Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Opis Przedmiotu Zamówienia Zapewnienie kompleksowego doradztwa w zakresie zaplanowania i wdrożenia modelu Advanced Spis treści I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA... 2 II KONTEKST ZAMÓWIENIA... 2 III CEL ZAMÓWIENIA... 3 IV ZAKRES PRZEDMIOTOWY REALIZACJI ZAMÓWIENIA... 4 V ZAKRES ZADAŃ WYKONAWCY... 5 VI INDYKATYWNY HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA... 8 VII FINANSOWANIE... 9 VII INNE... 9 1

I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowego doradztwa w zakresie zaplanowania i wdrożenia modelu Advanced Research Projects (ARP) w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (NCBR), jako Instytucji Pośredniczącej w Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR). Zamówienie obejmuje kompleksowe doradztwo zapewnione NCBR ze strony organizacji, posiadającej doświadczenie w prowadzeniu badań naukowych oraz doradztwie w planowaniu i wdrażaniu innowacyjnych metod finansowania prac badawczo-rozwojowych (B+R), opartych na modelu ARP. Wsparcie merytoryczne udzielone Zamawiającemu obejmie także interaktywny proces szkolenia, który pozwoli na polepszenie efektów zaplanowanych działań i osiągnięcie założonych celów Zamawiającego. Wdrożenie modelu ARP przyczyni się natomiast do zwiększenia efektywności wydatkowania środków i współpracy z beneficjentami konkursów ogłaszanych przez NCBR w I i IV osi POIR. II KONTEKST ZAMÓWIENIA Inteligentny rozwój, rozumiany jako wzrost gospodarczy oparty na wiedzy i innowacjach, jest jednym spośród trzech priorytetów strategii Europa 2020. W dokumencie tym wskazuje się, że innowacyjność europejskiej gospodarki na tle innych krajów wysokorozwiniętych jest nadal niewystarczająca. Udział wydatków na działalność B+R w PKB kształtuje się na poziomie ok. 2% w UE, podczas gdy na przykład w USA jest to blisko 3%. W badaniach obrazujących innowacyjność krajów UE Polska wciąż zajmuje niską pozycję. Poziom Sumarycznego Wskaźnika Innowacyjności (Sumary Innovation Index) dla Polski jest niższy niż przeciętna dla wszystkich państw UE. W opublikowanym w 2015 r. rankingu Innovation Union Scoreboard (IUS) Polska zajęła 5. miejsce od końca. Dla dalszego ograniczenia dystansu rozwojowego pomiędzy Polską a wysoko rozwiniętymi państwami niezbędne jest prowadzenie polityki rozwoju stymulującej wzrost gospodarczy oparty na poprawie innowacyjności, wykorzystaniu potencjałów związanych z kreatywnością i przedsiębiorczością społeczeństwa oraz umiejętnością współpracy. Wyzwania i cele rozwojowe Polski, w tym w zakresie zwiększania konkurencyjności i innowacyjności gospodarki, zostały określone również w krajowych dokumentach strategicznych oraz w dokumentach opisujących realizujące je programy. Głównym celem rozwojowym Polski do roku 2020, określonym w Strategii Rozwoju Kraju 2020 (SRK), jest wzmocnienie i wykorzystanie gospodarczych, społecznych i instytucjonalnych potencjałów zapewniających szybszy i zrównoważony rozwój kraju oraz poprawę jakości życia ludzi. Jedną z 9 sektorowych strategii zintegrowanych, które na poziomie krajowym mają zapewnić realizację celów określonych w SRK, jest Strategia Innowacyjności i Efektywności Gospodarki Dynamiczna Polska 2020 (SIEG). Głównym założeniem 2

SIEG jest przygotowanie odpowiednich warunków funkcjonowania polskich przedsiębiorstw, sektora nauki oraz administracji, które pozwolą zwiększyć konkurencyjność i innowacyjność gospodarki. Stymulowanie wzrostu gospodarczego w Polsce nie będzie możliwe bez zmiany podejścia do innowacyjności i przejścia od modelu opartego na absorpcji nowych rozwiązań do modelu, w którym przedsiębiorstwa tworzą innowacje, m.in. współpracując z sektorem nauki oraz instytucjami administracji publicznej. Niewątpliwym liderem w zakresie tworzenia innowacji są Stany Zjednoczone Ameryki. Agencje rządowe USA, umiejętnie inwestując w B+R, doprowadziły do powstania szeregu innowacji o przełomowym charakterze, takich jak Internet czy GPS. Jedną z amerykańskich agencji rządowych, która zrewolucjonizowała podejście do zarządzania pracami B+R jest Defence Advanced Research Projects Agency (DARPA). Podstawą innowacyjnego modelu finansowania badań tzw. Advanced Research Projects (ARP), stało się zrozumienie, że identyfikacja problemów wstrzymujących rozwój oraz szukanie innowacyjnych i przełomowych sposobów na ich rozwiązanie wymaga dużej elastyczności w działaniu, otwartości na wszystkie rodzaje badań oraz obecności wysoko wykwalifikowanych menedżerów nauki, którym zapewni się inicjatywę, niezależność, swobodę działania i odpowiednie zasoby oraz wymagać się będzie od nich pełnej odpowiedzialności za dany program badawczy, a w szczególności za zapewnienie rezultatów programu badawczego. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, jako agencja wykonawcza Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, do której zadań należy finansowanie programów i projektów badawczo-rozwojowych o wysokim potencjale innowacyjnym, których rezultaty będą możliwe do zastosowania w praktyce gospodarczej, jest jednym z kluczowych aktorów w budowie gospodarki opartej na wiedzy i innowacjach. Mając powyższe na uwadze oraz fakt, że NCBR jest odpowiedzialny za wydatkowanie niemal 5 miliardów EUR na B+R (w ramach środków I i IV osi POIR) w latach 2014-2023, szczególnie istotne jest zagwarantowanie jak najefektywniejszego funkcjonowania centrum w zakresie realizacji zadań Instytucji Pośredniczącej POIR i korzystanie przy tym z najlepszych światowych praktyk. III CEL ZAMÓWIENIA Celem zamówienia jest zwiększenie potencjału instytucjonalnego NCBR, jako Instytucji Pośredniczącej POIR, poprzez przygotowanie i wdrożenie innowacyjnej metody zarządzania procesem finansowania i zarządzania programem badawczo-rozwojowym w obszarach, istotnych zarówno dla sektora publicznego jak i komercyjnego. Doradztwo będące przedmiotem zamówienia pozwoli na podniesienie wiedzy i potencjału pracowników oraz managerów nauki zatrudnionych w NCBR, zaangażowanych we wdrażanie POIR, poprzez implementację najlepszych praktyk, inspirowanych modelem ARP. Poprzez doradztwo, 3

pracownicy NCBR zaangażowani we wdrażanie POIR nabędą wiedzę nt. modelu ARP oraz zostaną przeprowadzeni krok po kroku przez jego implementację w NCBR. Powyższe działania pozwolą w szczególności na: usprawnienie procesu ustalania agendy badawczej w programach sektorowych, realizowanych wspólnie przez NCBR oraz przedstawicieli danego sektora gospodarki, w ramach I osi POIR (działanie 1.2); Doprecyzowanie sposobu oceny wniosków składanych w ramach projektów aplikacyjnych (realizowanych w ramach IV osi POIR poddziałanie 4.1.4), w zakresie tego czy planowane rezultaty projektu charakteryzują się nowością w skali światowej oraz czy mają one cechy innowacji przełomowej; Doprecyzowanie sposobu oceny wniosków składanych w ramach konkursów skierowanych do przedsiębiorstw (w szczególności szybka ścieżka i demonstrator w ramach I osi POIR poddziałanie 1.1.1 i 1.1.2), w zakresie szeroko rozumianego uzasadnienia biznesowego; Szczegółowe zaprogramowanie sposobu funkcjonowania wirtualnych instytutów badawczych, realizowanych w IV osi POIR (poddziałanie 4.1.3); Potencjalne ogłoszenie nowych, pilotażowych działań w ramach IV osi POIR, opierających się na współpracy przedstawicieli administracji, nauki i biznesu. Wprowadzenie przedmiotowego modelu pozwoli także na: przełamanie barier dla podejmowania ambitnych i przełomowych prac B+R; stymulację środowiska naukowego i biznesowego, zaangażowanego w prace B+R do podejmowania ambitnych i przełomowych prac B+R; inicjowanie i wzmacnianie współpracy pomiędzy środowiskiem administracji, nauki, biznesu oraz partnerami społeczno-gospodarczymi. IV ZAKRES PRZEDMIOTOWY REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zamówienie obejmie trzy powiązane ze sobą etapy: I PROGRAMOWANIE DZIAŁAŃ Programowanie działań dot. wdrożenia modelu ARP w NCBR obejmie: Analizę polskich warunków instytucjonalnych oraz środowiska B+R w kontekście adaptacji modelu Advanced Research Projects przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju; Przedstawienie dobrych praktyk stosowanych przez instytucje funkcjonujące w modelu ARP oraz wskazanie możliwości ich adaptacji w NCBR; Opracowanie i przedstawienie technik definiowania wyzwań/obszarów badawczych mających znaczenie zarówno z punktu widzenia sektora publicznego jak i komercyjnego oraz posiadających potencjał powstania innowacji o charakterze przełomowym; 4

Przygotowanie szczegółowego planu wdrożenia modelu ARP w NCBR łącznie z metodologią wyboru obszarów badawczych, określeniem formalnych zasad realizacji programów w modelu ARP, wskazaniem zasad współpracy z działami NCBR zapewniającymi wsparcie prawne/kadrowe/finansowe, zaangażowanymi we wdrażanie POIR oraz określeniem sposobu budowy sprzyjającej kultury instytucjonalnej w NCBR. II BUDOWA POTENCJAŁU Budowa potencjału dla wdrożenia modelu ARP w NCBR obejmie: A. Zbudowanie zainteresowania oraz podniesienie świadomości w środowisku naukowym i szeroko rozumianym społeczeństwie nt. nowych działań NCBR poprzez ogłoszenie tzw. Grand Challenge. Poprzez Grand Challenge rozumie się określenie konkretnego problemu, który uniemożliwia rozwój danej dziedziny oraz ogłoszenie konkursu na jego rozwiązanie konkurs z jasno sprecyzowanym celem (umożliwiającym jednoznaczną weryfikację jego osiągnięcia), krótkim terminem realizacji/rozwiązania zadania, a przy tym niewymagający angażowania dużych zasobów finansowych. Celem Grand Challenge jest zainteresowanie środowiska naukowego/przedstawicieli biznesu/instytucji publicznych określoną tematyką, w ramach której NCBR ogłosi programy finansowania B+R. B. Przeprowadzenie rekrutacji na menadżerów programów, które NCBR planuje ogłosić w ramach tematyki danego Grand Challenge. W ramach rekrutacji planuje się wybór 7-10 managerów nauki posiadających doświadczenie naukowo-badawcze oraz zarządcze. Grupa wybranych menadżerów wysłana zostanie na warsztat szkoleniowy, na którym poznają oni szczegóły prowadzenia programów B+R zgodnie z metodą ARP. Grupa 1-3 menedżerów, którzy najlepiej sprawdzą się na warsztacie szkoleniowym zostanie zatrudniona w NCBR, jako menedżerowie nowych programów. III WDROŻENIE Nowo zatrudnionym w NCBR menedżerom powierzone zostaną zadania określenia szczegółowego zakresu tematycznego programów, nadzoru merytorycznego nad realizacją projektów oraz zarządzania realizacją programów w sposób zapewniający szybką realizację celów programów (stworzenie konkretnych prototypów / demonstratorów technologii). Z uwagi na fakt, że menedżerowie w trakcie realizacji swoich zadań staną przed szeregiem wyzwań dotyczących sposobu zastosowania modelu ARP w zarządzanych przez siebie programach, Wykonawca zapewni NCBR kompleksowe wsparcie przez pierwszych 12 miesięcy realizacji programu. V ZAKRES ZADAŃ WYKONAWCY Zadania Wykonawcy w poszczególnych etapach realizacji zamówienia obejmą: 5

I PROGRAMOWANIE DZIAŁAŃ 1. Określenie warunków wyjściowych i wizji działania Wykonawca przy współpracy z Zamawiającym zorganizuje (w zakresie merytorycznym) i poprowadzi spotkanie z ekspertami Wykonawcy, przedstawicielami Zamawiającego zaangażowanymi we wdrażanie POIR oraz stosownymi interesariuszami, w celu określenia warunków instytucjonalnych oraz funkcjonowania ekosystemu B+R w Polsce. Spotkanie będzie poprzedzone komunikacją elektroniczną (korespondencja mailowa, wideo/telekonferencje) Zamawiającego z Wykonawcą. Podobnie po spotkaniu, Wykonawca pozostanie w stałym kontakcie z Zamawiającym za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Zamawiający nie wyklucza także konieczności bezpośrednich spotkań z Wykonawcą. Podsumowaniem tego zadania będzie przygotowanie przez Wykonawcę dokumentu opisującego sposób adaptacji modelu ARP w NCBR oraz przedstawiającego wizję jego wdrożenia. 2. Przygotowanie szczegółowych wytycznych działania dla NCBR Wykonawca przy współpracy z Zamawiającym zorganizuje (w zakresie merytorycznym) i poprowadzi dwa około tygodniowe warsztaty, które pozwolą na uszczegółowienie i zoperacjonalizowanie wcześniej określonej wizji. W warsztatach wezmą udział eksperci ze strony Wykonawcy, przedstawiciele Zamawiającego zaangażowani we wdrażanie POIR oraz stosowni interesariusze. Pierwszy z warsztatów będzie dotyczyć tzw. Grand Challenge i pozwoli m.in. na: Określenie technik definiowania wyzwań/obszarów badawczych mających znaczenie zarówno z punktu widzenia sektora publicznego jak i komercyjnego oraz posiadających potencjał powstania innowacji o charakterze przełomowym; Określenie zasad przeprowadzania tzw. Grand Challenge; Określenie właściwych wskaźników mierzących sukces działania; Zaprojektowanie najbardziej efektywnych działań promocyjnych/komunikacyjnych. Drugi z warsztatów będzie dotyczyć zdefiniowania kroków pozwalających na zbudowanie zdolności operacyjnej NCBR do wdrożenia modelu ARP i pozwoli m.in. na: Określenie metodologii wyboru tematyki programów B+R realizowanych w modelu ARP; Określenie sposobu rekrutacji menedżerów programów, wskazanie niezbędnych cech/umiejętności jakie powinni oni posiadać oraz metod ich weryfikacji; Zdefiniowanie sposobu realizacji programów B+R realizowanych w modelu ARP; Ustalenie zasad funkcjonowania nowych programów w strukturze NCBR; Ustalenie kwestii horyzontalnych dotyczących m.in. transferu technologii, zarządzania prawami własności intelektualnej. 6

Warsztaty będą poprzedzone komunikacją elektroniczną (korespondencja mailowa, wideo/telekonferencje) Zamawiającego z Wykonawcą. Podobnie po spotkaniu, Wykonawca pozostanie w stałym kontakcie z Zamawiającym za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Zamawiający nie wyklucza także konieczności bezpośrednich spotkań z Wykonawcą. Podsumowaniem tego zadania będzie przygotowanie przez Wykonawcę dokumentu opisującego szczegółowo poszczególne kroki niezbędne do wdrożenia modelu ARP w NCBR. II BUDOWA POTENCJAŁU 3. Ogłoszenie Grand Challenge Wykonawca wesprze Zamawiającego poprzez doradztwo w określeniu tematyki i zakresu Grand Challenge. Wykonawca wesprze Zamawiającego poprzez doradztwo w zorganizowaniu działań promocyjnych/komunikacyjnych związanych z ogłoszeniem Grand Challenge oraz wyborem zwycięzcy. Wykonawca wesprze Zamawiającego poprzez doradztwo w ocenie zgłoszonych projektów oraz wyborze zwycięzców. Współpraca Wykonawcy z Zamawiającym w ramach tego zadania oprze się na stałym kontakcie z Zamawiającym za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Zamawiający nie wyklucza także konieczności bezpośrednich spotkań z Wykonawcą. 4. Wybór i szkolenie menedżerów programów Wykonawca weźmie osobisty udział w rekrutacji menedżerów programowych rozmowach z kandydatami oraz ich ocenie. Wykonawca zorganizuje (zarówno logistycznie jak i merytorycznie) warsztat szkoleniowy dla wybranych kandydatów na menedżerów programów. W warsztacie szkoleniowym udział wezmą również przedstawiciele Zamawiającego zaangażowani we wdrażanie POIR oraz przedstawiciele określonych instytucji partnerskich łącznie nie więcej niż 25 osób. Wykonawca wspólnie z Zamawiającym oceni aktywność kandydatów na menedżerów programów w warsztacie szkoleniowym i pomoże w wyborze maksymalnie 3 osób, które NCBR zatrudni do realizacji programów. Współpraca Wykonawcy z Zamawiającym w ramach tego zadania oprze się na: bezpośrednich spotkaniach podczas rekrutacji menedżerów i warsztatu szkoleniowego oraz stałym kontakcie z Zamawiającym za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Zamawiający nie wyklucza także konieczności dodatkowych bezpośrednich spotkań z Wykonawcą. 7

III WDROŻENIE 5. Wsparcie Wybrani menedżerowie rozpoczną realizację swoich zadań dotyczących zaprojektowania, ogłoszenia i wdrożenia nowych programów w modelu ARP. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie stałego wsparcia dla menedżerów oraz pracowników NCBR zaangażowanych we wdrażanie POIR, w okresie pierwszych 12 miesięcy zatrudnienia wybranych menedżerów programów. Wsparcie oprze się na: zapewnieniu przez Wykonawcę po jednym ekspercie posiadającym doświadczenie we wdrażaniu programów w modelu w ARP w określonej tematyce dla każdego z menadżerów (max. 3 w danej rundzie realizacji etapu III). Eksperci będą dostępni dla menedżerów przez okres 12 miesięcy poprzez udział w wideo/telekonferencjach oraz poprzez stały kontakt mailowy. organizacji paneli doradczych, z udziałem ekspertów Wykonawcy oraz przedstawicieli Zamawiającego zaangażowanych we wdrażanie POIR, w celu omówienia na forum wszelkich wątpliwości związanych z wdrażaniem modelu ARP w NCBR. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca pokryje w szczególności koszty wynagrodzeń swoich ekspertów, zapewnionych na potrzeby Zamawiającego, koszty podróży swoich ekspertów na spotkania z Zamawiającym w siedzibie Zamawiającego, pełne koszty organizacji warsztatu szkoleniowego, koszty zakwaterowania przedstawicieli Zamawiającego w przypadku spotkań w siedzibie Wykonawcy (jeśli Wykonawca posiada swoją siedzibę poza miejscem siedziby Zamawiającego). VI INDYKATYWNY HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA Planuje się, że etap I zrealizowany zostanie jeden raz, etap II i III zostanie przeprowadzony łącznie trzy razy (w około rocznych odstępach czasu). Indykatywny harmonogram realizacji zadań przedstawiono poniżej, przy założeniu, że miesiąc 1. rozpoczyna się z dniem podpisania umowy. 8

I II III I II III I II III I II III Programowanie działań Budowa potencjału Wdrożenie Programowanie działań Budowa potencjału Wdrożenie Programowanie działań Budowa potencjału Wdrożenie Programowanie działań Budowa potencjału Wdrożenie 1 2 3 2016 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2018 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2019 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 VII FINANSOWANIE Zamówienie finansowane jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. VII INNE Wskazane niżej definicje mają zastosowanie do niniejszego opisu oraz do wszelkich innych dokumentów związanych z przedmiotowym postępowaniem. Doradztwo wsparcie merytoryczne udzielane Zamawiającemu w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, w szczególności w formie odpowiedzi (w formie pisemnej i ustnej) na pytania Zamawiającego, bezpośrednich spotkań z Zamawiającym, spotkań z Zamawiającym za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji, przygotowywania materiałów pisemnych na potrzeby Zamawiającego. Doradztwo rozliczane jest za wykonanie sprecyzowanego zakresu zadań i osiągniecie zamierzonego rezultatu. Instytucja funkcjonująca w modelu ARP instytucja publiczna, której przedmiotem działalności jest finansowanie prac B+R oraz zarządzania programami badawczo-rozwojowymi w modelu ARP. Model ARP model finansowania prac B+R oraz zarządzania programami badawczo-rozwojowymi zainicjowany przez Defence Advanced Research Projects Agency, opierający się na elastyczności w działaniu i podejmowaniu decyzji, otwartości na wszystkie rodzaje badań oraz obecności wysoko wykwalifikowanych menedżerów nauki. Menedżerowie zarządzający programami w modelu ARP posiadają zarówno wiedzę naukową jak i zarządczą, pozostawia się im szeroką inicjatywę, niezależność oraz swobodę działania. Jednocześnie menedżerowie funkcjonujący w modelu ARP 9

posiadają pełną odpowiedzialność za dany program badawczy, a w szczególności za zapewnienie rezultatów danego programu. Projekty badawczo rozwojowe (B+R) termin obejmuje trzy rodzaje działalności: badania podstawowe, badania stosowane i prace rozwojowe. Badania podstawowe to działalność eksperymentalna lub teoretyczna podejmowana przede wszystkim w celu zdobycia nowej wiedzy na temat podłoża zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na konkretne zastosowanie lub wykorzystanie. Badania stosowane to także oryginalna praca badawcza podejmowana w celu zdobycia nowej wiedzy, jest ona jednak zorientowana przede wszystkim na konkretny cel praktyczny. Prace rozwojowe to systematyczna praca opierająca się na istniejącej wiedzy uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mająca na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych lub znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Projekt B+R może dotyczyć jednego lub kilku wyżej wskazanych rodzajów działalności łącznie. Warsztaty szkoleniowe kompleksowe szkolenie obejmujące m.in. wykłady, spotkania i zajęcia praktyczne w zakresie przedmiotu zamówienia. W ramach warsztatów szkoleniowych Wykonawca zapewnia zarówno organizację merytoryczną jak i wszelkie kwestie o charakterze logistycznym, w tym w szczególności sale spotkań, materiały informacyjne, noclegi dla uczestników, wyżywienie dla uczestników, przejazdy na miejscu. 10