12 2.1 Wymagania dotyczące grupy docelowej... 12 2.2 Wymagania czasowe... 14 2.3 Wymagania finansowe... 14 2.4 Wymagane wskaźniki pomiaru celów... 17 2.5 Wymagania dotyczące partnerstwa... 22 2.6 Wymagania dotyczące zlecania zadań merytorycznych... 27 2.7 Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej... 28 2.8 Wymagania dotyczące pomocy publicznej... 29 2.9 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu... 30 2.10 Wymagania związane z realizacją projektu... 32 III. Przygotowanie i składanie wniosków o dofinansowanie projektu... 38 3.1 Wymagania dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu... 38 3.2 Warunki konkursowe i składanie wniosków... 42 3.3 Wycofanie wniosku... 43 IV. Wybór projektów oraz podpisywanie umowy o dofinansowanie projektu... 44 4.1 Procedura oceny formalnej... 44 4.2 Procedura oceny merytorycznej... 47 4.3 Procedura odwoławcza... 56 4.4 Zabezpieczenie realizacji projektu... 64 4.5 Wymagane załączniki do umowy... 66 4.6 Podpisywanie umowy o dofinansowanie projektu... 69 V. Dodatkowe informacje... 70 5.1 Wymagania w zakresie oznaczania projektów... 70 5.3 Kontakt i dodatkowe informacje... 71 VI. Wzory załączników... 72 2
I. Informacje ogólne 1.1 Instytucja organizująca konkurs 1.1.1 Projekty, na które ogłaszany jest nabór wniosków, realizowane są w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działania 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. 1.1.2 Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa. 1.1.3 Projekty realizowane są w ramach komponentu regionalnego PO Kapitał Ludzki. Funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu IX w województwie świętokrzyskim pełni Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego w Kielcach. 1.1.4 Instytucją Organizującą Konkurs (zwaną dalej IOK) jest Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego Biuro PO KL w Kielcach przy ul. Jagiellońskiej 70. 1.2 Obowiązujące akty prawne i dokumenty programowe 1.2.1 Obowiązujące akty prawne i dokumenty programowe: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 3
Rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999. Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych). Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 TWE do pomocy de minimis. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zwana dalej jako UFP. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404 z późn. zm.). Ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. z 2008 r. Nr 216, poz. 1370). Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.). Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.). Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 z późn. zm.). 4
Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno - prywatnym (Dz. U. z 2009 r. Nr 19, poz. 100). Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141, z późn. zm.). Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674, z późn. zm.). Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.). Ustawa z dnia 25 marca 2011r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. Nr 106, poz. 622, z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. z 2010 r. Nr 239, poz. 1598). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r., Nr 53, poz. 311). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 17 listopada 2010 r. w sprawie zasad udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. Nr 228, poz. 1487). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2008 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 952, z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2009 r. Nr 223, poz.1786). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2009 r. Nr 220, poz.1726). 5
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2010 r. Nr 125, poz. 846). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r. Nr 6, poz. 69). Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie praktycznej nauki zawodu. Warunkiem udziału w konkursie jest zapoznanie się Wnioskodawcy z poniższymi dokumentami, związanymi z systemem wdrażania PO KL: Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 - obowiązujący od dnia 5 grudnia 2011 roku (po przeglądzie śródokresowym). Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki obowiązujący od dnia 1 stycznia 2012 r. Plan Działania na rok 2012 dla Priorytetu IX PO KL w województwie świętokrzyskim. Krajowe wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 z dnia 20 kwietnia 2010 r. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2011 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązują od 1 stycznia 2012 r.). Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 obowiązujący na dzień ogłoszenia konkursu. Wytyczne w zakresie wymogów jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych do konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. (wersja z dnia 12 kwietnia 2011 r.). Wytyczne w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (obowiązują od 1 października 2011 r.). Poradnik pn. Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach PO KL (wersja z 2010 roku). 6
Nieznajomość powyższych dokumentów może spowodować niewłaściwe przygotowanie wniosku o dofinansowanie (części merytorycznej oraz budżetu) co skutkować będzie obniżeniem liczby przyznanych punktów, a nawet odrzuceniem wniosku o dofinansowanie. Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie oraz realizujący projekty zobowiązani są do zapoznania się z aktualnymi wersjami dokumentów wymienionych w pkt. 1.2. W przypadku zmiany przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki zapisów Wytycznych lub Systemu Realizacji PO KL, IOK zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów niniejszej dokumentacji konkursowej w trakcie trwania konkursu. Informacja o ewentualnych zmianach wraz z wyjaśnieniem oraz terminem, od którego zmiany te obowiązują, będzie zamieszczana we wszystkich formach komunikacji, w jakich zostało opublikowane ogłoszenie o konkursie, z zastrzeżeniem, że zmiany dotyczące kwestii technicznych oraz harmonogramu realizacji konkursu będą umieszczane jedynie na stronie internetowej IOK. 7
1.3 Przedmiot konkursu 1.3.1 Przedmiotem konkursu są projekty określone dla Działania 9.2 Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki przyczyniające się do wzmocnienia atrakcyjności i podniesienia jakości oferty edukacyjnej szkół i placówek oświatowych prowadzących kształcenie zawodowe (z wyłączeniem kształcenia osób dorosłych) oraz służące podniesieniu zdolności uczniów do przyszłego zatrudnienia. Wsparciem objęty może zostać następujący typ projektu: 1. Współpraca szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe z pracodawcami w zakresie organizacji staży 1 i praktyk dla uczniów szkół zawodowych obejmujących praktyczną naukę zawodu oraz pokrycie kosztów opiekuna stażu. 2 1.4 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu 1.4.1 O dofinansowanie projektu mogą ubiegać się wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych), które jednocześnie spełniają kryteria określone w pkt. 4.1 oraz 4.2 niniejszej dokumentacji. 1.4.2 O dofinansowanie nie mogą ubiegać się podmioty podlegające wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) co zostanie zweryfikowane przez IOK przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. 1.4.3 Dopuszcza się możliwość występowania o dofinansowanie realizacji projektu, jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego nie posiadającej osobowości prawnej działającej zawsze w imieniu i na rzecz JST. Każda czynność cywilnoprawna dokonana 1 Pod pojęciem stażu realizowanych w ramach wszystkich typów operacji w ramach Działania 9.2 należy rozumieć takie formy nabywania umiejętności praktycznych, których zakres wykracza poza ramy określone dla praktyki zawodowej. W ramach Działania 9.2 możliwa jest organizacja letnich programów stażowych, organizowanych w przedsiębiorstwach, mających na celu praktyczna naukę zawodu. Okres realizacji staży nie powinien być krótszy niż 4 tygodnie. Za udział w stażu uczniowie będą otrzymywać stypendium stażowe, w wysokości nie większej niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie ustawy z 10 października 2002 o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Okres realizacji staży nie powinien być krótszy niż 150 godzin miesięcznie w przypadku niższego miesięcznego wymiaru godzin, wysokość stypendium ustala się proporcjonalnie. 2 Podstawą prawną organizacji praktycznej nauki zawodu jest Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie praktycznej nauki zawodu. 8
przez kierownika gminnej, powiatowej i wojewódzkiej jednostki organizacyjnej musi opierać się na pełnomocnictwie, którego kwestie regulują odpowiednio: ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym oraz ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa. 1.4.4 W przypadku jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego nieposiadających osobowości prawnej (np. szkoła, przedszkole, powiatowy urząd pracy, ośrodek pomocy społecznej) w polu 2.1 należy wpisać zarówno nazwę właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jak i nazwę jednostki organizacyjnej (np. szkoły) (w formacie nazwa JST/nazwa jednostki organizacyjnej ). W polu 2.2 należy wybrać z listy rozwijanej, natomiast w polach 2.3, 2.4, 2.5 wpisać odpowiednie dane dotyczące jednostki organizacyjnej (np. szkoły), jeżeli ta jednostka będzie stroną umowy o dofinansowanie na podstawie pełnomocnictwa, upoważnienia lub innego równoważnego dokumentu albo odpowiednie dane dotyczące właściwej jednostki samorządu terytorialnego posiadającej osobowość prawną (np. gminy), jeżeli stroną umowy o dofinansowanie będzie ta jednostka samorządu terytorialnego posiadająca osobowość prawną. Dane adresowe jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego nieposiadającej osobowości prawnej (np. szkoły) należy podać w polu 2.7.4 Adres. W szczególnych przypadkach w polu 2.7.4 do kontaktów roboczych może być podany inny adres. 1.5 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie realizacji projektów 1.5.1 Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach konkursu wynosi: 6 000 000 PLN - wsparcie finansowe z EFS: 5 100 000 PLN - wsparcie finansowe krajowe (BP): 180 000 PLN - wkład własny: 720 000 PLN 1.5.2 Kwota środków alokowanych na dany konkurs może ulec zmianie w wyniku zmiany kursu walut. 1.5.3 Powyższa kwota środków obejmuje rezerwę finansową (do 5%) z przeznaczeniem na ewentualne środki odwoławcze wnoszone przez Projektodawców. 9
Opis procedury uruchamiania rezerwy finansowej zawiera pkt 4.3.19 niniejszej dokumentacji. 1.6 Forma finansowania 1.6.1 W przypadku projektów konkursowych realizowanych przez Beneficjentów innych niż państwowe jednostki budżetowe, dofinansowanie przekazywane jest Beneficjentowi w formie zaliczki na realizację projektu, przy czym dofinansowanie to wypłacane jest na rzecz Beneficjenta w ramach dwóch równoległych strumieni, tj. w formie: płatności budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS; oraz dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu 3. Przedmiotowe środki wpływają dwoma strumieniami na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Odsetki zgromadzone przez beneficjenta na przedmiotowym rachunku bankowym od środków otrzymanego dofinansowania stanowią dochód budżetu państwa i z końcem roku podlegają zwrotowi 4 na wskazany przez IOK rachunek 5, o ile rachunek ten nie jest nieoprocentowany. Powyższe nie dotyczy sytuacji, gdy zgodnie z odrębnymi ustawami odsetki stanowią dochód beneficjenta (np. w przypadku beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego). O ile to możliwe, wydatki w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku. W przypadku ponoszenia wydatków z innych niż wyodrębniony na cele projektu rachunków bankowych, Beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków w części odpowiadającej dofinansowaniu. Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości zaliczek dla Beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych, wypłacanych zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie projektu. 3 O ile współfinansowanie krajowe z budżetu państwa jest przewidziane w ramach danego projektu. 4 Chyba, że IP / IW (IP2) wyznaczy inny termin zwrotu przedmiotowych odsetek. 5 Ewentualne odsetki bankowe narosłe od przekazanego beneficjentowi dofinansowania nie są wykazywane we wniosku o płatność. Jednocześnie nie ma możliwości zakładania lokat terminowych ze środków dofinansowania otrzymywanego przez beneficjenta na realizację projektu. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego dopuszcza się zakładanie lokat bankowych wyłącznie w przypadku, gdy wynika to z umowy zawartej przez jednostkę samorządu terytorialnego z bankiem obsługującym rachunki tej jednostki. 10
1.6.2 Rachunek bankowy dla danego projektu w przypadku, gdy Beneficjentem jest jednostka organizacyjna JST nieposiadająca osobowości prawnej powinien zostać otwarty przez odpowiednią jednostkę samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo). 1.6.3 Pierwsza transza środków na realizację projektów jest wypłacana w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności. Wypłata środków w ramach pierwszej transzy dokonywana jest na podstawie umowy o dofinansowanie projektu, w związku z powyższym, w celu jej przekazania nie jest wymagane złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność. Niemniej jednak, pierwsza transza może zostać przekazana dopiero po złożeniu przez Beneficjenta zabezpieczenia, o którym mowa w umowie o dofinansowanie projektu, chyba że beneficjent jest zwolniony ze złożenia zabezpieczenia. 1.6.4 Warunkiem przekazania drugiej transzy jest złożenie wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego zweryfikowanie przez IOK oraz spełnienie następujących warunków: a) wykazanie we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez Beneficjenta dalszych wyjaśnień; b) nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy z danym Beneficjentem w trybie natychmiastowym. W związku z powyższym przekazanie kolejnej transzy środków na dofinansowanie projektu może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku, gdy wniosek o płatność jest prawidłowy) albo po odesłaniu Beneficjentowi wniosku do poprawy (w przypadku, gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków o których mowa powyżej. 1.6.5 Na podstawie art. 189 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych, w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę 6 lub w terminie określonym przez Beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (co do zasady nie dłuższym niż 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek. 6 Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IOK. 11
1.6.6 W ramach projektów państwowych jednostek budżetowych środki będą wypłacane przez Bank Gospodarstwa Krajowego (zwany dalej BGK) bezpośrednio na rzecz wykonawców. Państwowa jednostka budżetowa wystawia dla BGK w formie elektronicznej: zlecenie płatności ze środków europejskich; oraz zlecenie wypłaty współfinansowania krajowego (w przypadku gdy obsługa współfinansowania została zlecona do BGK w przeciwnym wypadku zlecenie wypłaty współfinansowania przekazywane jest do komórki księgowej danego dysponenta). 1.6.7 Szczegółowe informacje na temat finansowania projektów, przekazywania środków finansowych, wypłaty i rozliczanie transz dofinansowania, rozliczenia poniesionych wydatków oraz sposób naliczania odsetek - określa dokument Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (z dnia 22 grudnia 2011 r.), obowiązujący od dnia 1 stycznia 2012 r. i jest dostępny na stronie internetowej: www.efs.gov.pl oraz www.pokl.sbrr.pl II. Podstawowe wymagania projektowe 2.1 Wymagania dotyczące grupy docelowej 2.1.1 Projekty realizowane w ramach Działania 9.2 PO KL powinny być skierowane m.in. do następujących grup docelowych: uczniów i słuchaczy szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe (z wyłączeniem słuchaczy szkół dla dorosłych); szkół i placówek (instytucji i kadr pedagogicznych) prowadzących kształcenie zawodowe (z wyłączeniem szkół dla dorosłych); partnerów społeczno gospodarczych; pracodawców. 12
Zaleca się Projektodawcom, aby: na etapie rekrutacji do projektu zaplanowali przeprowadzenie diagnozy początkowego poziomu wiedzy/kompetencji uczestników projektu. składając wnioski o dofinansowanie sprecyzowali kompetencje kadry przeznaczonej do prowadzenia szkoleń i doradztwa (np. osiągnięcia zawodowe, stopień zawodowy). składając wnioski o dofinansowanie zawierali wskaźniki dotyczące jakości prowadzonych działań np. poprzez zastosowanie następujących rezultatów twardych: - zwiększenie współczynnika zdawalności egzaminów zawodowych o 5%, - odsetek uczniów, którzy zdadzą test kompetencyjny, - średni wzrost wiedzy w zakresie w jakim prowadzone są zajęcia o 10 %, - odsetek przyznanych certyfikatów zewnętrznych potwierdzających zdobyte kwalifikacje, - zwiększenie współczynnika zdawalności egzaminów maturalnych i zawodowych wśród słuchaczy szkół dla dorosłych o 5%, - średni wzrost ocen końcowych o 1. (np. po zakończeniu zajęć, raz w miesiącu w zależności od czasu trwania projektu ), monitorowali jakość prowadzonych szkoleń i doradztwa. Istotny jest sposób dokonywania pomiaru, musi on w sposób jednoznaczny badać założone cele: zastosowanie ankiet kompetencyjnych, a nie samych deklaracji o przyroście wiedzy, przeprowadzanie hospitacji, ankiety oceniające adekwatność wsparcia oraz sposobu pracy prowadzącego do potrzeb uczniów. UWAGA! Zgodnie z Planem Działania na 2012 r. projekty muszą być skierowane do grup docelowych z obszaru województwa świętokrzyskiego (które w przypadku osób fizycznych uczą się, pracują lub zamieszkują na obszarze województwa świętokrzyskiego w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, w przypadku innych podmiotów posiadają one jednostkę organizacyjną na obszarze województwa świętokrzyskiego). 13
2.2 Wymagania czasowe 2.2.1 Wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu, mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowane. 2.2.2 Określając datę rozpoczęcia realizacji projektu, Wnioskodawca powinien uwzględnić czas niezbędny na przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej, ewentualne negocjacje oraz czas niezbędny na przygotowanie przez Wnioskodawcę dokumentów wymaganych do zawarcia umowy z IP. 2.3 Wymagania finansowe 2.3.1 Minimalna wartość projektu wynosi 50 000 PLN. 2.3.2 W ramach przedmiotowego konkursu, wymagane jest na poziomie minimum 12% wartości projektu. wniesienie wkładu własnego Wkład własny ze środków publicznych nie może być wyższy niż poziom współfinansowania krajowego w Programie, tj. 15%. Wydatki stanowiące wkład własny Beneficjenta należy każdorazowo wykazać we wniosku o dofinansowanie - w budżecie ogólnym oraz w budżecie szczegółowym projektu i zaznaczyć, iż stanowią one wkład własny oraz z jakich źródeł będzie sfinansowany. Wkład własny może pochodzić ze środków: publicznych (budżetu np. jednostki samorządu terytorialnego szczebla wojewódzkiego, powiatowego lub gminnego, Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych). prywatnych (np. środków własnych Beneficjenta będącego podmiotem prywatnym). Źródłem wkładu własnego w projektach realizowanych w ramach PO KL mogą być również środki publiczne, w tym dotacje / subwencje budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego przekazywane np. w formie subwencji oświatowych lub dotacji oraz innych funduszy (np. Funduszu Inicjatyw Obywatelskich), pod warunkiem że tryb udzielenia ww. dotacji / subwencji nie wyklucza możliwości przeznaczenia środków z nich pochodzących na pokrycie wkładu własnego w projektach PO KL. Dodatkowo, w takim 14
przypadku należy zweryfikować, czy wkład własny wniesiony w ten sposób nie prowadzi to podwójnego finansowania wydatków. Wkład własny może być wnoszony w formie: finansowej; niepieniężnej 7 (np. w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy) szczegółowe zasady wnoszenia wkładu niepieniężnego zawarte są w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, np. w formie wynagrodzeń uczestników projektu. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu są kwalifikowalne pod warunkiem, że zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami dotyczącymi rachunkowości. Jednocześnie wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli. Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL, w którym występuje powyższy wkład, rozlicza go w ramach projektu na podstawie oświadczenia składanego przez podmioty wypłacające, przy czym oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich. Wkład własny w formie dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią należy odnosić do wysokości wynagrodzenia uczestników projektu w momencie udzielania im danej formy wsparcia. Wkład ten powinien zostać wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie 8. Po wyłonieniu projektu do realizacji, w umowie o dofinansowanie wskazywana jest wartość wkładu własnego wymagana od Beneficjenta (wraz z podziałem na źródła finansowania w przypadku gdy wkład własny pochodzi z kilku źródeł). W przypadku niewniesienia wkładu w kwocie wskazanej w umowie, IOK może proporcjonalnie obniżyć kwotę przyznanego dofinansowania. 7 Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku Beneficjenta, w szczególności urządzeń lub materiałów, badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu w postaci dóbr i usług stanowi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może zostać w niezależny sposób potwierdzona dokumentami uzupełniającymi o wartości dowodowej równoważnej fakturom. 8 Wysokość wkładu powinna odnosić się wyłącznie do okresu, w którym uczestnik projektu uczestniczy we wsparciu, z zastrzeżeniem, iż za ten okres przysługuje mu jednocześnie dodatek lub wynagrodzenie. 15
2.3.3 Okres kwalifikowalności wydatków każdego pojedynczego projektu realizowanego w ramach PO KL (równoznaczny z okresem jego realizacji) określa umowa o dofinansowanie projektu. Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy: koszty zabezpieczeń zostały poniesione przed podpisaniem umowy (pod warunkiem przyjęcia projektu do realizacji); data podpisania umowy jest późniejsza niż data rozpoczęcia realizacji projektu podana w zaakceptowanym wniosku aplikacyjnym - początek okresu kwalifikowalności stanowi data rozpoczęcia realizacji projektu; wydatki poniesione na wycenę wkładu niepieniężnego. Po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność. Podmiot realizujący projekt ponosi wydatki związane z jego realizacją zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL określonych w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL obowiązujące od dnia 1 stycznia 2012 r. 2.3.4 W ramach projektów PO KL możliwe jest kwalifikowanie wydatków objętych wsparciem w ramach EFRR na zasadzie cross-financingu. Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji projektu i wiąże się wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w projekcie. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji równości szans w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wysokość wydatków w ramach cross-financingu dla Działania 9.2 nie może stanowić więcej niż 30% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu (wymóg ten wynika z kryterium dostępu Maksymalny poziom środków finansowych w ramach cross-financingu wynosi 30% wartości projektu). 2.3.5 Beneficjent jest uprawniony do ponoszenia wydatków w ramach cross-financingu do wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane powyżej dopuszczalnej łącznej kwoty 16
określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne. Beneficjent będzie zobowiązany do oszacowania kosztów cross-financingu w ramach projektu i wskazania ich w budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie projektu oraz w załączniku zawierającym szczegółowy budżet projektu w ramach zadań realizowanych w projekcie (w ramach kosztów bezpośrednich). We wniosku o dofinansowanie projektu wykazywana jest wartość kosztów w ramach cross-financingu oraz procent tych kosztów w stosunku do kosztów ogółem (nie więcej niż 30% w stosunku do wartości projektu). 2.3.6 W przypadku ponoszenia wydatków niezgodnie z powyższymi zasadami, IOK będąca stroną umowy o dofinansowanie może uznać część lub całość wydatków za niekwalifikowane, w zależności od uchybień dokonanych przez Beneficjenta. 2.3.7 Szczegółowe informacje m.in. na temat: zasad kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL, sposobu kalkulacji budżetu kosztów związanych z zatrudnieniem personelu w projekcie, sposobu wnoszenia i rozliczania wkładu własnego, zasad stosowania cross-financingu, określają obowiązujące od 1 stycznia 2012 roku Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL a także Zasady finansowania PO KL, które są dostępne na stronie internetowej: www.efs.gov.pl oraz www.pokl.sbrr.pl 2.4 Wymagane wskaźniki pomiaru celów 2.4.1 We wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (wniosku aplikacyjnym) w pkt. 3.1.2 oraz 3.1.3, Wnioskodawca (Beneficjent) powinien określić w jaki sposób mierzona będzie realizacja celów poprzez ustalenie wskaźników pomiaru celu. Dla każdego celu należy określić co najmniej jeden podstawowy i mierzalny wskaźnik, który w sposób precyzyjny umożliwi weryfikację stopnia realizacji celu głównego i celów szczegółowych. W pkt. 3.1.2 i 3.1.3 wniosku należy określić w jaki sposób i na jakiej podstawie mierzone będą wskaźniki realizacji poszczególnych celów poprzez ustalenie źródła weryfikacji/pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwości pomiaru. Cele oraz służące mierzeniu ich realizacji wskaźniki określone przez Wnioskodawcę (Beneficjenta) powinny być zgodne z regułą SMART - reguła SMART jest szczegółowo opisana w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL (wersja obowiązująca od 1 stycznia 2012 r.) a także w Podręczniku wskaźników PO KL 2007-2013 (wersja ze stycznia 2012 r.). 17
Częstotliwość pomiaru wskaźnika uzależniona jest przede wszystkim od okresu realizacji projektu i zakończenia poszczególnych zadań. W związku z powyższym częstotliwość pomiaru wskaźnika w zależności od jego specyfiki można podawać w jednostkach czasu (np. co tydzień, co miesiąc) lub można określić ją w odniesieniu do terminu zakończenia danego działania (np. dwa dni po przeprowadzeniu szkolenia). UWAGA! Opis zawarty w kolumnie piątej pkt. 3.1.2 oraz 3.1.3 liczony jest w ramach limitu liczby znaków. WAŻNE! Cel główny i cele szczegółowe projektu określone odpowiednio w punktach 3.1.2 i 3.1.3 wniosku powinny być spójne (ale nie identyczne szczegóły w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL ) przede wszystkim z celami szczegółowymi dla PO KL, danego Priorytetu oraz ewentualnie z celami sformułowanymi w innych dokumentach o charakterze strategicznym w danym sektorze i/lub w danym regionie jeżeli występują. Spójność celów projektu z innymi odpowiednimi celami powinna być dostosowana do obszaru realizacji projektu (cały kraj-województwo/apowiat/y- gmina/y). Dodatkowo w pkt. 3.5 wniosku, Wnioskodawca powinien zawrzeć opis, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu i realizowanych w jego ramach zadań przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji (lub celów szczegółowych) Priorytetu PO KL. Wskaźniki pomiaru celu można wybrać z listy rozwijanej wyświetlającej się w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych. Lista ta uwzględnia obligatoryjne wskaźniki, które są wskazane w Mapie wskaźników monitorowania projektów PO KL, stanowiącej część dokumentu pt. Podręcznik wskaźników PO KL 2007-2013, jak również opisane w załączniku nr 2 do Wniosku Beneficjenta o płatność w części 7 Osiągnięte wartości wskaźników. Przygotowując wniosek w ramach Działania 9.2 PO KL, Wnioskodawca zobowiązany jest do zawarcia we wniosku następujących obowiązkowych wskaźników w projekcie: 1. Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które wdrożyły programy rozwojowe. Metodologia i sposób pomiaru: Wskaźnik mierzy liczbę szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe, które wdrożyły programy rozwojowe w ramach Działania. a. W przypadku objęcia wsparciem wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu szkół, zespół szkół należy liczyć jako odrębne szkoły, z uwagi na fakt, iż posiadają różne 18
podstawy programowe, uczniów oraz zakres podstawy programowej, również wdrażane przez nie programy rozwojowe będą odmienne. b. W przypadku, gdy jedna ze szkół wchodząca w skład zespołu wdroży program rozwojowy, w ramach wskaźnika należy wykazać tylko szkołę objętą wsparciem. Programy rozwojowe szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe mają na celu poprawę jakości kształcenia ze szczególnym uwzględnieniem kształcenia zawodowego, w tym: wyrównywanie dysproporcji edukacyjnych w trakcie procesu kształcenia, zwiększenie efektywności nauczania kompetencji kluczowych z punktu widzenia dalszej ścieżki edukacyjnej i potrzeb rynku pracy (w szczególności: w zakresie nauk matematycznych, przyrodniczych i technicznych, kompetencji lingwistycznych i TIK, przedsiębiorczość), wdrażanie programów sprawnego zarządzania szkołą. Programy są realizowane m. in. poprzez zajęcia pozalekcyjne i pozaszkolne. Dla uproszczenia, w przypadku objęcia wsparciem jednej szkoły za moment wdrożenia programu rozwojowego należy uznać datę podpisania umowy o dofinansowanie projektu, z kolei w sytuacji objęcia wsparciem więcej niż jednej szkoły za moment pomiaru wskaźnika należy uznać datę podpisania porozumienia pomiędzy projektodawcą a szkołą (dotyczy projektów, w ramach których planowane jest przeprowadzenie rekrutacji szkół już po podpisaniu umowy o dofinansowanie). W przypadku rezygnacji szkoły z udziału w projekcie (dot. również jednej ze szkół wchodzących w skład zespołu szkół) należy odpowiednio pomniejszyć osiągniętą wartość wskaźnika. Szkoła/placówka kształcenia zawodowego może być wykazana tylko raz w ramach projektu. 2. Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które współpracowały z przedsiębiorstwami w zakresie wdrażania programów rozwojowych. Metodologia i sposób pomiaru: Wskaźnik mierzy liczbę szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe, które wdrożyły programy rozwojowe w ramach Działania we współpracy z przedsiębiorstwem na etapie tworzenia lub realizacji programu rozwojowego. a. W przypadku objęcia wsparciem wszystkich szkół wchodzących w skład zespołu szkół, zespół szkół należy liczyć jako odrębne szkoły, z uwagi na fakt, iż posiadają różne podstawy programowe, uczniów oraz zakres podstawy programowej również wdrażane przez nie programy rozwojowe będą odmienne. 19
b. W przypadku, gdy jedna ze szkół wchodząca w skład zespołu wdroży program rozwojowy, w ramach wskaźnika należy wykazać tylko szkołę objętą wsparciem. Dla uproszczenia, w przypadku objęcia wsparciem jednej szkoły za moment wdrożenia programu rozwojowego przy współpracy przedsiębiorstwa należy uznać datę podpisania umowy o dofinansowanie projektu, z kolei w sytuacji objęcia wsparciem więcej niż jednej szkoły za moment pomiaru wskaźnika należy uznać datę podpisania porozumienia pomiędzy projektodawcą a szkołą (dotyczy projektów, w ramach których planowane jest przeprowadzenie rekrutacji szkół już po podpisaniu umowy o dofinansowanie). W przypadku rezygnacji szkoły z udziału w projekcie (dot. również jednej ze szkół wchodzących w skład zespołu szkół) należy odpowiednio pomniejszyć osiągniętą wartość wskaźnika. Szkoła/placówka kształcenia zawodowego może być wykazana tylko raz w ramach projektu. 3. Liczba uczniów w szkołach prowadzących kształcenie zawodowe, którzy zakończyli udział w stażach i praktykach w ramach projektu. Metodologia i sposób pomiaru: Wskaźnik mierzy liczbę uczniów w szkołach prowadzących kształcenie zawodowe, którzy zakończyli udział w stażach i praktykach w ramach projektu. Za moment zakończenia udziału w stażach i praktykach w ramach projektu należy uznać uzyskanie dokumentu (np. dzienniczek praktyk z wpisaną oceną oraz opatrzony pieczątką firmową, podpisem i pieczątką imienną upoważnionego pracownika; opinia; zaświadczenie) potwierdzającego uzyskanie danej formy wsparcia. Uczeń może być wykazany tylko raz w ramach projektu. 2.4.2 Główną funkcją wskaźników jest zmierzenie, na ile cel główny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane, tj. kiedy można uznać, że problem został rozwiązany (złagodzony) a projekt zakończył się sukcesem. W trakcie realizacji projektu wskaźniki powinny umożliwiać mierzenie jego postępu względem celów projektu. 2.4.3 Wskaźniki pomiaru celu można wybrać z listy rozwijanej wyświetlającej się w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych. Zamieszczone w przedmiotowej liście wskaźniki, są jedynie wybranymi wskaźnikami nie obejmującymi całości rezultatów w ramach całego Priorytetu. Oprócz tych wskaźników, Wnioskodawca może określić też własne wskaźniki pomiaru celu zgodnie ze specyfiką projektu. Można do tego wykorzystać Zestawienie 20
przykładów alternatywnych wskaźników wg Poddziałań zamieszczonych w Podręczniku wskaźników PO KL 2007-2013. UWAGA! Wnioskodawca (Beneficjent) ma obowiązek monitorowania wskaźników, które określił we wniosku o dofinansowanie projektu. 2.4.4 W ramach wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (wniosku aplikacyjnego) punktu 3.3 - w kolumnie trzeciej Szczegółowy opis zadania i produktów, które będą wytworzone w ramach jego realizacji. Wnioskodawca (Beneficjent) powinien szczegółowo opisać poszczególne zadania projektu. Opis zadania Zarządzanie projektem należy zamieścić w punkcie 3.7 wniosku Opis sposobu zarządzania projektem. Elementem opisu zadania Zarządzanie projektem powinien być również opis działań, które będą prowadzone w celu monitoringu projektu i jego uczestników. Produkty oraz wskaźniki służące ich pomiarowi, powinny być zgodne z regułą SMART. 2.4.5 Przewidywane wskaźniki planowane do osiągnięcia w 2012 roku przez IOK w ramach przedmiotowego konkursu pn.: Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które wdrożyły programy rozwojowe wynosi 17 (szkół). Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które współpracowały z przedsiębiorstwami w zakresie wdrażania programów rozwojowych wynosi 17 (szkół). Liczba uczniów w szkołach prowadzących kształcenie zawodowe, którzy zakończyli udział w stażach i praktykach w ramach projektu wynosi 1368 (uczniów). 2.4.6 Szczegółowe informacje nt. określania i sposobu pomiaru wskaźników celów w projekcie znajdują się w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL (wersja z dnia 1 stycznia 2012 r.) a także w Podręczniku wskaźników PO KL 2007-2013 (wersja ze stycznia 2012 r.). 21
2.5 Wymagania dotyczące partnerstwa 2.5.1 Projekt może być realizowany w partnerstwie 9. Zgodnie z zapisami art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, partnerzy w projekcie to: podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt. Zgodnie z przytoczonym przepisem, realizacja projektów partnerskich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie Beneficjentem projektu (stroną umowy o dofinansowanie); uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu 10 oraz wspólne zarządzanie projektem, przy czym partner może uczestniczyć w realizacji tylko części zadań w projekcie; adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom); zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami oraz precyzyjne zasady zarządzania finansami, w tym przepływy finansowe i rozliczanie środków partnera. Istotą odróżniającą partnerstwo od przekazania realizacji zadań lub zakupu usług jest wspólne zarządzanie projektem, co oznacza powołanie w poszanowaniu zasady równości szans płci Grupy Sterującej 11, która na zasadzie konsensusu, podejmuje decyzje o zasadniczych kwestiach związanych z realizacją projektu. Partnerami w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki mogą być: wszystkie podmioty uprawnione do składania wniosków spełniające definicję Beneficjenta (niezależnie od tego czy są lub czy nie są wymienione w danym 9 Partnerstwo ma wymiar procesualny, gdyż lider i partnerzy współpracują ze sobą na wszystkich lub prawie wszystkich etapach realizacji projektu a uczestnictwo partnera w projekcie co do zasady powinno rozpocząć się już na etapie jego planowania. 10 Możliwe jest pominięcie tego warunku w przypadkach określonych w rozdziale VII Zakresu realizacji projektów partnerskich określony przez IZ PO KL. 11 Grupa Sterująca, jest organem wspierającym Beneficjenta w jego działaniu. Dotyczy to głównie podejmowania strategicznych decyzji. Powinna być odpowiedzialna za długoterminowe zarządzanie projektem i jego monitoring. Oznacza to kontrolę realizacji projektu na poziomie strategicznym, weryfikację zgodności projektu z przyjętymi wcześniej celami i utrzymanie założonych ram: zakresu, kosztów i terminów czasowych. Może mieć inną nazwę zgodnie z decyzją partnerów. 22
Działaniu lub Poddziałaniu Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) jednostki niespełniające definicji Beneficjenta na zasadach określonych w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzająca PO KL 2.5.2 Partnerstwo w rozumieniu ustawy oznacza nieinstytucjonalne porozumienie autonomicznych podmiotów, realizujących wspólnie konkretny projekt. Tym samym, partnerstwa nie stanowi ukonstytuowany już podmiot zrzeszający instytucjonalnie organizacje i instytucje, takie jak np. związek stowarzyszeń lub stowarzyszenie lokalna grupa działania 12. W tym przypadku mamy do czynienia z jednym, odrębnym od tworzących go instytucji podmiotem. Nie wyklucza to przypadku, gdy do tworzonego partnerstwa akces zgłasza grupa podmiotów (np. inne partnerstwo, konsorcjum, związek stowarzyszeń itp.), reprezentująca określone środowisko, czy zrzeszająca określone organizacje. Wnioskodawca (lider projektu) może negocjować kwestie związane z utworzeniem partnerstwa z całą grupą autonomicznych podmiotów ale we wniosku o dofinansowanie, jak również w umowie partnerskiej podmioty te muszą występować indywidualnie. Nie może zostać zawarte partnerstwo obejmujące podmioty, które są ze sobą powiązane 13, a więc mają którekolwiek z następujących relacji ze sobą nawzajem i nie istnieje możliwość nawiązania równoprawnych relacji partnerskich: jeden z podmiotów posiada samodzielnie lub łącznie z jednym lub więcej podmiotami, z którymi jest powiązany (w rozumieniu pkt. 16 Zakresu realizacji projektów partnerskich ) powyżej 50% kapitału drugiego podmiotu (dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą); jeden z podmiotów ma większość praw głosu w drugim podmiocie; jeden z podmiotów, który jest akcjonariuszem lub wspólnikiem drugiego podmiotu, kontroluje samodzielnie, na mocy umowy z innymi akcjonariuszami lub wspólnikami drugiego podmiotu, większość praw głosu akcjonariuszy lub wspólników w drugim podmiocie; 12 Lokalne Grupy Działania w formie stowarzyszenia tworzone są na podstawie art. 15 ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (Dz. U. z 2007 r. Nr 64, poz. 427, z późn. zm.). 13 Podobne uregulowania dotyczące kwestii powiązania podmiotów znajdują się w zaleceniu Komisji z dnia 6 maja 2003 r. dotyczącym definicji przedsiębiorstw mikro, małych i średnich (notyfikowanym jako dokument nr C(2003) 1422), Dz. Urz. UE z dnia 20 maja 2003 r. L 124. 23
jeden z podmiotów ma prawo powoływać lub odwoływać większość członków organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego drugiego podmiotu; jeden z podmiotów ma prawo wywierać dominujący wpływ na drugi podmiot na mocy umowy zawartej z tym podmiotem lub postanowień w akcie założycielskim lub umowie spółki lub statucie drugiego podmiotu. Niedopuszczalna jest sytuacja polegająca na zawarciu partnerstwa przez podmiot z własną jednostką organizacyjną 14. W przypadku administracji samorządowej i rządowej oznacza to, iż organ administracji nie może uznać za partnera podległej mu jednostki budżetowej (nie dotyczy to jednostek nadzorowanych przez organ administracji oraz tych jednostek podległych organowi administracji, które na podstawie odrębnych przepisów mają osobowość prawną). 2.5.3 Informacja o planowanym partnerstwie oraz partnerach powinna znaleźć się we wniosku o dofinansowanie projektu. W szczególności dotyczy to: punktu 2.8 Partnerzy, punktu 3.3 Zadania, punktu 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu Oddziaływanie projektu,, punktu 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy, punktu 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem, części V. Oświadczenie. W przypadku projektów partnerskich, w pkt. 3.3 wniosku należy wskazać i opisać wszystkie zadania, również te, za których realizację odpowiedzialny będzie/będą w całości lub częściowo partner/partnerzy. Z uwagi na fakt, że partnerstwo ma charakter zadaniowy, we wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca (lider partnerstwa) wskazuje zadania w podziale na ich części, które powinny być przypisane do partnera/poszczególnych partnerów. W uzasadnionych przypadkach dane zadanie może być realizowane przez więcej niż jednego partnera (w tym Beneficjenta). Jednak w takim przypadku należy wyraźnie wyodrębnić podzadania przypisane poszczególnym partnerom. Do zadań opisanych w pkt. 3.3 wniosku, Projektodawca powinien odnieść się w punkcie 3.7 wniosku opisując rolę partnerów, w tym podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lidera i partnerów w realizacji projektu. 15, punktu 3.5 14 Instytucja Pośrednicząca nie może być również partnerem w projektach realizowanych przez beneficjentów, z którymi podpisała umowy o dofinansowanie projektów. 15 Punkt ten wypełniany jest tylko przez projektodawców wnioskujących o kwotę dofinansowania równą albo przekraczającą 2 mln złotych. 24
2.5.4 Przed zawarciem umowy lub wydaniem decyzji o dofinansowaniu projektu 16, dokumentem wymaganym przez Instytucję Oceniającą Projekt, jest umowa partnerska (porozumienie), szczegółowo określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu (Beneficjenta/lidera) reprezentującego partnerstwo, który ostatecznie jest odpowiedzialny za realizację całości projektu oraz jego rozliczenie. Umowa taka powinna zawierać uzgodnienia dotyczące co najmniej: celu partnerstwa; odpowiedzialności lidera/beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa; zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu; plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez Beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu, zgodnie z rozdziałem VIII dokumentu Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez IZ PO KL ); zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie; zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania); pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez Beneficjenta; sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu. Umowa partnerska nie jest załącznikiem do wniosku o dofinansowanie jest natomiast załącznikiem do umowy o dofinansowanie realizacji projektu (minimalny jej wzór stanowi załącznik nr 6.6 do niniejszej dokumentacji konkursowej). 2.5.5 Formuła partnerskiej realizacji zadań pomiędzy jednostkami sektora finansów publicznych a jednostkami spoza sektora finansów publicznych, gdy Wnioskodawcą jest jednostka sektora finansów publicznych 17 została uregulowana w art. 28a ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.). W przepisie tym określono zasady powoływania partnerstw 16 Podpisanie umowy partnerskiej lub porozumienia musi nastąpić przed dniem zawarcia umowy lub podpisania decyzji o dofinansowanie projektu. Nie jest wymagane, aby umowa partnerska była zawierana przed terminem złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. 17 Przepis ten nie dotyczy sytuacji, gdy jednostka sektora finansów publicznych jest partnerem w projekcie. 25