ZARZĄDZENIE Nr 021.1. 174 2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 22.12.2014 w sprawie wprowadzenia rejestru ryzyk oraz matrycy ryzyka na rok 2015 Na podstawie art. 68 ust 2 pkt 7 ustawy z dnia 27.08.2009 o finansach publicznych ( t.j. Dz. z 2013 poz. 885 ze zm. ) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16.12.2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: Wprowadza się do stosowania i nadzoru w roku 2015: - rejestr ryzyk, stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia - matrycę ryzyka, stanowiącą załącznik Nr 2 do zarządzenia 1 Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka. 2 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 01.01.2015.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 021.1.174.2014 z dnia 22.12.2014 REJESTR RYZYK 2015r. Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na termin wykonania. 1. częsta zmiana przepisów kierownicy komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym zewnętrzne związane z środowiskie m prawnym Zmiana przepisów lub interpretacje do przepisów już istniejących może zostać niezauważona Powierzenie nowych zadań wobec których nie określono przepisów wykonawczych, niejasne przepisy, odmienne interpretacje przepisów s p 5 5 Przepisy prawne regulujące sposób realizacji powierzonych zadań, m. in : -ustawa z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów -ustawa z dnia 28.11.2013 o świadczeniach rodzinnych ustawa z dnia 21.06.2001 o dodatkach mieszkaniowych - ustawa z dnia 26.06.2014 prawo energetyczne - ustawa z dnia 04.04.2014 o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekuna wraz z aktami prawnymi wydanymi na podstawie powyższych ustaw -ustawa z dnia 12.03.2004 o pomocy społecznej - Rozporządzenie w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych z dnia 23.09.2005 - Upoważnienie z dnia 08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych - ustawa z dnia 24.01.1991 o kombatantach i osobach represjonowanych -Zarządzenie nr 021.1.64.2014 z dnia 12.05.2014 w sprawie wprowadzenia procedury dotyczącej ustalenia i wypłaty zasiłku dla opiekuna - Kodeks postępowania administracyjnego Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia 27.02.2013 oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 określający zadania do realizacji 1. zatrudnianie radcy prawnego 2. dostęp do elektronicznej obsługi prawnej 3. szkolenie pracowników w ciągu 30 dni od pojawienia się zmiany przepisów, 4. zakup licencji LEX 5.szkolenia wewnętrzne po szkoleniach zewnętrznych 6. Opracowanie planu szkoleń merytorycznych 7. Zobowiązanie kierowników komórek do bieżącego śledzenia aktów prawnych i ich przekazywanie pracownikom podległym 1.cały rok 2. cały rok, wszystkie komórki mają dostęp do elektronicznej obsługi prawnej LEX. 3. W ciągu 30 dni od dnia zmiany przepisów 4. Zakup licencji od 01,01.2015 5. W terminach planowanych szkoleń 6. Utworzenie planu szkoleń merytorycznych 7. aktualizacja zakresów czynności i wprowadzenie takich zapisów w przypadku ich braków do 28.02.015 2. Ryzyko związane z klientem kierownik sekjci świadczeń, administrator koordynujący, kierownicy świetlic, kierownik ŚDS 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków działalności operacyjnej dotyczącej reputacji oraz zewnętrzne związane z Polityką Klient jest roszczeniowy, chce szybkiej wypłaty świadczenia w wysokości wygórowanej lub w sposób niezgodny z przepisami prawa Klient usług opiekuńczych wymaga od opiekunek 5 5 Przepisy prawna określające sposób ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń, m. in : ustawa z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ustawa z dnia 28.11.2013 o świadczeniach rodzinnych 1. Aktualizacja informacji na temat świadczeń, zasad ich przyznawania, terminów, wysokości itd na tablicach ogłoszeń, BIP 1. na bieżąco. Monitoring aktualności danych nie rzadziej niz raz na pół roku 2. koordynator usług 2
2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami lokalną czynności które nie wchodzą w zakres czynności i nie wynikają z kontraktu z klientem, np. prace na wysokościach, czyszczenie grobów Klient w pomocy społecznej, świetlicach jest pod wpływem alkoholu, nie współpracuje z pracownikiem socjalnym nie dostarcza dokumentów, jest agresywny, utrudnia postępowanie administracyjne, nie współpracuje z pracownikiem socjalnym w rozwiązaniu trudnej sytuacji życiowej, nie wyraża zgody na zawarcie kontraktu socjalnego, składa liczne skargi, swoje racje przedstawia w mediach, pozywa Ośrodek o zaniechanie lub wydłużanie postępowania administracyjnego do władz II instancji i władz sądowych ustawa z dnia 21.06.2001 o dodatkach mieszkaniowych ustawa z dnia 26.06.2014 prawo energetyczne ustawa z dnia 04.04.2014 o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekuna ustawa z dnia 12.03.2014 o pomocy społecznej Kodeks postępowania administracyjnego - wraz z aktami prawnymi wydanymi na podstawie powyższych ustaw Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 30.01.2013 Nr 021.1.14.2013 ze zmianą Procedura NR 30/2011 z dnia 10.06.2011 w sprawie postępowania z klientem agresywnym Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej ze zmianą zarządzeniem nr 021.1.97.2014 z dnia 15.07.2014. Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora dnia 10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 29.03.2011 do przyjmowania rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Zarządzenie standardy obsługi klienta- zarz Nr 13 z dnia 22.01.2014 2. Upoważnienie osób odpowiedzialnych za aktualizację zamieszczonych danych 3. Ustalenie wymiaru i zakresu usług opiekuńczych z podopiecznym, podpisanie kontraktu, badanie zadowolenia klienta 4. Zawieranie kontraktów z rodzicami w świetlicach socjoterapeutycznych 5. Kontrakty socjalne w pomocy społecznej opiekuńczych 3.koordynator usług opiekuńczych będzie zawierał kontrakty z podopiecznymi każdorazowo przed wydaniem decyzji administracyjnej oraz co najmniej 1 raz w roku będzie badał realizację zawartych kontraktów, zadowolenie jakości świadczonych usług z 4. Kontrakty z rodzicami dzieci uczestniczącymi do świetlic zawierane będą przed przyjęciem dziecka do świetlicy 5. Pracownicy będą stosować kontrakty socjalne w pracy z klientami zwłaszcza gdy rodzina posiada możliwości i zasoby do przezwyciężenia trudnej sytuacji bytowej ( nie mniej niz 10 rocznie ) 3 kierownik sekcji cel : Brak wykwalifikowanej 5 5 Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka 1. Aktualne 1. Aktualizacja 3
kadrowe organizacyjnej kierownicy komórek organizacyjnych 1.Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi wewnętrzne dotyczące zasobów ludzkich kadry do realizacji zadań, częste absencje, choroby, wypalenie zawodowe, nierozwiązane nabory, brak odpowiednich specjalistów na rynku pracy, nepotyzm, rotacje pracowników, częste zmiany personalne na stanowiskach kluczowych. Pracownicy nie stosują sie do przepisów prawnych, nie wywiązują się z obowiązków służbowych, brak motywacji pracowników w do kreatywności i przejawiania inicjatywy, niewystarczające możliwości rozwoju zawodowego, opieszałość pracownika, nagromadzenie się czynności służbowych, brak wiedzy, niewłaściwe kwalifikacje pracownika, lekceważący stosunek do pracy. Niestosowanie się do przepisów i zadań BHP, nie korzystanie z środków ochrony indywidualnej, brak aktualizacji oceny ryzyka zawodowego pomimo zmian w procesie pracy może stać się przyczyną wypadków w pracy. Mobbing. Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla e zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013. oraz zmianą z dnia 10.01.2014, 21.05.2014 Zarządzenie wprowadzające procedurę przeprowadzania ocen okresowych- zarządzenie Nr 2/2009 ze zmianą zarz Nr 76 z dnia 30.05.2014 Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 19.06.2013 Nr 021.1.55.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne zarządzenie Nr 021.1.18.2013 z dnia 08.02.2013 wprowadzający regulamin wynagradzania ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.35.2014 z dnia 19.03.2014 oraz zarządzeniem Nr 021.1.165.2014 z dnia 10.12.2014 rozporządzenie RM z dnia 18.03.2009 w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ze zm. określające minimalne wymagania kwalifikacyjne ustawa z dnia 21.11.2008 o pracownikach samorządowych ze zm Zarządzenie Nr 021.1.86.2013 z dni 30.07.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.115.2014 z dnia 27.08.2014. Upoważnienie Nr 014.29.2013 z dnia 22.04.2013 wydane dla Jolanty Gawron do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, reprezentowania Ośrodka przed organami kontroli, jednostkami samorządu terytorialnego, administracji rządowej, wydawania zarządzeń, podpisywania i zatwierdzania dokumentów wynikających z bieżącego funkcjonowania Ośrodka, rozpatrywania skarg i wniosków, wydawania pełnomocnictw i upoważnień w przypadku nieobecności dyrektora w pracy. formularze opisu stanowisk pracy określające zastępstwa i wymagania kwalifikacyjne, na bieżąco przy każdej zmianie zakresu czynności 2. zatrudnianie ramach grup interwencyjnych 3. zawierania umów o zorganizowanie stażu 4.powierzanie innym pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, 5. ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowych 6. kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich 7. zatrudnianie na zastępstwo 8. monitorowanie wykorzystania czasu pracy pracowników w sekcji usług opiekuńczych 9. sporządzanie i realizacja formularzy opisu stanowisk pracy i zakresów czynności odbywa się w terminie do na bieżąco, do dnia wejścia w życie zmianynie rzadziej niż 1 raz w roku formularze opisu sa analizowane pod kątem ich aktualności pomimo braku zmian organizacyjnych lub w przepisach prawa 2. 3.Monitorowanie stron PUP Sandomierz w zakresie możliwości korzystania z subsydiowanych form zatrudnienia, ew. pozyskiwania środków na szkolenia pracowników 4. Niezwłocznie zmiana organizacyjna przy długotrwałych zwolnieniach lekarskich 5. Ustalanie w terminie do 31.01.kazdego roku dłuższych nieobecności w pracy spowodowanych urlopami 4
Zarządzenie Nr 021.1.169.2014 Dyrektora dnia 12.12.014 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.111.2014 z dnia 25.08.2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu 10. Zarządzenie Nr 021.1.18.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 08.02.2013 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników e zmianą zarządzeniem Nr 021.1.35.2014 z dnia 19.03.2014 Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 30.01.2013 Nr 021.1.14.2013,. Zarządzenie Nr 021.1. 21.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 18.02.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ.. Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi Zarządzenie Nr 021.1.20.2014 ze zmianami - regulamin pracy Liczne zarządzenia w sprawie oceny ryzyka zawodowego, m. in : -021.1.25.2014,-021.1.47.2013, 021.1.131.2014, 021.1.60.2014, 021.1.47.2013 Zarządzenia w sprawie instrukcji stanowiskowych, m.in : 021.1.37.2013,021.1.26.2014,021.1.59. planu szkoleń 10. kierowanie na szkolenia zewnętrzne 11. Wnioskowanie przez kierowników komórek o zatrudnienie dodatkowej kadry, ogłaszanie naborów 12. Szeroka promocja ogłoszeń o naborze specjalistów wypoczynkowy mi 6. W przypadkach częstych kilkudniowych zwolnień lekarskich 7, 11, 12. w trakcie roku kalendarzowego niezwłoczne, od dnia wystąpienia zdarzenia powiadomienie Dyrektora o brakach kadrowych lub możliwości ich wystąpienia ( kierownicy sekjci, kierownik sekcji organizacyjnej) 8. Analiza efektywności wykorzystania czasu pracy nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu 9. opracowanie planu szkoleń do dnia 30 stycznia danego roku na rok kalendarzowy 10. kierowanie na szkolenia zewnętrzne wg potrzeb - min 75 % załogi 5
4. Niedostoso wanie uregulowa ń wewnętrzn ych do obowiązują cych przepisów prawnych kierownicy komórek 1.Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi działalności operacyjnej regulacji wewnętrznyc h Niedostosowanie uregulowań do przepisów może być spowodowane brakiem wiedzy pracownika, brakiem dostępu do uregulowań prawnych, niechęć władz samorządowych do zmiany istniejących 5 4 2014, 021.1.130.2014, 021.1.74.2014 Zarządzenia maszyn i urządzeń, m. in Nr 021.1.37.2014, NR 0152/70/2011 Nr 021.1.46.2014, Nr 021.1.47.2014 NR 021.1.72.2014,Nr 021.1.73.2014 Nr 021.1.39.2013, Nr 021.1.49.2014 Instrukcja w przypadku wypadku zarz Nr 021.1.75.2014 z dnia 27.05.2014 Pomiar hałasu 0152.58a/2010 z dnia 2.10.2010 ze zm 021.1.76.2013 Praca dla 2 osób zarz Nr 0152/25/2009 z dnia 10.03.2009 ze zm. zarz 021.1.71.2013 z dnia 22.07.2013 Apteczka- zarz. Nr 31 z dnia 05.04.2013 Ekwiwalent za odzież 17.03.2014 Nr 021.1.30.2014 Napoje zarz Nr 021.1.101.2014 z dnia 15.07.2014 Okulary- zarządzenie nr 021.1.21.2014 z dnia 13.02.2014 i inne z zakresu BHP Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia 27.02.2013 oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006 z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 1. aktualizacja procedur w przypadku zmiany przepisów 2. Prowadzenie centralnego rejestru uregulowań 1. odpowiedzialni kierownicy merytoryczni termin - nie dłużej niż w dniu zmiany przepisu mającego wpływ na zmianę przepisów W przypadku zmian uregulowań wymagających 6
struktur organizacyjnych. niedostosowania w gminie placówek wsparcia dziennego do wymogów ustawy. 29.10.2008 oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009. Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013 oraz zmianą zarządzeniem Nr 021.1.9.2014 z dnia 10.01.2014r. oraz zarządzeniem Nr 021.1.68.2014 z dnia 21.05.2014 Zarządzenie Nr 021.1.169.2014 Dyrektora dnia 12.12.2014 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.111.2014 z dnia 25.08.2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Zarządzenie Nr 021.1.18.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 08.02.2013 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.35.2014 z dnia 19.03.2014 oraz zarządzeniem Nr 165 z 2014 r. z dnia 10.12.014 Zarządzenie Nr 021.1.119.2013 Dyrektora dnia 18.11.2013 we sprawie wprowadzenia procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.98.2014 z dnia 15.07.2014 zgody i zatwierdzenia Burmistrza/ Rady/ Wojewody, kierownicy merytoryczni są zobowiązani do poinformowania o zmianach i konieczności zmiany uregulowań bezpośredniego przełożonego w terminie najpóźniej w dniu publikacji nowelizacji 2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie centralnego rejestru 7
Zarządzenie NR 021.1.114.2014 z dnia 27.08.2014 w sprawie tworzenia zarządzeń i projektów innych aktów normatywnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 5. brak środków na realizację zadań główny księgowy ]kierownicy komórek wewnętrznyc h 1.Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi finansowe budżetow e niewłaściwe zaplanowanie b7udżetu, dokonywanie wydatków z naruszeniem zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych - doprowadzenie do przedawnienia należności, wydatkowanie środków poza plan finansowy, niewłaściwa realizacja planu finansowego, ustalanie niewłaściwych kwot do ustalania stanu zobowiązań, błędne sporządzanie sprawozdań finansowych 5 4 Zarządzenie NR 021.1.85.2013 z dn. 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w Sandomierzu z późn. zm., zarządzenie nr 021.1.92.2013 z dn. 06.08.2013 w sprawę wprowadzenia do polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w zawiązku z realizacją projektu systemowego w ramach POKL pod nazwą Będę pracownikiem ze zm. zarządzenie nr 021.1.2.2014 z dnia 02.01.2014 w sprawie zatwierdzenia planu finansowego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu na 2014 rok, z późn. zm. zarządzenie Nr 021.1.32.2013 z dnia 08.04.2013 wprowadzenie procedury realizacji polecenia zakupu- Zarządzenie nr 021.1.155.2014 z dnia 07.11.2014 w sprawie instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Ustawa z dn. 29.09.1994r. o rachunkowości Ustawa z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych 1. Tworzenie Planu finansowego - ustalany corocznie 2. Każda zmiana w przyznanej dotacji skutkuje zmianą planu finansowego 3. zatwierdzane przez głównego księgowego wszelkich wydatkówplanów zakupu, skierowania na szkolenie przed ich zatwierdzeniem u Dyrektorabieżące sprawdzanie zaangażowania środków 4. wykonywanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań w ramach wydatkowania środków do 15 stycznia danego miesiąca niezwłocznie po otrzymaniu zmiany dotacji na bieżąco miesiąc/ kwartał 8
Powierzenie Pani Monice Włodarczyk obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 16.10.2014, Nr 014.36.2014 Powierzenie Monice Włodarczyk obowiązków wynikających z art. 4 ustawy o rachunkowości z dnia 16.10.2014 Nr 014.37.2014 5. Porównywanie danych z programu komputerowego z danymi w formie papierowej celem sporządzenia sprawozdań Każdorazowo przy sporządzaniu sprawozdań upoważnienie NR 014.38.2014 dla P. Moniki Włodarczyk do wykonywania określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 6. zasada podwójnych oczu, podwójne podpisy na sprawozdaniach finansowych na bieżąco, przy kontroli dokumentów księgowych Rozporządzenie z dnia 05.07.2010 w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego 6. brak popytu na usługi kierownicy świetlic kierownik śdś osoba administrująca sekcją usług opiekuńczych 1 Profilaktyka dzieci i młodzieży 2. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi zewnętrzne związane z infrastrukturą Mało atrakcyjna oferta może powodować zmniejszenie zainteresowania, niską frekwencję Powstanie na rynku lokalnym placówek oferujących podobne usługi. Programy terapeutyczne mogą 4 3 Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierz Zarządzenie Nr 021.1.169.2014 Dyrektora dnia 12.12.2014 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.111.2014 z dnia 1. Prowadzenie szerokiej działalności informacyjnej w placówkach, instytucjach oraz wśród mieszkańców 2. Monitorowanie lokalnego rynku 1. działalność informacyjna prowadzona będzie systematycznienie rzadziej niż 1 raz w roku pisma do instytucji lub poprzez kontakt osobisty 2.monitorowanie w sposób 9
niewłaściwy przepływ informacji komunikacja kierownicy komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym działalności operacyjnej - informacji być nieodpowiednio, nieadekwatnie do dysfunkcji dzieci i ich zainteresowań, mogą zawierać niewłaściwe metody i techniki pracy co spowoduje brak zainteresowania. Brak komunikacji w zakresie upoważnień, procedur pomiędzy sekcjami może spowodować podpisanie decyzji bez upoważnienia, Przepływ informacji w zakresie windykacji świadczeń pomiędzy sekcją finansową a sekcjami merytorycznymi może spowodować zaniechanie w prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym, brak komunikacji pomiędzy komórkami na temat klientów może spowodować wypłacenie nienależnie 25.08.2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Roczny Plan Pracy Ośrodka ustalany corocznie 4 3 Zarządzenie Nr 021.1. 61.2013 Dyrektora dnia 08.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS 0152.68.2009 Dyrektora dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Zarządzenie Nr OPS 0152.68.2009 Dyrektora dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych - zarządzenie Nr 021.1.137.2014 z dnia 10.10.2014 Upoważnienie wydane w drodze zarządzenia NR 021.1. 137 2014 dla Rafała Krawca i Moniki Włodarczyk powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia 10.10.2014 Upoważnienie z dnia 13.05.2014 do prowadzenia postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna usług opiekuńczych 3. Zmiana, w przypadku pojawienia się konkurencyjnej organizacji, planu pracy poprzez uatrakcyjnienie zajęć lub nowe techniki, metody pracy 1. Rozważenie zasadności i celowości powołania ABI 2. Zmiana procedur dotyczących informacji w oparciu o podjętą decyzję w zakresie ABI oraz zmian zakresów czynności 3. Ustalenie miejsca wykonywania pracy pracowników danej sekcji w jednym budynku 4. Spotkania z pracownikami 5. Przekazywanie upoważnień i wydanych zarządzeń w formie elektronicznej właściwym komórkom 6. Przekazywanie bieżący poprzez strony internetowe 3. Zmiana w ciągu 30 dni od stwierdzenia obniżenia frekwencji udziału na zajęciach 1. Dyrektor OPS w terminie do 31.03.2015 2. W terminie do 30.06.2015 3. Cały rok 4. Z pracownikami wszystkich pionów 1 raz w roku, spotkania tygodniowe w ramach sekcji 5, 6 Niezwłocznie, Najpóźniej w dniu wejścia w życie lub w dniu otrzymania 7. Cały rok, karta obiegowa stosowana w 10
pobranych świadczeń, nie objecie klienta możliwym wsparciem i kompleksową pomocą socjalną. Niewłaściwy przepływ informacji może spowodować naruszenie poufności informacji, podanie informacji o złej jakości. Brak komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami tej samej sekcji Upoważnienie z dnia 08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej ze zmianą zarządzeniem nr 021.1.97.2014 z dnia 15.07.2014 Zarządzenie Nr 021.1.119.2013 Dyrektora dnia 18.11.2013 we sprawie wprowadzenia procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.98.2014 z dnia 15.07.2014 Upoważnienie Burmistrza do przeprowadzania wywiadów środowisko0wych u osób ubiegających się o dodatek mieszkaniowy Upoważnienie do prowadzenia spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych przez sekcję organizacyjną informacji mających wpływ na działalność sekcji zwolnienia lekarskie, absencje, szkolenia itd 7. Wprowadzenie i stosowanie kart obiegu dotyczących klientów w zakresie świadczonej pomocy przez poszczególne sekcje sekjci świadczeń i sekcji dodatków mieszkaniowych Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny Szkiełka z dnia 08.09.2011 starszego referenta do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela oraz P. Anny Orchowskiej i Moniki Nowak w tym samym zakresie z dnia 30.01.2013 ( Orchowska Anna) i dnia 01.02.2013 Polityka Bezpieczeństwa Informacji zarządzenie Nr 021.1.121.2013 z dnia 27.11.2013 Uchwała Nr XXXV/368/2013 Rady Miasta Sandomierza w sprawie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu 11
administracji publicznej z dnia 04.12.2013 dla Dyrektora OPS (( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 4395) Uchwała Nr XXXVII/384/2014 Rady Miasta Sandomierza z dnia 19.02.2014 w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 806) Upoważnienie Burmistrza wydane dla P. Anny Orchowskiej oraz Haliny Komendy z dnia 13.05.2014 do postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna a także do wydawania w tych sprawach decyzji Upoważnienie P. Haliny Komendy oraz Doroty Tarnawskiej do wydawania decyzji w sprawach związanych z przyznawaniem pomocy pieniężnej dla kombatantów i innych osób represjonowanych Uchwała Nr XXX/337/2013 Rady Miasta Sandomierza z dnia 3 lipca 2013 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 5 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 289) 7a Niewłaśc iwa organiza cja kierownik świetlicy, kierownik ŚDS, kierownik sekjci organizacyjnej, 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków działalności operacyjnej organizacji i podejmowani a decyzji Brak ustalonego porządku pracy, uregulowania wewnętrzne są niejednoznaczne, Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach 4 3 Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013 oraz zmianą zarządzeniem Nr 021.1.9.2014 z dnia 1. uaktualnianie Statutu i schematu organizacyjnego, tj 1. analiza aktualności regulaminów nie rzadziej niz co 6 miesięcy 2.zmiana przepisów w 12
pracy 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym uregulowania nie zostały podane do wiadomości nieuporządkowana podległość służbowa, brak zakresów czyn ości,, brak jasnych zasad zatrudniania Niewłaściwie rozplanowana praca, niewykorzystanie czasu pracy, obciążenie pracowników nadmiarem obowiązków. 10.01.2014r. oraz zarządzeniem Nr 021.1.68.2014 z dnia 21.05.2014 Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora dnia 11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.111.2014 z dnia 25.08.2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Ustawa z dnia 08.03.1990 o samorządzie gminym Ustawa z dnia 21.11.2008 o pracownikach samorządowych Kodeks pracy Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia 27.02.2013 oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006 z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009. pracownik merytorycznykierownik świetlicy, kierownik ŚDS, kierownik sekcji organizacyjnej monitoruje przepisy prawne i skłąda propozycje zmiany przepisów regulujących organizację pracy do Dyrektora OPS który podejmuje w tym zakresie decyzję ostateczną 2. Zakresy czynności oraz karty opisu stanowiska pracy są aktualizowane w terminie wejścia w życie nowego zadania lub zmiany w sposobie realizacji terminie najpóźniej dniu powierzenia zadania realizacji w do Zarządzenie Nr 021.1.20.2014 Dyrektora 13
Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 13.02.2014 w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy e zmianą zarządzeniem Nr 021.1.63.2014 z dnia 12.05.2014 oraz zarządzeniem Nr 021.1.96.2014 z dnia 15.07.2014 Uchwała Nr XXXV/368/2013 Rady Miasta Sandomierza w sprawie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej z dnia 04.12.2013 dla Dyrektora OPS (( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 4395) Uchwała Nr XXXVII/384/2014 Rady Miasta Sandomierza z dnia 19.02.2014 w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 806) Upoważnienie z dnia 13.05.2014 do prowadzenia postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna Upoważnienie z dnia 08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego Upoważnienie Burmistrza wydane dla P. Anny Orchowskiej oraz Haliny Komendy z dnia 13.05.2014 do postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna a także do wydawania w tych sprawach decyzji Upoważnienie P. Haliny Komendy oraz Doroty Tarnawskiej do wydawania decyzji w sprawach związanych z przyznawaniem pomocy pieniężnej dla kombatantów i innych osób represjonowanych Uchwała Nr XXX/337/2013 Rady Miasta Sandomierza z dnia 3 lipca 2013 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 5 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ( Dz. Urz. woj. 14
świętokrzyskiego poz 289) Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach Upoważnienie Burmistrza do przeprowadzania wywiadów środowisko0wych u osób ubiegających się o dodatek mieszkaniowy Upoważnienie do prowadzenia spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny Szkiełka z dnia 08.09.2011 starszego referenta do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela oraz P. Anny Orchowskiej i Moniki Nowak w tym samym zakresie z dnia 30.01.2013 ( Orchowska Anna) i dnia 01.02.2013 15
Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na termin wykonania. s p 8. niestabilno ść systemów informatyc znych 9. Ryzyko naruszenia zasad i trybu zamówień publicznyc h ASI pracownik odpowiedzialn y za zamówienia publiczne kierownicy komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym działalności operacyjnej systemów informatycz nych finansowe związanie z zamówienia mi publicznymi Programy nie będą unowocześniane, nie będą zawierały zapory przed atakiem z sieci publicznej, niewłaściwe są ustawione połączenia sieciowe, brak zabezpieczeń poczty elektronicznej, pobieranie plików z sieci, instalowanie nieautoryzowanych programów, nieuprawniona modyfikacja, niedopasowanie systemów do bazy sprzętowej, wykorzystywanie nielegalnego programowania. błąd w podejmowaniu decyzji lub udzielaniu zamówień publi9cznych z uwagi na nieznajomość przepisów, brak oszacowania wartości zamówienia publicznego, dokonywanie zamówień w trybie bez przetargowym na zakupy lub usługi przekraczające wartość 30 tys euro 3 3 Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych - zarządzenie Nr 021.1.137.2014 z dnia 10.10.2014 Upoważnienie wydane w drodze zarządzenia NR 021.1. 137 2014 dla Rafała Krawca i Moniki Włodarczyk powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia 10.10.2014 Zarządzenie Nr 021.1. 61.2013 Dyrektora dnia 08.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS 0152.68.2009 Dyrektora dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych 4 2 Zarządzenie Nr 021.1.32.2013 z dnia 08.04.2013 wprowadzenie procedury realizacji polecenia zakupu Zarządzenie nr 021.1.86.2014 z dn. 25.06.2014- Wprowadzenie regulaminu wydatkowania środków publicznych przez Ośrodek Zarządzenie nr 021.1.155.2014 z dnia 07.11.2014 w sprawie instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Ustawa z dn. 29.09.1994r. o rachunkowości Ustawa z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych Przegląd systemów informatycznych nie rzadziej niż 1 raz w roku zatrudnianie koordynatora ds komputeryzacji pomocy społecznej Sprawozdawczość z zakresu zamówień publicznych Powierzenie zadań z zakresu zamówień publicznych pracownikowi Małgorzacie kopeć w przypadku zmiany przepisów prawa szkolenie zewnętrzne Prowadzenie rejestru zamówień publicznych CAŁY ROK roczna cały rok niezwłocznie od wystąpienia zmian cały rok Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Opiniowanie przez radcę prawnego umów na temat każdorazowo przy zawieraniu 16
usługi / zakupu umów wnioskowanie przez kierowników potrzeby dokonania zakupu z podaniem wartości szacunkowych każdorazowo 10. Przerwy w dostawie energii, przerwy techniczne 11 Brak ubezpiecze nia mienia koordynator ds komputeryzacj i pomocy społecznej główny księgowy 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym zewnętrzne związane z infrastruktur ą finansowe polegające ubezpiecze niu Postępowanie administracyjne dążące do wyjaśnienia okoliczności sprawy jest skomputeryzowane, przerwy w dostawie energii mogą spowodować zakłócenia działalności lub uchybienie terminu. W przypadku wystąpienia przerw technicznych na okres dłuższy niż 1 dzień mogą one spowodować naruszenie dyscypliny finansów publicznych z uwagi iz termin sprawozdań zostanie przekroczony, nie zostanie sporządzone sprawozdanie. Sprawozdania są przekazywane drogę elektroniczną a dane do nich także są usytuowane w programach komputerowych zaniechanie ubezpieczenia niektórych elementów mienia z uwagi na niedotrzymanie terminu, zawarcie niekorzystnej umowy z ubezpieczycielem, błędne oszacowanie wartości mienia co skutkuje zaniżeniem wartości w przypadku pojawienia się żadania o wypłatę odszkodowania 2 3 Rozmieszczenie budynków w różnych rejonach miasta co powoduje iż przerwa w dostawie energii w jednym rejonie nie spowoduje blokady dostępu do łączności Budynki Ośrodka korzystają z różnych dostawców Internetu 2 2 zarządzenie Nr 021.1.83.2013 z dnia 30.07.2014 Wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Powierzenie odpowiedzialności majątkowej za mienie P. Orchowskiej- 12.09.2011 Bachowskiej 01.08.21013 Krasoń 01.12.2008 TOLERO0WANIE Wprowadzenie zarządzeniem dyrektora zasad nadzoru nad umowami Monitoring wizyjny Ubezpieczenie mienia trwałego i budynków oraz samochodu do 28.02.2015 cały rok w terminach zakończenia poprzedniej umowy ubezpieczenio 17
Pońskiej 17.12.2012 Klimkiewicz- 01.09.2013 wej Zarządzenie Nr 021.1.113.2013z dnia 08.11.2013 w sprawie zasad zabezpieczenia budynku, zasad postępowania z kluczami oraz dostępu do pomieszczeń biurowych ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.32.2014 oraz zarządzeniem nr 021.1.95.2014 z dnia 15.07.2014 oraz zarządzneiem Nr 021.1.103.2014 z dnia 16.07.2014 oraz zarządzeniem Nr 021.1. 136. 2014 z dnia 10.10.2014 12. Kradzież i oszustwa osoby odpowiedzialn e za mienie finansowe - kradzieże i oszustwa Z uwagi na niewłaściwe zabezpieczenia może nastąpić kradzież danych zarówno w systemach informatycznych jak również na wskutek oszustwa, włamania, utrata składników majątkowych w wyniku przestępstwa, zawarcie niekorzystnej umowy. Fałszowanie dokumentów, podawanie nieprawdziwych danych przez klientów, składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora dnia 08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 2 2 Powierzenie odpowiedzialności za mienie ŚDS Pani Agnieszce Kobiałce z dnia 01.10.2013 Powierzenie z dniem 12.09.2011 P. Orchowskiej Anny odpowiedzialności za środki trwałe znajdujące się w budynku przy ul. Żydowskiej 6c Upoważnienie dla P. Lucyny Bachowskiej powierzające jej odpowiedzialność za mienieśrodki trwałe oraz inne składniki majątkowe od dnia 01.08.2013 Powierzenie majątku świetlicy Bajka P. Agnieszce Pońskiej z dnia 17.12.2012 Powierzenie majątku świetlicy Przystań P. Krasoń Agnieszcze Zarządzenie Nr OPS 021.1.60.2013 Dyrektora dnia 28.06.2013 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.119.2014 z dnia 11.09.2014. Zarządzenie Nr 021.1. 61.2013 Dyrektora dnia 08.07.2013 w sprawie wprowadzenia Utrzymanie monitoringu wizyjnego szeroko zakrojona działalność informacyjna o odpowiedzialnoś ci karnej za składanie fałszywych oświadczeń do każdego wywiadu środowiskowego upoważnienie jednej osoby do odpowiedzialnoś ci majątkowej i środki trwałe szkolenie przed cały rok kierownik sekcji świadczeń pracownicy socjalni cały rok każdorazowo przed 18
instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS 0152.68.2009 Dyrektora dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Zarządzenie Nr 021.1.113.2013z dnia 08.11.2013 w sprawie zasad zabezpieczenia budynku, zasad postępowania z kluczami oraz dostępu do pomieszczeń biurowych ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.32.2014 oraz zarządzeniem nr 021.1.95.2014 z dnia 15.07.2014 oraz zarządzneiem Nr 021.1.103.2014 z dnia 16.07.2014 oraz zarządzeniem Nr 021.1. 136. 2014 z dnia 10.10.2014 Zarządzenie Nr 0152/82/2011 z dnia 30.12.2011 w sprawie wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego jednolitego wykazu akt oraz prowadzenia i organizacji składnicy akt ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.10.2014 z dnia 15.01.2014 oraz zarządzeniem nr 021.1.89.2014 z dnia 30.06.2014 zarządzenie nr 021.1.83.2013 z dn. 30.07.2013- wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej Zarządzenie NR 021.1.85.2013 z dn. 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w Sandomierzu z późn. zm., zarządzenie nr 021.1.92.2013 z dn. 06.08.2013 w sprawę wprowadzenia do polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w zawiązku z realizacją projektu systemowego w ramach POKL pod nazwą Będę pracownikiem ze zm. zarządzenie nr 021.1.2.2014 z dnia 02.01.2014 w sprawie zatwierdzenia planu finansowego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu na 2014 rok, z późn. zm. zarządzenie nr 021.1.22.2014 z dn. 14.02.2014 prowadzenie inwentaryzacji w Ośrodku na rok 2014 inwentaryzacją członków komisji tworzenie i realizacja planu inwentaryzacji na rok 2015 inwentaryzacją styczeń 2015 19
zarządzenie Nr 021.1.32.2013 z dnia 08.04.2013 wprowadzenie procedury realizacji polecenia zakupu- zarządzenie nr 021.1.86.2014 z dn. 25.06.2014- Wprowadzenie regulaminu wydatkowania środków publicznych przez Ośrodek Zarządzenie nr 021.1.155.2014 z dnia 07.11.2014 w sprawie instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Ustawa z dn. 29.09.1994r. o rachunkowości Ustawa z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Powierzenie Pani Monice Włodarczyk obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 16.10.2014, Nr 014.36.2014 Powierzenie Monice Włodarczyk obowiązków wynikających z art. 4 ustawy o rachunkowości z dnia 16.10.2014 Nr 014.37.2014 SPORZĄDZIŁ : upoważnienie NR 014.38.2014 dla P. Moniki Włodarczyk do wykonywania określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej J Gawron 20
Załącznik Nr 2 do zarządzenia z dnia... NR... Matryca skutek katastrofalny 5 10 15 20 4. Niedostosowanie uregulowań obowiązujących przepisów prawa 5. Brak środków na realizację zadań 25 1. częsta zmiana przepisów 2.Ryzyko związane z klientem 3. Ryzyko kadrowe poważny średni mały nieznaczny 4 3 2 8 9. Ryzyko naruszenia zasad i trybu zamówień publicznych 12 6. Brak popytu na usługi 7. Niewłaściwy przepływ informacji. Komunikacja wewnętrzna 7a Niewłaściwa organizacja pracy 6 9 8. Niestabilność systemó informatycznych 4 11. Brak ubezpieczenia mienia 12. Kradzień Oszustwa 6 10. Przerwy w dostawie energii, przerwy techniczne 16 20 12 15 8 10 2 3 4 5 1 rzadkie mało prawdopodobne średnie prawdopodobne pewne prawdopodobieństwo LEGENDA: niewielkie- AKCEPTOWAL średnie wysokie 21