ZAMAWIAJĄCY Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej ul. 1 Maja 225, 41-710 Ruda Śląska SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) Zakup i dostawa materiałów biurowych, papierniczych i eksploatacyjnych do drukarek na potrzeby Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej CPV: 30125110-5 tonery do drukarek laserowych 30141200-1 kalkulatory biurowe 30237270-2 torby na komputery przenośne 30190000-7 różny sprzęt i artykuły biurowe 30197630-1 papier do drukowania 30199230-1 - koperty PRZETARG NIEOGRANICZONY Nr sprawy: KF 236-3/10/PN str.: 1 z 6
I Nazwa oraz adres zamawiającego Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej Ul. 1-go Maja 225 41-710 Ruda Śląska II Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (Dz. U. 2007 r. nr 223 poz.1655 z późn. zm.) III Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia publicznego jest zakup i dostawa materiałów biurowych, papierniczych i eksploatacyjnych do drukarek fabrycznie nowych i nierefabrykowanych, lub równoważnych w oryginalnych opakowaniach zamkniętych hermetycznie przez producenta, z dostawą do Rudy Śląskiej : - przy ul. 1 Maja 225 - przy ul. Czarnoleśnej 18 (II i III piętro) w wymienionym asortymencie i podanych ilościach zawartych w załączniku nr 1 A. * Dostawy w dni robocze w godzinach od 8.00 do 15.00. - za nowe Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej uznaje materiały eksploatacyjne nieużywane, nieregenerowane, nie napełniane powtórnie, na aktualnej gwarancji producenta. Wskaźnik poziomu tonera drukarki prawidłowo współpracuje z oryginalnymi lub równoważnymi materiałami eksploatacyjnymi: - za nierefabrykowane Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej uznaje materiały eksploatacyjne nie napełniane powtórnie, w oryginalnych opakowaniach fabrycznych; - za oryginalne Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej uznaje materiały eksploatacyjne wyprodukowane przez producenta drukarek; - za kartridż Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej uznaje wkład drukujący do drukarki. 2. Dostawca materiałów eksploatacyjnych do drukarek odbiera zużyte materiały eksploatacyjne i dokonuje utylizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia w ofercie asortymentu równoważnego (innego niż podany z nazwy przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia) pod warunkiem, że oferowany asortyment będzie o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, jakościowych, funkcjonalnych oraz użytkowych. W takim przypadku, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić wraz z ofertą szczegółową specyfikację, z której w sposób nie budzący żadnej wątpliwości Zamawiającego powinno to wynikać. W przypadku zaoferowania materiałów eksploatacyjnych równoważnych, Wykonawca zobowiązany jest do przyjęcia na siebie zobowiązania, iż w przypadku awarii urządzeń spowodowanych zastosowaniem równoważnika zobowiązuje się do dokonania naprawy na własny koszt i przyjęcia odpowiedzialności za straty, które poniesie w takim przypadku Zamawiający (np. związane z utratą gwarancji). Ponadto oferowane równoważne materiały eksploatacyjne muszą spełniać warunek bezkonfliktowej pracy z danym urządzeniem w stopniu nie mniejszym niż w wskazany z symbolu oryginału, a w szczególności dotyczy to wydajności danego tonera, która nie może być mniejsza niż w materiałach oryginalnych. Oferowane materiały eksploatacyjne muszą być objęte minimum 2 letnią gwarancją liczoną od daty dostarczenia do Zamawiającego. 4. Z uwagi na różnorodny asortyment zamówienie zostało podzielone na części tj: Część A zakup i dostawa materiałów papierniczych papier biurowy do drukarek i kser Część B zakup i dostawa materiałów papierniczych koperty Część C zakup i dostawa materiałów biurowych galanteria biurowa Część D zakup i dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek Nomenklatura: CPV: 30125110-5 tonery do drukarek laserowych 30141200-1 kalkulatory biurowe 30237270-2 torby na komputery przenośne 30190000-7 różny sprzęt i artykuły biurowe 30197630-1 papier do drukowania 30199230-1 - koperty Zamawiający: a) dopuszcza składania ofert częściowych b) nie przewiduje zawarcia umowy ramowej, c) nie przewiduje zamówień uzupełniających, d) nie dopuszcza składania ofert wariantowych, str.: 2 z 6
e) nie dopuszcza porozumiewania się droga elektroniczną, f) nie przewiduje rozliczania się w walutach obcych, g) nie przewiduje aukcji elektronicznej, h) nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. i) dopuszcza składanie ofert z udziałem podwykonawców j) nie wymaga zabezpieczenia oferty wadium k) nie wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy l) nie zamierza ustanawiać dynamicznego systemu zakupów IV Termin wykonania zamówienia: Dostawy sukcesywnie od następnego dnia po zawarciu umowy do 31 marca 2011r. Terminy realizacji zamówienia w jednostkowych dostawach zgodnie z zapotrzebowaniem Zleceniodawcy nie później niż do 5 dni kalendarzowych licząc od daty złożenia zamówienia. Należy zaznaczyć, iż w przypadku wcześniejszego wyczerpania wartości umowy, zostanie ona rozwiązana przed obowiązującym terminem realizacji. V Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków Niniejsze postępowanie otwarte jest dla Wykonawców, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie, 3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający dokonywał będzie oceny spełniania w/w warunków na podstawie dokumentów określonych w rozdziale VI specyfikacji. Wymogi kwalifikacyjne opisane wyżej stosuje się do wszystkich podmiotów występujących wspólnie. Podmioty występujące wspólnie muszą ustanowić i wskazać Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych). Do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do ich reprezentowania albo reprezentowania i zawarcia umowy. Dokumenty o których mowa w rozdziale VI powinny być złożone w takim zakresie w jakim spełniają je poszczególni wykonawcy, z osobna. VI Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Do oferty powinny być dołączone wszystkie dokumenty wymagane odpowiednimi postanowieniami specyfikacji. Dokumenty mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y uprawnioną do reprezentowania wykonawcy: 1. Wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy i asortymentowo-cenowy załącznik nr 1, 1 A. 2. Oświadczenie Wykonawcy w trybie art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, na formularzu stanowiącym załącznik nr 2, 3. Oświadczenie Wykonawcy w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, na formularzu stanowiącym załącznik nr 3, 4. Parafowany przez wykonawcę wzór umowy na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 5. Wypełniony i podpisany zakres ewentualnych prac, które będą zlecone podwykonawcom - zgodnie z załącznikiem nr 5 ( w przypadku kiedy nie dotyczy nie składać formularza w ofercie), 6. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7. Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego albo równoważne zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 8. Aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 9 ustawy, str.: 3 z 6
wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. VII Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, oraz wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający jak i oferenci przekazują pisemnie lub faxem (nr 0 (prefiks) 32/24-20-138). Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z treścią niniejszej specyfikacji, sposobem przygotowania i złożenia oferty, oznaczając je numerem sprawy: KF 236-3/10/PN. Zamawiający nie dopuszcza składania dokumentów w formie elektronicznej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekaże wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz na stronie internetowej. Jeżeli oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zostaną przekazane za pomocą faksu każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Nie spełnienie powyższego żądania stworzy domniemanie prawne, że wskazane wiadomości doszły do adresata w sposób pozwalający mu zapoznać się z treścią oświadczenia woli nadawcy o ile składający oświadczenie woli za pomocą faksu dysponować będzie wydrukiem potwierdzającym odebranie przez aparat odbiorcy. Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z treścią niniejszej SIWZ, sposobem przygotowania i złożenia oferty, oznaczając je numerem sprawy: KF 236-3/10/PN w terminie określonym w art. 38 ust. 1 ustawy Pzp. Uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami wyznacza się następującą osobę: - w zakresie merytorycznym w zakresie : * pakietów A-C - Anita Dziopa te. 032/34-49-415 * pakietu D informatyk Krzysztof Radowski, tel. 032/34-49-498 - w sprawach dotyczących procedury zamówień publicznych * Anita Dziopa, tel. 032/ 34-49-415 VIII Termin związania ofertą. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. tj. od dnia 8 marca 2010 roku. IX Opis sposobu przygotowania ofert 1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na każdy pakiet (A,B,C,D) własną lub jako członek konsorcjum. 2) Oferta powinna być przygotowana w formie pisemnej, w języku polskim i odpowiadać na przedstawione kwestie związane z postępowaniem. Wszystkie dokumenty i oświadczenia sporządzone w językach obcych należy złożyć wraz z tłumaczeniami na język polski. 3) Opracowana oferta winna zawierać wszelkie dokumenty oraz załączniki : Formularz ofertowy - załącznik nr 1, Formularz asortymentowo-cenowy - załącznik nr 1 A, Oświadczenia Wykonawcy - załącznik nr 2 i 3, Zaparafowany projekt umowy - załącznik nr 4, Zakres ewentualnych prac, które będą zlecone podwykonawcom załącznik nr 5, Inne wymagane dokumenty ujęte w Rozdziale VI Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 1. Dokumenty dołączone do oferty mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy). 2. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami (dokumentami i oświadczeniami) stanowi jedną całość. Wszystkie strony należy połączyć ze sobą w sposób uniemożliwiający samoczynną dekompletację (np. zszyć, spiąć, zbindować lub w inny sposób). 3. Oferta winna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela/i Wykonawcy. Wszystkie załączniki do oferty stanowiące oświadczenia oferenta powinny być również podpisane przez upoważnionego przedstawiciela/i Wykonawcy. 4. W przypadku ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania wykonawcy - upoważnienie do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty. str.: 4 z 6
5. Wszelkie miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Poprawki muszą być jednoznaczne, czytelne i zrozumiałe w przeciwnym wypadku informacje poprawione, przekreślone lub nieczytelne będą traktowane jak brak odpowiedzi. 6. Wykonawca powinien zamieścić ofertę wraz z pozostałymi dokumentami i oświadczeniami w nieprzezroczystej kopercie opisanej w następujący sposób: Sąd Rejonowy w Rudzie Śląskiej Ul. 1-go Maja 225, 41-710 Ruda Śląska Nr sprawy: KF 236-3/10/PN oferta na: Zakup i dostawę materiałów biurowych, papierniczych i eksploatacyjnych do drukarek na potrzeby Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej. NIE OTWIERAĆ PRZED dniem 8 marca 2010r. godziną 9:30 7. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu, przed upływem terminu do składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty należy umieścić w kopercie, opisanej jak wyżej, Koperta dodatkowo musi być oznaczona określeniami: Zmiana lub Wycofanie. 8. Złożona oferta wraz z załącznikami będzie jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji co do których Wykonawca składając ofertę zastrzegł ( w odniesieniu do tych informacji), że nie mogą być one ogólnie udostępniane. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa winny być zgrupowane i stanowić oddzielną część oferty, opisana w następujący sposób: Tajemnice przedsiębiorstwa tylko do wglądu przez Zamawiającego. 9. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem oferty, a Zamawiający w każdym przypadku nie będzie ponosił zobowiązań ani odpowiedzialności z tym związanych. X Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Oferty należy składać w terminie do dnia 8 marca 2010r. do godz. 9:00 w siedzibie Zamawiającego w pok. 4 2. W przypadku złożenia oferty drogą pocztową o ważności jej złożenia będzie decydowała data wpływu do Zamawiającego. 3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie podanym w pkt 1, zostaną zwrócone Wykonawcom nie otwarte, po terminie na wniesienie odwołania. 4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 8 marca 2010r. o godz. 9:30 w siedzibie Zamawiającego pokój 4 XI Opis sposobu obliczenia ceny - Cena ofertowa powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia i wynikać z wymagań zawartych w SIWZ. - Cena oferty winna być podana z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku, powinna być podana w złotych polskich cyframi i słownie. - Cena ofertowa nie podlega waloryzacji i zmianie do końca realizacji przedmiotu zamówienia. - Za cenę oferty uważać się będzie cenę brutto (łącznie z należnym podatkiem VAT). XII Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Przy ocenie ofert dla każdej części zamówienia Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Cena 100 % Punkty za cenę wykonania oblicza się przyjmując za podstawę najniższą cenę ofertową, przyznając jej maksymalną ilość punktów, tj. 100 pkt. Punkty dla pozostałych ofert oblicza się według wzoru: cena najniższa ---------------------- x 100 pkt = ilość punktów dla danej oferty cena danej oferty str.: 5 z 6
XIII Informacje dotyczące umowy. 1. Istotne dla zamawiającego postanowienia umowy, zawiera załączony do niniejszej specyfikacji wzór umowy (załącznik nr 4). Na podstawie oferty Wykonawcy Zamawiający przygotuje umowę 2. O miejscu i terminie zawarcia umowy, Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. W/w Wykonawca, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym terminie. 3. Zamawiający zawiera umowę w terminie określonym w art. 94 ustawy Pzp. Załącznikami do umowy są: 1. Oferta 2. Wykaz podwykonawców, którzy realizują zamówienie wraz z zakresem wykonywanych czynności. Integralną część umowy stanowi Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. XIV Pouczenia o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy. 1. Oferentom, których interes prawny doznał uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego zasad określonych w ustawie Prawo Zamówień publicznych przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI wspomnianej wyżej ustawy. Załączniki do specyfikacji: nr 1, 1 A, 2, 3, 4, 5. Ruda Śląska, dnia 19 lutego 2010r. str.: 6 z 6